Chargenverwaltung im ERP einrichten: Schritt für Schritt

Chargenführung heißt, dass jede Buchung einer gekennzeichneten Ware die Nummer des Loses trägt, aus dem die Menge stammt. Ob die Einrichtung trägt, zeigt sich beim Rückruf: Entweder lässt sich die betroffene Lieferung eingrenzen, oder es bleibt nur die Sperre des ganzen Artikels.

Was Sie vorab brauchen

Die Liste der Artikel, die künftig chargengeführt werden: Erzeugnisse mit Haltbarkeit, Ware tierischen Ursprungs, Artikel mit Lieferantenlos, Produkte mit Seriennummer.
Je Artikel die Merkmale der Charge: Chargennummer, Lieferantenlos, Menge, Lieferant, Lieferdatum, Haltbarkeits- oder Verbrauchsdatum.
Eine Nummernregel und eine Rechtefestlegung: Wer Chargen anlegt, wer sie sperrt und wie die Nummer aufgebaut ist.
Die Belegarten, auf denen die Charge erscheinen soll: Wareneingang, Einlagerungsschein, Kommissionierliste, Lieferschein, Inventurliste.
Ein Testszenario mit vier Buchungen: Wareneingang, Lagerumschlag, Entnahme und Versand, dazu eine Sperre.

Schritt für Schritt: Vom Artikelstamm zum Lieferschein

Schritt 1: Chargenpflicht am Artikel setzen

Setzen Sie das Kennzeichen im Artikelstamm, bei mehreren Lagerorten zusätzlich je Artikel-Lagerort. Das Ziel: Eine Buchung dieser Ware ohne Chargenangabe wird abgewiesen. Prüfen Sie das mit einer Testbuchung; lässt sie sich trotzdem speichern, wirkt das Kennzeichen nicht.

Schritt 2: Merkmale und Nummernregel festlegen

Entscheiden Sie je Artikel, welche Merkmale die Charge trägt und welche Pflichtfelder werden. Legen Sie fest, ob Sie die Nummer des Lieferanten übernehmen, eine eigene vergeben oder beides führen: die eigene Nummer als Schlüssel, das Lieferantenlos als Verweis auf das Papier. Entscheidend ist die Eindeutigkeit innerhalb eines Artikels: Kehrt dieselbe Nummer bei einer späteren Lieferung wieder, lassen sich die Mengen nicht mehr trennen. GS1 legt die Eindeutigkeit des Loses je GTIN dem Markeninhaber und dem Hersteller auf und rechnet die Losnummer nicht zur eindeutigen Identifikation eines Artikels (GS1 General Specifications, Abschnitt 3.4.1). Bei Ware mit Haltbarkeit gehört das Datum an die Charge, nicht an den Artikel; welche Datumsart gilt, steht in MHD und Verbrauchsdatum im ERP. Legen Sie außerdem fest, welche Status eine Charge tragen kann (frei, gesperrt, in Prüfung).

Schritt 3: Wareneingang mit Charge buchen

Erfassen Sie die Charge beim Buchen des Wareneingangs, nicht erst beim Einlagern: Nummer, Menge, Lieferant und Lieferdatum sowie das Datum auf der Packung. Enthält eine Lieferung mehrere Lose oder Haltbarkeitsdaten, legen Sie je Los und Datum eine eigene Charge an; eine Sammelcharge macht die spätere Eingrenzung unmöglich. Prüfen Sie die Angaben gegen Lieferschein oder Packliste, bevor die Ware das Lager erreicht. Endzustand: Im Bestand stehen getrennte Mengen je Charge, und der Wareneingang lässt sich ohne Chargenangabe nicht abschließen.

Schritt 4: Charge einlagern und Bestand je Charge führen

Die Einlagerung ändert die Charge nicht, sie ordnet ihr einen Lagerplatz zu. Eine Charge darf auf mehreren Lagerplätzen liegen; der Bestand wird je Charge und Lagerplatz geführt. Umlagerungen, Korrekturen und Inventurbuchungen tragen die Charge mit, sonst weicht der Chargenbestand vom Artikelbestand ab.

Schritt 5: Entnahme und Kommissionierung nach FEFO steuern

Bei Ware mit Datum zieht die Kommissionierung nach dem Haltbarkeits- oder Verbrauchsdatum, nicht nach dem Wareneingangsdatum (FEFO, siehe FIFO, FEFO, LIFO). Gesperrte Chargen sollen auf der Kommissionierliste nicht erscheinen. Liste und Entnahmebeleg nennen die Charge je Position.

Schritt 6: Versand mit Charge auf dem Lieferschein

Sobald Ware chargengeführt ist und an ein anderes Unternehmen geht, gehört die Charge auf den Lieferschein, weil dort der Übergang zum Abnehmer belegt wird. Bei Lebensmitteln tierischen Ursprungs ist die Referenz auf Partie, Charge oder Sendung eine der acht Angaben, die dem Abnehmer und auf Aufforderung der Behörde zur Verfügung zu stehen haben (Art. 3 Abs. 1 Buchst. g der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011; in der Schweiz Art. 83 Abs. 3 Buchst. g LGV, dort auch für Sprossen und Sprossensamen). Prüfen Sie die Charge auch im Ausdruck und im Datenexport. Bei Lebensmitteln löst die Abgabe an Endverbraucher keine Meldung an einen Abnehmer aus, weil Art. 18 Abs. 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 die Lieferung an andere Unternehmen erfasst; in der Schweiz nimmt Art. 83 Abs. 2 Buchst. b LGV die direkte Abgabe an Konsumentinnen und Konsumenten aus.

Schritt 7: Charge sperren und die Spur auswerten

Sperren Sie die Charge und nicht den Lagerplatz. Gehört ein nicht sicheres Lebensmittel zu einer Charge, ist nach Art. 14 Abs. 6 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 von der ganzen Charge auszugehen, solange eine eingehende Prüfung nichts anderes ergibt; die Sperre gilt damit für alle Lagerplätze. Für die Auswertung brauchen Sie einen Bericht mit drei Antworten: Woher kam die Charge, wohin ging sie, und was liegt noch im Lager (Art. 18 Abs. 2 und 3 derselben Verordnung).

Welche Buchung braucht welches Chargenmerkmal

Die Tabelle ordnet die Buchungen des Ablaufs. „DO 931/2011“ steht für die Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011, „LGV“ für die Schweizer Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung; wo „betriebliche Regel“ steht, ist die Angabe eine Entscheidung Ihres Betriebs und keine Pflicht.

Buchung	Chargennummer	Weitere Merkmale	Woher die Pflicht kommt
Wareneingang (Zugang)	eigene Charge anlegen oder Lieferantenlos übernehmen	Lieferant, Lieferdatum, Menge, Haltbarkeits- oder Verbrauchsdatum	nur für Lebensmittel tierischen Ursprungs: Art. 3 Abs. 1 Buchst. g DO 931/2011 (DE, AT), in der Schweiz zusätzlich für Sprossen und Sprossensamen Art. 83 Abs. 3 Buchst. g LGV; sonst betriebliche Regel
Einlagerung und Umlagerung	Charge mitführen	Lagerplatz, Menge	betriebliche Regel
Kommissionierung (Abgang)	Charge je Entnahmeposition ausweisen	Datum für FEFO, Menge	betriebliche Regel
Versand und Lieferschein	Charge auf dem Lieferschein	Abnehmer, Lieferdatum, Menge	nur für Lebensmittel tierischen Ursprungs, in der Schweiz zusätzlich für Sprossen und Sprossensamen: die Chargenreferenz muss dem Abnehmer zur Verfügung stehen (Art. 3 Abs. 1 Buchst. g DO 931/2011, Art. 83 Abs. 3 Buchst. g LGV); sonst betriebliche Regel
Zugang aus eigener Fertigung	neue Charge mit Verweis auf die Einsatzchargen	Produktionsdatum, Menge, Datum auf der Packung	nur für Lebensmittel: Rückverfolgbarkeit über alle Stufen (Art. 18 Abs. 1 VO (EG) Nr. 178/2002 in DE und AT, Art. 28 LMG in CH); sonst betriebliche Regel
Verbrauch in der Fertigung (Abgang)	Einsatzcharge	Menge, Stücklistenposition	betriebliche Regel
Retoure (Zugang)	Charge angeben, sonst nicht zuordenbar	Kunde, Grund, Menge	betriebliche Regel
Inventur und Korrektur	Charge	Zählmenge, Protokoll	betriebliche Regel
Sperre und Entsperren	Charge, nicht Lagerplatz	Grund, Zeitpunkt, Person	nicht sichere Lebensmittel: von der ganzen Charge ist auszugehen (Art. 14 Abs. 6 VO (EG) Nr. 178/2002)

Wie die Chargennummer in den Barcode kommt

GS1 führt die Chargen- oder Losnummer als Application Identifier (10), die Seriennummer als Identifier (21); beide werden mit der Artikelnummer (AI 01) verarbeitet, für Ware mit Datum kommen die Identifier 15 (Mindesthaltbarkeit) und 17 (Verbrauchsdatum) hinzu (GS1 General Specifications, Abschnitte 3.4.1, 3.4.5, 3.4.7 und 3.5.2). Die Spezifikationen binden nicht durch Gesetz; verbindlich werden sie durch Liefervertrag, Kundenanforderung oder Branchenstandard. Klären Sie vor dem Aufbau, in welchem Format der Lieferant die Charge liefert.

Was das Recht für die Einrichtung verlangt

Wenn Sie in Deutschland oder Österreich Lebensmittel herstellen, verarbeiten oder vertreiben, müssen Sie nach der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 jede Person feststellen können, von der Sie ein Lebensmittel erhalten haben, und die Unternehmen, an die Sie geliefert haben (Art. 18 Abs. 2 und 3, gilt seit 1. Januar 2005 nach Art. 65). Für Lebensmittel tierischen Ursprungs kommen die acht Sendungsangaben nach Art. 3 Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011 hinzu, darunter die Referenz auf Partie, Charge oder Sendung; sie sind täglich zu aktualisieren und mindestens bis zur Annahme des Verzehrs vorzuhalten (Art. 3 Abs. 3, gilt seit 1. Juli 2012). Die Felder im Einzelnen stehen in Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln.

Die Schweiz ist nicht Mitglied der Europäischen Union; dort gelten diese Vorschriften nicht. Die Rückverfolgbarkeit steht in Art. 28 des Lebensmittelgesetzes (LMG, in Kraft seit 1. Mai 2017), die Angaben bei Lebensmitteln tierischer Herkunft, Sprossen und Sprossensamen in Art. 83 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung (LGV, Fassung vom 1. Juli 2025): Absatz 3 Buchst. g verlangt dieselbe Chargenreferenz.

Für Verbraucherprodukte, die in den Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) fallen, gilt die Kennzeichnungspflicht des Art. 9 Abs. 5 (seit 13. Dezember 2024 nach Art. 52 Satz 2): Hersteller müssen dafür sorgen, dass ihre Produkte eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes leicht erkennbares Identifizierungselement tragen; ist das wegen der Größe oder Art des Produkts nicht möglich, dürfen die Angaben auf der Verpackung oder in einer dem Produkt beigefügten Unterlage stehen. Der Anwendungsbereich ist nicht das ganze Warenlager: Die GPSR gilt nicht für Human- und Tierarzneimittel, Lebensmittel, Futtermittel und Antiquitäten (Art. 2 Abs. 2), und Produkte, die spezifischen Anforderungen von Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union unterliegen, sind von Kapitel III Abschnitt 1 und damit von Art. 9 Abs. 5 ausgenommen (Art. 2 Abs. 1 Unterabs. 3 Buchst. b). Für Produkte, die mit der Richtlinie 2001/95/EG konform sind und vor dem 13. Dezember 2024 in Verkehr gebracht wurden, darf das Bereitstellen auf dem Markt nicht behindert werden (Art. 51). Wann eine Seriennummer je Stück nötig ist, steht in Seriennummern verwalten.

So prüfen Sie das Ergebnis

Buchen Sie einen Wareneingang ohne Chargenangabe: Der Vorgang darf sich nicht abschließen lassen.
Buchen Sie eine Lieferung mit zwei Haltbarkeitsdaten: Es müssen zwei Chargen mit getrennten Mengen entstehen.
Drucken Sie eine Kommissionierliste: Jede Position nennt die Charge, gesperrte Chargen fehlen.
Sperren Sie eine Testcharge: Sie darf in keiner Auslagerung zur Entnahme erscheinen.
Vergleichen Sie im Rückverfolgungsbericht die Summe der Chargenmengen mit dem Artikelbestand.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Wareneingang lässt sich nicht abschließen	der Artikel ist chargenpflichtig, das Feld blieb leer	Charge anlegen oder Lieferantenlos eintragen; Feld als Pflichtfeld prüfen
Der Bestand stimmt, es gibt aber keine Chargen dazu	Chargenführung erst nach der letzten Buchung aktiviert, Anfangsbestand ohne Charge	Anfangscharge anlegen, Herkunft und Stichtag vermerken, dann jede Menge mit Charge führen
Die Kommissionierung zieht die falsche Charge	das Datum steht in einem Freitextfeld oder ist nicht gepflegt	Datumsfeld verwenden, als Pflichtfeld setzen, Entnahmereihenfolge darauf aufbauen
Der Lieferschein zeigt keine Charge	das Feld fehlt im Belegformular oder im Export	Feld in Formular und Export ergänzen, Testdruck
Nach der Sperre lässt sich die Ware weiter verkaufen	gesperrt wurde ein Lagerplatz, nicht die Charge	Sperre an der Charge setzen, Kommissionierliste prüfen
Der Rückverfolgungsbericht nennt Abnehmer, aber keine Mengen	Auslagerungen wurden ohne Chargenbezug gebucht	Buchungsregel ändern: jede Auslagerungsposition trägt die Charge

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei lebensmittelrechtlichen Fragen – ob ein Artikel unter die Rückverfolgungspflicht fällt, welche Datumsart gilt, wie ein Rückruf abläuft – gibt die zuständige Lebensmittelüberwachung des Landes oder des Kantons Auskunft; den Ablauf im Betrieb beschreibt Rückruf im Lebensmittelbetrieb. Erfassen Ihre Systeme die Charge nur an einzelnen Buchungspunkten, ist das eine Anpassung an Formularen, Buchungsregeln und Berichten; dafür brauchen Sie den Systembetreuer oder eine Beratung, die Ihr System kennt. Für Artikel, die sich nur nach Varianten unterscheiden, ist die Merkmalsmatrix der passendere Weg (Artikelvarianten anlegen).