Dreifach-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung)
Kurz gesagt
Der Dreifach-Abgleich stellt Eingangsrechnung, Bestellung und Wareneingang desselben Vorgangs gegenüber. Die berechnete Menge wird gegen die gelieferte Menge, der berechnete Preis gegen den vereinbarten Bestellpreis geprüft. Liegt eine Abweichung über der festgelegten Toleranz, wird die Rechnung bei entsprechender Einrichtung nicht automatisch gebucht, sondern einer Person vorgelegt. In Deutschland verlangen die GoBD Kontrollen, zu denen Abstimmungskontrollen gehören (Rz. 100).
Das Wichtigste
- Der Abgleich prüft drei Belege: Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung.
- Verglichen werden die berechnete Menge mit der gelieferten und der Rechnungspreis mit dem Bestellpreis.
- Toleranzwerte legt der Betrieb selbst fest; die GoBD (Deutschland) nennen dazu keinen Zahlenwert.
- Innerhalb der Toleranz darf das System bei entsprechender Einrichtung buchen, darüber hält es die Rechnung an.
- Deutschland: Die GoBD verlangen Kontrollen (Rz. 100); die Rechnung muss Menge und Entgelt enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG).
- Österreich: Die in einer Rechnung nach § 11 gesondert ausgewiesene Steuer eines anderen Unternehmers für eine im Inland für das Unternehmen ausgeführte Leistung ist abziehbar (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994); bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten zusätzlich nur, wenn die Zahlung geleistet ist (Ausnahmen für bestimmte Unternehmen), und Abs. 2 und 3 schränken den Abzug ein oder schließen ihn aus (Abs. 3 nimmt bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 6 Abs. 1 Z 1 bis 6 und § 23 Abs. 5, vom Ausschluss aus); Abs. 1 Z 2 und 3 nennen weitere Vorsteuerbeträge.
Dreifach-Abgleich (englisch Three-Way-Match) ist die Kontrolle, bei der ein Betrieb die Eingangsrechnung, die Bestellung und den Wareneingang desselben Vorgangs in Menge und Preis gegeneinander stellt. Sie zeigt, ob die berechnete Menge der tatsächlich gelieferten und der berechnete Preis dem bestellten entspricht.
Wie der Abgleich läuft
Jeder der drei Belege liefert eine eigene Größe. Die Tabelle zeigt, welche Größe in den Vergleich eingeht.
| Beleg | Was er liefert | Wogegen er geprüft wird |
|---|---|---|
| Bestellung | bestellte Menge und vereinbarter Preis | berechneter Preis |
| Wareneingang | tatsächlich gelieferte Menge | berechnete Menge |
| Eingangsrechnung | berechnete Menge, berechneter Preis, berechneter Betrag | Wareneingang und Bestellung |
Der berechnete Betrag wird zusätzlich gegen den erwarteten Betrag gestellt, also gelieferte Menge mal bestellter Preis. Für jede Größe gibt es einen Toleranzwert. Liegen alle Abweichungen innerhalb der Toleranz, darf das System die Rechnung bei entsprechender Einrichtung automatisch buchen; liegt eine darüber, hält es die Rechnung an und legt sie einer Person zur Prüfung vor. Die Toleranzwerte legt der Betrieb je Artikel, Lieferant und Volumen fest; die GoBD nennen dazu in Deutschland keinen Zahlenwert und kein bestimmtes Verfahren (Rz. 100). Die einzelnen Schritte stehen unter Drei-Wege-Abgleich in fünf Schritten.
Eine strukturierte Rechnung kann den Bezug zur Bestellung und zur Empfangsbestätigung in eigenen Feldern tragen; die Rechnungsprüfung ist in der Spezifikation als eigener Abschnitt beschrieben (Peppol BIS Billing 3.0, Abschnitte 5.2, 11.3.1 und 11.3.5). Nach dieser Spezifikation ist statt der Bestellreferenz wahlweise die Käuferreferenz zulässig. Diese Spezifikation bindet nur, wenn die Parteien sie vereinbaren, nicht von Gesetzes wegen. Wie solche Rechnungen eingehen, steht unter E-Rechnung im Eingangsprozess.
Beispielrechnung mit drei Belegen
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen und erfundenen Toleranzwerten. Bestellt sind 100 Stück zu 5,00 Euro, zusammen 500,00 Euro. Der Wareneingang erfasst 90 Stück. Die Rechnung berechnet 100 Stück zu 5,30 Euro, zusammen 530,00 Euro.
| Abgleich | Beleg | Rechnung | Abweichung | Toleranz (Beispiel) | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Menge | 90 Stück geliefert | 100 Stück berechnet | +10 Stück = 11,1 Prozent | 0 Prozent | außerhalb |
| Preis | 5,00 Euro bestellt | 5,30 Euro berechnet | +0,30 Euro = 6,0 Prozent | 2 Prozent | außerhalb |
| Betrag | 450,00 Euro erwartet (90 × 5,00) | 530,00 Euro berechnet | +80,00 Euro | 50,00 Euro | außerhalb |
Die Mengenabweichung beträgt 10 Stück, das sind 11,1 Prozent der gelieferten 90 Stück (10 ÷ 90). Der Rechnungspreis liegt 0,30 Euro über dem Bestellpreis, das sind 6,0 Prozent (0,30 ÷ 5,00). Der erwartete Betrag ist 90 × 5,00 Euro = 450,00 Euro; die Rechnung liegt 80,00 Euro darüber.
Menge und Preis weichen ab, und beide Abweichungen liegen über der eingestellten Toleranz. Damit greift die Toleranzregel und hält die Rechnung an: Sie wird nicht automatisch gebucht, sondern einer Person vorgelegt. Diese klärt, ob die fehlenden 10 Stück noch geliefert werden, ob sie zu Recht berechnet sind und woraus der höhere Preis folgt. Bleibt die Abweichung ungeklärt, wird die Rechnung korrigiert oder zurückgewiesen.
Rechtsgrundlage je Land
Eine eigene Vorschrift zum Dreifach-Abgleich haben wir in den geöffneten Quellen (UStG, AO, GoBD, UStG 1994, MWSTG) nicht gefunden; seine Bestandteile stützen sich auf das Rechnungs- und Buchführungsrecht des jeweiligen Landes.
Deutschland: Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269) verlangen für die Ordnungsvorschriften des § 146 AO, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren, und nennen ausdrücklich Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe (Rz. 100). Eine Rechnung muss die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände (Nr. 5) und das Entgelt (Nr. 7) enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG). Für den Abzug der gesetzlich geschuldeten Steuer, die ein anderer Unternehmer für eine Leistung für sein Unternehmen in Rechnung stellt, muss der Unternehmer nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG eine nach §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzen; Abs. 1 nennt in Nr. 2 bis 4 weitere Abzugstatbestände, und die Abs. 1a, 1b und 2 schließen den Abzug für bestimmte Verwendungen aus.
Österreich: Die Steuer, die ein anderer Unternehmer dem Unternehmer für eine im Inland für dessen Unternehmen ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung in einer Rechnung nach § 11 gesondert ausweist, kann dieser als Vorsteuer abziehen (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994); Abs. 1 nennt in Z 2 und 3 weitere Vorsteuerbeträge. Der Abzug ist nicht automatisch: Besteuert der Unternehmer seine Umsätze nach vereinnahmten Entgelten (§ 17), setzt lit. a zusätzlich voraus, dass die Zahlung geleistet ist, soweit keine Überrechnung nach § 215 Abs. 4 BAO erfolgt; ausgenommen sind Unternehmen nach § 17 Abs. 1 zweiter Satz und Unternehmer, deren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Z 1 und 2 im vorangegangenen Veranlagungszeitraum 2 000 000 Euro übersteigen, wobei für die Berechnung dieser Grenze die Umsätze aus Hilfsgeschäften einschließlich der Geschäftsveräußerungen außer Ansatz bleiben. Abs. 2 bestimmt, wann Leistungen als für das Unternehmen ausgeführt gelten (mindestens 10 Prozent unternehmerische Nutzung), und nimmt Leistungen mit überwiegend nicht abzugsfähigen Ausgaben aus; Abs. 3 schließt den Abzug für Steuer auf Leistungen aus, die der Unternehmer zur Ausführung bestimmter steuerfreier Umsätze verwendet; der Ausschluss tritt nach Abs. 3 unter anderem dann nicht ein, wenn die Umsätze nach § 6 Abs. 1 Z 1 bis 6 oder § 23 Abs. 5 steuerfrei sind oder steuerfrei wären.
Schweiz: Die steuerpflichtige Person kann im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit und unter Vorbehalt der Artikel 29 und 33 die ihr in Rechnung gestellte Inlandsteuer abziehen (Art. 28 Abs. 1 lit. a MWSTG); der Abzug ist zulässig, wenn sie nachweist, dass sie die Vorsteuer bezahlt hat (Art. 28 Abs. 3 MWSTG). Art. 29 schließt den Anspruch für Leistungen aus, die für die Erbringung von der Steuer ausgenommener Leistungen verwendet werden, für die nicht optiert wurde; Art. 33 ordnet eine verhältnismäßige Kürzung an.
Nicht zu verwechseln mit
- Bestellfreigabe: die Genehmigung vor der Bestellung, nicht der Abgleich nach der Lieferung (siehe Bestellfreigabe im Einkauf).
- Wareneingangsprüfung: die Prüfung der Ware selbst, etwa Menge und Beschaffenheit; der Abgleich stellt Belege gegenüber (siehe Wareneingang buchen).
- Zahlungsabgleich: er ordnet die Zahlung der Rechnung zu und ist ein eigener Schritt; im beschriebenen Ablauf geschieht das nach der Buchung, die Zahlung kann je nach Vereinbarung aber auch vor der Lieferung anfallen (siehe Offene Posten verwalten).