Artikelvarianten anlegen: Merkmalsmatrix statt Einzelartikel
Kurz gesagt
Legen Sie das Hemd als einen Basisartikel an und tragen Größe und Farbe als Merkmale mit ihren Werten ein. Das ERP erzeugt daraus die Varianten als Matrix: 5 Größen mal 4 Farben ergeben 20 Varianten, jede mit eigener Artikelnummer und GTIN. Nutzen Sie das GS1-System, erhält jede getrennt gehandelte Größe- und Farbkombination eine eigene GTIN; die GS1-Regeln binden nicht durch Gesetz, wohl aber vertraglich: Wer das GS1-System nutzt, muss die Spezifikationen beachten (GS1 Germany AGB Ziffer V), zusätzlich, wenn Liefervertrag oder Kundenanforderung sie festschreiben.
Das Wichtigste
- Ein Basisartikel trägt die Merkmale; die Varianten entstehen aus der Wertematrix, nicht aus Einzelartikeln.
- 5 Größen × 4 Farben = 20 Varianten; jede Variante mit eigener Artikelnummer und eigener GTIN.
- GS1: Jede andere Größe oder Farbe eines Kleidungsstücks erhält eine eigene Identifikationsnummer (General Specifications 2.6.7.3.1).
- Änderung von Füllmenge, Packungsinhalt oder Markenname führt nach GS1 4.2.2.2 in der Regel zu einer neuen GTIN.
- Zugewiesene GTINs werden nicht wiederverwendet (GS1 4.2.5); auslaufende Varianten bleiben im System inaktiv.
- GS1 bindet nicht durch Gesetz, wohl aber vertraglich: Der GS1-Nutzungsvertrag verpflichtet zur Beachtung der Spezifikationen (GS1 Germany AGB Ziffer V); zusätzlich, wenn Liefervertrag oder Kundenanforderung sie festschreiben.
Was Sie vorab brauchen
- die Liste der Merkmale, die Sie im Handel unterscheiden: im Beispiel Größe und Farbe
- die Werte je Merkmal: 5 Größen (S, M, L, XL, XXL) und 4 Farben (Weiß, Schwarz, Blau, Rot)
- einen GS1 Company Prefix, wenn Sie die GTINs selbst vergeben
- die Preise je Variante, falls sie von der Basis abweichen
- die Entscheidung, welche Kombinationen Sie führen: Nur Varianten, die Sie bestellen, lagern und verkaufen, werden angelegt
Schritt für Schritt: Merkmalsmatrix anlegen
Schritt 1: Basisartikel anlegen
Legen Sie den Artikel “Hemd” als Basisartikel an. Er trägt die Daten, die für alle Varianten gelten: Bezeichnung, Basiseinheit “Stück”, Steuerklasse, Basispreis. Der Basisartikel wird nicht verkauft, solange Sie nur Varianten verkaufen; er ist der Mutterstamm, aus dem die Matrix entsteht.
Schritt 2: Merkmale anlegen
Legen Sie die Merkmale “Größe” und “Farbe” an. Ein Merkmal ist eine Eigenschaft, die einen Artikel in mehreren Ausprägungen unterscheidet. Tragen Sie ein, ob das Merkmal bestellrelevant ist: Größe und Farbe sind es, weil Sie jede Kombination separat bestellen, lagern und verkaufen.
Schritt 3: Merkmalswerte eintragen
Tragen Sie die Werte ein: Größe S, M, L, XL, XXL; Farbe Weiß, Schwarz, Blau, Rot. Prüfen Sie, dass keine Werte doppelt existieren und die Schreibweise einheitlich ist (“XL”, nicht “X-L”).
Schritt 4: Variantenmatrix erzeugen
Erzeugen Sie aus Basisartikel und Werten die Varianten. Das ERP bildet das kartesische Produkt: 5 Größen × 4 Farben = 20 Varianten. Jede Variante erhält eine eigene Artikelnummer, im Beispiel 10001-S-WH bis 10005-XXL-RED. Kombinationen, die Sie nicht führen, lassen Sie in der Matrix leer.
Schritt 5: GTINs zuordnen
Ordnen Sie jeder Variante eine GTIN zu. Nutzen Sie das GS1-System, erhält jede getrennt gehandelte Variante eine eigene GTIN; die General Specifications nennen ausdrücklich jede Größe und Farbe eines Kleidungsstücks (2.6.7.3.1). Jede der 20 Kombinationen erhält eine eigene GTIN aus Ihrem GS1 Company Prefix. Eine GTIN besteht aus Company Prefix, Artikelreferenz und Prüfziffer (General Specifications 1.3.1).
Schritt 6: Preise und Bestände je Variante pflegen
Pflegen Sie Preis und Bestand je Variante, nicht nur auf der Basis. Der Bestand von “Hemd M Blau” ist unabhängig von “Hemd M Weiß”. Bestellungen, Lagerbewegungen und Inventur laufen auf der Variantenebene.
Ein Beispiel: Hemd mit 5 Größen und 4 Farben
Die Matrix zeigt die 20 Varianten des Beispiels. Jede Zelle ist eine eigene Variante mit eigener Artikelnummer und eigener GTIN; die Artikelnummern sind erfunden (Beispiel).
| Größe \ Farbe | Weiß | Schwarz | Blau | Rot |
|---|---|---|---|---|
| S | 10001-S-WH | 10001-S-BLK | 10001-S-BLU | 10001-S-RED |
| M | 10002-M-WH | 10002-M-BLK | 10002-M-BLU | 10002-M-RED |
| L | 10003-L-WH | 10003-L-BLK | 10003-L-BLU | 10003-L-RED |
| XL | 10004-XL-WH | 10004-XL-BLK | 10004-XL-BLU | 10004-XL-RED |
| XXL | 10005-XXL-WH | 10005-XXL-BLK | 10005-XXL-BLU | 10005-XXL-RED |
Zwei Varianten aus der Matrix: S Weiß trägt die GTIN 4000000000013, XXL Rot die GTIN 4000000000051 — beide erfunden, mit gültiger Prüfziffer. Die übrigen 18 Varianten erhalten GTINs aus demselben Company Prefix.
Wann eine Änderung eine neue GTIN braucht
Die GS1 General Specifications legen fest, wann eine Änderung des Artikels eine neue GTIN verlangt. Die Regeln binden nicht durch Gesetz, wohl aber vertraglich: Wer das GS1-System lizenziert, muss die Spezifikationen bei der Nutzung berücksichtigen (GS1 Germany AGB, Ziffer V „Pflichten des Kunden“). Verbindlich werden sie außerdem, wenn Liefervertrag, Kundenanforderung oder Branchenstandard sie festschreiben.
| Änderung | Neue GTIN? | Grundlage (GS1 General Specifications) |
|---|---|---|
| Größe (z. B. S → M) | Ja | 2.6.7.3.1 |
| Farbe | Ja | 2.6.7.3.1 |
| Füllmenge, Gewicht oder Volumen | Ja, in der Regel | 4.2.2.2 |
| Packungsinhalt (1er → 3er) | Ja | 4.2.2.2, 4.2.4.3.1 |
| Markenname oder Produktbezeichnung | Ja, in der Regel | 4.2.2.2 |
| Geringe Variante, nur für den Hersteller relevant (z. B. Produktionsstandort, geringe Verpackungsänderung) | Nein, optional interne Produktvariante (AI 20) | 4.2.2.3.2 |
| Variante ohne neue GTIN, die zwischen Handelspartnern kommuniziert werden muss | Nein, optional Consumer Product Variant (AI 22) | 4.2.2.3.1 |
| Wiederverwendung einer zugewiesenen GTIN | Verboten, mit Ausnahmen | 4.2.5 |
Zu den Ausnahmen: Eine GTIN, die nie veröffentlicht wurde, darf sofort wiederverwendet werden. Ein aus dem Markt genommenes Produkt darf seine ursprüngliche GTIN behalten, wenn es ohne Änderungen zurückkehrt, die eine neue GTIN verlangen (4.2.5).
Für Varianten, die keine neue GTIN verlangen, gibt es zwei Elementstrings: die Consumer Product Variant (CPV, AI 22) für Varianten, die zwischen Handelspartnern kommuniziert werden müssen (4.2.2.3.1), und die interne Produktvariante (AI 20) für Varianten, die nur für den Hersteller relevant sind, z. B. ein identisches Produkt aus zwei Produktionsstandorten oder eine geringe Verpackungsänderung (4.2.2.3.2). Die Zuordnung über Verkaufskanäle behandelt SKU und GTIN über Verkaufskanäle.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Jede Variante hat eine eigene Artikelnummer und GTIN; keine zwei Varianten teilen sich eine GTIN.
- Die Matrix ist vollständig: 20 Zellen, keine Lücke in den geführten Kombinationen.
- Preis und Bestand sind je Variante gepflegt.
- Eine Testbestellung in Größe M, Farbe Blau liefert die Variante 10002-M-BLU mit der zugeordneten GTIN.
- Führt die Variante zusätzlich eine Charge, gehört das Chargenfeld an die Charge, nicht an die Variante; dazu: Chargenverwaltung im ERP.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Umgang |
|---|---|---|
| Zwei Varianten teilen sich eine GTIN | GTIN wurde auf den Basisartikel statt je Variante gesetzt | GTINs je Variante neu zuordnen |
| Variante fehlt in der Matrix | Merkmalswert nicht angelegt oder Kombination ausgeschlossen | Wert ergänzen, Matrix neu erzeugen |
| Scanner erkennt den Code nicht | GTIN mit falscher Prüfziffer | Prüfziffer neu berechnen (General Specifications 7.9.1) |
| Bestand läuft falsch | Buchung auf Basisartikel statt Variante | Buchungen auf die Variantenebene umstellen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Hilfe, wenn Sie GTINs über eine GS1-Mitgliedsorganisation lizenzieren müssen, wenn ein Kunde eine bestimmte Datenstruktur für den Artikelstamm verlangt oder wenn die Variantenzahl in die Hunderte geht und die Matrix unübersichtlich wird. Wer die Artikeldaten führt, das ERP oder ein PIM, klären Sie vor dem Aufbau: ERP oder PIM.