Retourenprozess im ERP aufsetzen: Von der RMA bis zur Gutschrift

Ein ERP bildet eine Rücksendung in zwei Schichten ab: als Mengen- und Lagerbewegung und als Wert- und Steuerbewegung. Die RMA (Return Merchandise Authorization) ist eine Nummer, die beide Schichten zusammenhält. Nach den GoBD müssen die Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmale aus dem Beleg bei der Aufzeichnung oder Verbuchung in die Bücher übernommen werden, und die Zuordnung zwischen Beleg und Buchung muss in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 72 und 73); als Zuordnungsmerkmale nennt die Rz. 71 etwa Index, Paginiernummer oder Dokumenten-ID. Eine RMA-Nummer ist dafür der einfachste Weg; ein anderes eindeutiges Zuordnungsmerkmal erfüllt dieselbe Anforderung. Den Zeitpunkt der Steuerberichtigung setzt die RMA nicht: Er folgt dem Recht des Landes.

Was Sie vorab brauchen

• eine Auswahlliste der Rückgabegründe (Widerruf, Reklamation, Falschlieferung, Transportschaden, Kulanz) mit je einem Zuständigen
• die fünf Statuswerte mit ihrem Lagerort und der Buchungsart (Tabelle unten)
• den Berichtigungszeitpunkt Ihres Landes und den Vorgang, der ihn auslöst: Änderung der Bemessungsgrundlage, Verbuchung oder Rückgewähr des erstatteten Entgelts; ohne Entgeltminderung oder Rückabwicklung gibt es nichts zu berichtigen
• einen eigenen Lagerort Retoureneingang, der nicht als verfügbar gilt
• Prüfregeln je Warengruppe: Zustand, Menge, Zubehör, Verpackung, Hygienegrenze und Frist bis zum Entscheid
• den Geldweg: Verrechnung mit dem offenen Posten, Erstattung auf das ursprüngliche Zahlungsmittel oder Auszahlung
• Erlöskonten, Steuerschlüssel und einen eigenen Nummernkreis für Gutschriften
• die Berechtigten: wer über wiedereinlagerbar oder defekt entscheidet und wer die Gutschrift freigibt
• die Kennzahlen: Retourenquote je Artikel und Grund, Verweildauer je Status, Wert im Retoureneingang

Welche Fristen und Kosten für die Rücksendung gelten, steht im Recht des jeweiligen Landes und ist dort beschrieben: für Widerruf und Retoure in Deutschland, für den Rücktritt in Österreich und für Retouren in der Schweiz.

Die fünf Status und ihre Buchungswirkung

Die Statuswerte sind eine redaktionelle Empfehlung dieser Anleitung. Der Ablauf dahinter ist für jeden Rückgabegrund derselbe: annehmen, prüfen, entscheiden, den Lagerbestand bewegen. Eine Buchung auf Erlös und Umsatzsteuer folgt nur, wenn die Rücksendung das Entgelt mindert oder die Lieferung rückgängig macht. Das ERP braucht an jedem Status eine feste Wirkung auf Lagerort, Erlöskonto und Steuerschlüssel; ein freies Textfeld ersetzt keinen Status. Der Status ist ein Ablauf- und Freigabemerkmal und kein steuerlicher Zeitpunkt: Wann die Umsatzsteuer berichtigt wird, entscheidet das Recht des Landes (nächste Tabelle).

Status	Auslöser im ERP	Lager	Erlös und Forderung	Umsatzsteuer
1 RMA angelegt	Die Kundschaft meldet die Rücksendung an, das ERP vergibt die RMA-Nummer	Keine Buchung; der Bestand bleibt unverändert, solange die Ware nicht angenommen ist	Die Forderung aus der Ursprungsrechnung bleibt offen; sie wird für den Mahnlauf gesperrt	Keine Berichtigung; solange sich die Bemessungsgrundlage nicht ändert, gilt die Ursprungsrechnung weiter
2 Eingegangen	Die Sendung ist im Wareneingang erfasst	Zugang im Lagerort Retoureneingang, getrennt vom verfügbaren Bestand	Keine Änderung	Keine Berichtigung, solange sich die Bemessungsgrundlage nicht ändert
3 Geprüft	Artikel, Menge, Zustand und Zubehör sind gegen die RMA-Zeile geprüft, das Ergebnis steht als Feld	Ware bleibt im Retoureneingang bis zum Entscheid	Rechnerisch steht fest, welcher Betrag erstattet und welcher Teil einbehalten wird	Der Steuerschlüssel der späteren Gutschrift folgt der Ursprungsposition; dieser Status löst keine Berichtigung aus
4 Wiedereinlagerbar	Entscheid: Die Ware ist verkaufsfähig	Umbuchung vom Retoureneingang in den verfügbaren Bestand zum Einstandspreis	Erlösschmälerung in Höhe des erstatteten Entgelts; offener Posten mindern oder auszahlen	Berichtigung in Höhe der Entgeltminderung nach dem Recht des Landes; in Deutschland setzt sie bei bereits vereinnahmtem Entgelt dessen Rückgewähr voraus
5 Defekt oder Ausschuss	Entscheid: Die Ware ist nicht verkaufsfähig (Bruch, Verschleiß, fehlende Teile, Hygienegrenze)	Abgang aus dem Retoureneingang auf ein Ausschuss- oder Nacharbeitsobjekt, oder Rücksendung an den Lieferanten	Erlösschmälerung nur in Höhe des erstatteten Betrages; ein einbehaltener Teil, der verbleibendes Leistungsentgelt ist, bleibt Entgelt und wird deshalb nicht berichtigt	Berichtigung nur in Höhe des tatsächlich geminderten Entgelts; ob ein Einbehalt verbleibendes Entgelt oder Schadenersatz ist, entscheidet über seine Behandlung

Status 3 ist kein Wartestatus, sondern der Punkt, an dem Erstattung, Erlöskonto und Steuerschlüssel festgelegt werden. Erst danach wissen Lagerort und Buchhaltung, was zu tun ist. Der Übergang nach Status 4 oder 5 dokumentiert den Entscheid und die Lagerbewegung; den Zeitpunkt der Steuerberichtigung bestimmt er nicht.

Berichtigung der Umsatzsteuer nach Land

Eine Rücksendung mindert das Entgelt nur, wenn sie mit einer Entgeltminderung oder einer Rückabwicklung verbunden ist. Wird die Ware zur Reparatur oder im Rahmen der Nacherfüllung zurückgeschickt und bleibt das Entgelt unverändert, fehlt es an einer Änderung der Bemessungsgrundlage und es gibt nichts zu berichtigen: Deutschland setzt in § 17 UStG eine geänderte Bemessungsgrundlage (Abs. 1) oder eine rückgängig gemachte Lieferung (Abs. 2 Nr. 3) voraus, Österreich in § 16 Abs. 1 UStG 1994 eine Änderung des Entgeltes, die Schweiz in Art. 41 MWSTG eine Korrektur des Entgelts. Wann und auf welcher Grundlage die Steuer berichtigt wird, regelt jedes Land selbst; die drei Regelungen greifen zu unterschiedlichen Zeitpunkten, und keine von ihnen folgt dem internen Retourenstatus.

Land	Rechtsgrundlage	Zeitpunkt der Berichtigung	Was berichtigt wird
Deutschland	§ 17 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 3 UStG	Besteuerungszeitraum, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG); bei bereits vereinnahmtem Entgelt der Zeitraum der Rückgewähr (BFH, Urteil vom 2. September 2010 - V R 34/09)	Der geschuldete Steuerbetrag des leistenden Unternehmers und der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger (§ 17 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStG); als rückgängig gemachte Lieferung gilt Absatz 1 sinngemäß (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG)
Österreich	§ 16 Abs. 1 und Abs. 3 Z 3 UStG 1994	Veranlagungszeitraum, in dem die Änderung des Entgeltes eingetreten ist (§ 16 Abs. 1 UStG 1994)	Steuerbetrag des Unternehmers und in Anspruch genommener Vorsteuerabzug des Abnehmers; Absatz 1 gilt sinngemäß, wenn eine Lieferung rückgängig gemacht worden ist (§ 16 Abs. 3 Z 3 UStG 1994)
Schweiz	Art. 41 Abs. 1 und Abs. 2 MWSTG	Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt beziehungsweise bezahlt wird	Anpassung der Umsatzsteuerschuld beim korrigierten Entgelt des Leistungsempfängers (Abs. 1) und Anpassung des Vorsteuerabzugs beim korrigierten Aufwand (Abs. 2)

Für Deutschland kommt eine Besonderheit hinzu: Ist das Entgelt bereits vereinnahmt, mindert die bloße Vereinbarung einer Entgeltsminderung die Bemessungsgrundlage nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht. Die Bemessungsgrundlage ändert sich erst mit der tatsächlichen Rückgewähr des vereinnahmten Entgelts, und die Berichtigung ist für den Besteuerungszeitraum der Rückgewähr vorzunehmen (BFH, Urteil vom 2. September 2010 - V R 34/09, Leitsätze 1 und 2 sowie Gründe II.2 und II.3). Das Urteil betrifft § 17 Abs. 1 UStG und die Fälle des § 17 Abs. 2 Nr. 2 und Nr. 3 UStG.

Für Deutschland und Österreich kommt eine zweite Regel dazu, wenn Entgelte für unterschiedlich besteuerte Leistungen eines Zeitraums gemeinsam geändert werden, etwa durch einen Jahresbonus: Dann muss der Beleg zeigen, wie sich die Änderung auf die einzelnen Umsätze verteilt (§ 17 Abs. 4 UStG; § 16 Abs. 5 UStG 1994).

Schritt für Schritt: den Retourenprozess einrichten

Schritt 1: Rückgabegründe und Statuswerte anlegen

Legen Sie zuerst zwei Listen an: die Gründe, aus denen Kundschaft zurückschickt, und die fünf Statuswerte. Jeder Status bekommt Felder für den Auslöser, den Lagerort und die Buchungsart. Endzustand: Jede Rücksendung trägt einen Grund und einen Status aus diesen Listen; Freitext ist nur eine Ergänzung.

Schritt 2: RMA-Nummer und Nummernkreis einrichten

Vergeben Sie je Rücksendung eine eigene Nummer aus einem eigenen Nummernkreis und hängen Sie sie an die Rechnungsposition, auf die sich die Rücksendung bezieht. Endzustand: Aus der RMA-Nummer finden Sie in einem Schritt die Ursprungsrechnung, das Prüfergebnis und die Gutschrift. Die RMA ist damit das Bindeglied der Belegkette vom Angebot bis zur Rechnung, nur in der Gegenrichtung.

Schritt 3: Retoureneingang als Lagerort anlegen

Legen Sie einen Lagerort an, der nicht als verfügbar zählt: Ware dort wird nicht reserviert und nicht kommissioniert. Verbuchen Sie den Zugang bei der Annahme auf diesen Lagerort. Endzustand: Nach dem Wareneingang bleibt der verfügbare Bestand unverändert, die Menge erscheint im Retoureneingang, und der Wert dieses Bestandes ist als eigene Position auswertbar. Bei chargen- oder seriennummernpflichtiger Ware erfassen Sie die Nummer schon hier, sonst fehlt sie später bei Rückruf oder Chargenverwaltung.

Schritt 4: Prüfung und Entscheid festlegen

Hinterlegen Sie je Warengruppe eine Prüfliste (Zustand, Menge, Zubehör, Verpackung, Frist) und die erlaubten Entscheidungswerte. Setzen Sie eine Frist bis zum Entscheid und benennen Sie, wer entscheiden darf und ab welchem Betrag eine zweite Freigabe nötig ist. Endzustand: Jede Zeile im Retoureneingang hat nach Ablauf Ihrer Frist einen Entscheid oder steht in der Eskalationsliste; keine Zeile bleibt ohne Feld stehen.

Schritt 5: Gutschrift buchen und verknüpfen

Buchen Sie die Gutschrift als eigenen Beleg mit eigener Nummer, Belegdatum, Betrag und Erläuterung und nennen Sie darin die Ursprungsrechnung. Mindern Sie den offenen Posten auf demselben Erlöskonto und mit demselben Steuerschlüssel wie die Ursprungsposition; eine Erstattung läuft über den offenen Posten oder über eine Auszahlung, nicht über ein Aufwandskonto. Ändern Sie niemals die Ursprungsbuchung: Fehlerhafte Buchungen werden nach dem Belegwesen durch Stornierung oder Neubuchung berichtigt, und Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein (GoBD Rz. 64 und 93). Maßgeblich sind die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, anzuwenden seit dem 14. Juli 2025; sie sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen für Deutschland, kein Gesetz. In Deutschland ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG); die Bezeichnung “Gutschrift” ist in § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG für die vom Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung ausgestellte Rechnung belegt. Halten Sie im Beleg fest, wann erstattet wurde: In Deutschland hängt der Berichtigungszeitraum bei bereits vereinnahmtem Entgelt an der tatsächlichen Rückgewähr (BFH, Urteil vom 2. September 2010 - V R 34/09), nicht am Statuswechsel im ERP. Endzustand: Von der Gutschrift führt ein Klick zur Ursprungsrechnung und zur RMA, und umgekehrt.

Schritt 6: Auswertungen aufsetzen

Richten Sie vier Auswertungen ein: Retourenquote je Artikel und Grund, Verweildauer je Status, Wert im Retoureneingang und Nacharbeitskosten je Retoure. Endzustand: Der Bericht listet jede Rücksendung mit Status, Alter und zuständiger Person. Die Aufbewahrung planen Sie gleich mit: In Deutschland sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahrs ihres Entstehens (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 und Abs. 4 AO); die Fristen für Österreich und die Schweiz klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Beispielrechnung: eine Rücksendung, zwei Ausgänge

Die Zahlen sind erfunden und dienen nur der Rechnung. Annahmen: Eine Lieferung von einem Paar Laufschuhen für 119,00 Euro brutto, das sind 100,00 Euro netto und 19,00 Euro Umsatzsteuer bei 19 Prozent. Der Einstandspreis beträgt 48,00 Euro netto je Paar, der verfügbare Bestand vor dem Verkauf 13 Paar.

Fall A, Ware ist wiedereinlagerbar und wird voll erstattet:

• Eingang: Retoureneingang 1 Paar, verfügbar bleibt 12 Paar.
• Entscheid wiedereinlagerbar: verfügbar 13 Paar, Retoureneingang 0 Paar. Im Verbrauchsverfahren buchen Sie die Wiedereinlagerung als Bestandsmehrung von 48,00 Euro; welches Verfahren zu Ihrem Abschluss passt, steht bei den Bestandsveränderungen.
• Gutschrift: Erlös −100,00 Euro, Umsatzsteuer −19,00 Euro, Forderung −119,00 Euro.

Fall B, Ware ist defekt und wird mit einem Einbehalt von 20 Prozent erstattet. Annahme des Beispiels: Der einbehaltene Teil ist verbleibendes Entgelt für die gelieferte Ware und nicht Schadenersatz:

• Erstattet werden 95,20 Euro (119,00 Euro × 0,80). Netto sind das 95,20 Euro ÷ 1,19 = 80,00 Euro, die Umsatzsteuer 80,00 Euro × 0,19 = 15,20 Euro.
• Gutschrift: Erlös −80,00 Euro, Umsatzsteuer −15,20 Euro, Auszahlung 95,20 Euro. Der einbehaltene Teil von 23,80 Euro bleibt nach dieser Annahme Entgelt und wird deshalb nicht berichtigt.
• Lager: Die Ware geht aus dem Retoureneingang auf ein Ausschuss- oder Nacharbeitsobjekt, nicht in den verfügbaren Bestand.

Ob ein solcher Einbehalt zulässig ist und wie er steuerlich zu behandeln ist, hängt vom Verbraucher- und Gewährleistungsrecht des Landes und davon ab, ob er verbleibendes Leistungsentgelt oder Schadenersatz ist. Verbleibendes Leistungsentgelt bleibt Entgelt und damit Teil der Bemessungsgrundlage: Entgelt ist nach § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG alles, was den Wert der Gegenleistung für die Leistung bildet, und eine Berichtigung nach § 17 Abs. 1 UStG setzt voraus, dass sich die Bemessungsgrundlage geändert hat. Schadenersatz ist dagegen gesondert abzugrenzen; in der Schweiz zählen Zahlungen für Schadenersatz, Genugtuung und dergleichen nach Art. 18 Abs. 2 Buchst. i MWSTG mangels Leistung nicht als Entgelt. Die Einordnung in Deutschland und Österreich gehört zur Steuer- oder Rechtsberatung.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Belegprobe: Suchen Sie zu fünf Gutschriften die RMA, die Ursprungsrechnung und den Prüfentscheid. Finden Sie eines davon nicht, fehlt eine Verknüpfung.
• Stornoprobe: Buchen Sie eine Gutschrift testweise zurück. Die Ursprungsbuchung muss unverändert sichtbar bleiben (GoBD Rz. 107 und 111).
• Bestandsprobe: Zählen Sie den Lagerort Retoureneingang und den verfügbaren Bestand gegen die Systemliste.
• Steuerprobe: Vergleichen Sie für fünf Gutschriften den Steuerschlüssel mit der Ursprungsposition und die Summe mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung des Berichtszeitraums. Prüfen Sie dabei auch, ob die Rücksendung das Entgelt mindert oder die Lieferung rückgängig macht; eine Rücksendung ohne Entgeltminderung, etwa zur Reparatur, löst keine Berichtigung aus. Prüfen Sie außerdem, in welchen Zeitraum die Berichtigung nach dem Recht des Landes gehört; in Deutschland ist das bei bereits vereinnahmtem Entgelt der Zeitraum der Rückgewähr.
• Summenprobe: Erstatteter Betrag plus einbehaltener Betrag muss den Betrag der Rücksendezeile ergeben.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der verfügbare Bestand ist nach der Rücksendung zu hoch	Der Wareneingang bucht die Retoure sofort als verfügbar	Zugang auf den Lagerort Retoureneingang buchen und erst mit dem Entscheid umbuchen
Die Gutschrift mindert den Umsatz, die Ware fehlt im Bestand	Gutschrift ohne Wiedereinlagerung gebucht oder umgekehrt	Beide Buchungen an denselben Entscheid hängen; den Status erst schließen, wenn beide gebucht sind
Die Zahllast der Umsatzsteuer passt nicht zum Umsatz	Die Gutschrift liegt im falschen Voranmeldungs- oder Veranlagungszeitraum	Den Zeitpunkt nach dem Recht des Landes prüfen: Deutschland rechnet den Zeitraum der Entgeltänderung, bei bereits vereinnahmtem Entgelt den der Rückgewähr; Österreich den Zeitraum der Entgeltänderung; die Schweiz den Zeitpunkt der Verbuchung oder Vereinnahmung
Eine Rücksendung wird zweimal gutgeschrieben	RMA und Rechnungsposition werden einzeln verrechnet	Eine RMA je Rücksendung und eine Sperre gegen eine zweite Gutschrift auf dieselbe Position
Der Mahnlauf mahnt eine retournierte Rechnung an	Der offene Posten ist nicht gesperrt	Das Sperrkennzeichen beim Anlegen der RMA setzen und nach dem Abschluss wieder lösen, siehe Mahnwesen im ERP einrichten

Wann Sie Hilfe holen sollten

Der Aufbau selbst ist Hausarbeit. Zur Steuer- oder Rechtsberatung gehört der Fall, wenn strittig ist, ob ein Einbehalt verbleibendes Entgelt oder Schadenersatz ist, wenn die Ware aus einem Drittland kommt oder dorthin zurückgeht, wenn die Gutschrift an einen Unternehmer mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geht oder wenn die Rücksendung mit einer Mängelrüge gegen den Lieferanten zusammenfällt. Für den reinen Geldweg ohne Berichtigung der Steuer genügt die eigene Buchhaltung; die technische Seite steht bei den offenen Posten.