EDIFACT (Nachrichtenstandard für Bestellung, Lieferschein, Rechnung)

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist der UN-Standard für den strukturierten elektronischen Austausch von Geschäftsnachrichten wie Bestellung, Lieferschein und Rechnung zwischen unabhängigen Computersystemen. Die Syntaxregeln sind in ISO 9735 (Application level syntax rules, Syntax version 4) normiert; die Nachrichtendefinitionen und Codelisten führt UN/CEFACT im United Nations Trade Data Interchange Directory (UNTDID).

Wozu EDIFACT dient

Die Syntax gliedert die Daten in drei Ebenen: Der Interchange (UNB bis UNZ) ist die äußere Hülle, die eine oder mehrere Nachrichten umschließt. Die Nachricht (UNH bis UNT) trägt einen Typ, hier ORDERS für die Bestellung, und gliedert sich in Kopf-, Detail- und Summensektion. Jedes Segment besteht aus einem dreistelligen Tag, der den Inhalt benennt, und Datenelementen, die durch Plus-Zeichen getrennt sind; das Segment-Endzeichen, in der Standardkodierung ein Apostroph, beendet das Segment.

So ist eine ORDERS-Nachricht aufgebaut

Die folgende Beispiel-Bestellung (Beispielwerte) überträgt 48 Stück eines Artikels:

UNB+UNOA:4+4012345000016:14+4012345500004:14+20261014:1200+000001'
UNH+000001+ORDERS:D:01B:UN:EAN010'
BGM+220+128576+9'
DTM+137:20261014:102'
NAD+BY+4012345000016::9'
NAD+SU+4012345500004::9'
LIN+1++400862141406:SRV'
QTY+21:48'
PRI+AAA:14.58::AAE:1:H87'
UNS+S'
MOA+86:699.84'
CNT+2:1'
UNT+12+000001'
UNZ+1+000001'

Die Segmente im Einzelnen:

• UNB (Interchange header): öffnet den Interchange; Syntax UNOA:4 (Zeichensatz A, Syntaxversion 4), Sender-GLN 4012345000016 und Empfänger-GLN 4012345500004 (jeweils Qualifier 14 = GS1), Datum 20261014, Uhrzeit 1200, Kontrollnummer 000001.
• UNH (Message header): öffnet die Nachricht; Kontrollnummer 000001, Typ ORDERS, Nachrichten-Version D, Release 01B, verantwortliche Organisation UN, Subset EAN010.
• BGM (Beginning of message): Dokumenttyp 220 (Bestellung), Bestellnummer 128576, Funktionscode 9 (Original).
• DTM (Date/time/period): Qualifier 137 = Bestelldatum, 20261014 im Format 102 (CCYYMMDD).
• NAD (Name and address): BY = Käufer, SU = Verkäufer; jeweils GLN, Qualifier 9 = GS1.
• LIN (Line item): Position 1, Artikel 400862141406 (GTIN), SRV = GS1 Global Trade Item Number.
• QTY (Quantity): Qualifier 21 = bestellte Menge, 48 Stück.
• PRI (Price details): AAA = Kalkulationsnettopreis 14,58, AAE = nicht schwankender Preis, Preisbasis 1, H87 = Stück.
• UNS (Section control): S = Ende der Detailsektion.
• MOA (Monetary amount): Qualifier 86 = Bestellwert 699,84, in der Summensektion nach UNS.
• CNT (Control total): Qualifier 2 = Anzahl der Positionen, 1.
• UNT (Message trailer): schließt die Nachricht; 12 Segmente, Kontrollnummer 000001.
• UNZ (Interchange trailer): schließt den Interchange; 1 Nachricht, Kontrollnummer 000001 (identisch mit UNB).

Standards und ihre Verbindlichkeit

EDIFACT ist ein UN-Standard, kein Gesetz: Die Syntaxregeln sind in ISO 9735 normiert, die Nachrichtendefinitionen und Codelisten führt UN/CEFACT im UNTDID. GS1 EANCOM ist ein Nachrichtenstandard und ein Subset von EDIFACT für den Handel. Diese Standards binden nicht aus sich heraus, sondern vertraglich, wenn Sie sie mit Ihren Geschäftspartnern vereinbaren, oder gar nicht.

In Deutschland ist EDI ein Übertragungsweg, keine Rechnungsform. § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG erlaubt als Übergangsregelung, dass für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format ausgestellt wird, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, wenn sie per EDI übermittelt wird. Das macht EDI nicht pauschal zur E-Rechnung. Ab 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze im Anwendungsbereich der Pflicht: Die Rechnung muss als elektronische Rechnung in einem Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 oder Nr. 2 UStG ausgestellt werden. Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden: Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, soweit § 33 UStDV anwendbar ist (nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG), Fahrausweise für die Beförderung von Personen mit den Angaben nach § 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV (§ 34 Abs. 2 UStDV verlangt bei grenzüberschreitender Beförderung im Personenverkehr und im internationalen Eisenbahn-Personenverkehr zusätzlich eine Bescheinigung über den inländischen Beförderungsanteil samt Steuersatz) und Rechnungen von Kleinunternehmern über steuerfreie Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG (§ 34a UStDV).

Nicht zu verwechseln

EDI ist der Austauschprozess, EDIFACT der Nachrichtenstandard, in dem die Dokumente strukturiert sind. EANCOM ist ein Nachrichtenstandard und ein Subset von EDIFACT für den Handel. Für E-Rechnungen ist EN 16931 (EN 16931-1) das semantische Datenmodell; UBL, CII (und damit XRechnung) sowie UN/EDIFACT INVOIC sind Syntaxen, die diesem Modell entsprechen. UBL und CII bilden dieselben Rechnungsinhalte nach diesem Modell ab wie UN/EDIFACT INVOIC, aber in einer anderen Syntax; UN/EDIFACT INVOIC ist selbst eine EDIFACT-Syntax.