Bestellfreigabe im Einkauf: Genehmigungsstufen sinnvoll festlegen

Gilt für: Versionsunabhängig: Zielprozess für ERP-Systeme mit Berechtigungsrollen, Wertgrenzen und Belegfreigabe; Funktionsumfang je System unterschiedlich.

Jede Bestellung bindet Geld, bevor der Eingang geprüft ist. Eine Freigabeordnung legt fest, wer bis zu welchem Wert allein entscheiden darf und wann eine zweite Person zustimmen muss.

Was Sie vorab brauchen

Eine Liste der Personen, die heute Bestellungen auslösen dürfen, mit ihrer Funktion.
Die Kostenstellenstruktur aus dem ERP; wie Sie sie aufbauen, steht in Kostenstellen und Kostenträger einrichten.
Bestellungen der letzten zwölf Monate: Anzahl und Netto-Warenwert je Bestellung, verteilt auf Kostenstellen und Warengruppen.
Ihre Entscheidung, ab welchem Bestellwert eine zweite Person genehmigt.
Rollen im ERP mit einer Wertgrenze sowie ein Freigabefeld am Beleg.

Wie Sie die Freigabestufen festlegen

Eine gesetzliche Wertgrenze, ab der eine Einkaufsbestellung genehmigt werden muss, haben wir in den geöffneten Quellen (Abgabenordnung, Aktiengesetz, Unternehmensgesetzbuch, Obligationenrecht, GoBD) nicht gefunden. Die Werte setzen Sie selbst; verbindlich werden sie, sobald sie dokumentiert und im ERP hinterlegt sind.

Das deutsche Aktiengesetz verlangt vom Vorstand ein Überwachungssystem zur Früherkennung bestandsgefährdender Entwicklungen (§ 91 Abs. 2 AktG) und von einer börsennotierten Aktiengesellschaft zusätzlich ein internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem (§ 91 Abs. 3 AktG). Für GmbH, Personengesellschaften und Einzelunternehmen enthält das AktG keine vergleichbare Regel.

Die Tabelle ist ein Beispiel für 40 Beschäftigte und zwei Geschäftsführungen; die Beträge sind fiktiv. Bestellwert meint den Netto-Warenwert der Positionen ohne Fracht und Umsatzsteuer.

Stufe	Bestellwert netto je Bestellung (Beispielwerte)	Wer genehmigt	Bedingung
1	bis 500 Euro	Bedarfsträger mit Bestellberechtigung	keine
2	über 500 bis 2.500 Euro	Einkaufsleitung	keine
3	über 2.500 bis 10.000 Euro	Kostenstellenverantwortliche Person und Einkaufsleitung	Vier-Augen-Prinzip
4	über 10.000 bis 50.000 Euro	Einkaufsleitung und Geschäftsführung	Vier-Augen-Prinzip
5	über 50.000 Euro	beide Geschäftsführungen	Vier-Augen-Prinzip

Drei Festlegungen gelten: Die Stufe bestimmt der gesamte Netto-Warenwert einer Bestellung, nicht die einzelne Position. Jede Änderung von Menge oder Preis löst die Freigabe erneut aus, wenn sie die Stufe erhöht. Bei unterschiedlichen Stufen gilt die höhere.

Ausnahmen nach Kostenstelle und Warengruppe

Investitionen verpflichten langfristig, einzelne Warengruppen haben einen einzigen Lieferanten. Die Tabelle zeigt vier abweichende Regeln zum Beispielbetrieb.

Fall (Beispielbetrieb)	Abweichende Regel
Kostenstelle Investitionen und Anlagen	zweite Freigabe durch die Geschäftsführung unabhängig vom Bestellwert
Kostenstelle IT, Lizenzen und Wartungsverträge	Freigabe durch die Geschäftsführung ab 2.500 Euro, weil laufende Kosten entstehen
Warengruppe Rahmenvertragsartikel	keine Einzelfreigabe bis zum vereinbarten Vertragsvolumen, wenn Lieferant und Preis aus dem Rahmenvertrag stammen
Warengruppe Sonderanfertigungen und Ersatzteile mit Lieferantenbindung	Freigabe durch die Einkaufsleitung ohne Wertgrenze

Ein Beispiel für das Vier-Augen-Prinzip (fiktive Zahlen): Die Produktionsleitung löst eine Bestellung über 12.000 Euro netto aus und fällt damit in Stufe 4. Einkaufsleitung und Geschäftsführung genehmigen, der Besteller selbst ist keine dieser beiden Personen. Solange die zweite Freigabe fehlt, bleibt die Bestellung im Status “in Freigabe” und wird nicht an den Lieferanten übermittelt.

Schritt für Schritt: Freigabe im ERP einrichten

Schritt 1: Rollen mit Wertgrenze anlegen

Legen Sie je Freigabestufe eine Rolle an und hinterlegen Sie an der Rolle den Höchstbetrag, bis zu dem sie allein genehmigen darf. Kennt Ihr System keine Wertgrenze je Rolle, bilden Sie die Bänder über getrennte Rollen ab. Endzustand: Eine Testbestellung über der Grenze landet nicht in der Freigabe dieser Rolle. Grundlagen: Rollen- und Rechtekonzept fürs ERP, Berechtigungskonzept.

Schritt 2: Freigabestatus am Beleg führen

Führen Sie die Freigabe als Status am Bestellbeleg: angefordert, in Freigabe, freigegeben, abgelehnt, bestellt. Jeder Statuswechsel gehört an den Beleg, nicht in ein Postfach. Die GoBD nennen unter den Angaben zur Buchung die Autorisierung, soweit vorhanden (Rz. 94); ein Freigabefeld im Beleg macht sie auffindbar.

Schritt 3: Vier-Augen-Prinzip ab der Schwelle erzwingen

Richten Sie ab der Vier-Augen-Schwelle zwei Freigabeschritte ein und schließen Sie aus, dass Auslöser und zweite Freigabe dieselbe Person sind. Diese Trennung ist eine Funktionstrennung; die GoBD nennen Funktionstrennungen als Beispiel für Kontrollen zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (Rz. 100). Dasselbe Muster für das Geld danach zeigen Zahlungsfreigabe im Vier-Augen-Prinzip und Funktionstrennung im ERP.

Schritt 4: Kostenstellen- und Warengruppenregeln hinterlegen

Hinterlegen Sie die Regeln der zweiten Tabelle als Bedingungen im Freigabeablauf: Freigabestufe je Kostenstelle und je Warengruppe. Fehlt die Kostenstelle am Beleg, machen Sie sie zum Pflichtfeld. Endzustand: Eine Investitionsbestellung über 300 Euro löst die Freigabe der Geschäftsführung aus, eine Rahmenvertragsbestellung innerhalb des Vertragsvolumens keine Einzelfreigabe.

Schritt 5: Stellvertretung und Eilfreigabe regeln

Benennen Sie für jede Freigaberolle eine Stellvertretung. Für Eilfälle legen Sie fest, wer vorläufig bestellen darf, bis zu welchem Betrag und bis wann die Nachgenehmigung vorliegt.

Schritt 6: Freigaben protokollieren und auswerten

Schreiben Sie je Freigabe Name, Zeitpunkt, Betrag und Entscheidung mit, und ändern Sie einen erteilten Freigabevermerk nicht, ohne die Änderung kenntlich zu machen. Für das Freigabeprotokoll selbst ist das eine Prozessregel des Betriebs; das Buchführungsrecht greift erst, wenn der Vorgang eine Buchung oder eine sonst erforderliche Aufzeichnung betrifft. In Deutschland gilt dann § 146 Abs. 4 AO: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; auch Veränderungen sind unzulässig, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Die GoBD verlangen für die in den Verarbeitungsprozess eingeführten Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), dass sie nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (Rz. 108). Werten Sie vierteljährlich aus, wie viele Bestellungen je Stufe freigegeben wurden und wie oft die Eilfreigabe genutzt wurde. Eine Häufung in der höchsten Stufe ist ein Anlass, die Wertgrenzen zu prüfen; sie kann ebenso an hohen Bestellwerten liegen wie an zu engen Grenzen. Prüfen Sie die Grenzen jährlich nach.

Was das Buchführungsrecht verlangt

Deutschland: GoBD Rz. 100

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen und gelten nur in Deutschland; in der Fassung vom 14. Juli 2025 sind sie mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden (Rz. 185). Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren; Rz. 100 nennt als Beispiele Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Funktionstrennungen sowie Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen. Wie aufwendig das sein muss, richtet sich nach der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und dem eingesetzten System (Rz. 100). Die Beschreibung des internen Kontrollsystems gehört in die Verfahrensdokumentation (Rz. 102); sie muss für jedes eingesetzte System verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 151).

Diesen Rahmen füllt die Freigabeordnung aus. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 145 Abs. 1 AO), und Eintragungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 AO). Eine Freigabe nur in einer E-Mail lässt sich diesem Nachweis schwerer zuordnen als ein Status am Beleg. Wer ohne ERP bestellt, kann den Status am Beleg nicht führen; dann braucht die Freigabe eine dokumentierte Unterschriftenregelung und eine geordnete Ablage, damit sie nachweisbar bleibt.

Österreich: § 190 UGB

In Österreich gilt die GoBD nicht. § 190 Abs. 1 UGB verlangt von Unternehmen im Anwendungsbereich des Dritten Buches nach § 189 UGB, Bücher zu führen und die Geschäftsvorfälle so aufzuzeichnen, dass sie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen; Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen (§ 190 Abs. 3 UGB). Den Anwendungsbereich bestimmt § 189 Abs. 1 UGB: Kapitalgesellschaften, die dort umschriebenen eingetragenen Personengesellschaften und alle anderen Unternehmer, die je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse netto im Geschäftsjahr erzielen. Die Rechtsfolge des Schwellenwerts tritt nach § 189 Abs. 2 Z 1 UGB ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und entfällt ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr überschritten wird; nach Z 2 tritt sie schon ab dem folgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Schwellenwert um mindestens 300.000 Euro überschritten wird. Nach § 189 Abs. 4 UGB ist das Dritte Buch unter anderem auf Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Überschussrechnung nicht anzuwenden, auch wenn sie ihre Tätigkeit in einer eingetragenen Personengesellschaft ausüben; diese Ausnahme greift nicht für eine Personengesellschaft nach Abs. 1 Z 2. § 190 UGB gilt in dieser Fassung seit 30. Juli 2026 (zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 61/2026).

Schweiz: Art. 957 und 957a OR

In der Schweiz gilt die GoBD ebenfalls nicht. Der Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht nach Art. 957 Abs. 1 OR unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mindestens 500 000 Franken im letzten Geschäftsjahr und juristische Personen. Eine erleichterte Stufe sieht Art. 957 Abs. 2 OR für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös, für Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und für Stiftungen vor, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind: Diese Unternehmen führen nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch, und für sie gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR). Für die nach Abs. 1 buchführungspflichtigen Unternehmen folgt die Buchführung den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung; dazu gehören der Belegnachweis, die Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens und die Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR, in Kraft seit 1. Januar 2013). Die Betriebsgrösse steuert damit ausdrücklich, wie aufwendig die Ordnung sein muss.

So prüfen Sie das Ergebnis

Legen Sie eine Testbestellung knapp über der Vier-Augen-Schwelle an: Der Beleg bleibt “in Freigabe”.
Versuchen Sie, mit der Rolle der Stufe 1 eine Bestellung über 3.000 Euro freizugeben: Das System verlangt die höhere Stufe.
Lösen Sie eine Investitionsbestellung über 300 Euro aus: Die Geschäftsführungsfreigabe wird verlangt.
Bestellen Sie einen Rahmenvertragsartikel innerhalb des Vertragsvolumens: Es wird keine Einzelfreigabe verlangt.
Prüfen Sie das Protokoll: Name, Zeitpunkt, Betrag und Entscheidung sind vollständig und unverändert.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Jede Bestellung bleibt in der höchsten Stufe hängen	die Wertgrenze der Rolle fehlt oder steht auf null	Höchstbetrag je Rolle setzen und mit einer Testbestellung prüfen
Eine große Bestellung läuft ohne zweite Freigabe durch	die Stufe wird je Position und nicht je Bestellwert geprüft	Prüfung auf den gesamten Netto-Warenwert der Bestellung umstellen
Die Kostenstellenregel greift nicht	die Kostenstelle fehlt am Beleg oder ist nicht Pflichtfeld	Kostenstelle als Pflichtfeld setzen, Freigabestufe daran binden
Der Besteller genehmigt seine eigene Bestellung	Auslösen und Genehmigen sind nicht getrennt	zweite Freigaberolle erzwingen, Selbstfreigabe sperren
Änderungen an Freigaben sind nicht nachvollziehbar	Freigaben werden überschrieben oder außerhalb des Systems erteilt	Protokoll am Beleg führen, Freigabe im ERP statt in der E-Mail

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bleibt die Frage, wie Bestellfreigabe und Rechnungseingang zusammenspielen, lesen Sie den Drei-Wege-Abgleich und den Rechnungsfreigabe-Workflow. Lässt Ihr System keine Wertgrenze je Rolle zu, brauchen Sie eine Beratung, die Ihr System kennt. Für Deutschland folgt dem Freigabeverfahren das interne Kontrollsystem im ERP.