Seriennummern verwalten: Garantie, Service und Rückruf

Wer ein Gerät später einem Kunden, einem Kaufdatum und einer Fehlerursache zuordnen will, braucht eine Nummer, die am einzelnen Stück hängt. Die Artikelnummer allein zeigt nur, wie viele Stück verkauft wurden. Dieser Artikel ordnet, welcher Artikel welche Kennung braucht und an welchen Buchungspunkten das ERP sie erfasst.

Was eine Kennnummer leisten muss

Drei Kennungen sind auseinanderzuhalten. Die Typenbezeichnung benennt das Modell, die Chargen- oder Losnummer eine Produktionscharge, die Seriennummer ein einzelnes Stück. Welche Sie brauchen, entscheidet die Frage, die Sie später beantworten müssen: Ein Rückruf betrifft ein Los oder ein Stück, eine Gewährleistungsprüfung und eine Reparatur das Stück beim Kunden.

Die Fertigung weiß, aus welcher Produktion ein Stück stammt, der Verkaufsbeleg zeigt den Kunden, die Bestandsführung die Zugehörigkeit zu einem Los. Haltbarkeit und Verbrauchsmaterial kommen mit der Charge aus (Charge und Seriennummer); ein Massenartikel ohne Sicherheitsbezug und ohne Garantie je Stück braucht keine eigene Kennung.

Seriennummer, Charge oder keine Kennzeichnung?

Die Tabelle ordnet die Entscheidung nach Risiko und Gewährleistungsbezug; die Erfassungspunkte stehen in der Spalte daneben.

Fall	Produkt und Risiko	Kennzeichnung	Erfassungspunkte	Wofür Sie sie brauchen
1	Sicherheitsrelevantes Verbraucherprodukt aus der EU, Rückruf möglich (Akkuwerkzeug, Netzteil, Kinderprodukt)	Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes für Verbraucher leicht erkennbares und lesbares Identifizierungselement, angebracht vom Hersteller (Art. 9 Abs. 5 GPSR); richtlinienkonforme Produkte, die unter die Richtlinie 2001/95/EG fallen und vor dem 13. Dezember 2024 in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiter bereitgestellt werden (Art. 51 GPSR); gilt nicht, soweit für das Produkt spezifische Anforderungen der EU-Harmonisierungsrechtsvorschriften bestehen (Art. 2 Abs. 1 Unterabsatz 3 Buchst. b GPSR) – dann gilt die jeweilige Rechtsvorschrift	Wareneingang, Verkauf, Service, Rücknahme	Rückruf einzelner Stücke, Korrekturmaßnahmen (Art. 9 Abs. 8 GPSR)
2	Medizinprodukt für den EU-Markt, implantierbar Klasse III oder nach Art. 27 Abs. 11 Buchst. a MDR benannt, keine Sonderanfertigung und kein Prüfprodukt (Art. 27 Abs. 1 MDR)	UDI je Produktionseinheit (Art. 27 Abs. 1 Buchst. a Ziff. ii MDR)	Wareneingang, Abgabe an Kunden oder Einrichtung	Speicherpflicht der Wirtschaftsakteure (Art. 27 Abs. 8 MDR)
3	Hochpreisiges Gerät mit Service- und Kulanzversprechen (Maschine, Messgerät)	Seriennummer je Stück	Wareneingang, Auslieferung, Serviceauftrag	Gerätehistorie, Gewährleistungsbeginn
4	Verbrauchsmaterial mit Haltbarkeit (Lebensmittel, Kosmetik, Klebstoff)	Charge und Haltbarkeitsdatum	Wareneingang, Kommissionierung	Rückverfolgung, FEFO-Entnahme
5	Massenartikel ohne Sicherheitsbezug und ohne Garantie je Stück (Schrauben, Büromaterial)	keine Einzelkennung, nur Artikelnummer	Wareneingang, Verkauf	Gewährleistung über Rechnung und Lieferschein
6	Ersatzteil, das in ein fremdes Gerät eingebaut wird (Steuergerät, Pumpe)	Seriennummer des Teils, verknüpft mit der Baugruppe	Serviceauftrag, Fertigung, Wareneingang	Rückruf des Teils trifft die Geräte, in denen es steckt

Vier Grenzen: Die Kennzeichnungspflicht nach Art. 9 Abs. 5 GPSR trifft den Hersteller, nicht den Händler. Sie erfasst nur Verbraucherprodukte im Sinne des Art. 3 Nr. 1 GPSR. Und für Produkte, die spezifischen Anforderungen der Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union unterliegen, gilt sie nicht (Art. 2 Abs. 1 Unterabsatz 3 Buchst. b GPSR); Art. 2 Abs. 2 GPSR nimmt weitere Produkte aus, etwa Arznei- und Lebensmittel, Futtermittel und Antiquitäten. Für Produkte, die unter die Richtlinie 2001/95/EG fallen, mit ihr konform sind und vor dem 13. Dezember 2024 in Verkehr gebracht wurden, dürfen die Mitgliedstaaten das Bereitstellen auf dem Markt nicht behindern (Art. 51 GPSR).

Wo die Nummer im ERP gebucht wird

Erfassen Sie die Nummer am frühesten Buchungspunkt; wird sie erst am letzten erfasst, lässt sich der Lagerbestand bei einem Rückruf nicht mehr über die Nummer eingrenzen, sondern nur über andere Merkmale wie Los, Lieferung oder Belegdatum.

Buchungspunkt	Was erfasst wird	Wofür es dient
Wareneingang mit Lieferschein oder Packliste	Seriennummern je Position; bei Ware mit Haltbarkeit Charge und Datum	stückgenauer Bestand, Rückruf aus der Eingangslieferung
Fertigung und Endkontrolle	Nummer am Fertigungsauftrag, verbaute Komponenten	Vorwärts- und Rückwärtsverfolgung
Kommissionierung und Versand	Abgang mit Nummer auf dem Lieferschein	Nachweis, welches Stück das Haus verließ
Verkaufsbeleg und Rechnung	Nummer in der Position, Kunde und Lieferdatum am Vorgang	Gewährleistungsbeginn, Kundenliste für den Rückruf
Service und Reparatur	Gerätenummer am Serviceauftrag, getauschte Teile	Historie je Gerät
Retoure und Gutschrift	Nummer prüfen, Wiedereinlagerung oder Sperrlager	keine fremden Geräte im Bestand
Rückruf und Sperre	Nummernbereich sperren, Kunden aus den Verkaufsbelegen ziehen	Rückruf vollständig und schnell

Zwei Punkte halten die Kette zusammen: Die Nummer muss eindeutig sein und an der Position stehen, nicht in einem Notizfeld.

Wer die Nummer anbringen und prüfen muss

Nimmt ein Hersteller ein Verbraucherprodukt in der Europäischen Union in Verkehr – ein Produkt, das für Verbraucher bestimmt ist oder unter vernünftigerweise vorhersehbaren Bedingungen wahrscheinlich von ihnen benutzt wird (Art. 3 Nr. 1 GPSR) –, muss es eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes für Verbraucher leicht erkennbares und lesbares Identifizierungselement tragen; ist das wegen Größe oder Art des Produkts nicht möglich, gehören die Angaben auf die Verpackung oder in eine beigefügte Unterlage (Art. 9 Abs. 5 der Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit, GPSR). Die Verordnung gilt seit 13. Dezember 2024 (Art. 52 Satz 2 GPSR) und nicht für die in Art. 2 Abs. 2 GPSR genannten Produkte, etwa Human- und Tierarzneimittel, Lebensmittel, Futtermittel, Pflanzenschutzmittel und Antiquitäten. Für Produkte, die unter die Richtlinie 2001/95/EG fallen, mit ihr konform sind und vor dem 13. Dezember 2024 in Verkehr gebracht wurden, dürfen die Mitgliedstaaten das Bereitstellen auf dem Markt nicht behindern (Art. 51 GPSR); richtlinienkonforme Altware darf damit weiter bereitgestellt werden, ohne die Kennzeichnung nach Art. 9 Abs. 5 GPSR zu tragen.

Ein Händler in Deutschland und Österreich muss sich vor dem Bereitstellen vergewissern, dass der Hersteller diese Angabe sowie Name und Anschrift angebracht hat, soweit die Anforderungen anwendbar sind (Art. 12 Abs. 1 GPSR). Hat er Grund zur Annahme, dass ein Produkt nicht konform ist, darf er es nicht auf dem Markt bereitstellen, es sei denn, die Konformität des Produkts wurde hergestellt (Art. 12 Abs. 3 GPSR). Hat er Grund zur Annahme, dass ein von ihm bereits auf dem Markt bereitgestelltes Produkt gefährlich oder nicht konform ist, unterrichtet er unverzüglich Hersteller oder Einführer, stellt die erforderlichen Korrekturmaßnahmen sicher und informiert unverzüglich die Marktüberwachungsbehörden der Mitgliedstaaten über das Safety-Business-Gateway; dabei gibt er die ihm vorliegenden Informationen über das Risiko, die Zahl der betroffenen Produkte und bereits ergriffene Korrekturmaßnahmen an (Art. 12 Abs. 4 GPSR).

Für Produkte, die spezifischen Anforderungen der Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union unterliegen, gilt Art. 9 Abs. 5 GPSR nicht (Art. 2 Abs. 1 Unterabsatz 3 Buchst. b GPSR). Für Medizinprodukte gilt stattdessen die Verordnung (EU) 2017/745 (MDR, seit 26. Mai 2021; Art. 123 Abs. 2 MDR in der Fassung der Verordnung (EU) 2020/561): Wirtschaftsakteure, nach Art. 2 Nr. 35 MDR auch Händler, speichern die UDI der Produkte, die sie abgegeben oder bezogen haben, sofern diese zu den implantierbaren Produkten der Klasse III gehören oder von einer Maßnahme nach Art. 27 Abs. 11 Buchst. a MDR erfasst werden (Art. 27 Abs. 8 MDR); Sonderanfertigungen und Prüfprodukte nimmt das UDI-System aus (Art. 27 Abs. 1 MDR).

In der Schweiz gilt die GPSR nicht. Für Produkte, die für Konsumenten bestimmt sind oder unter vernünftigerweise vorhersehbaren Bedingungen auch von ihnen benutzt werden könnten (Art. 8 Abs. 1 PrSG), müssen Hersteller und Importeure das Produkt nach Art. 8 Abs. 2 Buchst. c des Bundesgesetzes über die Produktesicherheit (PrSG, in Kraft seit 1. Juli 2010) rückverfolgen können; der Händler wirkt an der Überwachung mit (Art. 8 Abs. 4 PrSG). Bei festgestellter Gefahr meldet der Inverkehrbringer dem Vollzugsorgan alle Angaben zur genauen Identifizierung und, außer bei direkter Abgabe an Verwender, an wen er geliefert hat (Art. 8 Abs. 5 PrSG). Ein Schweizer Betrieb, der sein Angebot auf Verbraucher in der EU richtet, fällt nach Art. 4 GPSR darunter.

Wann die Gewährleistung läuft

Die Fristen hängen am Datum der Übergabe oder Ablieferung, nicht am Rechnungsdatum.

In Deutschland verjähren die Ansprüche aus § 437 Nr. 1 und 3 BGB bei beweglichen Sachen zwei Jahre nach der Ablieferung (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BGB); fünf Jahre beträgt die Frist bei einem Bauwerk und bei einer Sache, die entsprechend ihrer üblichen Verwendungsweise für ein Bauwerk verwendet worden ist und dessen Mangelhaftigkeit verursacht hat (§ 438 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 BGB). Die Beweislastumkehr des § 477 BGB gilt nur im Verbrauchsgüterkauf, also wenn ein Verbraucher von einem Unternehmer kauft (§ 474 Abs. 1 BGB): Zeigt sich innerhalb eines Jahres seit Gefahrübergang ein Mangel, wird vermutet, dass die Ware schon bei Gefahrübergang mangelhaft war, es sei denn, diese Vermutung ist mit der Art der Ware oder des Mangels unvereinbar; beim Kauf eines lebenden Tieres gilt die Vermutung sechs Monate (§ 477 Abs. 1 BGB). Zwischen Unternehmern gilt sie nicht.

In Österreich leistet bei Verbrauchergeschäften der Unternehmer Gewähr für jeden Mangel, der bei Übergabe vorliegt und innerhalb von zwei Jahren hervorkommt (§ 10 Abs. 1 VGG); das Gesetz gilt für den Kauf beweglicher körperlicher Sachen (§ 1 Abs. 1 Z 1 VGG). Kommt es nach § 12 Abs. 2 VGG zu einer Verbesserung, verlängert sich die Frist einmal um ein Jahr; das gilt für Verträge, die nach dem 30. September 2026 geschlossen werden (§ 10 Abs. 2a, § 29 Abs. 4 VGG). Bei gebrauchten Waren kann die Frist vertraglich auf ein Jahr verkürzt werden, sofern dies im Einzelnen ausgehandelt wird; bei Kraftfahrzeugen ist die Verkürzung nur wirksam, wenn seit dem Tag der ersten Zulassung mehr als ein Jahr verstrichen ist (§ 10 Abs. 4 VGG). Im Übrigen, etwa zwischen Unternehmern, und bei unbeweglichen Sachen gilt § 933 Abs. 1 ABGB mit zwei Jahren für bewegliche und drei Jahren für unbewegliche Sachen; von der Gewährleistungsfrist ist die Verjährung zu unterscheiden, die bei Sachmängeln drei Monate nach Ablauf der Gewährleistungsfrist endet; bei Rechtsmängeln tritt die Verjährung zwei Jahre, bei einer unbeweglichen Sache drei Jahre nach dem Zeitpunkt ein, zu dem der Mangel dem Übernehmer bekannt wird (§ 933 Abs. 1 und 3 ABGB, in der Fassung BGBl. I Nr. 175/2021, in Kraft seit 1. Januar 2022).

In der Schweiz verjähren Gewährleistungsklagen zwei Jahre nach der Ablieferung (Art. 210 Abs. 1 OR, in Kraft seit 1. Januar 2013); fünf Jahre beträgt die Frist, soweit Mängel einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist, die Mangelhaftigkeit des Werkes verursacht haben (Art. 210 Abs. 2 OR). Eine Verjährungsverkürzung ist ungültig, wenn sie unter zwei Jahre geht – bei gebrauchten Sachen unter ein Jahr –, die Sache für den persönlichen oder familiären Gebrauch des Käufers bestimmt ist und der Verkäufer gewerblich handelt (Art. 210 Abs. 4 OR). Der Käufer muss Mängel nach der Prüfung sofort anzeigen, später entdeckte sofort nach der Entdeckung; sonst gilt die Sache als genehmigt (Art. 201 Abs. 1 bis 3 OR). Für Mängel an Sachen, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert wurden und die Mangelhaftigkeit des Werks verursacht haben, gilt seit 1. Januar 2026 eine Anzeigefrist von 60 Tagen; bei der übungsgemässen Untersuchung nicht erkennbare Mängel sind innert 60 Tagen nach ihrer Entdeckung anzuzeigen, und die Vereinbarung kürzerer Fristen ist unwirksam (Art. 201 Abs. 4 OR).

Sind Nummer, Kunde und Lieferdatum einander zugeordnet, lässt sich bei einer Reklamation leichter nachweisen, wann ein Stück übergeben wurde und ob sie in die Frist fällt; die Fristen knüpfen an Übergabe oder Ablieferung an, eine Seriennummer ist dafür keine Voraussetzung (§ 438 Abs. 2 BGB).

Soweit eine Nummernliste auf aufbewahrungspflichtigen Unterlagen steht, gelten in Deutschland die Fristen des § 147 Abs. 3 AO für die Unterlagenarten des § 147 Abs. 1 AO: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen sowie die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4a AO, acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO), sechs Jahre für die sonstigen in § 147 Abs. 1 AO aufgeführten Unterlagen, also empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind; der Fristbeginn steht in § 147 Abs. 4 AO. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Für Steuerpflichtige, die Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b des Kreditwesengesetzes einschließlich Zweigstellen nach § 53 des Kreditwesengesetzes sind, der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegen oder Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Abs. 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes sind, ist § 147 Abs. 3 Satz 1 AO nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung anzuwenden; die achtjährige Frist für Buchungsbelege gilt für sie nicht.

Ein Rückruf mit erfundenen Zahlen

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Händler hat 400 Ladegeräte in zwei Lieferungen zu je 200 Stück bezogen, jedes mit Seriennummer im Wareneingang; 320 sind verkauft, 80 liegen im Lager. Der Hersteller ruft 300 Stück mit den Seriennummern 0101 bis 0400 zurück.

Position	Stück	Vorgehen aus den ERP-Daten
Los laut Hersteller (0101 bis 0400)	300	Nummernbereich abfragen, Bestand sperren, Verkaufsbelege selektieren
davon im Lager	60	Sperrlager, Rücklieferung an den Hersteller
davon verkauft	240	Kunden anschreiben, Austausch oder Erstattung anbieten
nicht betroffene Stücke	100 (20 im Lager, 80 verkauft)	unverändert im Verkauf

Unterstellt: Ohne Seriennummern fehlte auch die Zuordnung zu einer Lieferung; dann wären alle 400 Stücke zu sperren und alle 320 Käufer anzuschreiben, also 100 Stücke und 80 Anschreiben mehr. Für Export und Zuordnung nehmen wir je 100 Nummern 15 Minuten an (Annahme, keine Messung): 240 ÷ 100 × 15 = 36 Minuten. Soweit die GPSR gilt, muss die Rückrufanzeige die Chargen- oder Seriennummer und gegebenenfalls eine grafische Darstellung nennen, wo diese auf dem Produkt zu finden sind (Art. 36 Abs. 2 Buchst. b Ziff. ii GPSR).

Typische Fehler

• Die Nummer wird erst beim Verkauf erfasst: Bei einem Rückruf lässt sich der Lagerbestand dann nicht über die Nummer eingrenzen, sondern nur über andere Merkmale wie Los oder Lieferung.
• Die Nummer steht in einem Notizfeld: Prüfen Sie, ob das Feld für Auswertungen nutzbar ist und sich gegen den Lieferschein abgleichen lässt.
• Charge und Seriennummer werden gleich behandelt: Eine Charge für 100 Stück belegt nicht, welches Stück bei welchem Kunden steht.
• Das Lieferdatum hängt nur an der Rechnung: Die Frist beginnt mit der Übergabe oder Ablieferung, nicht mit der Rechnungsstellung.
• Die Retoure wird ohne Nummernprüfung eingebucht: Ein fremdes Gerät landet im Bestand.

So gehen Sie vor

1. Teilen Sie Ihr Sortiment nach der Tabelle in die Fälle 1 bis 6 ein, halten Sie die Einteilung im Artikelstamm fest und legen Sie je Artikel das Feld fest, das die Nummer aufnimmt.
2. Machen Sie dieses Feld für die markierten Artikel zur Pflichteingabe in Wareneingang und Verkaufsbeleg.
3. Erfassen Sie die Nummer beim Wareneingang aus Lieferschein oder Packliste, prüfen Sie die Eindeutigkeit gegen den Bestand und verknüpfen Sie die verkaufte Nummer mit Kunde und Lieferdatum; prüfen Sie die Auswertung an zehn Verkäufen.
4. Testen Sie einen Rückruf trocken: Nummernbereich sperren, Kundenliste ziehen, Zeit und Vollständigkeit messen (Bestandsgenauigkeit messen).
5. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob und wie lange die Nummernliste als Buchungsbeleg oder Aufzeichnung aufzubewahren ist (§ 147 Abs. 1, 3 und 4 AO für Deutschland); für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Unternehmen unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO die am 31. Dezember 2024 geltende Fassung des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.

Für Ware mit Haltbarkeit gehört die Charge dazu (Chargenverwaltung einrichten), für Retouren der Ablauf (Retourenprozess im ERP), für Lebensmittel die Pflichtenlage (Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln).