Belegkette im ERP: Von Angebot über Lieferschein zur Rechnung
Kurz gesagt
Im Verkaufsprozess eines ERP-Systems entsteht eine Belegkette: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Im dargestellten Modell übernimmt jeder Beleg die Kundendaten, Artikel und Mengen aus dem Vorgänger und ergänzt eigene Angaben wie Nummer, Datum und Betrag. Brüche entstehen bei Teillieferung, Änderung und Storno, wenn das System die Verknüpfung nicht sauber weiterführt.
Das Wichtigste
- Die Belegkette verläuft von Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein zur Rechnung; die Gutschrift schließt die Kette ab.
- Im dargestellten Modell übernimmt jeder Beleg Kunde, Artikel und Mengen aus dem Vorgänger und ergänzt Nummer, Datum und eigene Angaben.
- Drei Bruchpunkte: Teillieferung, Änderung und Storno; das ERP muss die Verknüpfung und den Rückstand sauber weiterführen.
- In Deutschland verlangt die GoBD (Fassung vom 14. Juli 2025) die Belegfunktion: jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg.
- In Deutschland genügt für Ausgangsrechnungen aus einem Fakturierungsprogramm die strukturierte Speicherung, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann und Stammdaten, AGB, Originallayout und Fakturierungsdaten historisiert und unveränderbar aufbewahrt werden.
Ein ERP-System dokumentiert den Verkaufsprozess als Kette von Belegen, die aufeinander aufbauen. Jeder Beleg greift auf die Daten des Vorgängers zu und ergänzt eigene Angaben. Wenn die Kette bricht, entsteht Nacharbeit: Mengen passen nicht, Beträge weichen ab, und die Prüfung fragt nach dem Zusammenhang zwischen Auftrag, Lieferung und Rechnung.
Die Belegkette im Überblick
Die Kette beginnt mit dem Angebot, das dem Kunden Preise und Liefertermine zusagt. Nimmt der Kunde das Angebot an, erstellt das ERP die Auftragsbestätigung, die den Auftrag dokumentiert. Bei der Lieferung entsteht der Lieferschein, der die tatsächlich ausgegebene Menge und den Liefertermin festhält. Die Rechnung rechnet den Kaufpreis ab und enthält den Betrag, die Umsatzsteuer und das Zahlungsziel. Schließt sich die Kette ab, dokumentiert die Gutschrift eine nachträgliche Erstattung, etwa bei Reklamation oder Retoure.
Das ERP referenziert jeden Beleg über eine Nummer mit dem Vorgänger und führt die Mengen und Beträge fort. Ob alle fünf Belege anfallen, hängt vom Prozess ab. Ein reiner Dienstleister ohne Lager braucht keinen Lieferschein, ein Händler ohne Vorabangebot startet direkt mit der Auftragsbestätigung. Die rechtliche Bindungswirkung jedes Belegs, also wann ein Angebot bindend wird und was die Auftragsbestätigung ändert, ist ein separates Thema: Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung.
Was jeder Beleg aus dem Vorgänger übernimmt
Die Tabelle zeigt je Beleg, welche Felder aus dem Vorgänger übernommen werden und welche an diesem Schritt neu entstehen oder sich ändern. Die Zuordnung ist eine redaktionelle Darstellung des Verkaufsprozesses; Ihre ERP-Konfiguration kann einzelne Felder anders zuordnen.
| Beleg | Übernommen aus dem Vorgänger | Neu oder geändert an diesem Schritt |
|---|---|---|
| Angebot | Kundendaten, Artikelstamm (Bezeichnung, Einheit, Preis) | Angebotsnummer, Angebotsdatum, Gültigkeitsdatum, Angebotspreis, Liefertermin |
| Auftragsbestätigung | Angebotsnummer, Kunde, Artikel, Mengen, Preise, Liefertermin | Auftragsnummer, Auftragsdatum, ggf. geänderte Mengen oder Preise |
| Lieferschein | Auftragsnummer, Kunde, Artikel, Mengen (geliefert) | Lieferscheinnummer, Lieferdatum, ggf. Teilmengen, Chargen- oder Seriennummern |
| Rechnung | Lieferscheinnummer, Auftragsnummer, Kunde, Artikel, Mengen, Preise, Lieferdatum | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Skonto, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag |
| Gutschrift | Rechnungsnummer, Kunde, Artikel, Mengen, Preise | Gutschriftsnummer, Gutschriftsdatum, Grund (Reklamation, Retoure), Erstattungsbetrag |
Die Rechnung legt den Betrag und die Umsatzsteuer für die Lieferung fest. Der Lieferschein hält die gelieferte Menge fest, die bei Teillieferungen kleiner sein kann als die bestellte. Die Gutschrift referenziert die Rechnung, die sie korrigiert, und kehrt die Mengen und Beträge um.
Wo die Kette bricht
Drei Ereignisse unterbrechen die Kette. Bei einer Teillieferung liefert das ERP nur einen Teil der bestellten Menge. Der Lieferschein deckt die Teilmenge ab, und das System führt den Rückstand für die Restmenge. Im Modell der Abrechnung bereits gelieferter Ware muss die Rechnung auf die tatsächlich gelieferte Menge lauten, nicht auf die bestellte.
Bei einer Änderung ändert der Kunde Artikel, Mengen oder Liefertermin nach der Auftragsbestätigung. Das ERP erstellt eine neue Version oder einen Änderungsbeleg. Der ursprüngliche Beleg bleibt als Nachweis erhalten, und die Rechnung muss den finalen Stand abbilden.
Bei einem Storno wird Auftrag, Lieferung oder Rechnung storniert. Das ERP erstellt einen Storno-Beleg, der den ursprünglichen Beleg referenziert und die Mengen und Beträge umkehrt. Der ursprüngliche Beleg bleibt erhalten, und die Buchhaltung verbucht den Storno als Gegenbuchung zu den bereits gebuchten Vorgängen.
Die GoBD-Belegfunktion in Deutschland
In Deutschland verlangt die GoBD, dass jeder Geschäftsvorfall einen Beleg hat (Belegfunktion, GoBD Rz. 61). Für Ausgangsrechnungen aus einem Fakturierungsprogramm muss keine bildhafte Kopie (PDF) ab Erstellung gespeichert werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann. Voraussetzung ist, dass Stammdaten, AGB und das Originallayout historisiert und die Daten des Fakturierungsprogramms in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufbewahrt werden (GoBD Rz. 76, Fassung vom 14. Juli 2025). Bei hybriden E-Rechnungen ist zusätzlich der menschenlesbare Datenteil (z. B. PDF) aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (GoBD Rz. 119, 131).
Typische Fehler
- Fehlende Verknüpfung: Der Lieferschein referenziert nicht die Auftragsnummer, und die Rechnung referenziert nicht den Lieferschein. Die Kette lässt sich nicht nachvollziehen, und die Prüfung fragt nach dem Zusammenhang.
- Teillieferung ohne Rückstand: Das System liefert die Teilmenge, berechnet aber keinen Rückstand. Die Restmenge geht verloren, und der Kunde wartet auf eine Lieferung, die nicht kommt.
- Änderung ohne Dokumentation: Der Kunde ändert die Menge, und das System überschreibt die Auftragsbestätigung. Der ursprüngliche Stand ist nicht mehr nachweisbar.
- Storno ohne Referenz: Der Storno-Beleg verweist nicht auf den ursprünglichen Beleg. Die Buchhaltung kann die Gegenbuchung zu den bereits gebuchten Vorgängen nicht zuordnen.
- Rechnung vor Lieferung (im Modell der Abrechnung bereits gelieferter Ware): Die Rechnung wird vor dem Lieferschein erstellt. Die gelieferte Menge ist noch nicht fest, und die Rechnung muss später korrigiert werden. Voraus- und Anzahlungsrechnungen sind davon ausgenommen.
So gehen Sie vor
- Prüfen Sie, ob Ihr ERP jeden Beleg mit einer Nummer auf den Vorgänger referenziert. Ohne diese Verknüpfung lässt sich die Kette nicht nachvollziehen.
- Definieren Sie, wie das System Teillieferungen führt: ob es den Rückstand automatisch berechnet und den zweiten Lieferschein vorbereitet.
- Legen Sie fest, wie Änderungen dokumentiert werden: neue Version, Änderungsbeleg oder Storno mit neuem Beleg.
- Prüfen Sie, ob der Storno den ursprünglichen Beleg referenziert und die Mengen und Beträge umkehrt.
- In Deutschland: Stellen Sie sicher, dass die GoBD-Belegfunktion erfüllt ist. Für Ausgangsrechnungen aus einem Fakturierungsprogramm genügt die strukturierte Speicherung, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann und Stammdaten, AGB, Originallayout und Fakturierungsdaten historisiert und unveränderbar aufbewahrt werden (GoBD Rz. 76, Fassung vom 14. Juli 2025).