E-Rechnung korrigieren: Gutschrift, Storno und Neuausstellung

Gilt für: Versionunabhängig; gilt für die Rechnungsstellung in Deutschland, auch aus dem ERP.

Eine ausgestellte E-Rechnung wird nicht geändert: Die Korrektur ist ein neues Dokument mit eigenem Rechnungstyp und, wenn eine Berichtigung vorliegt, eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Welches Dokument das ist, richtet sich nach dem Fehler und danach, ob für den Umsatz eine E-Rechnungspflicht besteht.

Was Sie vorab brauchen

Die Originaldatei der fehlerhaften E-Rechnung im Ursprungsformat: die XML-Datei oder die hybride PDF/A-3-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung mit eingebettetem XML.
Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung: Die Korrektur muss spezifisch und eindeutig auf sie bezogen sein (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV).
Ein Programm, das den Rechnungstyp und die vorausgegangene Rechnung befüllen kann. Im Modell der EN 16931 sind das die Elemente BT-3 und BG-3.
Die Einordnung des Fehlers: falscher Betrag, falsche Anschrift, falscher Steuersatz oder fehlende Pflichtangabe.
Eine abzeichnende Person in der Buchhaltung, die den Steuerbetrag und die Buchung abstimmt.

Welche Korrektur zu welchem Fehler passt

Zwei Fragen entscheiden über den Weg. Soll die ursprüngliche Rechnung inhaltlich richtiggestellt werden und bestehen bleiben, oder wird ein gegenläufiger Vorgang abgerechnet? Und soll die ursprüngliche Rechnung vollständig entfallen? Die Tabelle ordnet den Fehler der Korrekturart und dem Rechnungstyp zu, der in einer E-Rechnung nach der EN 16931 im Element BT-3 steht.

Fehler in der ursprünglichen Rechnung	Korrektur	Rechnungstyp (BT-3)
Betrag falsch: Entgelt oder Steuerbetrag zu hoch oder zu niedrig	Berichtigte Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung; bei einer reinen Minderung kann eine Gutschrift über den Differenzbetrag treten	384 oder 381
Anschrift oder Name falsch	Berichtigte Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung; rechtlich genügt die unzutreffende Angabe, als E-Rechnung trägt das Dokument mit Rechnungstyp 384 aber alle Pflichtangaben	384
Steuersatz falsch, Steuer zu hoch ausgewiesen	Berichtigung des Steuerbetrags gegenüber dem Leistungsempfänger; bis dahin schuldet der Aussteller den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG), es sei denn, eine Gefährdung des Steueraufkommens ist vollständig ausgeschlossen (BFH XI R 25/23, Leitsatz 2)	384 oder 381
Pflichtangabe fehlt, etwa Leistungszeitpunkt oder USt-IdNr.	Berichtigte Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung; rechtlich genügt die fehlende Angabe, als E-Rechnung trägt das Dokument mit Rechnungstyp 384 aber alle Pflichtangaben	384
Rechnung soll vollständig entfallen	Storno mit Neuausstellung: Gutschrift über den ursprünglichen Betrag (381), danach eine neue Rechnung (380), wenn der Vorgang weiterhin abgerechnet werden soll; entfällt er ganz, bleibt es bei der Gutschrift	381 und 380
Der Leistungsempfänger stellt die Abrechnung (Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)	keine Korrektur, sondern Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger	389

Nach der XRechnung-Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards sollen für den Rechnungstyp diese Codes aus der Codeliste UNTDID 1001 verwendet werden: 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 und 877 (BR-DE-17). Für die berichtigte Rechnung (384) soll mindestens einmal die vorausgegangene Rechnung angegeben werden (BG-3, BR-DE-26). Die Spezifikation ist kein Gesetz: Sie bindet, wenn Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger sie vereinbaren; daneben kann eine andere Vorschrift ein bestimmtes Format verlangen.

Rechtlich genügt es für die Berichtigung, nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein bezogenes Dokument zu übermitteln (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV). Ist die Korrektur selbst eine E-Rechnung, reicht das nicht: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Abschnitt 3.5, Rn. 49) muss sie in der vorgeschriebenen Form und unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps erfolgen, die Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend. Eine XRechnung ist nur konform, wenn sie eine valide Instanz der XML-Schema-Definitionen der EN 16931-2 ist und die Geschäftsregeln der CIUS XRechnung einhält (XRechnung 3.0.2, Kapitel 6.1); ein Korrekturdokument mit Rechnungstyp 384 ist deshalb ein vollständiges strukturiertes Rechnungsdokument mit den Pflichtangaben und nicht nur die geänderte Angabe samt Bezug.

Schritt für Schritt: von der Fehlermeldung zur korrigierten E-Rechnung

Schritt 1: Fehler feststellen und einordnen

Notieren Sie, welche Angabe falsch oder unvollständig ist, und ordnen Sie sie einer Zeile der Tabelle zu. Notieren Sie ebenso Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung; beide Angaben brauchen Sie später für den Bezug.

Ergebnis: eine Liste mit der betroffenen Angabe und der ursprünglichen Rechnungsnummer.

Schritt 2: Prüfen, ob die Korrektur eine E-Rechnung sein muss

Für die Berichtigung gelten nach § 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG. Bestand für den Umsatz eine E-Rechnungspflicht, muss deshalb auch die Korrektur eine E-Rechnung in einem Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG sein. Die Pflicht, die Rechnung als E-Rechnung auszustellen, gilt für Leistungen an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025; § 27 Abs. 38 UStG erlaubt für die Rechnung Übergänge bis zum 31. Dezember 2026 und bis zum 31. Dezember 2027 (bis 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr oder bei EDI), für den Empfang keinen. In der Übergangszeit kann deshalb auch die Korrektur eine sonstige Rechnung sein (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Abschnitt 3.5, Rn. 50). Durfte die ursprüngliche Rechnung nach § 33 UStDV, § 34 UStDV oder § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, gilt das für die Korrektur ebenfalls (Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht).

Ergebnis: die Entscheidung E-Rechnung oder sonstige Rechnung, mit dem Grund.

Schritt 3: Korrekturart wählen

Legen Sie anhand der Tabelle fest, ob Sie berichtigen, eine Gutschrift erstellen oder stornieren und neu ausstellen. Rechtlich genügt für die Berichtigung, nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben zu übermitteln (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV); ist die Korrektur selbst eine E-Rechnung, muss sie dagegen ein vollständiges strukturiertes Dokument mit allen Pflichtangaben sein (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Abschnitt 3.5, Rn. 49). Ein Storno mit Neuausstellung besteht aus einer Gutschrift über den ursprünglichen Betrag und, wenn der Vorgang weiterhin abgerechnet werden soll, einer neuen Rechnung.

Ergebnis: die Korrekturart und die Zahl der zu erstellenden Dokumente.

Schritt 4: Rechnungstyp und Bezug setzen

Tragen Sie im Rechnungstyp (BT-3) den Code aus der Tabelle ein. Für die berichtigte Rechnung gehört die vorausgegangene Rechnung in die Gruppe BG-3; dort stehen die Rechnungsnummer (BT-25) und, wenn die Nummer nicht eindeutig ist, das Ausstellungsdatum (BT-26). Wird nach einem Storno neu ausgestellt, sind Gutschrift und neue Rechnung zwei getrennte Dokumente mit je einer nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG einmalig vergebenen Rechnungsnummer.

Ergebnis: ein Entwurf des Korrekturdokuments mit gesetztem Rechnungstyp und Bezug.

Schritt 5: Strukturierten Teil prüfen

Prüfen Sie das Korrekturdokument auf die Pflichtangaben der Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG und in besonderen Fällen nach § 14a UStG. Für die Umsatzsteuer zählt der strukturierte Teil, nicht ein beigefügtes PDF. Enthält die Rechnung Positionen mit mehreren Steuersätzen, muss die Aufschlüsselung stimmen (mehrere Steuersätze).

Ergebnis: ein Korrekturdokument, dessen strukturierter Teil vollständig und maschinell auswertbar ist.

Schritt 6: Steuerbetrag abstimmen und buchen

Hat die ursprüngliche Rechnung eine zu hohe Steuer ausgewiesen, schuldet der Aussteller den Mehrbetrag; berichtigt er den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, ist § 17 Abs. 1 UStG entsprechend anzuwenden (§ 14c Abs. 1 UStG). Etwas anderes gilt, wenn eine Gefährdung des Steueraufkommens vollständig ausgeschlossen ist; dann findet § 14c UStG keine Anwendung (BFH, Urteil vom 9. Juli 2025 - XI R 25/23, Leitsatz 2). Die Berichtigung wirkt zu dem Zeitpunkt, zu dem die zuvor bestehende Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist (BFH, Urteil vom 9. Juli 2025 - XI R 25/23, Leitsatz 3). Ändert sich nur die Bemessungsgrundlage, etwa durch einen Jahresbonus, ist die Berichtigung des Steuerbetrags nach § 17 Abs. 1 UStG nicht zwingend an eine Rechnungsberichtigung gebunden (BFH XI R 25/23, Leitsatz 4). Die Berichtigung einer Rechnung um fehlende oder unzutreffende Angaben ist kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und § 233a Absatz 2a der Abgabenordnung (§ 14 Abs. 4 Satz 4 UStG). Zur Umsatzsteuerwirkung von Gutschrift und Storno siehe Gutschrift im Umsatzsteuerrecht.

Ergebnis: eine abgestimmte Buchung, die Korrekturbeleg, Rechnungstyp und Steuerbetrag zusammenführt.

Schritt 7: Original und Korrektur archivieren

Bewahren Sie beide Dateien im Ursprungsformat unveränderbar auf. Bei E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren; der PDF-Teil einer hybriden Rechnung ist nur dann zusätzlich nötig, wenn er für die Besteuerung bedeutsame Angaben enthält (GoBD Rz. 119 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); Einzelheiten stehen im Artikel zur Archivierung der E-Rechnung.

Ergebnis: Original und Korrektur liegen unveränderbar und maschinell auswertbar im Archiv.

So prüfen Sie das Ergebnis

Bezug: Das Korrekturdokument nennt Nummer und Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV); bei BT-3 = 384 ist die Gruppe BG-3 mindestens einmal befüllt.
Rechnungstyp: BT-3 trägt den Code aus der Tabelle und nicht den einer ersten Rechnung (BR-DE-17).
Form: Die Korrektur erfüllt die Anforderungen an Form und Inhalt nach § 14 UStG (§ 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV); besteht eine E-Rechnungspflicht, ist sie eine E-Rechnung, für vor dem 1. Januar 2025 ausgeführte Umsätze und in den Übergängen nach § 27 Abs. 38 UStG genügt eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Abschnitt 3.5, Rn. 50).
Angaben: Der strukturierte Teil enthält die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, in besonderen Fällen nach § 14a UStG.
Buchung und Ablage: Steuerbetrag und Buchung sind abgestimmt, beide Dateien liegen im Archiv.

Wenn etwas nicht klappt

Problem	Ursache	Lösung
Die Prüfung meldet einen fehlenden Rechnungstyp	BT-3 ist leer geblieben	Code 384, 381 oder 380 setzen; BR-4 verlangt einen Rechnungstyp-Code
Die Prüfung meldet den fehlenden Bezug zur vorausgegangenen Rechnung	BG-3 ist nicht befüllt	Rechnungsnummer (BT-25) und Datum (BT-26) der ursprünglichen Rechnung eintragen; bei 384 soll die Gruppe vorhanden sein (BR-DE-26)
Der Empfänger liest die Korrektur als neue Rechnung	Der Rechnungstyp 381 fehlt, oder der Bezug steht nur im PDF-Teil	Rechnungstyp und Bezug im strukturierten Teil führen
Die Buchhaltung ordnet den Vorgang falsch zu	Der Bezug zwischen Korrektur und ursprünglicher Rechnung fehlt oder ist nicht eindeutig	Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung in der Korrektur angeben (BG-3) und beide Belege im Archiv verknüpfen
Der Vorsteuerabzug des Empfängers trägt nicht	Die ursprüngliche Rechnung war trotz bestehender Pflicht eine sonstige Rechnung	Berichtigung durch eine E-Rechnung mit spezifischem und eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Abschnitt 3.5, Rn. 57)

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen. Ein eigener Nummernkreis nur für Korrekturbelege ist nicht vorgeschrieben; entscheidend ist, dass jeder Beleg eine einmalige Nummer trägt und der Bezug zwischen Korrektur und ursprünglicher Rechnung eindeutig ist.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Die ursprüngliche Rechnung weist eine zu hohe Steuer aus, und der Leistungsempfänger zieht keine Vorsteuer. Ob und wann die Berichtigung wirkt, hängt dann an den Umständen des Einzelfalls (§ 14c Abs. 1 UStG; BFH XI R 25/23).
Die Korrektur betrifft eine Rechnung aus einem Jahr, für das bereits ein Bescheid ergangen ist.
Der Leistungsempfänger sitzt im Ausland oder ist eine öffentliche Stelle mit eigenen Vorgaben zum Übertragungsweg.
Ihr Programm kann den Rechnungstyp oder die vorausgegangene Rechnung nicht befüllen; klären Sie das mit dem Hersteller, bevor Sie korrigieren.