Wareneingang buchen: Lieferschein, Teil- und Überlieferung

Bei einer Lieferung können Menge, Artikel oder Charge von der Ankündigung abweichen: ein Karton fehlt, ein zweiter steht zu viel auf der Rampe, der Artikel ist ein anderer, oder die Charge weicht ab. Wie Sie den Wareneingang buchen, entscheidet darüber, ob Bestand, offene Bestellmenge und Eingangsrechnung danach zusammenpassen.

Was Sie vorab brauchen

• die Bestellnummer der Lieferung und die offene Bestellmenge je Position
• den Lieferschein; liegt ein elektronischer Lieferavis vor, dessen Positionen mit GTIN und Menge sowie, soweit der vereinbarte Nachrichtenumfang sie enthält, SSCC je Ladeeinheit und Chargenangaben
• eine Toleranzregel je Warengruppe: welche Mehr- oder Mindermenge Sie ohne Rückfrage annehmen (Festlegung Ihres Betriebs oder des Liefervertrags)
• einen gesperrten Lagerort für Ware im Klärfall (Sperr-, Quarantäne- oder Klärlagerort)
• ein Feld für Charge und Ablaufdatum in der Wareneingangszeile
• die Festlegung, wer bei Abweichungen entscheidet: annehmen, zurückweisen oder nachfordern
• die Berechtigung, Wareneingänge zu buchen und eine Buchung zu stornieren

Schritt für Schritt: Wareneingang buchen

Schritt 1: Lieferung dem Beleg zuordnen

Suchen Sie zu Lieferschein und Lieferant die Bestellposition. Der DESADV ist vor der Ankunft der Ware vorgesehen und dient dem Abgleich der physischen Sendung mit der elektronischen Meldung. Welche Angaben er trägt, legt der vereinbarte Nachrichtenumfang fest: Er kann die Sendung hierarchisch bis auf die Ladeeinheiten beschreiben, muss es aber nicht; zulässig ist auch eine positionsbezogene Nachricht mit Artikel und Menge je Position (EANCOM 2002 DESADV, Abschnitt 1). Ist die Ladeeinheitenhierarchie Teil der Nachricht, kennzeichnet die GS1-Spezifikation jede Ladeeinheit über ihren SSCC (AI 00), eine 18-stellige Nummer mit Prüfziffer (GS1 General Specifications 1.3.5); der SSCC stellt die Verbindung zwischen der physischen Ladeeinheit und den über EDI übermittelten Angaben her (GS1 2.2.1). Führt der Lieferavis eine Mengenabweichung mit, unterscheidet er zwei Fälle: Teillieferung mit Rückstand (“BP”) und Teillieferung, die als vollständig betrachtet wird (“CP”, EANCOM DESADV, Segment QVR). Damit wissen Sie vor der ersten Zählung, ob eine Nachlieferung angekündigt ist.

Ergebnis: Jede ankommende Ladeeinheit hängt an einer Bestellposition, und der angekündigte Rückstand ist bekannt.

Schritt 2: Soll und Ist vergleichen

Zählen, wiegen oder messen Sie die Ware auf der Rampe. Rechnen Sie Verpackungseinheiten in die Bestelleinheit um: 8 Kartons × 12 Stück = 96 Stück. Wird der Inhalt einer Ladeeinheit auf dem Etikett über AI (02) angegeben, ist das nur zulässig, wenn die Ladeeinheit selbst kein Handelsartikel ist und alle auf der höchsten Verpackungsebene enthaltenen Handelseinheiten dieselbe GTIN tragen (GS1 3.3.3); das ist die GTIN der obersten enthaltenen Handelseinheit. Zu AI (02) gehört dann AI (37) mit der Anzahl der enthaltenen Handelseinheiten auf derselben Einheit (GS1 3.6.5). Trägt das Etikett diese Angaben nicht, zählen Sie die enthaltenen Einheiten selbst. Die Chargennummer steht als AI (10) am Artikel und gehört zu der GTIN, für die sie angegeben ist (GS1 3.4.1); sie kann deshalb je Position abweichen.

Ergebnis: Je Position steht eine Ist-Menge mit Einheit, Charge und Ablaufdatum fest.

Schritt 3: Wareneingang gegen die Bestellung buchen

Buchen Sie die Ist-Menge auf die Bestellposition. Der Lagerbestand wächst damit um die Ware, die tatsächlich angekommen ist, und die offene Bestellmenge sinkt um denselben Betrag. Lieferanten- und Lieferscheinnummer bleiben am Vorgang; sie sind der Bezug, über den die Eingangsrechnung später zugeordnet wird (Bestellung, Wareneingang und Rechnung). Weicht die Lieferung ab, gilt Schritt 5.

Ergebnis: Bestand und offene Bestellmenge beschreiben dieselbe Ware.

Schritt 4: Charge und Ablaufdatum erfassen

Tragen Sie Charge und Ablaufdatum in der Zeile des Zugangs ein, nicht nur im Artikelstamm: Beide Angaben gelten für die gelieferte Menge, und derselbe Artikel kommt später in anderen Chargen (GS1 3.4.1). Gleiches gilt für Seriennummern, die Sie einzeln oder als Nummernbereich erfassen. Wie Sie das Chargenfeld aufbauen, steht in Chargenverwaltung im ERP, Restlaufzeitvorgaben im Wareneingang in MHD und Verbrauchsdatum.

Ergebnis: Jede Charge ist eine eigene Bestandszeile mit eigenem Ablaufdatum.

Schritt 5: Abweichung entscheiden und getrennt buchen

Bei jeder Abweichung entscheiden Sie vor der Buchung zwei Dinge: Bleibt die Bestellposition offen oder wird sie geschlossen, und darf die Ware verfügbar werden oder bleibt sie gesperrt? Danach richten sich die Buchungen; die Tabelle unten zeigt je Fall das Ergebnis. Eine Buchung mit der Lieferscheinmenge ersetzt diese Entscheidung nicht: Sie erzeugt Bestand, der nicht auf der Rampe lag, und lässt eine Abweichung verschwinden, die Einkauf und Buchhaltung noch brauchen.

Ergebnis: Für jede Abweichung sind Bestellposition und Sperrstatus festgelegt.

Schritt 6: Rechnung erst nach dem Abgleich freigeben

Geben Sie die Eingangsrechnung erst frei, wenn Wareneingang und Bestellposition abgeglichen sind. Klärfälle aus Schritt 5 sperren die Freigabe, bis der Lieferant geantwortet hat.

Ergebnis: Die Freigabe stützt sich auf gebuchte Ware, nicht auf die Rechnung allein.

Abweichungen und ihr Buchungsergebnis

Die Tabelle zeigt je Fall, was Sie buchen und welchen Zustand das System danach zeigt. Die Spalte “Buchungsergebnis” ist das Modell dieses Vorgehens; die Feldnamen in Ihrer Wareneingangsmaske können abweichen.

Fall	Was Sie buchen	Buchungsergebnis
Teillieferung, Rückstand folgt (Lieferavis: BP)	Ist-Menge gegen die Bestellung	Bestand + Ist-Menge; offene Bestellmenge = Rest; Bestellposition bleibt für die Nachlieferung offen
Teillieferung, als vollständig betrachtet (Lieferavis: CP)	Ist-Menge gegen die Bestellung, Position schließen	Bestand + Ist-Menge; offene Bestellmenge null; Fehlmenge als Reklamation oder Kürzung offen
Überlieferung	bestellte Menge gegen die Bestellung, Mehrmenge als Zugang ohne Bestellbezug	Bestand + gelieferte Menge; offene Bestellmenge null; Mehrmenge liegt gesperrt und ist nicht verfügbar
Falscher Artikel	nichts gegen die Bestellposition, gelieferter Artikel als Zugang ohne Bestellbezug	Bestand des falschen Artikels gesperrt; Bestellposition unverändert offen; Umtausch oder Rückgabe als eigener Vorgang
Beschädigte Ware	Zugang auf einen gesperrten Lagerort	Bestand + Menge gesperrt; verfügbarer Bestand unverändert; Bestellposition offen bei Ersatz, geschlossen bei Gutschrift
Charge oder Ablaufdatum weicht ab	Zugang mit den Angaben, die auf der Ware stehen	Bestandszeile trägt die tatsächliche Charge; Abweichung am Vorgang vermerkt; Ware unter Ihrer Restlaufzeitvorgabe bleibt gesperrt
Ware ohne Lieferschein	Zugang ohne Bestellbezug auf einen gesperrten Lagerort	Bestand + Menge gesperrt; Lieferschein und Bestellbezug werden nachgetragen, vorher keine Freigabe

Ein Rechenbeispiel: 100 Stück bestellt, 96 angekommen

Bestellt sind 100 Stück des Artikels 4001 in der Charge C1 (Bestellung 4711; alle Nummern und Preise sind erfunden). Der Lieferschein 88 nennt 100 Stück; auf der Rampe stehen 8 Kartons zu je 12 Stück, also 96 Stück.

Gebucht werden 96 Stück: Der Bestand steigt um 96, die offene Bestellmenge beträgt 100 − 96 = 4 Stück. Bei einem Beispielpreis von 3,50 Euro je Stück nennt die Rechnung 100 × 3,50 Euro = 350,00 Euro.

• Kündigt der Lieferavis einen Rückstand an, bleibt die Position mit 4 Stück offen; die zweite Lieferung über 4 Stück schließt sie (96 + 4 = 100).
• Gilt die Lieferung als vollständig, schließen Sie die Position und beanspruchen 4 × 3,50 Euro = 14,00 Euro als Kürzung oder Gutschrift; die Rechnung wird auf 350,00 Euro − 14,00 Euro = 336,00 Euro geklärt.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Summe der Zugänge der Lieferung = gezählte Ist-Menge (im Beispiel 96), nicht die Lieferscheinmenge.
• Offene Bestellmenge je Position = Bestellmenge − Zugänge (100 − 96 = 4).
• Verfügbarer Bestand: Klär- und Sperrware zählt nicht in die Verfügbarkeitsprüfung hinein.
• Chargen: Jede Zugangszeile trägt die Charge des Etiketts; weicht der Lieferschein davon ab, bleibt die Etikettangabe maßgeblich.
• Vorgänge: Jede Abweichung hat Datum, erfassende Person, Ware, Menge und den weiteren Weg.
• Rechnungen: Ohne vollständigen Wareneingang bleibt die Freigabe gesperrt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Umgang
Buchbestand höher als der Zählbestand	Zugang doppelt oder mit der Lieferscheinmenge gebucht	Buchung stornieren oder gegenbuchen, Lieferschein gegenprüfen
Ware ist verfügbar, obwohl sie noch geprüft wird	Gesperrter Lagerort fehlt oder wurde nicht gesetzt	Sperrlagerort in der Wareneingangsmaske erzwingen, Verfügbarkeit ausschließen
Charge fehlt im Bestand	Charge nur im Artikelstamm gepflegt	Charge in der Zugangszeile erfassen
Bestellposition bleibt offen, obwohl alles angekommen ist	Restmenge nicht nachgebucht	Ist-Menge nachbuchen, Lieferschein korrigieren lassen
Nachlieferung trifft auf eine geschlossene Position	Teillieferung als vollständig betrachtet	Position wieder öffnen oder neu bestellen, Regel für Teillieferungen festhalten
Rechnung lässt sich nicht zuordnen	Zugang ohne Lieferscheinnummer gebucht	Vorgang mit Lieferschein- und Bestellnummer verknüpfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Prüfung der Ware und Anzeige von Mängeln gegenüber dem Lieferanten sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz je eigen geregelt; die Einzelheiten stehen in den Artikeln Rügepflicht in Deutschland, Rügepflicht in Österreich und Mängelrüge in der Schweiz.

Holen Sie Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung dazu, wenn Kürzungen, Gutschriften oder der Wert des Zugangs zu klären sind. Wollen Sie den Lieferavis elektronisch einführen, klären Sie vorher die Bindung. Die General Specifications nennen die Umsetzung der GS1-Standards freiwillig, soweit keine Regelung sie verlangt, und nationale Regelungen können vorgehen (Abschnitt 8.1). Verbindlich wird die Nutzung über den Vertrag mit der jeweiligen GS1-Mitgliedsorganisation; für GS1 Germany verpflichtet die AGB den Kunden, das GS1 System nur im Umfang der Spezifikationen zu nutzen (Ziffer V). Ob Ihr Lieferant einen Lieferavis in einem bestimmten Umfang verlangt, ergibt sich aus dem Liefervertrag oder der Kundenanforderung.