Rechnung an den Bund in Österreich: Aufbau aus dem ERP

Bundesdienststellen rechnen im Waren- und Dienstleistungsverkehr nicht mehr auf Papier ab. Wer einen Auftrag eines Ministeriums ausführt, liefert die Rechnung als XML-Datei in einem vorgegebenen Format. Was das ERP dafür ausgeben muss, hängt davon ab, über welchen Kanal die Rechnung läuft.

Was die Pflicht vorschreibt

§ 5 Abs. 2 des IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) verpflichtet alle Vertragspartner von Bundesdienststellen und deren sonstige Berechtigte zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen; Bar- und Sofortzahlungen nimmt § 1 Abs. 4 E-RechV aus, und für ausländische Vertragspartner gilt die Pflicht nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten (§ 1 Abs. 3 E-RechV). Die Dienststellen sind zur Annahme und Verarbeitung verpflichtet (§ 3 Abs. 2 der e-Rechnungsverordnung, E-RechV). Datenstrukturen, Übertragungswege und Inhalt hat das Finanzministerium nach § 5 Abs. 1 IKTKonG in der E-RechV geregelt.

Neu ist nicht der Inhalt. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format und gilt nur dann als Rechnung, wenn Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind; sie muss mindestens die Rechnungsmerkmale des § 11 Abs. 1 UStG 1994 enthalten (§ 5 Abs. 1 IKTKonG, § 2 Abs. 1 E-RechV). Eine elektronische Signatur ist nicht verlangt; signierte Rechnungen werden angenommen (BMF, Rechtliche Grundlagen).

Wer betroffen ist und wer nicht

Zu den Bundesdienststellen zählen nach der Information des BMF alle Bundesministerien mit ihren nachgeordneten Dienststellen sowie Parlament, Präsidentschaftskanzlei, Verwaltungsgerichtshof, Verfassungsgerichtshof, Volksanwaltschaft und Rechnungshof. Die Pflicht trifft jeden Vertragspartner, ausdrücklich auch sonstige Berechtigte wie berufsmäßige Parteienvertreter oder Dienstleister (§ 1 Abs. 2 E-RechV).

Ausländische Vertragspartner trifft die Pflicht nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten (§ 1 Abs. 3 E-RechV, § 5 Abs. 3 IKTKonG). Das BMF akzeptiert von ihnen weiterhin Papierrechnungen und hält für sie die Einbringung über Peppol offen; ein ausländischer Vertragspartner mit Betriebsstätte im Inland gilt als inländischer. Wer an Länder, Städte, Gemeinden oder ausgegliederte Rechtsträger fakturiert, ist von § 5 Abs. 2 IKTKonG nicht erfasst: Nach der Information des Portals besteht keine gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen an diese Empfänger zu übermitteln; sie können die Bundeslösung mitbenutzen. Eine Annahmepflicht nach § 368 BVergG 2018 bleibt davon unberührt: Im Oberschwellenbereich haben öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen nach EN 16931-1:2017 in der Syntax CII 16B oder UBL entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Zwei erfundene Beispiele zeigen den Unterschied; Beträge und Nummern sind erfunden. Ein Tischlereibetrieb liefert eine Sitzbank um 1.450,00 Euro netto an ein Ministerium; die Bestellung nennt die Bestellnummer 4700000001 und die Lieferantennummer 50012345. Diese Rechnung muss über das USP oder Peppol kommen. Derselbe Betrieb baut eine Bank um 900,00 Euro netto in ein Gemeindehaus ein und fakturiert per PDF; das IKTKonG greift hier nicht, und ob die Gemeinde ein strukturiertes Format verlangt, steht in ihrer Ausschreibung.

Welche Formate und Wege zulässig sind

Nach § 5 Abs. 1 E-RechV sind die vom BMF vorgegebenen Datenstrukturen zu verwenden. § 5 Abs. 2 E-RechV lässt dafür zwei Übertragungswege zu: das USP des Bundes oder die Peppol-Transportinfrastruktur. Die Tabelle zeigt für Rechnungen an Bundesdienststellen in Österreich, welches Format auf welchem Weg läuft; für Länder, Gemeinden und private Empfänger gilt sie nicht.

Format	Unterstützte Versionen	Dokumenttypen	Über Peppol (AS4)	Über das USP	Was das ERP zusätzlich liefern muss
ebInterface	4.3, 5.0, 6.0, 6.1	Invoice, InvoiceForAdvancePayment, InvoiceForPartialDelivery, FinalSettlement, CreditMemo	nicht dokumentiert; das BMF nennt für Peppol UBL 2.1	Online-Formular, Upload, Webservice V1.2 und V2.0	Auftragsreferenz in InvoiceRecipient/OrderReference/OrderID, Lieferantennummer in Biller/InvoiceRecipientsBillerID, E-Mail im Biller, je Zeile OrderPositionNumber bei 10-stelliger Bestellnummer
UBL	2.1	Invoice, CreditNote	ja, Peppol BIS Billing 3.0	Upload, Webservice V1.2 und V2.0	Auftragsreferenz in /Invoice/OrderReference/ID (BT-13), Lieferantennummer in /Invoice/AccountingSupplierParty/Party/PartyIdentification[1]/ID (BT-29); ein eingebettetes Beilagendokument (BT-125) wird nur über Peppol ausgewertet, über Upload und Webservice sind die dafür vorgesehenen Beilagenverfahren zu verwenden

Nach der Anmeldung am USP – die Anwendung liegt dort unter „Mein USP | Meine Services” – stehen Online-Formular, Upload und Webservice bereit. Für Peppol ist UBL 2.1 dokumentiert: Die Rechnung geht per AS4 an die Teilnehmer-ID iso6523-actorid-upis::9915:b, die für alle Rechnungsempfänger des Bundes dieselbe ist; den tatsächlichen Empfänger ermittelt das System aus der Auftragsreferenz. Für Peppol braucht es keine USP-Anmeldung, sondern ein Peppol-Zertifikat. Wie der Anschluss eingerichtet wird, steht im Artikel Peppol-Anschluss im ERP einrichten und im Glossar zu Peppol.

Beim Format hat das BMF die Auswahl verkleinert: ebInterface 4.0 bis 4.2 nimmt das Portal seit 6. April 2022 nicht mehr entgegen, 3.0 und 3.02 seit Jänner 2016; unterstützt werden 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1. Das BMF empfiehlt 6.1 wegen der längsten Lebensdauer.

Was im XML stehen muss

Zum umsatzsteuerlichen Inhalt kommen die Angaben des § 4 Abs. 1 E-RechV. Neben den Merkmalen des § 11 Abs. 1 UStG 1994 in der seit 24. Dezember 2025 geltenden Fassung – Name und Anschrift beider Seiten, Menge und Bezeichnung, Leistungsdatum oder -zeitraum, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer und eigene UID-Nummer – verlangt die Verordnung:

• die Lieferantennummer, die die Bundesverwaltung dem Auftragnehmer zugeordnet hat (§ 4 Abs. 1 Z 1 E-RechV),
• die Auftragsreferenz (§ 4 Abs. 1 Z 2 E-RechV),
• die Positionsnummern, sofern sie in der Beauftragung angegeben wurden (§ 4 Abs. 1 Z 3 E-RechV),
• Bankverbindung mit IBAN und BIC (§ 4 Abs. 1 Z 4 E-RechV),
• die Zahlungsbedingungen (§ 4 Abs. 1 Z 5 E-RechV),
• die E-Mail-Adresse des Vertragspartners (§ 4 Abs. 1 Z 6 E-RechV).

Lieferantennummer und Auftragsreferenz nennt die Dienststelle schon in der Beauftragung (§ 4 Abs. 2 E-RechV); das ERP übernimmt sie daher aus dem Auftrag. Die Lieferantennummer des Bundes ist achtstellig (Beispiel: 50012345). Die Auftragsreferenz ist eine zehnstellige Bestellnummer, eine dreistellige Einkäufergruppe (EKG) oder die Kombination „EKG:Referenz”; nur bei der zehnstelligen Bestellnummer ist je Rechnungszeile zusätzlich die Bestellpositionsnummer anzugeben (BMF, Auftragsreferenz Bund).

Dazu kommen Befüllregeln des Portals: Die UID-Nummer des Rechnungsstellers ist bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 400 Euro einzugeben, die des Rechnungsempfängers bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 10.000 Euro; beide Grenzen gelten einschließlich Umsatzsteuer (§ 11 Abs. 6 und Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994; UStR 2000 Rz 1554; USP, Rechnung). Besitzt der Rechnungssteller oder der Rechnungsempfänger keine UID, ist für die betreffende Partei ATU00000000 einzutragen (BMF, Rechnungsinhalte). Für ebInterface gilt zusätzlich: für Rechnungen eine Zahlungsvariante (UniversalBankTransaction oder SEPADirectDebit, in Version 4.3 zusätzlich DirectDebit), für Gutschriften keine; die Variante NoPayment ist nur bei Gutschriften und 0-Euro-Rechnungen zulässig. Überweisungsdaten nur mit IBAN, Zahlungsziel höchstens 999 Tage voraus und höchstens 999 Zeilen. Firmensitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht gehören als FurtherIdentification mit den Werten FS, FN und FBG ins XML, soweit § 14 UGB diese Angaben für in das Firmenbuch eingetragene Unternehmer verlangt.

Seit wann die Pflicht gilt

§ 5 IKTKonG ist auf Sachverhalte anzuwenden, die sich nach dem 31. Dezember 2013 ereignen (§ 7 Abs. 1 IKTKonG); die E-RechV ist mit 1. Jänner 2014 in Kraft getreten (§ 6 E-RechV).

Die Annahmepflicht der öffentlichen Hand stammt aus der Richtlinie 2014/55/EU und ist in Österreich in § 368 des Bundesvergabegesetzes 2018 (BVergG 2018) umgesetzt: Auftraggeber haben im Oberschwellenbereich elektronische Rechnungen nach der Europäischen Norm EN 16931-1:2017 in der Syntax CII 16B oder UBL entgegenzunehmen und zu verarbeiten, für die in Anhang III genannten Auftraggeber seit 18. April 2019, für alle übrigen seit 18. April 2020 (§ 376 Abs. 3 BVergG 2018). Was eine EN-16931-konforme Rechnung ist, beschreibt das Glossar zu EN 16931.

Wann keine E-Rechnung nötig ist

Die E-RechV gilt nicht für Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt (§ 1 Abs. 4 E-RechV). Für weitere Geschäftsfälle hält das BMF auf der Seite „Keine e-Rechnung notwendig” fest, dass § 5 Abs. 2 IKTKonG nicht anzuwenden ist (Stand 31. Oktober 2014): Mieten und Mietvorschreibungen aus Bestandsverträgen mit periodischen Zahlungsverpflichtungen, Leasing- und Versicherungsverträge, bundesinterne Geschäftsfälle, Sachverständigen- und Dolmetschergebühren nach dem Gebührenanspruchsgesetz, bescheidmäßig vorgeschriebene Gebühren und Abgaben, Kosten auf Grund von Bescheiden oder Gerichtsurteilen, Förderabrechnungen, Kostenersätze, Mitgliedsbeiträge und Refundierungen.

Was die Dienststelle nicht übernimmt

Jede eingebrachte e-Rechnung durchläuft zwei Prüfungen. Die technische Prüfung kontrolliert Dateiformat und Pflichtfelder; bei Erfolg zeigt das Formular einen Registrierungsnachweis oder das System antwortet synchron. Im Fehlerfall kommt sofort eine negative Rückmeldung, und die Rechnung gilt als nicht eingebracht. Erst nach formeller Fehlerfreiheit und Übernahme durch die Bundesdienststelle gilt sie als ordnungsgemäß eingebracht (§ 5 Abs. 5 IKTKonG).

Danach prüft das Empfängersystem den Inhalt, insbesondere die Referenzdaten zur Bestellung und zum Rechnungsempfänger. Eine inhaltlich korrekte Rechnung wird als PDF an die empfangende Stelle weitergeleitet, und der Rechnungssteller erhält per E-Mail oder Webservice-Callback das PDF als Annahmebestätigung. Scheitert die Inhaltsprüfung, wird nur die Ursache mitgeteilt. Der Eingang wird mit einem elektronischen Eingangsstempel auf dem PDF festgehalten; er ist die Grundlage für die Zahlungsfrist aus den Zahlungsbedingungen (BMF, Bestätigung der Einbringung). Eine nicht übernommene Rechnung erhält ihn nicht.

Weder das IKT-Konsolidierungsgesetz noch die e-Rechnungsverordnung enthält eine eigene Strafbestimmung für eine nicht ordnungsgemäß eingebrachte Rechnung; die Folge ist die fehlende Übernahme. Ob zusätzlich ein Rechnungsmangel nach § 11 UStG 1994 vorliegt, hängt vom Einzelfall ab.

Checkliste für Ihr ERP

• XML in einem unterstützten Format und einer unterstützten Version: ebInterface 4.3, 5.0, 6.0 oder 6.1, alternativ UBL 2.1 mit Invoice und CreditNote; ebInterface 4.0 bis 4.2 lehnt das Portal seit 6. April 2022 ab.
• Auftragsreferenz aus der Bestellung im dafür vorgesehenen Feld; bei zehnstelliger Bestellnummer je Rechnungszeile zusätzlich die Bestellpositionsnummer.
• Achtstellige Lieferantennummer der Dienststelle im Lieferantennummer-Feld; beide Angaben je Empfänger am Kundenstammsatz hinterlegen.
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers im XML, dazu IBAN und BIC, die Zahlungsbedingungen und bei SEPA-Lastschrift alle dafür verlangten Felder.
• Prüfung vor dem Versand: UID-Regeln des Portals (UID des Rechnungsstellers bei einem Rechnungsbetrag über 400 Euro, UID des Empfängers über 10.000 Euro, beide Beträge einschließlich Umsatzsteuer; besitzt der Rechnungssteller oder der Rechnungsempfänger keine UID, ist für die betreffende Partei ATU00000000 einzutragen) und die Merkmale des § 11 Abs. 1 UStG 1994.
• Kanal anbinden: USP-Konto mit Webservice-Benutzer für den automatisierten Versand oder Peppol-Zugang mit der Teilnehmer-ID des Bundes.
• Beide Prüfstufen auswerten: die synchrone technische Antwort im Versandjob und, nur nach bestandener technischer Prüfung, die Rückmeldung der Inhaltsprüfung per E-Mail oder Webservice-Callback, zugeordnet zur jeweiligen Rechnung.
• Testlauf über Test-Upload oder Test-Webservice vor der ersten Produktivrechnung.
• Strukturierte Rechnung sieben Jahre aufbewahren und lesbar halten: Durchschrift oder Abschrift anfertigen, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichern (§ 11 Abs. 2 UStG 1994); die Fristen stehen im Glossar zur Aufbewahrungsfrist.