Rückruf im Lebensmittelbetrieb: Ablauf im ERP von Charge bis Kunde
Kurz gesagt
Die Kundenliste zu einer Charge kommt aus dem Warenausgang; jede Lieferung verweist auf Kunde, Lieferschein und Menge. In Deutschland sind diese Rückverfolgbarkeitsdaten so vorzuhalten, dass die Behörde sie spätestens 24 Stunden nach Aufforderung elektronisch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhält; Ausnahmen im Einzelfall wegen unbilliger Härten kann die Behörde zulassen (§ 44 Abs. 3 Sätze 2 und 3 LFGB). In Deutschland und Österreich gilt Art. 19 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002: Bei Grund zur Annahme, dass ein in Verkehr gebrachtes Lebensmittel den Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit nicht entspricht, ist es unverzüglich vom Markt zu nehmen, sofern es nicht mehr unter der unmittelbaren Kontrolle steht, die Behörde zu unterrichten und, falls es Verbraucher erreicht haben könnte, sind sie über den Grund zu informieren und das Lebensmittel ist erforderlichenfalls zurückzurufen, wenn andere Maßnahmen nicht ausreichen; bei möglicher Gesundheitsgefährdung ist die Behörde unverzüglich zu informieren.
Das Wichtigste
- Der Warenausgang zur Charge ergibt die Kundenliste; ohne Chargenbezug an der Ausgangsposition fehlt sie.
- Deutschland: Rückverfolgbarkeitsdaten so vorhalten, dass die Behörde sie spätestens 24 Stunden nach Aufforderung elektronisch in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format erhält; Ausnahmen im Einzelfall wegen unbilliger Härten kann die Behörde zulassen (§ 44 Abs. 3 Sätze 2 und 3 LFGB).
- Ein Schritt zurück und ein Schritt vor gilt in Deutschland und Österreich (Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002).
- In Deutschland und Österreich: bei Grund zur Annahme, dass ein in Verkehr gebrachtes Lebensmittel den Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit nicht entspricht, unverzüglich Rücknahme, sofern es nicht mehr unter der unmittelbaren Kontrolle steht, und Unterrichtung der Behörde; bei möglicher Verbraucherreichweite Verbraucherinformation und erforderlichenfalls Rückruf, wenn andere Maßnahmen nicht ausreichen (Art. 19 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002).
- Schweiz: Stellt die verantwortliche Person eines Betriebs fest oder hat sie Grund zur Annahme, dass ihre Lebensmittel die Gesundheit gefährdet haben oder gefährden können, und stehen sie nicht mehr unter der unmittelbaren Kontrolle des Betriebs, informiert sie unverzüglich die kantonale Vollzugsbehörde, trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Rücknahme vom Markt und ruft die Produkte zurück und informiert die Konsumenten über den Grund, falls diese die Produkte schon erreicht haben könnten (Art. 84 Abs. 1 lit. a bis c LGV).
- Österreich: Der Landeshauptmann kann Rücknahme, Rückruf und Abnehmerinformation anordnen (§ 39 Abs. 1 LMSVG).
Ein Rückruf fängt mit einer Nummer an: der Charge. Ob der Betrieb die betroffenen Kunden in Minuten nennen kann, entscheidet sich lange vorher, bei der Buchung von Wareneingang und Warenausgang. Diese Anleitung führt von der Chargennummer über Sperre, Rückverfolgung und Behördenmeldung bis zum Rückrufprotokoll und enthält einen Testlauf mit Zeitvorgaben.
Was Sie vorab brauchen
- die Chargennummer und die Quelle der Meldung: Laborbefund, Lieferanteninformation oder Anordnung der Behörde
- Zugriff auf Chargenstammdaten und Bewegungen: Wareneingang, Umlagerung, Kommissionierung, Warenausgang
- Kundenstamm mit Rechnungs- und Lieferanschrift und dem Weg, auf dem Sie den Kunden erreichen
- eine Person, die den Rückruf anordnet und das Protokoll zeichnet, und eine Vertretung
- die Kontaktdaten der zuständigen Behörde
- das Rückrufprotokoll (Vorlage unten) und eine Stoppuhr für den Testlauf
Was Sie im Rückruf tun müssen
Auslöser ist ein Grund zur Annahme: Erkennen Sie oder haben Sie Grund zu der Annahme, dass ein von Ihnen in Verkehr gebrachtes Lebensmittel den Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit nicht entspricht, leiten Sie nach Artikel 19 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 unverzüglich ein Verfahren ein, um es vom Markt zu nehmen, sofern es nicht mehr unter Ihrer unmittelbaren Kontrolle steht, und unterrichten die zuständige Behörde. Könnte das Produkt Verbraucher bereits erreicht haben, unterrichten Sie sie effektiv und genau über den Grund der Rücknahme und rufen es erforderlichenfalls zurück, wenn andere Maßnahmen zur Erzielung eines hohen Gesundheitsschutzniveaus nicht ausreichen; Absatz 3 verlangt die Mitteilung, wenn das Lebensmittel möglicherweise die Gesundheit schädigen kann. Artikel 18 verpflichtet Sie, jede Person festzustellen, von der Sie Ware erhalten haben, und die Unternehmen, an die Sie geliefert haben. Beide Artikel gelten ab 1. Januar 2005 (Artikel 65 Satz 2) und unmittelbar in Deutschland und Österreich, nicht in der Schweiz; die Länderregeln stehen in der Tabelle und im Artikel Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln.
| Land | Pflicht oder Befugnis | Fundstelle |
|---|---|---|
| Deutschland | Rückverfolgbarkeitsinformationen so vorhalten, dass die Behörde sie spätestens 24 Stunden nach Aufforderung elektronisch in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format erhält; Ausnahmen im Einzelfall wegen unbilliger Härten kann die Behörde zulassen | § 44 Abs. 3 Sätze 2 und 3 LFGB |
| Deutschland | Meldung mit eigenem Namen, Lieferantenanschrift, Lieferdatum und Maßnahmen | § 44 Abs. 4 LFGB |
| Deutschland | Zuständig ist die nach Landesrecht bestimmte Behörde; Geldbuße bis 50.000 Euro bei Verstoß gegen Artikel 18 oder 19 | § 38 Abs. 1, § 60 Abs. 3 Nr. 1, Abs. 5 Nr. 2 LFGB |
| Österreich | Vorgehen nach Artikel 19; Unterlagen vorlegen und Auskünfte über Herkunft und Abnehmer erteilen | § 22, § 38 Abs. 1 Z 3, 4 und 5 lit. a LMSVG |
| Österreich | Rücknahme, Rückruf und Abnehmerinformation kann der Landeshauptmann anordnen | § 39 Abs. 1 Z 9 und 10 LMSVG |
| Schweiz | Auskunft über Lieferanten und Abnehmer; direkte Abgabe an Konsumenten ausgenommen | Art. 28 LMG; Art. 83 Abs. 2 LGV |
| Schweiz | Erkannte oder begründet vermutete Gesundheitsgefährdung und Ware, die nicht mehr unter der unmittelbaren Kontrolle des Betriebs steht: unverzüglich kantonale Vollzugsbehörde informieren, erforderliche Maßnahmen zur Rücknahme vom Markt treffen und, falls die Produkte die Konsumenten schon erreicht haben könnten, Rückruf und Information der Konsumenten über den Grund | Art. 84 Abs. 1 lit. a bis c LGV |
| EU, Ware tierischen Ursprungs | Acht Angaben je Sendung, täglich aktualisiert; gilt nicht für Lebensmittel, die sowohl Erzeugnisse pflanzlichen Ursprungs als auch Verarbeitungserzeugnisse tierischen Ursprungs enthalten | Art. 2 Abs. 2 und Art. 3 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011 |
Was geplant ist (noch nicht in Kraft). Der Entwurf eines Gesetzes für Bürokratierückbau (Drucksache 21/8408 der Bundesregierung vom 7. Oktober 2026) will in § 44 Abs. 3 LFGB einen weiteren Satz einfügen: Fordert die zuständige Behörde Daten zum Wareneingang von Lebensmittelunternehmern an, die von nicht mehr als zwanzig Lieferanten beliefert werden, genügen diese abweichend von Satz 3 ihrer Pflicht aus Satz 2, wenn sie die Daten vollständig und gut lesbar binnen 24 Stunden elektronisch übermitteln (Artikel 2 Nummer 1 Buchstabe a). Eine Bedingung, dass der Betrieb an Endverbraucher abgibt, steht nicht im Entwurfssatz; die Begründung nennt kleine Betriebe ohne Warenwirtschaftssystem, die nahezu ausschließlich an Endverbraucher liefern, als Anwendungsfall. Derselbe Entwurf ersetzt § 44 Absatz 4 LFGB durch das Verwertungsverbot und streicht die Absätze 4a bis 6, sodass die Meldepflichten nach § 44 Absatz 4, 4a, 5 und 5a wegfallen (Artikel 2 Nummer 1 Buchstaben b und c). Der Bundesrat empfiehlt in seiner Stellungnahme, die Erleichterung zu streichen; die Bundesregierung hält in ihrer Gegenäußerung daran fest. Nach Artikel 11 soll das Gesetz am Tag nach der Verkündung in Kraft treten.
Schritt für Schritt: von der Chargennummer zur Kundenliste
Schritt 1: Fall anlegen und Charge sperren
Eröffnen Sie einen Rückruf-Fall mit Nummer, Datum, Uhrzeit und meldender Stelle, und setzen Sie die Charge im ERP auf gesperrt. Legen Sie fest, dass gesperrte Ware nicht kommissioniert und nicht versendet wird; offene Kommissionieraufträge halten Sie an. Endzustand: Der Bestand ist blockiert, und im Protokoll steht, wer wann gesperrt hat. Wie die Chargenführung aufgebaut wird, beschreibt die Chargenverwaltung im ERP.
Schritt 2: Bestand der Charge feststellen
Fragen Sie den Bestand je Lagerort, Lagerplatz und Status ab: frei verfügbar, reserviert, in Kommission, in Quarantäne, bei einem Dienstleister. Notieren Sie Menge und Einheit je Position. Die Liste zeigt, welcher Teil der Ware noch greifbar ist.
Schritt 3: Ein Schritt zurück: Wareneingang und Vorlieferant
Öffnen Sie den Wareneingang der Charge: Lieferant, Lieferschein, Datum, Menge, Liefercharge und Haltbarkeits- oder Verbrauchsdatum. Prüfen Sie, ob derselbe Lieferposten weitere Chargen geliefert hat, die noch im Bestand oder schon ausgeliefert sind; sie gehören in die Prüfung. Nach der gemeinsamen Empfehlung von Bund und Ländern verlangt Artikel 18 keine Verbindung zwischen eingehender und ausgehender Ware und keine Buchführung über die Auflösung von Chargen; ein chargenbezogenes System grenzt den Rückrufumfang aber ein. Bei Ware tierischen Ursprungs stellen Sie die acht Angaben der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011 bereit; die Verordnung gilt nicht für Lebensmittel, die sowohl Erzeugnisse pflanzlichen Ursprungs als auch Verarbeitungserzeugnisse tierischen Ursprungs enthalten (Artikel 2 Absatz 2). Das Buchen abweichender Wareneingänge beschreibt Wareneingang buchen.
Schritt 4: Ein Schritt vor: Auslieferungen auflisten
Listen Sie alle Warenausgänge mit dieser Charge auf: Lieferschein, Rechnungsnummer, Kunde, Lieferanschrift, Datum, Menge, Einheit. Grenzen Sie den Zeitraum ab dem Wareneingang der Charge bis heute ein und gleichen Sie die Zahl der Positionen mit der Zahl der Lieferscheine in der Ablage ab. Eine Position ist zugeordnet, wenn Charge oder eine eindeutig identifizierende Nummer sie mit der Sendung verbindet; die gemeinsame Empfehlung von Bund und Ländern lässt dafür eine Lieferscheinnummer zu, wenn sie die Ware eindeutig identifiziert (Abschnitt 4.5). Rechnungsbelege allein tragen nicht, weil Erzeugnisse zwischengelagert werden können.
Schritt 5: Kundenliste nach Kontaktweg trennen
Trennen Sie gewerbliche Abnehmer von Abgaben an Endverbraucher, die nicht namentlich erfasst sind. Gewerbliche Abnehmer erreichen Sie über Bestellung, Lieferschein oder die vereinbarte Kontaktperson. Für Theke, Marktstand und Direktverkauf gibt es keine Kundenliste; dort tragen die öffentliche Warnung und in Deutschland die Veröffentlichung auf lebensmittelwarnung.de die Information. Inhalt und Reichweite der Warnung stimmen Sie mit der Behörde ab.
Schritt 6: Behörde informieren und Export bereitstellen
Melden Sie den Fall der zuständigen Behörde und schildern Sie Produkt, Charge, Mengen, Lieferwege und Ihre Maßnahmen. Betrifft die Ware ein Verkehrsverbot nach Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002, gehören in die Meldung nach § 44 Abs. 4 LFGB Ihr Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift des Lieferanten, das Datum der Anlieferung sowie getroffene oder beabsichtigte Maßnahmen; für Lebensmittel pflanzlicher Herkunft entfällt das, wenn Sie sie unschädlich beseitigt oder so behandelt haben, dass sie dem Verbot nicht mehr unterliegen. Halten Sie die Rückverfolgbarkeitsdaten als Export bereit, in Deutschland so, dass die Behörde sie spätestens 24 Stunden nach ihrer Aufforderung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format elektronisch erhält; Ausnahmen im Einzelfall wegen unbilliger Härten kann die Behörde zulassen (§ 44 Abs. 3 Sätze 2 und 3 LFGB). Die gemeinsame Empfehlung von Bund und Ländern nennt dafür Tabellen wie xlsx oder csv.
Schritt 7: Rückläufe nachhalten und Protokoll schließen
Erfassen Sie jede Rücklieferung mit Kunde, Menge und Datum und gleichen Sie die Summe mit der ausgelieferten Menge ab. Bilden Sie die Rücklaufquote aus beiden Mengen in derselben Einheit. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: 480 kg ausgeliefert, 462 kg zurückgenommen; Rücklaufquote = 462 kg ÷ 480 kg × 100 = 96,25 Prozent. Schließen Sie den Fall erst, wenn die Restmenge begründet und die Behörde informiert ist.
Zeitvorgaben für den Testlauf
Die Zielwerte sind redaktionelle Annahmen für einen Testlauf, keine gesetzlichen Fristen. Gesetzlich gilt in Deutschland und Österreich für die Maßnahmen nach Artikel 19 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 das Wort „unverzüglich“; in Deutschland kommt die Frist von 24 Stunden nach Aufforderung der Behörde hinzu (§ 44 Abs. 3 Satz 2 LFGB).
| Schritt | Zielwert | gemessen ab | Endzustand |
|---|---|---|---|
| 1 Fall und Sperre | 15 Minuten | Eingang der Meldung | Charge ist gesperrt |
| 2 Bestand | 30 Minuten | Sperre | Bestandsliste je Lagerort |
| 3 Wareneingang und Vorlieferant | 30 Minuten | Sperre | Lieferant und Liefercharge belegt |
| 4 Auslieferungen | 60 Minuten | Sperre | Auslieferungsliste mit Beleg und Menge |
| 5 Kundenliste und Kontaktwege | 60 Minuten | Auslieferungsliste | Kundenliste nach Kontaktweg getrennt |
| 6 Behördenmeldung und Export | am selben Arbeitstag | Kenntnis des Falls | Behörde informiert, Export bereit |
| 7 Rückläufe und Protokoll | laufend, Abschluss im Beispiel nach zehn Arbeitstagen | Beginn der Rücknahme | Restmenge begründet, Protokoll gezeichnet |
Rückruf-Testlauf: so üben Sie mit der Stoppuhr
- Wählen Sie eine in den letzten 30 Tagen ausgelieferte Charge und behandeln Sie sie als Ernstfall.
- Starten Sie die Uhr und arbeiten Sie die Schritte 1 bis 7 durch, ohne Kunden zu informieren.
- Notieren Sie je Schritt die gemessene Zeit und jede Lücke: fehlende Charge an einer Ausgangsposition, fehlende Anschrift, fehlender Lieferant.
- Vergleichen Sie die Positionen aus dem ERP mit den Lieferscheinen in der Ablage.
- Schließen Sie die Lücken in Stammdaten und Buchungsregel und wiederholen Sie den Testlauf, bis die Liste vollständig ist.
Die Wiederholung nach jedem Systemwechsel, nach jeder Änderung an der Chargenführung und in einem festen Intervall gehört in die Arbeitsanweisung; im Beispiel jährlich.
Datenfelder, die die Kette tragen
Diese Felder brauchen Sie in einer Abfrage beieinander, sonst wird aus dem Rückruf eine Handsuche. Die Charge und Seriennummer sind zwei verschiedene Merkmale; hier zählt die Charge.
| Feld | wo es steht | wofür |
|---|---|---|
| Chargennummer | Wareneingangsposition, Lagerbewegung, Lieferschein, Etikett | verbindet Wareneingang und Auslieferung |
| Lieferant mit Name und Anschrift | Kreditorenstamm, Wareneingangsbeleg | ein Schritt zurück |
| Kunde mit Name und Anschrift | Debitorenstamm, Auftrag, Lieferschein | ein Schritt vor |
| Menge und Einheit | Belegposition | Umfang des Rückrufs |
| Datum und Uhrzeit von Wareneingang und Warenausgang | Beleg, Journal | Prüfzeitraum |
| Herstellercharge und Haltbarkeits- oder Verbrauchsdatum | Chargenstamm | Eingrenzung beim Vorlieferanten |
| acht Sendungsangaben bei Ware tierischen Ursprungs | Versandpapiere, Lieferschein | Art. 3 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011; ausgenommen sind Lebensmittel, die sowohl Erzeugnisse pflanzlichen Ursprungs als auch Verarbeitungserzeugnisse tierischen Ursprungs enthalten (Art. 2 Abs. 2) |
Das Haltbarkeits- und das Verbrauchsdatum sind nicht dasselbe Merkmal; die Abgrenzung steht im Artikel MHD und Verbrauchsdatum im ERP.
Rückrufprotokoll: Vorlage zum Ausfüllen
Das Protokoll hält fest, was wann mit welcher Begründung geschehen ist; es ist zugleich der Nachweis gegenüber der Behörde. Die Einträge unten sind erfundene Beispieldaten.
| Feld | Beispieleintrag |
|---|---|
| Fallnummer | R-2026-014 |
| Eingang der Meldung | 12. Oktober 2026, 7:40 Uhr, Laborbefund |
| Produkt und Charge | Joghurt 500 g, Charge L-2609-B |
| Grund | Fremdkörperverdacht, Gesundheitsgefährdung nicht ausgeschlossen |
| Vorlieferant und Lieferschein | Molkerei Muster, Charge 2609-B, Lieferschein 88-4412 |
| Wareneingang | 6. Oktober 2026, 600 kg |
| in Verkehr gebrachte Menge | 480 kg |
| gesperrter Bestand | 120 kg an zwei Lagerorten |
| betroffene Abnehmer | 14 gewerbliche Abnehmer aus 17 Lieferungen |
| Behörde informiert | 12. Oktober 2026, 9:10 Uhr, telefonisch und schriftlich |
| Verbraucherinformation | Warnung am 12. Oktober 2026 veröffentlicht |
| Maßnahmen | Rücknahmeanordnung, Sammeltransport, Gutschrift |
| Rücklauf bis 22. Oktober 2026 | 462 kg, Rücklaufquote 96,25 Prozent |
| Restmenge | 18 kg, nicht erreichbar, an Behörde gemeldet |
| Zeichnung | Name, Funktion, Datum |
| Abschluss | geschlossen, Behörde am 23. Oktober 2026 informiert |
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | mögliche Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Kundenliste kürzer als die Ablage | Warenausgänge ohne Chargenbezug gebucht | Handverkauf und Direktlieferungen getrennt prüfen, Buchungsregel ergänzen |
| Lieferung erscheint doppelt | Charge steht auf mehreren Positionen eines Belegs | Positionen je Beleg zusammenfassen, Mengen vorher abgleichen |
| Export enthält nur Freitext | Chargenfelder sind nicht strukturiert geführt | Felder für Charge, Liefercharge und Datum anlegen, Export üben |
| Vorlieferant nennt keine Charge | Chargenbezug fehlt im Wareneingang | Charge aus dem Lieferschein übernehmen und nachfordern |
| Behörde fordert ein anderes Format | Format nicht abgestimmt | Format vorab klären und den Export danach einrichten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Rechtsberatung, wenn die Behörde eine Maßnahme anordnet oder Haftungs- und Versicherungsfragen zu klären sind. Für die Kontaktaufnahme über Kundendaten, etwa aus einer Kundenkarte, klären Sie die Zulässigkeit mit Ihrer Datenschutzbeauftragten. Zeigt der Testlauf, dass sich eine Charge nicht bis zum Kunden verfolgen lässt, gehört zuerst die Chargenführung im ERP in Ordnung.