Kostenstelle (Wo Kosten entstehen)
Kurz gesagt
Eine Kostenstelle ist der Ort, an dem im Betrieb Kosten entstehen: eine abgegrenzte organisatorische oder räumliche Einheit, für die Sie Kosten getrennt auswerten. Die Kostenart sagt, was für ein Aufwand entsteht, der Kostenträger, wofür er bestimmt war. In Deutschland verlangt § 8 KHBV von Krankenhäusern im Anwendungsbereich der Verordnung eine Kosten- und Leistungsrechnung, sofern sie nicht nach § 9 KHBV befreit sind; die Stellen des Kostenstellenrahmens der Anlage 5 sollen gebildet werden, soweit dort Kosten und Leistungen anfallen, und eine abweichende Gliederung ist über ein Überleitungsverfahren möglich. Eine Befreiung nach § 9 KHBV kommt für ein Krankenhaus mit bis zu 100 Betten oder mit nur einer bettenführenden Abteilung in Betracht, wenn die mit den Pflichten verbundenen Kosten in keinem angemessenen Verhältnis zu dem erreichbaren Nutzen stehen und die Zwecke des § 8 Satz 1 auf andere Weise erreicht werden können; über sie entscheidet auf Antrag die zuständige Landesbehörde.
Das Wichtigste
- Kostenstellen bilden die mittlere Stufe der Kostenrechnung, zwischen Kostenarten- und Kostenträgerrechnung.
- Vorkostenstellen (Hilfskostenstellen) geben ihre Leistung an andere Kostenstellen ab, Endkostenstellen an die Kostenträger.
- Beispiel: ein Handelsunternehmen mit 25 Mitarbeitenden führt sieben Kostenstellen von der Geschäftsleitung bis zur IT.
- Nennt eine Rechnung Positionen aus zwei Bereichen, erhält jede Position ihre eigene Kostenstelle.
- § 238 HGB, § 190 UGB und Art. 957 OR verlangen Buchführung, nennen aber keine Kostenstellen.
- Deutschland: § 8 KHBV verlangt von Krankenhäusern im Anwendungsbereich der Verordnung eine Kosten- und Leistungsrechnung mit den erforderlichen Kostenstellen, sofern keine Befreiung nach § 9 KHBV besteht; eine solche Befreiung ist für ein Krankenhaus mit bis zu 100 Betten oder mit nur einer bettenführenden Abteilung möglich, wenn die Kosten in keinem angemessenen Verhältnis zu dem erreichbaren Nutzen stehen und die Zwecke des § 8 Satz 1 auf andere Weise erreicht werden können, und sie entscheidet auf Antrag die zuständige Landesbehörde. Die Stellen des Rahmens der Anlage 5 sind eine Sollvorgabe, soweit dort Kosten und Leistungen anfallen, und eine abweichende Gliederung ist mit Überleitungsverfahren zulässig.
Kostenstelle ist eine Abrechnungseinheit des internen Rechnungswesens, mit der ein Betrieb seine Kosten nach Bereichen statt nur nach Arten gliedert.
Wozu eine Kostenstelle dient
Die Kostenstellenrechnung verteilt die Gemeinkosten, die sich keinem Kostenträger direkt zurechnen lassen, auf die Bereiche, in denen sie anfallen. Damit liefert sie die Werte für die Kalkulation und die Wirtschaftlichkeitskontrolle des jeweiligen Bereichs.
Der Denkzettel “Kostenstellenrechnung” der Universität Duisburg-Essen beschreibt Kostenstellen als abgegrenzte Unternehmensbereiche, für die Kosten gesondert geplant, erfasst und kontrolliert werden können. Er trennt Endkostenstellen, deren Kosten auf die Kostenträger verrechnet werden, von Vorkostenstellen, die ihre Leistung an andere Kostenstellen abgeben; der Begleittext der Wirtschaftsuniversität Wien nennt dasselbe Paar Hauptkostenstellen und Hilfskostenstellen. Ob eine Einheit das eine oder das andere ist, hängt davon ab, an wen sie ihre Leistung erbringt: Ein Fuhrpark kann Hauptkostenstelle sein, wenn die Zustellkosten jedem Auftrag gesondert zugerechnet werden, sonst Hilfskostenstelle.
Beispiel: Kostenstellenplan für ein Handelsunternehmen mit 25 Mitarbeitenden
Die folgende Tabelle ist ein Beispiel mit erfundenen Zahlen. Ein Handelsunternehmen ordnet jeder Einheit eine vierstellige Nummer, eine Bezeichnung und den Schwerpunkt der dort gebuchten Kosten zu; die Spalte Mitarbeitende zeigt die angenommene Besetzung.
| Kostenstelle | Bezeichnung | Mitarbeitende | Typischer Inhalt |
|---|---|---|---|
| 1000 | Geschäftsleitung | 1 | Gehalt der Geschäftsführung, Beratung, Versicherungen |
| 1100 | Verwaltung und Buchhaltung | 4 | Gehälter der Verwaltung, Bürobedarf, Porto, Buchhaltungssoftware |
| 1200 | Einkauf und Disposition | 3 | Gehälter des Einkaufs, Reisen zu Lieferanten, Bezugsnebenkosten |
| 1300 | Lager und Logistik | 8 | Lagerpersonal, Miete und Nebenkosten des Lagers, Verpackung, Instandhaltung der Flurförderzeuge, Frachten |
| 1400 | Vertrieb Innendienst | 5 | Gehälter des Innendienstes, Auftragsabwicklung, Werbung |
| 1500 | Vertrieb Außendienst | 2 | Gehälter und Provisionen des Außendienstes, Fahrzeuge, Reisekosten |
| 1600 | IT und Warenwirtschaft | 2 | Gehalt der IT, Lizenzen, Hardware, Wartung der Warenwirtschaft |
Die Besetzungsspalte prüft sich selbst: 1 + 4 + 3 + 8 + 5 + 2 + 2 = 25 Mitarbeitende. Der Begleittext der Wirtschaftsuniversität Wien leitet den Kostenstellenplan aus dem Leistungsprozess ab: Lager, Fertigung oder Beschaffung, Verwaltung, Vertrieb. Zur ausführlichen Struktur siehe Kostenstellen und Kostenträger einrichten.
So wird eine Rechnung zugeordnet
In der Kostenstellenrechnung erhält eine Aufwandsbuchung ein Konto und eine Kostenstelle; die Zuordnung zum Kostenträger folgt in der Kalkulation. Das betrifft die Gemeinkosten, die sich keinem Kostenträger direkt zurechnen lassen; Einzelkosten für eine bestimmte Leistung brauchen diesen Umweg über die Kostenstelle nicht. Eine eingehende Rechnung wird entsprechend nach Konto und Kostenstelle erfasst. Die Beispielrechnung zeigt eine Werkstattrechnung mit zwei Positionen aus zwei Bereichen; die Beträge sind erfunden und netto.
| Rechnungsposition | Betrag netto | Konto (Kostenart) | Kostenstelle |
|---|---|---|---|
| Reparatur des Gabelstaplers | 200,00 Euro | Instandhaltung Betriebs- und Geschäftsausstattung | 1300 Lager und Logistik |
| Reifenwechsel am Lieferwagen | 90,00 Euro | Instandhaltung Fuhrpark | 1500 Vertrieb Außendienst |
| Summe der Rechnung | 290,00 Euro |
Kontrolle: 200,00 Euro + 90,00 Euro = 290,00 Euro. Hätte die Rechnung nur die Reparatur am Gabelstapler enthalten, stünde die ganze Rechnung auf der Kostenstelle 1300.
Lässt sich ein Aufwand keiner Stelle eindeutig zurechnen, verteilen Sie ihn nach einem Schlüssel, etwa Quadratmeter für Miete oder gefahrene Kilometer für Fahrzeuge; solche Beträge sind Kostenstellengemeinkosten. Ob Ihre Einrichtung die Kostenstelle je Rechnungsposition oder je Aufwandskonto erfasst, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Rechtsgrundlage
Deutschland: § 238 Abs. 1 HGB verlangt von jedem Kaufmann, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen; Kostenstellen nennt die Vorschrift nicht. Eine Kosten- und Leistungsrechnung verlangt dagegen § 8 KHBV von Krankenhäusern im Anwendungsbereich der Verordnung: Sie haben die nach ihren Aufgaben und ihrer Struktur erforderlichen Kostenstellen zu bilden; mindestens die Stellen des Kostenstellenrahmens der Anlage 5 sollen gebildet werden, soweit dort Kosten und Leistungen anfallen, und bei abweichender Gliederung soll ein ordnungsmäßiges Überleitungsverfahren die Umschlüsselung auf den Kostenstellenrahmen sicherstellen (§ 8 Satz 2 Nr. 1 KHBV). Nach § 9 KHBV kann ein Krankenhaus mit bis zu 100 Betten oder mit nur einer bettenführenden Abteilung von den Pflichten nach § 8 befreit werden, soweit die mit diesen Pflichten verbundenen Kosten in keinem angemessenen Verhältnis zu dem erreichbaren Nutzen stehen und die in § 8 Satz 1 genannten Zwecke auf andere Weise erreicht werden können; über die Befreiung entscheidet auf Antrag des Krankenhauses die zuständige Landesbehörde, wobei einvernehmliche Regelungen mit den in § 18 Absatz 1 Satz 2 des Krankenhausfinanzierungsgesetzes genannten Beteiligten anzustreben sind. Der Rahmen gliedert die Kostenstellen in die Gruppen 90 bis 99, etwa 90 für gemeinsame Kostenstellen und 92 für medizinische Institutionen. Nach § 1 Abs. 1 KHBV gilt die Verordnung unabhängig von der Rechtsform und der Kaufmannseigenschaft des Krankenhauses; nach § 1 Abs. 2 KHBV gilt sie nicht für die Krankenhäuser, auf die das Krankenhausfinanzierungsgesetz nach seinem § 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 keine Anwendung findet, für die nach § 5 Abs. 1 Nr. 2, 4 oder 7 des Krankenhausfinanzierungsgesetzes nicht geförderten Krankenhäuser (sofern sie nicht nach § 5 Abs. 2 gefördert werden) sowie für Bundeswehrkrankenhäuser und Krankenhäuser der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Die KHBV ist in der Fassung der Neufassung vom 24. März 1987 (BGBl. I S. 1045), zuletzt geändert durch Artikel 25 Abs. 2 des Gesetzes vom 7. August 2021 (BGBl. I S. 3311).
Österreich: § 190 Abs. 1 UGB verpflichtet den Unternehmer, Bücher zu führen und in diesen seine unternehmensbezogenen Geschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen; Kostenstellen nennt auch diese Vorschrift nicht.
Schweiz: Art. 957 Abs. 1 OR verlangt die Buchführung und Rechnungslegung von juristischen Personen sowie von Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500 000 Franken erzielt haben. Nach Art. 957 Abs. 2 OR müssen Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterhalb dieser Grenze sowie die Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und die Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind, nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen. Art. 957a Abs. 2 OR nennt die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung. Kostenstellen kommen in diesen Artikeln nicht vor.
Eine Pflicht, Kostenstellen zu bilden, haben wir in den am 14. Oktober 2026 geöffneten Vorschriften nur für deutsche Krankenhäuser im Anwendungsbereich der KHBV gefunden, und dort greift die Befreiungsmöglichkeit des § 9 KHBV ein. In den übrigen Betrieben richtet sich der Kostenstellenplan nach dem eigenen Leistungsprozess; verbindlich wird er durch Ihre eigene Festlegung.
Nicht zu verwechseln
- Kostenart (Konto): die Art des Aufwands wie Löhne, Miete oder Frachten; sie wird über das Konto geführt und ist von der Kostenstelle unabhängig. Die Ordnung der Konten steht im Kontenrahmen.
- Kostenträger: die Leistung, die die Kosten tragen soll, etwa ein Auftrag oder ein Produkt; die Kostenstelle sammelt Kosten dagegen nach ihrem Anfall und nicht nach der Leistung.
- Standort oder Filiale: ein Ort kann mehrere Kostenstellen tragen, und eine Kostenstelle kann über mehrere Orte laufen; die Kostenstelle ist eine Abrechnungseinheit, nicht zwingend eine Adresse.
- Deckungsbeitrag: er rechnet mit variablen Kosten je Leistung, nicht mit den Kosten eines Bereichs (Deckungsbeitrag).