Gutschrift: Wann ist sie eine Rechnung und wann nur ein Beleg?
Kurz gesagt
Im deutschen Umsatzsteuerrecht ist die Gutschrift eine Rechnung, die von einem Leistungsempfänger ausgestellt wird, der ein Unternehmer für sein Unternehmen ist oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, für eine Lieferung oder Leistung des Unternehmers, sofern dies vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Sie muss – soweit keine Erleichterung greift – die Angabe „Gutschrift" tragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG); bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV), ausgenommen für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, und für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gilt ein reduzierter Angabenbestand (§ 34a UStDV). Die Gutschrift an den Kunden ist dagegen ein Dokument des Lieferanten, das die ursprüngliche Rechnung mindert oder storniert.
Das Wichtigste
- Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne: eine Rechnung, die von einem Unternehmer für sein Unternehmen oder einer juristischen Person, die nicht Unternehmer ist, ausgestellt wird (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).
- Sie muss – soweit keine Erleichterung greift – die Angabe „Gutschrift" tragen und alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten; bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV), ausgenommen für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, und für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gilt ein reduzierter Angabenbestand (§ 34a UStDV).
- Gutschrift an den Kunden: ein Dokument des Lieferanten, das die ursprüngliche Rechnung mindert oder storniert.
- Stornorechnung: eine negative Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung vollständig aufhebt; ein Rechnungsstorno allein ändert die Bemessungsgrundlage nicht, maßgeblich ist der zugrunde liegende Sachverhalt – etwa die Rückgängigmachung der Lieferung oder Leistung (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG), die Uneinbringlichkeit des Entgelts (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG) oder eine tatsächliche Entgeltsminderung (§ 17 Abs. 1 UStG).
- Umsatzsteuerwirkung: Die Gutschrift (Self-Billing) ist eine Rechnung; der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
- Minderung oder Storno der Bemessungsgrundlage: Berichtigung von Steuerbetrag und Vorsteuerabzug (§ 17 Abs. 1 UStG).
Was das Umsatzsteuerrecht mit Gutschrift meint
Das deutsche Umsatzsteuerrecht verwendet den Begriff „Gutschrift” für eine Rechnung, die von einem Leistungsempfänger ausgestellt wird, der ein Unternehmer für sein Unternehmen ist oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers, sofern dies vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Ein privater Verbraucher fällt nicht darunter. Diese Self-Billing-Gutschrift ist eine vollwertige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG. Sie muss – soweit keine Erleichterung greift – alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter die Angabe „Gutschrift” (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG). Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV); dies gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, gilt ein reduzierter Angabenbestand (§ 34a UStDV).
Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Der Empfänger der Gutschrift ist der leistende Unternehmer. Widerspricht er der Gutschrift, muss er eine Rechnung selbst ausstellen, soweit er nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG zur Rechnungsausstellung verpflichtet ist, etwa bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist.
Zwei Bedeutungen von „Gutschrift”
Im Geschäftsverkehr wird „Gutschrift” in zwei unterschiedlichen Sinne verwendet. Die Self-Billing-Gutschrift ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger (ein Unternehmer für sein Unternehmen oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist) ausstellt. Die Gutschrift an den Kunden ist dagegen ein Dokument des Lieferanten, das die ursprüngliche Rechnung mindert oder storniert. Letztere ist keine Self-Billing-Gutschrift, sondern eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur.
Der Unterschied ist entscheidend für die Umsatzsteuer: Die Self-Billing-Gutschrift ist eine Rechnung, die den Vorsteuerabzug ermöglicht. Die Gutschrift an den Kunden ist dagegen ein Korrekturbeleg; allein der Beleg bewirkt keine Entgeltminderung, die Bemessungsgrundlage mindert sich erst, wenn das Entgelt tatsächlich gemindert wird – bei bereits vereinnahmtem Entgelt grundsätzlich erst mit der Rückzahlung (BFH, Urteil vom 2. September 2010 - V R 34/09). Wer die beiden verwechselt, riskiert, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird oder dass die Berichtigung der Steuer nicht korrekt vorgenommen wird.
Entscheidungstabelle: Gutschrift, Gutschrift an den Kunden, Stornorechnung
Die Tabelle unterscheidet die drei Dokumenttypen nach Wortlaut und Umsatzsteuerwirkung.
| Dokumenttyp | Wortlaut / Bezeichnung | Umsatzsteuerwirkung |
|---|---|---|
| Self-Billing-Gutschrift | Angabe „Gutschrift” (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG), soweit keine Erleichterung greift; ausgestellt vom Leistungsempfänger (Unternehmer für sein Unternehmen oder juristische Person, die nicht Unternehmer ist) nach vorheriger Vereinbarung (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG) | Eine Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG; der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG) |
| Gutschrift an den Kunden (Rechnungskorrektur) | Negatives Dokument des Lieferanten, das die ursprüngliche Rechnung teilweise mindert | Minderung der Bemessungsgrundlage, wenn das Entgelt tatsächlich gemindert wird – bei bereits vereinnahmtem Entgelt grundsätzlich erst mit der Rückzahlung (BFH, Urteil vom 2. September 2010 - V R 34/09); Berichtigung von Steuerbetrag und Vorsteuerabzug (§ 17 Abs. 1 UStG) |
| Stornorechnung | Negatives Dokument des Lieferanten, das die ursprüngliche Rechnung vollständig aufhebt | Aufhebung der ursprünglichen Rechnung als Dokument; ein Rechnungsstorno allein ändert die Bemessungsgrundlage nicht, maßgeblich ist der zugrunde liegende Sachverhalt – etwa die Rückgängigmachung der Lieferung oder Leistung (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG), die Uneinbringlichkeit des Entgelts (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG) oder eine tatsächliche Entgeltsminderung (§ 17 Abs. 1 UStG). Ein Storno mit anschließender Neuausstellung der Rechnung ändert die Bemessungsgrundlage nicht. |
Die Umsatzsteuerwirkung im Einzelnen
Die Self-Billing-Gutschrift ist eine Rechnung. Der Leistungsempfänger kann die darin ausgewiesene Steuer als Vorsteuer abziehen, sofern die Steuer gesetzlich geschuldet ist, die Leistung für sein Unternehmen ausgeführt wurde, keine einschlägigen Vorsteuerabzugsausschlüsse greifen und er eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Die Self-Billing-Gutschrift muss daher – soweit keine Erleichterung greift – alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das aufgeschlüsselte Entgelt, den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag sowie die Angabe „Gutschrift”; bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV), ausgenommen für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, und für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gilt ein reduzierter Angabenbestand (§ 34a UStDV).
Die Gutschrift an den Kunden und die Stornorechnung sind dagegen keine Rechnungen für den Vorsteuerabzug. Sie sind Dokumente des Lieferanten, die die ursprüngliche Rechnung mindern oder aufheben. Eine Minderung der Bemessungsgrundlage tritt ein, wenn das Entgelt gemindert wird (§ 17 Abs. 1 UStG) oder die Lieferung oder Leistung rückgängig gemacht wird (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG). Ein bloßes Storno der Rechnung mit anschließender Neuausstellung mindert die Bemessungsgrundlage nicht. Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz geändert, hat der Unternehmer den dafür geschuldeten Steuerbetrag zu berichtigen; ebenso ist der Vorsteuerabzug bei dem Unternehmer, an den dieser Umsatz ausgeführt wurde, zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG). Die Berichtigung ist für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG).
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Lieferant stellt eine Rechnung über 1.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer (190 Euro), also 1.190 Euro brutto. Der Kunde ist ein Unternehmer, der die Leistung für sein Unternehmen bezogen hat und ursprünglich vorsteuerabzugsberechtigt ist. Er rügt einen Mangel, und die Parteien vereinbaren eine Entgeltsminderung um 200 Euro netto; die Forderung ist noch offen. Der Lieferant erteilt eine Gutschrift an den Kunden über 200 Euro netto (38 Euro Umsatzsteuer), also 238 Euro brutto. Die Bemessungsgrundlage mindert sich von 1.000 Euro auf 800 Euro. Der Lieferant berichtigt den Steuerbetrag von 190 Euro auf 152 Euro; der Kunde berichtigt seinen Vorsteuerabzug entsprechend (§ 17 Abs. 1 UStG). Ist das Entgelt bereits vereinnahmt, mindert sich die Bemessungsgrundlage nicht schon durch die Vereinbarung der Entgeltsminderung, sondern erst mit der tatsächlichen Rückzahlung des Entgelts (BFH, Urteil vom 2. September 2010 - V R 34/09).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Prüfen Sie, ob die Self-Billing-Gutschrift – soweit keine Erleichterung greift – alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, darunter die Angabe „Gutschrift” (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG); bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV), ausgenommen für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG, und für nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gilt ein reduzierter Angabenbestand (§ 34a UStDV).
- Stellen Sie sicher, dass die Self-Billing-Gutschrift vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).
- Unterscheiden Sie die Gutschrift an den Kunden (Rechnungskorrektur) von der Self-Billing-Gutschrift; erstere mindert die Bemessungsgrundlage, wenn das Entgelt tatsächlich gemindert wird – bei bereits vereinnahmtem Entgelt grundsätzlich erst mit der Rückzahlung (BFH, Urteil vom 2. September 2010 - V R 34/09) (§ 17 Abs. 1 UStG).
- Bei einer Stornorechnung: Stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche Rechnung vollständig aufgehoben wird; ein Rechnungsstorno allein ändert die Bemessungsgrundlage nicht, maßgeblich ist der zugrunde liegende Sachverhalt – etwa die Rückgängigmachung der Lieferung oder Leistung (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG), die Uneinbringlichkeit des Entgelts (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG) oder eine tatsächliche Entgeltsminderung (§ 17 Abs. 1 UStG).
- Berichtigen Sie Steuerbetrag und Vorsteuerabzug im Besteuerungszeitraum, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG).