Fakturalauf: Von der Lieferung zur bezahlten Rechnung

Was Sie vorab brauchen

• Im Debitorenstamm: vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Schweizer UID, dazu die Zahlungsbedingung mit Zahlungsziel und Skonto.
• Im Artikelstamm: der Steuersatz oder Steuercode, damit die Rechnung den richtigen Betrag ausweist.
• Zwei getrennte Nummernkreise, einer für Lieferscheine und einer für Rechnungen. Die Rechnungsnummer wird einmalig vergeben und fortlaufend geführt (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG; § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994).
• Eine Fakturierungsregel: Rechnung je Lieferung oder Sammelrechnung zum Ende einer Abrechnungsperiode.
• Ein Belegstatus im ERP, mindestens: Auftrag bestätigt, geliefert, fakturiert, bezahlt.

Den Aufbau der Belege behandelt Belegkette im ERP.

Schritt für Schritt: Von der Lieferung zur bezahlten Rechnung

Die Kette hat fünf Stufen. Nach jeder Stufe setzt das ERP einen Status; die Tabelle zeigt den Beleg, der ihn auslöst, und die Stelle, an der die Kette hängen bleibt.

Schritt	Beleg	Status danach	Typische Blockade
1. Auftrag anlegen	Auftrag	Auftrag bestätigt, noch kein Umsatz	Kreditlimit überschritten, Liefersperre
2. Ware ausliefern	Lieferschein	geliefert; bei Teillieferung teilgeliefert	Menge weicht ab, Teillieferung nicht gekennzeichnet
3. Rechnung erstellen	Rechnung	fakturiert; offener Posten beim Debitor	Rechnung verzögert oder Pflichtangabe fehlt
4. Lieferungen sammeln	Sammelrechnung	alle erfassten Lieferscheine fakturiert	Abrechnungszeitraum zu lang oder unklar
5. Zahlung verbuchen	Bankauszug	ausgeglichen oder teilweise bezahlt	Zahlung ohne Verwendungszweck, Skonto falsch gebucht

Schritt 1: Auftrag anlegen und Lieferfähigkeit prüfen

Ein bestätigter Auftrag ist noch keine Leistung. Prüfen Sie vor der Freigabe das Kreditlimit des Debitors; liegt die offene Forderung darüber, setzt das ERP eine Liefersperre. In diesem Prozess gibt es ohne Auslieferung keinen Rechnungslauf; eine Rechnung über ein vor der Leistung vereinnahmtes Entgelt bleibt als Anzahlungsrechnung möglich (§ 14 Abs. 5 UStG).

Schritt 2: Lieferschein erstellen und Ware ausliefern

Mit dem Lieferschein verlässt die Ware das Lager. Eine Pflicht, einen Lieferschein auszustellen, findet sich in den für diesen Artikel geöffneten Rechnungsvorschriften (§ 14 UStG, § 11 UStG 1994, Art. 26 MWSTG) nicht; er ist der kaufmännische Begleitschein zur Lieferung.

Entscheidend ist der Leistungszeitpunkt, den das ERP am Lieferschein festhält. Wann daraus die Umsatzsteuer entsteht, hängt von der Abrechnungsart ab. In Deutschland entsteht sie bei der Sollbesteuerung (Berechnung nach vereinbarten Entgelten) mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung, bei der Istbesteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung; ein vor der Leistung vereinnahmtes Entgelt löst sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums aus, in dem es vereinnahmt worden ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 lit. a und b UStG). In Österreich gilt für Lieferungen und sonstige Leistungen, bei denen der leistende Unternehmer die Steuer schuldet, bei der Sollbesteuerung der Ablauf des Kalendermonats der Leistung, verschoben um einen Kalendermonat, wenn die Rechnung erst nach Ablauf dieses Monats ausgestellt wird, und bei der Istbesteuerung der Ablauf des Kalendermonats der Vereinnahmung; ein vor der Leistung vereinnahmtes Entgelt löst die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums aus, in dem es vereinnahmt worden ist. Wird die Steuer vom Empfänger geschuldet (§ 19 Abs. 1 zweiter Satz, Abs. 1a bis 1e UStG 1994), entsteht bei der Istbesteuerung die Steuer für im Zeitpunkt der Leistung noch nicht vereinnahmte, vereinbarte Entgelte abweichend mit Ablauf des Kalendermonats der Leistung, verschoben um einen Kalendermonat bei späterer Rechnungsausstellung; die Verschiebung entfällt in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a und b UStG 1994). In der Schweiz entsteht sie bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 lit. a MWSTG), bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten mit der Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 2 MWSTG); Teilrechnungen, Teilzahlungen, Vorauszahlungen und Leistungen ohne Rechnungsstellung haben eigene Zeitpunkte (Art. 40 Abs. 1 lit. b und c MWSTG). Eine Teillieferung kennzeichnen Sie am Lieferschein als solche, sonst fakturiert der nächste Lauf die ganze Bestellung.

Schritt 3: Rechnung erstellen

Die Rechnung erzeugt beim Debitor einen offenen Posten. In Deutschland sind Sie zur Ausstellung verpflichtet, wenn Sie an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, leisten, ebenso bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Empfänger, der nicht unter die ersten beiden Fälle fällt; die Rechnung ist binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen. Die Pflicht entfällt für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind; für eine innergemeinschaftliche Lieferung und für eine sonstige Leistung im Sinne des § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, ist die Rechnung bis zum 15. Tag des folgenden Kalendermonats auszustellen (§ 14 Abs. 2, § 14a Abs. 1 und 3 UStG). In Österreich besteht sie für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, sowie für eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer; auch hier gilt die Frist von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994). § 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994 dehnt die Pflicht auf den Fall aus, dass der Leistende sein Unternehmen vom Inland aus betreibt oder seine Betriebsstätte, von der aus die Leistung erbracht wird, im Inland liegt, der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, die Steuerschuld für die im anderen Mitgliedstaat ausgeführte Leistung auf den Leistungsempfänger übergeht und der Leistende in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat; diese Pflicht entfällt, wenn mittels Gutschrift abgerechnet wird. Nach derselben Ziffer haben Sie ihr für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte sonstige Leistungen, für die der Leistungsempfänger entsprechend Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG die Steuer schuldet, bis zum 15. Tag des Kalendermonats nachzukommen, der auf den Leistungsmonat folgt; dieselbe Frist gilt nach § 11 Abs. 1a UStG 1994 für eine nach § 3a Abs. 6 UStG 1994 im Inland steuerbare sonstige Leistung, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz schuldet, wenn sich die Rechnungsausstellung nach österreichischem Recht richtet (§ 11 Abs. 1 Z 2 und Abs. 1a UStG 1994). Gegenüber einer Privatperson ohne Grundstücksbezug sind Sie in beiden Ländern zur Ausstellung berechtigt, nicht verpflichtet. Eine Pflicht gegenüber einem Erwerber, der kein Unternehmer ist, besteht in Deutschland beim innergemeinschaftlichen Fernverkauf: Bei einer Lieferung im Sinne des § 3c Abs. 1 UStG im Inland ist die Rechnung auszustellen, sofern Sie nicht am besonderen Besteuerungsverfahren nach § 18j UStG teilnehmen (§ 14a Abs. 2 UStG; erstmals anzuwenden auf Umsätze und Einfuhren, die nach dem 30. Juni 2021 ausgeführt werden, § 27 Abs. 34 UStG). In Österreich besteht sie bei Einfuhr-Versandhandelsumsätzen nach § 3 Abs. 8a UStG 1994, wenn der Unternehmer die Sonderregelung nach § 25b UStG 1994 im Inland in Anspruch nimmt oder in keinem Mitgliedstaat eine Sonderregelung nach Art. 369l bis 369x der Richtlinie 2006/112/EG nutzt und die Lieferung im Inland als ausgeführt gilt oder die Beförderung oder Versendung im Inland endet, ohne dass er innerhalb der EU einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, den Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit oder eine feste Niederlassung, von der aus die Lieferung ausgeführt wird, hat; in diesen Fällen ist die vereinfachte Rechnung nach Abs. 6 ausgeschlossen (§ 11 Abs. 1 Z 2a UStG 1994).

In der Schweiz stellen Sie die Rechnung auf Verlangen des Leistungsempfängers aus (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Für Leistungen an einen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG zusätzlich eine elektronische Rechnung, wenn auch der leistende Unternehmer im Inland ansässig ist; ausgenommen bleiben Kleinbetrags-, Kleinunternehmer- und Fahrausweisrechnungen (§ 33, § 34, § 34a UStDV). Für die Ausstellung lässt § 27 Abs. 38 UStG Übergänge bis zum 31. Dezember 2026 zu (Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein elektronisches Format, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht) und bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat oder die Rechnung per EDI übermittelt wird.

Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG voraus, dass der Leistungsempfänger in Deutschland eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt.

Schritt 4: Lieferungen sammeln

Fassen Sie mehrere Lieferungen einer Periode zu einer Sammelrechnung zusammen, braucht die Rechnung in Deutschland den Zeitpunkt jeder Leistung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). In Österreich genügt bei abschnittsweise abgerechneten Leistungen der Abrechnungszeitraum, solange er einen Kalendermonat nicht übersteigt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994). In der Schweiz lässt Art. 26 Abs. 2 lit. c MWSTG statt des Datums den Zeitraum zu.

Nach dem Lauf setzen Sie im ERP jeden erfassten Lieferschein auf fakturiert. Bleibt der Status stehen, nimmt der nächste Fakturierungslauf dieselbe Lieferung erneut auf und erzeugt eine zweite Rechnung.

Schritt 5: Zahlungseingang zuordnen

Der Zahlungseingang gleicht den offenen Posten aus. Ordnen Sie ihn über den Verwendungszweck und den Bankabgleich der richtigen Rechnungsnummer zu; fehlt der Verwendungszweck, bleibt der Posten offen, obwohl das Geld eingegangen ist. Ist weder ein Zahlungsziel vereinbart noch eine Leistungszeit aus den Umständen (in der Schweiz: aus der Natur des Rechtsverhältnisses) zu entnehmen, kann die Zahlung sofort verlangt werden (§ 271 Abs. 1 BGB; § 904 ABGB; Art. 75 OR). In Deutschland kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug; gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist, und der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange er die Leistung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 3 und 4 BGB). In der Schweiz setzt Verzug eine Mahnung voraus, sofern nicht ein Verfalltag vereinbart oder durch Kündigung bestimmt ist (Art. 102 OR).

Welche Angaben die Rechnung enthalten muss

Die Pflichtangaben unterscheiden sich je Land; jede Spalte nennt ihre Vorschrift. Die Aufstellung ist eine Auswahl.

Angabe	Deutschland (§ 14 Abs. 4 UStG)	Österreich (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994)	Schweiz (Art. 26 Abs. 2 MWSTG)
Beide Seiten	vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger (Nr. 1)	Name und Anschrift beider Seiten (lit. a, b)	Name und Ort beider Seiten (lit. a, b)
Steuerliche Kennung	Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers (Nr. 2)	USt-IdNr. des Ausstellers, soweit er im Inland Umsätze mit Vorsteuerabzug ausführt (lit. i); USt-IdNr. des Empfängers erst bei einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird (lit. b), ohne diese Grenze dagegen in den Fällen der Empfängersteuerschuld nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1a bis 1e (Abs. 1a)	Nummer des Eintrags im Register der steuerpflichtigen Personen (lit. a)
Datum und Nummer	Ausstellungsdatum und einmalige, fortlaufende Nummer (Nr. 3, 4)	Ausstellungsdatum und einmalige Nummer (lit. g, h)	Datum oder Zeitraum der Leistung (lit. c)
Leistung und Zeitpunkt	Menge und Art sowie Zeitpunkt der Leistung (Nr. 5, 6)	Menge und Art sowie Tag oder Zeitraum (lit. c, d)	Art, Gegenstand und Umfang sowie Datum oder Zeitraum (lit. c, d)
Entgelt und Steuer	nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (Nr. 7, 8)	Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (lit. e, f)	Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (lit. e, f); enthält das Entgelt die Steuer, genügt der Steuersatz (lit. f)
Vereinfachung	Gesamtbetrag bis 250 Euro: vier Angaben (§ 33 UStDV); nicht für Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG	Gesamtbetrag bis 400 Euro: vereinfachte Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG 1994); ausgeschlossen, wenn die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen betrifft, und in den Fällen der Empfängersteuerschuld nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c, wenn sich die Rechnungsausstellung nach österreichischem Recht richtet; ebenso in den Fällen des § 11 Abs. 1 Z 2a UStG 1994 (Einfuhr-Versandhandel)	Kassenzettel automatisierter Kassen bis 400 Franken ohne Empfängerangaben (Art. 26 Abs. 3 MWSTG; Art. 57 MWSTV)

Zusätzliche Angaben kommen je nach Fall hinzu, etwa der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht oder die Angabe „Gutschrift” (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 und 10 UStG).

Ein Beispiel: drei Lieferungen, eine Sammelrechnung

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Händler liefert an denselben Kunden am 3., 12. und 24. März Waren für je 4.000 Euro netto zum Steuersatz von 19 Prozent. Statt drei Einzelrechnungen erzeugt er am 31. März eine Sammelrechnung über 12.000 Euro netto. Sie weist 2.280 Euro Umsatzsteuer und 14.280 Euro brutto aus.

Der Kunde überweist 14.000 Euro ohne Verwendungszweck. Der Posten über 14.280 Euro bleibt offen, weil der Bankabgleich keine Rechnungsnummer findet. Erst die Buchung als Teilzahlung mit Bezug auf die Rechnungsnummer senkt ihn auf 280 Euro.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Jeder Lieferschein trägt einen Status, und zu jedem als fakturiert markierten Lieferschein existiert genau eine Rechnung.
• Die Rechnungsnummern sind lückenlos und einmalig vergeben.
• Die Summe der Rechnungen entspricht der Summe der fakturierten Lieferscheine; kein Lieferschein ist doppelt fakturiert.
• Jeder offene Posten hat ein Fälligkeitsdatum aus der Zahlungsbedingung des Debitors.
• Debitorenkonto und Debitorenliste stimmen überein; die Summe der offenen Posten entspricht dem Saldo des Kontos.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Rechnung fehlt, obwohl geliefert	Lieferschein nicht als fakturierbar markiert	Statusregel „geliefert, dann fakturierbar” setzen und den Fakturierungslauf prüfen
Rechnung doppelt	Lieferschein nach der Sammelrechnung nicht gesperrt	Lieferschein an die Rechnung binden und für weitere Läufe sperren
Zahlung nicht auffindbar	Verwendungszweck fehlt oder ist falsch	Teilzahlung über die Rechnungsnummer manuell zuordnen
Posten bleibt offen, obwohl gezahlt	Skonto oder Rundung nicht gebucht	Skontobetrag und Zahlungsdifferenz als eigenen Buchungssatz erfassen
Umsatzsteuer im falschen Zeitraum	Leistungsdatum fehlt an der Rechnung	Leistungszeitpunkt am Lieferschein erfassen und in die Rechnung übernehmen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei Reihengeschäften, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Reverse-Charge-Fällen, Rechnungen in fremder Währung und bei Vertragspartnern im Ausland hängt die richtige Behandlung von Umständen ab, die der Fakturierungslauf im ERP nicht kennt. Klären Sie diese Fälle mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie die Fakturierungsregel festlegen. Für die Weiterverfolgung offener Posten siehe Offene Posten führen und Mahnwesen im ERP.