Rechnungsvorlage im ERP prüfen: Die Pflichtangaben-Checkliste

Eine Rechnungsvorlage kann sauber aussehen und trotzdem unvollständig sein. Der Grund kann in der Feldzuordnung liegen und nicht im Layout: Das ERP druckt nur, was in einem Feld steht, und ein Feld kann leer bleiben. Geprüft wird deshalb jede Pflichtangabe gegen zwei Fragen – aus welchem Feld stammt sie, und was passiert, wenn dieses Feld nicht gefüllt ist.

Was Sie vorab brauchen

• die Rechnungsvorlage und die Liste der Felder, aus denen sie druckt (Feldzuordnung, Reportdefinition)
• die nationalen Angabenlisten: § 14 Abs. 4 UStG, § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994, Art. 26 Abs. 2 MWSTG sowie die verkürzten Listen für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV, § 11 Abs. 6 UStG 1994) und für Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV, § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994)
• einen Testdatensatz je Land: ein Firmenkunde, ein Privatkunde, ein Artikel mit und einer ohne Umsatzsteuer
• Zugriff auf die Vorlagenverwaltung und eine Möglichkeit, eine Testrechnung zu erzeugen, ohne sie zu versenden
• die Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Stornobelege
• die Freigabe der Person, die die Rechnungsstellung verantwortet

Mit “Rechnungsvorlage” ist hier Layout und Feldzuordnung gemeint, nicht Übertragungsweg und Datenformat. Ob die Rechnung als E-Rechnung auszustellen ist, regeln andere Vorschriften; dazu siehe E-Rechnung in Österreich für den Bund und E-Rechnung in der Schweiz.

Schritt für Schritt: die Vorlage prüfen

Die Reihenfolge ist wichtig: erst die Angaben auflisten, dann Felder zuordnen, dann drucken, dann ändern.

Schritt 1: Pflichtangaben je Land auflisten

Legen Sie eine Liste mit einer Zeile je Pflichtangabe und einer Spalte je Land an. Nehmen Sie die drei Listen unten als Vorlage. Ergebnis: eine Liste, in der jede Zeile eine Vorschrift nennt.

Schritt 2: Jede Angabe einem ERP-Feld zuordnen

Tragen Sie in die Liste das Feld ein, aus dem der Wert kommt: Stammdaten des eigenen Unternehmens, Stammdaten des Debitors, Belegkopf, Position, Steuerschlüssel oder Nummernkreis. Ergebnis: Für jede Angabe steht ein Feldname. Eine Zeile ohne Feldnamen ist eine Lücke in der Vorlage.

Schritt 3: Testrechnung je Land erzeugen

Drucken Sie je Land mindestens zwei Belege: eine Rechnung an einen Firmenkunden und eine an einen Privatkunden. Nehmen Sie zusätzlich eine Position mit ermäßigtem Satz oder eine steuerfreie Position auf. Ergebnis: gedruckte Belege, an denen Sie jede Zeile der Liste abhaken können.

Schritt 4: Lücken in der Vorlage schließen

Ordnen Sie jede fehlende Angabe einem Feld zu. Verlangt das Gesetz eine Nummer oder einen Hinweis, ist ein Freitextfeld nur eine Zwischenlösung: Es wird beim Anlegen nicht automatisch gefüllt. Ergebnis: Die geänderte Vorlage erzeugt für jeden Testfall alle Angaben.

Schritt 5: Ergebnis dokumentieren und freigeben

Halten Sie Liste, Testbelege und Vorlagenversion zusammen und lassen Sie die Freigabe unterschreiben. Ergebnis: Bei der nächsten Änderung am Layout ist die Prüfung wiederholbar.

Die Pflichtangaben in Deutschland

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG gilt in der am 14. Oktober 2026 geltenden Fassung für umsatzsteuerliche Rechnungen nach § 14 Abs. 1 UStG und nennt zehn Nummern. Für zwei Fallgruppen treten kürzere Listen an ihre Stelle: für Rechnungen eines Kleinunternehmers über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze nach § 34a Satz 1 UStDV und für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro nach § 33 UStDV. Die Spalte Fehlerquelle in den drei folgenden Tabellen ist unsere redaktionelle Einschätzung, keine Statistik.

Nr.	Pflichtangabe	ERP-Feld	Fehlerquelle in der Vorlage
1	vollständiger Name und vollständige Anschrift beider Parteien	Firmenstammdaten; Debitorstammdaten	Die Vorlage druckt nur die Adresszeile des Debitors; bei Firmenkunden fehlt der Firmenname aus einem eigenen Feld
2	Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers	Steuerdaten des Mandanten	Das Layout ist fest auf ein Nummernfeld verdrahtet; das andere Feld bleibt leer
3	Ausstellungsdatum	Belegdatum der Rechnung	Im Feld steht das Leistungsdatum statt des Ausstellungsdatums
4	fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben	Nummernkreis der Belegart	Der Nummernkreis wird je Monat oder je Debitor zurückgesetzt; Nummern wiederholen sich
5	Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung	Positionsfelder Artikelbezeichnung und Menge	Die Position zeigt nur die Artikelnummer; bei Dienstleistungen fehlt der Umfang
6	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Leistungsdatum aus Lieferschein oder Auftrag	Das Leistungsdatum wird nicht übernommen und bleibt leer
7	das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist	Entgeltsummen je Steuersatz; Feld für im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts	Die im Voraus vereinbarte, noch nicht im Entgelt berücksichtigte Minderung fehlt oder bleibt unvollständig
8	Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung	Steuerschlüssel der Position und Steuertabelle	Bei steuerfreien Positionen fehlt der Hinweis, oder es wird ein Steuerbetrag gedruckt
9	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers	Hinweistextfeld für Leistungen nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG	Die Vorlage führt keinen solchen Hinweis und druckt die Rechnung ohne ihn
10	Angabe “Gutschrift”, wenn der Leistungsempfänger ausgestellt hat	Belegart	Die Vorlage schreibt “Rechnung”, obwohl der Kunde ausgestellt hat

Zu Nummer 7 verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG die Angabe jeder im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts, die noch nicht im Entgelt berücksichtigt ist; die Vorschrift bindet diese Angabe weder an die Entgeltsumme noch an ein bestimmtes Feld der Vorlage. Fehlerhaft ist eine fehlende oder unvollständige Angabe, nicht die Stelle, an der sie erscheint.

Die vier Angaben der Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro stehen in § 33 Satz 1 UStDV; nach § 33 Satz 3 UStDV gilt diese Erleichterung nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG. Für Rechnungen eines Kleinunternehmers über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gilt § 34a Satz 1 UStDV mit sechs Angaben: vollständiger Name und vollständige Anschrift beider Parteien, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer und im Gutschriftfall die Angabe “Gutschrift”; die §§ 33 und 34 UStDV bleiben unberührt (§ 34a Satz 2 UStDV). Bei Anzahlungen gelten die Absätze 1 bis 4 nach § 14 Abs. 5 UStG sinngemäß. Zusätzliche Angaben für einzelne Sonderfälle stehen in § 14a UStG: der Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” und bei einer sonstigen Leistung im Sinne des § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat die USt-IdNr. beider Parteien (Absatz 1), die USt-IdNr. beider Parteien bei der innergemeinschaftlichen Lieferung (Absatz 3), die Merkmale nach § 1b Abs. 2 und 3 UStG bei der innergemeinschaftlichen Lieferung eines neuen Fahrzeugs (Absatz 4), die Hinweise zu Reiseleistung und Differenzbesteuerung (Absatz 6) und der Hinweis auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft mit der USt-IdNr. beider Parteien (Absatz 7).

Die Pflichtangaben in Österreich

§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 nennt in den Buchstaben a bis i die Angaben einer Rechnung, soweit in den nachfolgenden Absätzen nichts anderes bestimmt ist; die geprüfte Fassung des Paragraphen gilt seit 24. Dezember 2025 (zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 97/2025). Für einzelne Regeln liegt der Anwendungsbeginn früher: Die 400-Euro-Vereinfachung des Abs. 6 gilt in der Fassung des BGBl. I Nr. 113/2024 schon seit 1. Jänner 2025 (§ 28 Abs. 64 UStG 1994), die 10 000-Euro-Grenze der lit. b und die UID-Pflicht des Abs. 1a in der Zählung des BGBl. I Nr. 112/2012 seit 1. Jänner 2013 (§ 28 Abs. 39 Z 1 UStG 1994).

Buchstabe	Pflichtangabe	ERP-Feld	Fehlerquelle in der Vorlage
a	Name und Anschrift des leistenden Unternehmers	Firmenstammdaten	Nur die Adresszeile wird gedruckt, der Name fehlt
b	Name und Anschrift des Empfängers; übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 10 000 Euro und wird der Umsatz für das Unternehmen eines Unternehmers ausgeführt, zusätzlich dessen UID, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz, seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat	Debitorstammdaten mit UID-Feld	Das UID-Feld des Empfängers fehlt im Layout, obwohl die Grenze überschritten ist und die weiteren Voraussetzungen vorliegen
c	Menge und handelsübliche Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung	Positionsfelder	Nur die Artikelnummer wird gedruckt
d	Tag der Lieferung oder Leistung oder der Zeitraum	Leistungsdatum	Nur das Ausstellungsdatum erscheint
e	Entgelt und anzuwendender Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis	Nettosummen und Steuerschlüssel	Bei gemischten Sätzen steht eine gemeinsame Summenzeile
f	der auf das Entgelt (lit. e) entfallende Steuerbetrag; bei Rechnung in einer anderen Währung als Euro zusätzlich in Euro nach einer dem § 20 Abs. 6 UStG 1994 entsprechenden Umrechnungsmethode	Steuerbetrag und Umrechnungsfeld	Der zusätzliche Eurobetrag fehlt; steht der Betrag in Euro bei der Rechnungsausstellung noch nicht fest, fehlt stattdessen die nachvollziehbare Angabe der angewandten Umrechnungsmethode (lit. f, zweiter und dritter Satz)
g	Ausstellungsdatum	Belegdatum	Im Feld steht das Leistungsdatum
h	fortlaufende, einmalig vergebene Nummer	Nummernkreis der Belegart	Der Nummernkreis wird zurückgesetzt
i	UID des Unternehmers, soweit er im Inland Umsätze mit Vorsteuerabzug ausführt	Steuerdaten des Mandanten	Die UID fehlt, es wird nur eine andere Nummer gedruckt

Unterliegen Rechnungspositionen verschiedenen Steuersätzen, sind Entgelte und Steuerbeträge nach Steuersätzen zu trennen (§ 11 Abs. 5 Satz 1 UStG 1994); wird der Steuerbetrag durch Maschinen ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben ist (Satz 2). Bei einem Gesamtbetrag bis 400 Euro genügen fünf Angaben neben dem Ausstellungsdatum; dasselbe gilt für Rechnungen eines Unternehmers, der die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 in Anspruch nimmt (§ 11 Abs. 6 UStG 1994). Eine vereinfachte Rechnungsausstellung ist nur ausgeschlossen, wenn nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen eine Rechnungsausstellungspflicht besteht, in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c UStG 1994, wenn sich die Rechnungsausstellung nach diesem Bundesgesetz richtet, und in den Fällen des § 11 Abs. 1 Z 2a UStG 1994, in denen Z 2a die Anwendung des Abs. 6 ausdrücklich ausschließt. Führt der Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen aus, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz, Abs. 1a, 1b, 1c, 1d oder 1e UStG 1994 schuldet, ist in der Rechnung dessen UID anzugeben und auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen; das gilt für die UID unabhängig von der 10 000-Euro-Grenze der lit. b (§ 11 Abs. 1a UStG 1994). Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag nach Anwendung einer dem § 20 Abs. 6 UStG 1994 entsprechenden Umrechnungsmethode zusätzlich in Euro anzugeben; steht der Betrag in Euro bei der Rechnungsausstellung noch nicht fest, tritt an seine Stelle die nachvollziehbare Angabe der angewandten Umrechnungsmethode, nach der sich der Vorsteuerabzug bemisst (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. f, Sätze 2 bis 4 UStG 1994).

Die Pflichtangaben in der Schweiz

Art. 26 MWSTG verlangt eine Rechnung auf Verlangen des Leistungsempfängers; sie muss beide Parteien und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und die Elemente nach Absatz 2 enthalten, die das Gesetz “in der Regel” nennt.

Buchstabe	Pflichtangabe	ERP-Feld	Fehlerquelle in der Vorlage
a	Name und Ort des Leistungserbringers, Hinweis auf den Registereintrag und die Eintragsnummer	Firmenstammdaten mit MWST-Nummer	Die Nummer wird gedruckt, der Hinweis auf den Registereintrag fehlt
b	Name und Ort des Leistungsempfängers	Debitorstammdaten	Die Vorlage verlangt Straße und Postleitzahl und sperrt den Druck, obwohl der Ort genügt
c	Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit abweichend vom Rechnungsdatum	Leistungsdatum	Das Rechnungsdatum wird als Leistungsdatum gedruckt
d	Art, Gegenstand und Umfang der Leistung	Positionsfelder	Nur die Artikelnummer erscheint
e	Entgelt für die Leistung	Nettosumme	Es wird nur ein Gesamtbetrag ohne Zuordnung zum Entgelt gedruckt
f	anwendbarer Steuersatz und geschuldeter Steuerbetrag	Steuerschlüssel der Position	Der Steuersatz fehlt, weil ihn das Feld nur als Schlüsselbezeichnung führt

Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG). Kassenzettel automatisierter Kassen brauchen die Angaben zum Leistungsempfänger nicht, solange das ausgewiesene Entgelt 400 Franken nicht übersteigt (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV); solche Kassenzettel berechtigen nicht zu einer Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Vollständigkeitsprobe: Jede Zeile Ihrer Liste hat einen Haken an einem gedruckten Testbeleg.
• Feldprobe: Löschen Sie im Testdatensatz ein Pflichtfeld und drucken Sie erneut. Die Vorlage muss den Druck sperren oder die Lücke sichtbar machen; erscheint der Beleg unverändert, ist das Feld nicht angebunden.
• Nummernprobe: Drucken Sie zwei Rechnungen und vergleichen Sie die Nummern. Sie dürfen sich nicht wiederholen.
• Steuerprobe: Rechnen Sie bei einer Position mit ermäßigtem Satz nach, ob Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag zueinander passen. Bei gemischten Sätzen in Österreich prüfen Sie die Trennung nach Steuersätzen; eine gemeinsame Steuersumme ist nur zulässig, wenn die Maschine den Steuerbetrag ermittelt und jeder Posten den Steuersatz trägt (§ 11 Abs. 5 UStG 1994).
• Länderprobe: Drucken Sie je Land mindestens einen Beleg und prüfen Sie die länderspezifischen Zeilen getrennt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Firmenname fehlt auf der Rechnung	Name und Anschrift liegen in zwei Feldern, die Vorlage liest eines	Feldzuordnung der Vorlage korrigieren
Die Rechnungsnummer wiederholt sich	Der Nummernkreis wird je Jahr, Monat oder Debitor zurückgesetzt	Einen fortlaufenden Nummernkreis je Land und Belegart festlegen
Das Leistungsdatum bleibt leer	Es wird aus Lieferschein oder Auftrag nicht übernommen	Das Feld in der Vorlage an die Lieferung binden
In Österreich steht nur eine Summenzeile	Die Vorlage fasst die Steuersummen zusammen	Entgelte und Steuerbeträge je Steuersatz trennen (§ 11 Abs. 5 Satz 1 UStG 1994); ein Summenausweis ist nur zulässig, wenn die Maschine den Steuerbetrag ermittelt und jeder Posten den Steuersatz trägt (Satz 2)
Die Schweizer Vorlage zeigt ein Feld “Steuernummer”	Das Layout wurde von der deutschen Vorlage übernommen	Feld auf MWST-Nummer und Registerhinweis umstellen
Der Kunde verlangt eine Angabe, die fehlt	Die Vorlage druckt die Angabe nicht, weil ihr Feld nicht angebunden ist	Feld in der Feldzuordnung ergänzen und Testbeleg erneut prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn auf der Rechnung ein Sonderfall erscheint: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, innergemeinschaftliche Lieferung, innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft, Reiseleistung, Differenzbesteuerung oder die Lieferung eines neuen Fahrzeugs. Für diese Fälle nennt § 14a UStG zusätzliche Angaben — den Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”, bei sonstigen Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat und bei der innergemeinschaftlichen Lieferung die USt-IdNr. beider Parteien, bei der innergemeinschaftlichen Lieferung eines neuen Fahrzeugs die Merkmale nach § 1b Abs. 2 und 3 UStG, bei Reiseleistung und Differenzbesteuerung die Hinweise “Sonderregelung für Reisebüros”, “Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung”, “Kunstgegenstände/Sonderregelung” oder “Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung” und beim Dreiecksgeschäft den Hinweis auf das innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäft mit der Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers und der USt-IdNr. beider Parteien. Eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Empfänger nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG ist dagegen der Fall des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG: Dort ist der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers einschlägig (Zeile 9 der Tabelle oben). § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG behandelt die Berichtigung fehlender Angaben. Eine Änderung an der Feldzuordnung gehört in die Hände Ihres Systempartners, damit die Vorlage nach dem nächsten Update unverändert bleibt.