EN 16931 (Europäische Norm für die elektronische Rechnung)
Kurz gesagt
Die EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Teil 1 legt das semantische Datenmodell der Kernelemente einer E-Rechnung fest, Teil 2 die zwei zulässigen Syntaxen UBL und CII. Eine CIUS ist eine Präzisierung dieser Norm für ein Land oder eine Branche; XRechnung ist die deutsche CIUS.
Das Wichtigste
- EN 16931-1 legt das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung fest.
- CEN/TS 16931-2:2017 nennt zwei zulässige Syntaxen: UN/CEFACT CII und UBL.
- Eine CIUS präzisiert die Norm für ein Land oder eine Branche und darf sie nur enger fassen.
- XRechnung ist die deutsche CIUS; Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024.
- Im Amtsblatt der EU veröffentlicht ist EN 16931-1:2017; im Mai 2026 erschien die Fassung EN 16931-1:2026.
- Die Norm bindet nicht aus sich heraus, sondern über die Richtlinie 2014/55/EU und nationales Recht.
EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung: Teil 1 (EN 16931-1) legt ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung fest, Teil 2 (CEN/TS 16931-2) die Syntaxen, in denen dieses Modell dargestellt wird. Herausgeber ist das Europäische Komitee für Normung (CEN).
Wozu die Norm dient
Eine Rechnung ist nur maschinell verarbeitbar, wenn Sender und Empfänger dieselben Angaben gleich verstehen. Die Norm trennt dafür die Bedeutung der Angaben (Semantik) von ihrer Darstellung (Syntax). Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten, die der Norm und einer der veröffentlichten Syntaxen entsprechen; sie gilt für Rechnungen aus Aufträgen im Anwendungsbereich der Vergaberichtlinien 2009/81/EG, 2014/23/EU, 2014/24/EU und 2014/25/EU (Art. 1; ausgenommen sind Aufträge nach Art. 1 Abs. 2 der Richtlinie). Spätester Termin für das Inkraftsetzen war der 18. April 2019 (Art. 2 des Durchführungsbeschlusses (EU) 2017/1870); für subzentrale Auftraggeber und Sektorenauftraggeber durfte die Anwendung bis höchstens 30 Monate nach der Veröffentlichung der Normfundstelle im Amtsblatt der EU aufgeschoben werden (Art. 11 Abs. 2 der Richtlinie). Die Norm bindet nicht aus sich heraus; verbindlich wird sie durch diesen Verweis des EU-Rechts und durch nationales Recht. In Deutschland nennt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die Richtlinie 2014/55/EU als Grundlage des Standards XRechnung, den Bund und Länder durch eigene Gesetzgebung umsetzen.
Die Ebenen im Überblick
Die Norm baut in Ebenen aufeinander auf. Die Tabelle zeigt, was jede Ebene festlegt und welche Angaben dort verbindlich sind.
| Ebene | Was sie festlegt | Beispiel | Angaben und ihre Verbindlichkeit |
|---|---|---|---|
| Semantisches Datenmodell | Bedeutung und Kerninhalte der Rechnung | EN 16931-1:2017, 2017 im Amtsblatt der EU veröffentlicht; Neufassung EN 16931-1:2026, im Mai 2026 veröffentlicht | Kernelemente nach Art. 6 der Richtlinie 2014/55/EU; die Vorschrift zählt sie nicht abschließend auf und weist sie nicht einzeln als Pflicht aus: Prozess- und Rechnungskennung, Rechnungszeitraum, Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger, Steuervertreter des Verkäufers, Vertragsbezug, Lieferangaben, Zahlungsanweisungen, Zu- und Abschläge, Positionen, Summen, Umsatzsteueraufschlüsselung. Ob ein Element Pflicht ist, bestimmt seine Kardinalität in EN 16931-1 |
| Syntax | Darstellung derselben Angaben in XML | CEN/TS 16931-2:2017: UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) und UBL nach ISO/IEC 19845:2015 | dieselben Business Terms (BT-1, BT-2 …), je Syntax auf eigene XML-Elemente abgebildet |
| CIUS | Präzisierung für ein Land oder eine Domäne (Branche, Netz) | XRechnung (Deutschland), Version 3.0.2 vom 20. Juni 2024; Peppol BIS Billing 3.0 | Pflicht in der CIUS XRechnung: Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Rechnungsart (BT-3), Währung (BT-5), Käuferreferenz (BT-10; deren Nutzung geben der Bund und mehrere Länder mit der Leitweg-ID vor, Länder und Kommunen können abweichende Zuordnungsmuster mitteilen), Spezifikationskennung (BT-24), Gruppen Verkäufer (BG-4), Käufer (BG-7), Zahlungsanweisungen (BG-16), Summen (BG-22), Steueraufschlüsselung (BG-23), Positionen (BG-25). Nur bedingt oder optional: Zahlungsempfänger (BG-10), Steuervertreter des Verkäufers (BG-11), Lieferangaben (BG-13), Zu- und Abschläge (BG-20, BG-21), rechnungsbegründende Unterlagen (BG-24) |
Die Kardinalitäten der Business Terms stehen in EN 16931-1 selbst; die Norm wird über die nationalen Normungsorganisationen bezogen. Welche Elemente und Gruppen die CIUS XRechnung verpflichtend macht, steht in der öffentlichen Spezifikation der KoSIT.
Was eine CIUS ist
Eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) ist eine Präzisierung der EN 16931 für ein Land oder eine Domäne (Branche, Netz). Sie darf optionale Informationselemente zu Pflichtfeldern erklären, Geschäftsregeln hinzufügen und Codelisten auf weniger Werte beschränken, die Bedeutung der Norm aber nur enger fassen. XRechnung ist die CIUS für deutsche öffentliche Auftraggeber; ihre Version 3.0 ist am 1. Februar 2024 in Kraft getreten, die vorliegende Fassung 3.0.2 vom 20. Juni 2024 enthält nur redaktionelle Änderungen. Eine Vorversion von XRechnung 4.0, die die Fassung EN 16931-1:2026 umsetzt, erschien am 15. September 2026 und ist noch nicht für den produktiven Einsatz bestimmt. Auch Peppol BIS Billing 3.0 ist eine CIUS der EN 16931.
Nicht zu verwechseln
Eine CIUS fasst die EN 16931 nur enger; eine Extension ergänzt neue Informationselemente und Codes und muss auf einer bestehenden CIUS oder einer anderen Extension aufbauen (EN 16931-5 regelt den Umgang mit Extensions). Die Extension XRechnung baut auf der CIUS XRechnung auf und ist für Rechnungsstellende optional. Semantisches Datenmodell und Syntax sind ebenfalls zwei verschiedene Dinge: Das Modell regelt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und was sie bedeuten; die Syntax regelt, wie diese Angaben in XML stehen.