EDI und E-Rechnung: Übergangsregel für Handel und Hersteller

Eine Ausgangsrechnung wird nicht dadurch zur E-Rechnung, dass sie per EDI übermittelt wird; entscheidend ist das Format. § 27 Abs. 38 UStG gibt für die Ausstellung Zeit, verlangt aber je EDI-Partner eine Entscheidung.

Was § 27 Abs. 38 UStG für EDI-Rechnungen anordnet

E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart ist und die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben zulässt (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG). Davon zu trennen ist die Sicherung: Für Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts genügt unter anderem EDI nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG, wenn die Austauschvereinbarung Verfahren dafür vorsieht (§ 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 2 UStG). Die Empfehlung beschreibt EDI als Übertragung von Geschäftsdaten zwischen Computersystemen nach einer vereinbarten Norm (Artikel 2 der Europäischen EDI-Mustervereinbarung).

§ 27 Abs. 38 UStG weicht für die Ausstellung in drei Fällen von § 14 Abs. 1 und 2 UStG ab:

1. Umsätze vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht (Nr. 1).
2. Umsätze vom 1. Januar bis 31. Dezember 2027: dasselbe, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (Nr. 2).
3. Umsätze 2027: ein solches Format mit Zustimmung des Empfängers ohne Umsatzgrenze, wenn die Rechnung per EDI übermittelt wird (Nr. 3).

Nr. 3 trägt den laufenden EDI-Austausch; für Umsätze des Jahres 2027 ist sie die Nummer ohne Umsatzgrenze und lässt Papier nicht zu. Nr. 2 ist nicht auf unstrukturierte Formate beschränkt: Sie erfasst Papier und jedes elektronische Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, also auch ein nicht konformes EDI-Format eines Ausstellers bis 800.000 Euro Gesamtumsatz. Für Formate, die § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG erfüllen, sind Nr. 2 und Nr. 3 ohne Bedeutung: Sie dürfen nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 65) auch nach dem 31. Dezember 2027 verwendet werden, und für etablierte EDI-Verfahren wie EDIFACT hält Rn. 33 fest, dass § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG sie über die Frist hinaus trägt.

Für wen die Übergänge gelten

Die E-Rechnungspflicht hängt an § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Leistung eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, Aussteller und Empfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig, Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei. Verkäufe an private Kunden fallen nicht darunter. Bei Kunden im Ausland kommt es darauf an, ob sie im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG im Inland ansässig sind: Ansässig ist auch, wer hier eine Betriebsstätte hat, die an dem Umsatz beteiligt ist. Liegt keine solche inländische Ansässigkeit vor, greifen die deutsche E-Rechnungspflicht und mit ihr der Übergang des § 27 Abs. 38 UStG nicht; welches Rechnungsrecht für die Rechnung dann gilt, ist gesondert zu bestimmen. Bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns dürfen Sie sich nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 15) auf die Angabe des Empfängers verlassen, sofern Ihnen keine gegenteiligen Informationen vorliegen.

Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro, die keine Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG betreffen, Fahrausweise und Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, können abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG dauerhaft als sonstige Rechnungen übermittelt werden (§§ 33, 34 und 34a UStDV); die Fälle im Einzelnen stehen im Artikel E-Rechnung: Ausnahmen.

Den Empfang trifft kein Übergang. E-Rechnungen müssen seit 1. Januar 2025 ankommen können, auch bei einem Kleinunternehmer oder einem Betrieb mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 40 und 62). Dafür genügt technisch ein E-Mail-Postfach, und zwar kein gesondertes nur für E-Rechnungen (Rn. 40). Ein Empfänger, der technisch nicht annehmen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung (Rn. 42). Dass die empfangenen Daten im ERP weiterverarbeitet und gebucht werden, verlangt das Gesetz nicht; es ist das Projektziel dieses Artikels (redaktionelle Einschätzung).

Der Zeitstrahl 2025 bis 2028

Zeitraum	Ausstellung	Was das für den EDI-Partner heißt
bis 31. Dezember 2026, Umsätze 2025 und 2026	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, jedes elektronische Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG)	Die bestehende INVOIC bleibt zulässig; Zustimmung des Partners einholen und ablegen
Umsätze 2027, Aussteller bis 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG)	Derselbe Ablauf wie 2026, aber nur noch für dieses eine Jahr; die Grenze erfasst auch ein nicht konformes EDI-Format
Umsätze 2027, Aussteller über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026	Grundsatz E-Rechnung; abweichend bis 31. Dezember 2027 ein elektronisches Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, mit Zustimmung des Empfängers, wenn per EDI übermittelt (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG)	Die EDI-Leitung bleibt nutzbar, ohne Umsatzgrenze; Papier sieht Nr. 3 nicht vor
ab 1. Januar 2028	Soweit eine E-Rechnung geschuldet ist, muss die Rechnung ein Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG haben; Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro, die keine Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG betreffen, Fahrausweise und Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze können sonstige Rechnungen bleiben (§§ 33, 34, 34a UStDV)	Soweit eine E-Rechnung geschuldet ist, ist INVOIC nur noch zulässig, wenn das Format die Extraktion in ein normkonformes oder interoperables Format zulässt; ein konformes EDI-Format bleibt darüber hinaus zulässig
seit 1. Januar 2025	keine Übergangsregel für den Empfang (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 62)	E-Rechnungen der Lieferanten müssen ankommen können; ein E-Mail-Postfach genügt (Rn. 40), die Übernahme ins ERP ist Projektziel (redaktionelle Einschätzung)

Die Übergänge sind an den Zeitraum der Ausstellung und Übermittlung gebunden: Eine im Januar 2028 versandte Rechnung für einen Umsatz des Jahres 2027 fällt nicht mehr unter § 27 Abs. 38 UStG.

Der Umsatztest: welcher Jahrgang zählt

Maßgeblich für die Grenze des § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres, für Umsätze des Jahres 2027 also der des Jahres 2026. Er ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze und ohne Anlagevermögen (§ 19 Abs. 2 Satz 2 UStG). Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 64) zählt bei einer Organschaft der Umsatz des Organkreises, bei einer Gutschrift der des Gutschriftausstellers und bei Drittrechnungen der des Auftraggebers.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Hersteller erzielt 2026 einen Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von 1.450.000 Euro. Für einen im Mai 2027 ausgeführten B2B-Umsatz schuldet er eine E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; sein Gesamtumsatz 2026 liegt über der Grenze von 800.000 Euro. Sendet er weiter per EDI und entspricht sein Format nicht § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, trägt ihn bis 31. Dezember 2027 die Nr. 3. Ein Großhändler mit 640.000 Euro Gesamtumsatz 2026 darf denselben Umsatz nach Nr. 2 auch als PDF abrechnen, wenn der Empfänger zustimmt; für ihn endet die Erleichterung ebenfalls am 31. Dezember 2027.

Die eine Entscheidung je Partner

Je Handelspartner bleibt eine von drei Entscheidungen. Sie hängt davon ab, ob das Format die Extraktion nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG zulässt; auf welches zulässige Format und welchen Übermittlungsweg Sie sich einigen, ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 36) zivilrechtlich zwischen Ihnen zu klären.

Entscheidung	Voraussetzung	Je Partner prüfen und festhalten
EDI behalten	Das EDI-Format lässt die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben in ein Format zu, das EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG)	Mapping und Validierung dokumentieren; Format mit dem Partner vereinbaren
Umstellen	Stattdessen wird die Rechnung in einem Format ausgestellt, das der europäischen Norm entspricht	Ausgangsrechnung auf XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 umstellen, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL; EDI-Vertrag und Stammdaten anpassen
Beides	Rechnung als E-Rechnung, EDI bleibt für Bestellungen und Liefermeldungen	Trennen, welche Nachricht eine Rechnung ist und welche nicht; eine zusätzliche PDF-Kopie ohne abweichende Angaben bleibt eine Kopie

Betroffen ist nur die Rechnung: ORDERS, ORDRSP und DESADV sind keine Rechnungen und unterliegen § 14 UStG nicht. Eine zusätzliche Bilddatei mit abweichenden Rechnungsangaben kann eine weitere Rechnung sein (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 32). Aufsetzen und testen: ORDERS, DESADV, INVOIC und EDI-Partner anbinden.

Was bei einem Verstoß droht

Wer eine E-Rechnung schuldet und stattdessen eine sonstige Rechnung ausstellt, erfüllt die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG nicht: Die Rechnung ist nicht ordnungsmäßig und berechtigt den Empfänger dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 55 und 56). Eine Berichtigung durch eine E-Rechnung, die sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf deren Zeitpunkt zurück (Rn. 57). Erfolgt keine solche Berichtigung, sind die Angaben der sonstigen Rechnung als mögliche objektive Nachweise zu berücksichtigen; bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung kann unter strengem Maßstab ein Vorsteuerabzug möglich sein (Rn. 58). Allein wegen des Formats wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn der Empfänger annehmen durfte, dass ein Übergang des § 27 Abs. 38 UStG in Anspruch genommen werden konnte (Rn. 59). Für die Ausstellungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG sieht § 26a Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 UStG eine Geldbuße bis 5.000 Euro vor; die Vorschrift nennt die Ausstellung, nicht das Format.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Für jede Ausgangsrechnung, für die eine E-Rechnung geschuldet ist, ist festgelegt, ob sie ein Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG hat; die Feststellung ist über eine Validierung dokumentiert.
• Für Rechnungen ab 2028 ist je Umsatz geprüft, ob ein Fall der §§ 33, 34 oder 34a UStDV vorliegt: Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro, die keine Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG betreffen, Fahrausweise und Rechnungen über Umsätze eines Kleinunternehmers müssen keine E-Rechnungen sein.
• Für jedes Jahr, in dem Sie einen Übergang nutzen, liegt die Zustimmung je Partner zu einem elektronischen Format vor, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht; die Form ist frei, ein Vermerk im Kundenstamm genügt.
• Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des Jahres 2026 ist berechnet, damit die Grenze des § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG nicht geschätzt wird.
• Für jeden EDI-Partner ist eine der drei Entscheidungen festgehalten: behalten, umstellen oder beides.
• Rechnungen für Umsätze des Jahres 2027 gehen bis zum 31. Dezember 2027 heraus, nicht erst im Januar 2028.
• Der Eingang kann E-Rechnungen technisch annehmen – dafür genügt ein E-Mail-Postfach (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 40); die Verarbeitung und Buchung im ERP ist das Projektziel; die Ablage beschreibt E-Rechnung archivieren, den Ablauf E-Rechnung empfangen.