Rechnung an die öffentliche Hand: XRechnung und Leitweg-ID
Kurz gesagt
Lieferanten des Bundes stellen ihre Rechnungen seit dem 27. November 2020 elektronisch aus und übermitteln sie elektronisch (§ 3 Abs. 1 ERechV); ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro und Rechnungen in Verfahren der Organleihe (§ 3 Abs. 3 ERechV). Vorgeschrieben ist XRechnung in der jeweils geltenden Fassung oder ein anderes Format nach EN 16931, mit der Leitweg-ID des Empfängers. Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung und die Verfassungsorgane des Bundes werden ausschließlich über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE eingereicht; Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung empfangen dort oder über eine eigene Lösung, deren Weg der Auftraggeber mitteilt. Länder regeln den Empfang in eigener Zuständigkeit.
Das Wichtigste
- Die Pflicht zur E-Rechnung an den Bund gilt seit dem 27. November 2020 (§ 3 Abs. 1 ERechV).
- Ausgenommen sind Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
- Vorgabe ist XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung oder ein anderes Format nach EN 16931 (§ 4 Abs. 1 ERechV).
- Die Leitweg-ID des Empfängers ist Pflichtangabe auf elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV; Feld BT-10), nicht aber auf Rechnungen in Verfahren der Organleihe (§ 5 Abs. 3 ERechV).
- Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane des Bundes empfangen ausschließlich über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE; Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können die OZG-RE mitnutzen oder eine eigene Empfangslösung betreiben. An der OZG-RE stehen Peppol, E-Mail, Upload und Weberfassung zur Verfügung.
- Bayern und Sachsen verpflichten den Rechnungsempfänger zum Empfang und weichen von der Bundesregel ab.
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) beruht auf § 4a Abs. 3 des E-Government-Gesetzes (EGovG) und setzt die Richtlinie 2014/55/EU um; diese verlangt, dass öffentliche Auftraggeber Rechnungen nach der Norm EN 16931 und einer zugelassenen Syntax empfangen und verarbeiten (Art. 7), wofür die Umsetzungsfrist am 18. April 2019 ablief (Art. 2 des Durchführungsbeschlusses (EU) 2017/1870).
Wen die Bundesregel trifft – und wen nicht
Nach § 3 Abs. 1 ERechV trifft die Pflicht den Rechnungssteller: Er muss elektronisch ausstellen und übermitteln und kann dafür einen Rechnungssender beauftragen (Satz 2). Rechnungsempfänger sind die Stellen im Sinne des § 159 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen; subzentrale öffentliche Auftraggeber sind die öffentlichen Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden und keine Verfassungsorgane des Bundes sind (§ 2 Abs. 4 und 6 ERechV). Anwendbar ist die Vorschrift seit dem 27. November 2020; an diesem Tag ist sie in Kraft getreten (§ 11 Abs. 3 ERechV).
Ausgenommen sind Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu einem Betrag von 1.000 Euro, Rechnungen, die unter die Ausnahmen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie für den Auswärtigen Dienst und Beschaffungen im Ausland fallen, und Rechnungen in Verfahren der Organleihe (§ 3 Abs. 3 ERechV).
Die Verordnung gilt nur für die Bundesverwaltung; Länder und Kommunen setzen die Richtlinie 2014/55/EU selbst um, die Anforderungen weichen daher ab (Beschaffungsamt des BMI, E-Rechnung in den Bundesländern). Der Auftrag kann zusätzlich eine E-Rechnung verlangen. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gilt § 14 UStG, siehe E-Rechnung: ausgenommene Rechnungen.
Welches Format Sie verwenden müssen
Für die Ausstellung ist grundsätzlich XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden; ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht (§ 4 Abs. 1 ERechV). XRechnung ist die deutsche Ausgestaltung (Core Invoice Usage Specification) der Norm EN 16931; nach dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017 ist sie der maßgebliche Standard für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland (Beschaffungsamt des BMI, FAQ).
Am 1. Februar 2024 trat XRechnung 3.0 in Kraft. Geltende Fassung ist Version 3.0.2 (Fassung vom 20. Juni 2024), deren technische Bundles zuletzt am 31. August 2026 aktualisiert wurden; Version 3.0 bleibt nach Angaben der KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 wurde am 15. September 2026 veröffentlicht, die finale Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Beides teilt die KoSIT mit, kein Gesetzestext.
Eine PDF-Datei genügt nicht: Verlangt ist ein strukturiertes elektronisches Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht (§ 2 Abs. 2 ERechV). Neben XRechnung nimmt die Plattform andere Standards an, die EN 16931 entsprechen, etwa ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG – dieses nur als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat (Beschaffungsamt des BMI, FAQ).
Was auf die Rechnung gehört
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen verlangt die Verordnung vier Angaben, dazu zwei fallabhängige:
| Angabe | Inhalt | Feld in der XRechnung |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | Kennung des Rechnungsempfängers, vom Auftraggeber mitgeteilt | Käuferreferenz BT-10 |
| Bankverbindung | Daten des Zahlungsempfängers | BG-17 (BT-84 bis BT-86), bei Lastschrift BG-19 (BT-89 bis BT-91) |
| Zahlungsbedingungen | Fälligkeitsdatum oder beschreibender Text | BT-9 oder BT-20 |
| E-Mail-Adresse | Adresse des Rechnungsstellers, alternativ De-Mail-Adresse | BT-43 |
| Lieferantennummer | nur, wenn bei der Beauftragung mitgeteilt | BT-29 |
| Bestellnummer | nur, wenn bei der Beauftragung mitgeteilt | BT-13 |
Rechtsgrundlage ist § 5 Abs. 1 und 2 ERechV; nach § 5 Abs. 3 gelten diese Vorgaben nicht für Rechnungen in Verfahren der Organleihe. Die Feldzuordnung nennt das Beschaffungsamt des BMI (FAQ). Anlagen wie Lieferscheine gehören in den Rechnungsdatensatz, nicht in separate E-Mails.
Die Leitweg-ID adressiert den Empfänger innerhalb der Verwaltung und hat drei Bestandteile: Grobadressierung (zwei bis zwölf Ziffern), optionale Feinadressierung (bis zu 30 alphanumerische Zeichen) und zweistellige Prüfziffer; die Gesamtlänge liegt zwischen fünf und 46 Zeichen. Die Prüfziffer wird nach dem Verfahren Modulo 97-10 (ISO/IEC 7064:2003) gebildet, was die Spezifikation an einem Beispiel vorrechnet. Für die Bundesverwaltung steht in der Grobadressierung die Kennzahl 99, gefolgt von 1 (unmittelbare Bundesverwaltung oder Verfassungsorgan), 2 (mittelbare Bundesverwaltung über die OZG-RE) oder 3 (mittelbare Bundesverwaltung mit eigener Empfangslösung) (Beschaffungsamt des BMI, FAQ). Als Peppol-Identifikationsschema ist sie unter dem ICD-Wert 0204 registriert.
Ein Rechnungssteller braucht keine eigene Leitweg-ID; die Auftraggeber teilen ihre Kennung bei der Bestellung mit (Beschaffungsamt des BMI, FAQ). Für Bundeseinrichtungen vergibt das Zentrale Finanzwesen des Bundes die Leitweg-IDs; in den Ländern ist die Vergabe unterschiedlich geregelt – Berlin vergibt zentral, Bayern hat keine zentrale Vergabestelle, in anderen Ländern gibt die beauftragende Stelle die Kennung im Bestellvorgang weiter (Beschaffungsamt des BMI, E-Rechnung in den Bundesländern).
Der Übertragungsweg
Für die Übermittlung ist ein Verwaltungsportal des Bundes zu nutzen; Voraussetzung ist ein Nutzerkonto, formal fehlerhafte Rechnungen sind automatisiert abzulehnen (§ 4 Abs. 3 ERechV). Der Empfänger muss über dieses Portal empfangen (§ 3 Abs. 2 ERechV). Rechnungen in Verfahren der Organleihe sind von diesen Vorgaben ausgenommen (§ 4 Abs. 5 ERechV). Seit September 2025 ist das eine Plattform: die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE); die frühere Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) wurde zum 19. September 2025 migriert und zum Jahresende 2025 abgeschaltet (Beschaffungsamt des BMI, Aktuelles vom 25. Juni 2026). Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können sie mitnutzen oder eine eigene, verordnungskonforme Lösung betreiben; welchen Eingang ein Empfänger nutzt, teilt der Auftraggeber mit (Beschaffungsamt des BMI, FAQ).
Vier Übertragungswege nennt das Beschaffungsamt des BMI für die OZG-RE:
- Peppol – nach Angaben des Beschaffungsamts der einzige Kanal für Maschine-zu-Maschine-Kommunikation und Massenversand; nötig ist ein Peppol-Service-Provider oder ein eigener Access Point mit OpenPeppol-Mitgliedschaft.
- E-Mail – eine E-Rechnung pro E-Mail, nur an die vom eigenen Konto erzeugte Empfängeradresse; weitere Anhänge führen zum Verwerfen der E-Mail.
- Upload – extern erzeugte Dateien an der Weboberfläche hochladen.
- Weberfassung – die Rechnungsdaten direkt auf der Plattform eingeben, ohne eigenes Ausgangssystem.
Wo Bund und Länder sich unterscheiden
| Ebene | Rechtsgrundlage | Wen trifft die Pflicht | Format und Schwelle |
|---|---|---|---|
| Bund | § 3, § 5 ERechV; § 4a EGovG | Rechnungssteller: elektronisch ausstellen und übermitteln; Empfänger: über das Verwaltungsportal empfangen | XRechnung in der geltenden Fassung oder ein Format nach EN 16931; keine Pflicht bei Direktaufträgen bis 1.000 Euro und in Verfahren der Organleihe (§ 3 Abs. 3 ERechV) |
| Bayern | Art. 18 Abs. 2 BayDiG; § 8 BayDiV | Auftraggeber: Empfang und Verarbeitung sicherstellen; keine Pflicht des Rechnungsstellers, elektronisch zu stellen | Format nach EN 16931-1:2017 und den Syntaxen des Durchführungsbeschlusses (EU) 2017/1870; die Voraussetzung gilt als erfüllt, wenn die Rechnung der Bekanntmachung des Standards XRechnung (Version 2.0.1) vom 12. Januar 2021 (BAnz AT 05.02.2021 B1) in der jeweils geltenden Fassung entspricht; Empfang ab 1.000 Euro Auftragswert ohne Umsatzsteuer |
| Sachsen | § 3a SächsEGovG; §§ 15 bis 17 SächsEGovGDVO | Auftraggeber: Empfang und Verarbeitung sicherstellen, Rechnungen formal prüfen | XRechnung (Bekanntmachung vom 29. September 2017, BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung oder ein unionsrechtskonformes Format; staatliche Behörden ab 18. April 2020 unabhängig von den Schwellenwerten |
In Bayern tritt die Empfangspflicht nach Art. 18 Abs. 2 BayDiG in den dort genannten Fällen ein, etwa wenn eine Vergabekammer des Freistaats zuständig ist oder die Stelle in Organleihe für den Bund tätig wird. In Sachsen stellen Auftraggeber den Empfang ab dem 18. April 2020 sicher, staatliche Behörden unabhängig von den Schwellenwerten des § 106 Abs. 2 GWB, andere Auftraggeber ab diesen Schwellenwerten (§ 3a Abs. 1 SächsEGovG). Baden-Württemberg nimmt Rechnungen ohne gültige Leitweg-ID am zentralen Rechnungseingang des Landes nicht entgegen (KoSIT, Ländersynopse, März 2024).
Was bei formalen Fehlern passiert
Die Plattform prüft Rechnungen automatisiert auf formale Fehlerlosigkeit, bestätigt die ordnungsgemäße Übermittlung und lehnt formal fehlerhafte Rechnungen ab (§ 4 Abs. 3 ERechV). Ist eine Rechnung keinem Nutzerkonto zuzuordnen, lehnt der Empfänger sie ab, ohne dass der Absender davon erfährt (§ 4 Abs. 4 ERechV); die Registrierung ist deshalb Teil der Pflicht.
Für Rechnungen an Landesbehörden gelten andere Rechtsfolgen: In Bayern können Rechnungen, welche die Voraussetzungen des § 8 Abs. 1 BayDiV nicht erfüllen, unverzüglich zurückgewiesen werden; nach der Zurückweisung gelten sie als nicht zugegangen (§ 8 Abs. 2 BayDiV). In Sachsen prüft der Rechnungsempfänger übermittelte Rechnungen automatisiert auf ihre formale Fehlerlosigkeit und weist formal fehlerhafte Rechnungen automatisiert zurück (§ 17 Satz 1 und 4 SächsEGovGDVO).
Auch der Zahlungsverzug hängt daran: § 4a Abs. 4 EGovG ordnet an, dass eine Rechnung als Rechnung oder gleichwertige Zahlungsaufstellung im Sinne des § 286 Abs. 3 BGB nur gilt, wenn sie elektronisch gestellt wird – aber nur für Rechnungen, die von der Pflicht zur elektronischen Einreichung nach § 4a Abs. 1 EGovG und nach der ERechV erfasst sind. Ausgenommene Rechnungen, etwa Direktaufträge bis 1.000 Euro oder Verfahren der Organleihe, fallen nicht darunter. Eine Bußgeldvorschrift dafür haben wir in den geöffneten Vorschriften (ERechV, § 4a EGovG) nicht gefunden.
Checkliste vor der ersten Rechnung an eine Behörde
- Auftraggeber einordnen: Bund, Land oder Kommune? Danach richtet sich die geltende Vorschrift.
- Rechtsgrundlage des Empfängers prüfen: Bund ERechV; Bayern Art. 18 BayDiG mit § 8 BayDiV; Sachsen SächsEGovG mit der Durchführungsverordnung. Fragen Sie die beauftragende Stelle nach Format und Eingang.
- Rechnungsmerkmale einholen: Leitweg-ID und, soweit vergeben, Lieferantennummer und Bestellnummer.
- Datenfelder im ERP anlegen: Leitweg-ID in der Käuferreferenz (BT-10), Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers, Lieferantennummer (BT-29), Bestellnummer (BT-13).
- Format bereitstellen: XRechnung in der geltenden Fassung oder ein anderes Format nach EN 16931 erzeugen und validieren.
- Konto anlegen, sofern die OZG-RE zum Zug kommt: Registrierung an der OZG-RE oder über „Mein Unternehmenskonto“, dann den Kanal freischalten. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können eine eigene Empfangslösung betreiben; deren Weg teilt der Auftraggeber mit.
- Kanal wählen und testen: an der OZG-RE Peppol, E-Mail, Upload oder Weberfassung; für den ersten Versuch die Testumgebung nutzen. Bei Peppol klären, ob ein Service-Provider genutzt oder ein eigener Access Point aufgebaut wird, siehe Peppol-Anschluss einrichten.
- Nach dem Versand prüfen: Eingangsbestätigung und Statusmeldungen kontrollieren; eine zurückgewiesene Rechnung muss korrigiert und erneut übermittelt werden.
Zur Aufbewahrung siehe E-Rechnung archivieren, zum Eingang bei Ihnen E-Rechnung empfangen; den Begriff erläutert das Glossar Leitweg-ID.