Plan-Ist-Vergleich: Budgets im ERP führen und auswerten

Der Plan-Ist-Vergleich stellt die Ist-Werte einer Periode den Planwerten derselben Konten, Kostenstellen und Mengen gegenüber. Im ERP entsteht er aus zwei Datenreihen mit denselben Koordinaten. Was eine Abweichung verursacht hat, zeigt sich erst, wenn Sie sie in drei Teile zerlegen und jeden Teil benennen können.

Was Sie vorab brauchen

die Erfolgskonten Ihres Kontenrahmens, getrennt nach Erlös- und Kostenarten
den Kostenstellenplan mit einer verantwortlichen Person je Kostenstelle
Planmengen und Planpreise je Produktgruppe oder Leistung
die Vorjahreswerte und die abgeschlossenen Ist-Werte des laufenden Jahres
einen Planungskalender: wer plant, wer genehmigt, bis wann
die Regel, wer eine Abweichung erklärt und bis wann

Die Kontenachse kommt aus Ihrem Kontenrahmen: SKR03 und SKR04 für Deutschland, Kontenrahmen in Österreich und Kontenrahmen KMU in der Schweiz. Die zweite Achse ist die Kostenstelle und der Kostenträger; ohne sie bleibt offen, wer eine Abweichung verantwortet.

Schritt für Schritt: Budget anlegen und auswerten

Schritt 1: Budgetdimensionen festlegen

Ein Budget ist ein Wert mit Koordinaten. Kleinste sinnvolle Einheit ist die Kombination aus Konto, Kostenstelle, Periode und Produktgruppe. Das Controlling-Prozessmodell der International Group of Controlling (IGC, 2. Auflage 2017) zählt den Kontenrahmen und die Kostenstellenstruktur mit festgelegten Kostenstellenverantwortlichen zum Instrumentarium des Controllings; die Auswertungsstrukturen sollen den Verantwortungsstrukturen folgen.

Ergebnis: eine Liste der Kombinationen, für die es ein Budget gibt, mit dem Namen der verantwortlichen Person.

Schritt 2: Planmenge und Planpreis getrennt erfassen

Speichern Sie Menge und Preis, nicht nur den Betrag. Ob ein Planumsatz von 120.000 Euro aus 1.600 Stück zu 75,00 Euro oder aus 3.000 Stück zu 40,00 Euro entsteht, lässt sich später nicht rekonstruieren, wenn nur die Summe im System steht. Nach dem IGC-Prozessmodell übersetzt die Budgetierung geplante Aktivitäten in Geldgrößen und führt Preis- und Mengenabweichungen auf der Absatz- und der Beschaffungsseite als eigene Kategorien; dafür brauchen Sie Menge und Preis als eigene Felder. Beim Aufbau hilft der Vorjahresvergleich: Das KMU-Portal des SECO empfiehlt, die Zahlen des Vorjahres und des laufenden Jahres an die im Planjahr erwarteten Verhältnisse anzupassen.

Ergebnis: je Konto, Kostenstelle und Produktgruppe stehen eine Planmenge mit Einheit und ein Planpreis in Euro je Einheit.

Schritt 3: Budget freigeben und sperren

Das Budget hält den erwarteten Ertrag und Aufwand der Periode fest, aufgeteilt auf Konten, Kostenstellen und Produktgruppen. Legen Sie dafür eine Planversion an, die nach der Genehmigung unverändert bleibt. Ändert sich eine Prämisse im Jahr, entsteht eine neue Version, und jeder Bericht nennt seine Vergleichsbasis. Das Prozessmodell sieht den Abgleich der Ist-Werte mit dem letzten Forecast, Plan oder Budget und daraus abgeleitete Gegensteuerungsmaßnahmen vor.

Ergebnis: eine freigegebene, gesperrte Planversion als gemeinsame Basis aller Berichte.

Schritt 4: Ist-Werte zum Monatsabschluss übernehmen

Ziehen Sie die Ist-Werte aus der Buchhaltung, nicht aus einer Nebentabelle. Das KMU-Portal des SECO hält fest, dass ein Betrieb sein Budget und alle Einzelpläne laufend anhand von Kennzahlen überwachen und bei negativen Abweichungen sofort handeln soll; Monatsabschlüsse nennt es als bessere Grundlage als Halbjahres- oder Quartalsabschlüsse. Als Auswertungstermin eignet sich der fünfte Werktag des Folgemonats (redaktionelle Empfehlung).

Prüfen Sie vor der Auswertung, dass die Periode abgeschlossen ist und dass Mengen und Beträge dieselbe Periode betreffen. Das Controlling-Prozessmodell der IGC verlangt für diese Stufe ausdrücklich eine Plausibilisierung: die Daten auf Korrektheit und Vollständigkeit prüfen und Fehler oder Unstimmigkeiten klären, bevor der Zahlenteil freigegeben wird.

Eine Nachbuchung nach dem Berichtstermin zerstört den Bericht nicht, sie löst aber eine Entscheidung aus: entweder wird der Bericht aktualisiert, oder die Überleitung zwischen Bericht und Buchhaltung wird so ausgewiesen, dass der Leser sie nachvollziehen kann (redaktionelle Empfehlung).

Ergebnis: eine abgeschlossene Periode mit Beträgen und Mengen für dieselben Konten und Kostenstellen.

Schritt 5: Die Abweichung in drei Komponenten rechnen

Die Gesamtabweichung eines Kontos ist die Differenz aus Istwert und Planwert. Für die Steuerung zerlegen Sie sie in Preis, Menge und Struktur (Mix). Preis und Menge folgen dem IGC-Prozessmodell; die Strukturabweichung ist eine zusätzliche, hier selbst definierte Komponente, weil sich sonst jede Verschiebung zwischen Produktgruppen als Mengen- oder Preisabweichung ausgibt.

Variablen, alle Beträge netto in Euro:

qP: Planmenge je Produktgruppe, in Stück
pP: Planpreis je Produktgruppe, in Euro je Stück
qI und pI: Istmenge und Istpreis je Produktgruppe
ØP: Plan-Durchschnittspreis = Summe(qP × pP) ÷ Summe(qP), in Euro je Stück

Dann gilt für jede Produktgruppe:

Mengenabweichung = (Summe der Istmengen − Summe der Planmengen) × ØP
Strukturabweichung = Summe aus: Istmenge × (Planpreis der Gruppe − ØP)
Preisabweichung = Summe aus: Istmenge × (Istpreis der Gruppe − Planpreis der Gruppe)

Die drei Werte ergeben zusammen genau die Gesamtabweichung, es bleibt kein Rest. Ein positives Vorzeichen bedeutet bei einem Erlöskonto mehr Umsatz als geplant, bei einem Kostenkonto mehr Kosten als geplant. Welche Basis Sie wählen, verschiebt Beträge zwischen den Komponenten, nicht die Gesamtabweichung; das zeigen die Rechenbeispiele zur Systematik der Abweichungsanalyse der Ruhr-Universität Bochum.

Schritt 6: Kommentieren und gegensteuern

Der Zahlenteil allein genügt nicht. Im Management Reporting des IGC-Prozessmodells gehören zur Berichtserstellung die Abweichungsanalyse, die Ursachenanalyse, die schriftliche Erklärung der Abweichungen und Vorschläge für Maßnahmen. Tragen Sie je Abweichung über Ihrer Schwelle Ursache, Erwartung und Maßnahme ein und hängen Sie sie an den Bericht.

Ergebnis: jede erläuterungspflichtige Abweichung hat Ursache, Maßnahme, verantwortliche Person und Termin.

Beispiel: Monatsbericht mit drei Konten

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Händler verkauft drei Produktgruppen: A (günstige Teile), B (mittlere), C (hochwertige). Alle Beträge sind Nettobeträge ohne Umsatzsteuer.

Produktgruppe	Planmenge (Stück)	Planpreis Erlös (Euro/Stück)	Planpreis Wareneinsatz (Euro/Stück)	Istmenge (Stück)	Istpreis Erlös (Euro/Stück)	Istpreis Wareneinsatz (Euro/Stück)
A	1.000	40,00	24,00	1.150	38,00	24,50
B	400	100,00	62,00	430	99,00	63,00
C	200	200,00	120,00	140	195,00	118,00
Summe	1.600	Ø 75,00	Ø 45,50	1.720

Der Umsatz liegt 6.430 Euro unter Plan, obwohl 120 Stück mehr verkauft wurden. Der durchschnittliche Stückerlös fiel von 75,00 auf 66,03 Euro (113.570 ÷ 1.720). Für die Erlöse ergibt die Zerlegung:

Komponente	Rechnung	Betrag (Euro)
Menge	(1.720 − 1.600) × 75,00	+9.000
Struktur	1.150 × (40,00 − 75,00) + 430 × (100,00 − 75,00) + 140 × (200,00 − 75,00)	−12.000
Preis	1.150 × (38,00 − 40,00) + 430 × (99,00 − 100,00) + 140 × (195,00 − 200,00)	−3.430
Gesamtabweichung	113.570 − 120.000	−6.430

Dieselbe Rechnung für den Wareneinsatz: Plan 72.800 Euro, Ist 71.785 Euro, Durchschnittspreis 45,50 Euro. Die Menge wirkt mit (1.720 − 1.600) × 45,50 = +5.460 Euro, die Struktur mit 1.150 × (24,00 − 45,50) + 430 × (62,00 − 45,50) + 140 × (120,00 − 45,50) = −7.200 Euro, der Preis mit 1.150 × 0,50 + 430 × 1,00 + 140 × (−2,00) = +725 Euro; zusammen −1.015 Euro.

Die Löhne im Lager und Versand stehen für zwei Stundenarten im Budget:

Stundenart	Planstunden	Plansatz (Euro/Stunde)	Iststunden	Istsatz (Euro/Stunde)
eigene Kräfte	1.400	22,50	1.650	23,00
Zeitarbeit	600	27,50	450	28,00

Das ergibt Plan 48.000 Euro und Ist 50.550 Euro, einen Durchschnittssatz von 24,00 Euro und eine Abweichung von +2.550 Euro: Menge +2.400 Euro, Struktur −900 Euro (weniger Zeitarbeit), Preis +1.050 Euro.

Der Rohertrag ist keine Kontensumme, sondern die Differenz aus Erlösen und Wareneinsatz; er steht als eigene Zeile, weil erst dort sichtbar wird, welche Komponente das Ergebnis bewegt.

Konto	Plan (Euro)	Ist (Euro)	Abweichung (Euro)	Preis (Euro)	Menge (Euro)	Struktur (Euro)
Erlöse Warenverkauf	120.000	113.570	−6.430	−3.430	+9.000	−12.000
Wareneinsatz	72.800	71.785	−1.015	+725	+5.460	−7.200
Löhne Lager und Versand	48.000	50.550	+2.550	+1.050	+2.400	−900
Rohertrag (Erlöse − Wareneinsatz)	47.200	41.785	−5.415	−4.155	+3.540	−4.800

Die Zeile “Rohertrag” ist die entscheidende: Der Mixeffekt verschlechtert die Marge um 4.800 Euro, weil die zusätzliche Menge überwiegend auf die günstige Gruppe A fiel. Wer nur die Umsatzabweichung von −6.430 Euro liest, hält den Umsatz für das Problem; tatsächlich trugen Menge und Mix gegenläufig dazu bei. Die drei Konten dürfen Sie nicht ungewichtet addieren: die Summe der Beträge ohne Vorzeichen trägt keine Entscheidung. Mit Vorzeichen gelesen ergeben sie dagegen die Stufen der Erfolgsrechnung — Erlöse minus Wareneinsatz ist der Rohertrag (Plan 47.200 Euro, Ist 41.785 Euro), und nach Abzug der Löhne bleiben −800 Euro im Plan und −8.765 Euro im Ist; das IGC-Prozessmodell sieht vor, die Ergebnisrechnung als mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung auszugestalten und Fixkosten den Stufen zuzuordnen. Für die Ursachenanalyse bleibt trotzdem jede Zeile getrennt zu lesen: eine Erlösabweichung trägt keine Kostenursache.

Wann eine Abweichung eine Erläuterung braucht

Redaktionelle Empfehlung für die Schwelle: Eine Abweichung wird schriftlich erklärt, wenn mindestens eine dieser Bedingungen zutrifft.

Die Gesamtabweichung des Kontos beträgt 2.500 Euro oder mehr.
Die Gesamtabweichung erreicht fünf Prozent des Planwerts des Kontos, auch wenn der Betrag darunter liegt.
Eine einzelne Komponente — Preis, Menge oder Struktur — beträgt 1.000 Euro oder mehr.
Das Vorzeichen hat gegenüber dem Vormonat gewechselt, oder die Abweichung wird im Quartalsforecast bestehen bleiben.

Alles darunter wird nicht einzeln erklärt, sondern mit einem Satz in einer Sammelnotiz festgehalten. Zur Erklärung gehören vier Angaben: Ursache, Erwartung für den Rest des Jahres, Maßnahme und verantwortliche Person mit Termin.

Im Beispiel greift die Regel unterschiedlich: Bei den Erlösen liegen Gesamtabweichung (5,36 Prozent) und alle drei Komponenten über der Schwelle. Beim Wareneinsatz liegen Gesamtabweichung (1.015 Euro, 1,39 Prozent) unter beiden Schwellen, die Komponenten Struktur (−7.200) und Menge (+5.460) aber darüber — das wird nur durch die Komponentenregel sichtbar. Bei den Löhnen liegen Menge (+2.400) und Preis (+1.050) über 1.000 Euro, die Struktur mit −900 Euro darunter und damit in der Sammelnotiz.

So prüfen Sie das Ergebnis

Rechenprobe: Preis + Menge + Struktur muss in jeder Zeile die Gesamtabweichung ergeben. Bleibt ein Rest, fehlt eine Planmenge oder ein Planpreis.
Basistest: Planwert ÷ Planmenge muss den hinterlegten Plan-Durchschnittspreis ergeben. Weicht er ab, passen Menge und Betrag nicht zusammen.
Mengenprobe: Stammen Istmengen und Istbeträge aus derselben abgeschlossenen Periode?
Vollständigkeitsprobe: Jede erläuterungspflichtige Zeile hat Ursache, Maßnahme, Person und Termin.
Versionsprobe: Alle Zeilen des Berichts nennen dieselbe Vergleichsbasis.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Die Zerlegung lässt sich nicht rechnen	Im Budget steht nur ein Eurobetrag je Konto	Planmenge und Planpreis als eigene Felder erfassen (Schritt 2)
Preis- und Mengenabweichung heben sich fast auf	Mengen sind zwischen Plan und Ist unterschiedlich abgegrenzt	dieselbe Bezugsgröße und dieselbe Periode für Plan und Ist verwenden
Große Strukturabweichung, die niemand erklären kann	Die Produktgruppen im Budget passen nicht zur Gliederung des Absatzes	Gruppen zusammenfassen oder auf die Gruppen beschränken, die der Vertrieb steuert
Alle Konten im Plan, der Rohertrag fällt	Umsatz- und Kostenmix wirken gegenläufig	Rohertrag als eigene Zeile führen und die Mixkomponenten beider Konten zusammen lesen
Die Zahlen ändern sich nach dem Versand des Berichts	Nachbuchungen nach dem Abschluss	Periode abschließen, Korrekturen in der Zeile des Folgemonats ausweisen und die Überleitung zwischen Bericht und Buchhaltung dokumentieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Buchhaltung oder Ihre Softwarebetreuung dazu, wenn Ihr System Mengen und Preise nur in einer Nebentabelle führt; dann fehlt die Basis für die Zerlegung. Für die Planbilanz aus Budget, Investitionsplan und Liquiditätsrechnung und für die Abstimmung mit Bank oder Steuerberatung brauchen Sie Zahlen, die der Jahresabschluss bestätigt; hier hilft Ihre Steuer- oder Treuhandberatung. Rechnen Sie einzelne Aufträge nach, zeigt die Projektkalkulation, wie Vorkalkulation und Nachkalkulation zusammenspielen.