Projektkalkulation: Vorkalkulation gegen Nachkalkulation prüfen

Was Sie vorab brauchen

Eine Projektkalkulation, die mehr als eine Endsumme zeigt, entsteht aus Daten, die vor dem ersten Projektschritt vorhanden sein müssen:

• eine Projekt- oder Auftragsnummer, die in der Kostenrechnung als Kostenträger geführt wird
• der interne Kostensatz je Stunde und Personengruppe, nicht der dem Kunden verrechnete Satz
• Planstunden je Arbeitspaket und die getroffenen Annahmen dazu
• eine Zeiterfassung, die geleistete Stunden auf die Projektnummer bucht
• Bestellungen und Eingangsrechnungen der Fremdleistungen, ebenfalls mit Projektnummer
• Reisekostenbelege je Einsatz
• eine Liste der bestätigten Auftragsänderungen

Der interne Kostensatz ist die Rechengröße dieser Kalkulation. Wie er aus Gehalt, Lohnnebenkosten und produktiven Stunden entsteht, steht in Stundensatz kalkulieren, die Verteilung der Gemeinkosten in Zuschlagskalkulation für Gemeinkosten. Die Struktur, auf die Sie buchen, behandelt Kostenstellen und Kostenträger; ein Kostenträger ist das Objekt, auf dem die Kostenrechnung Kosten und Erlöse sammelt, hier das einzelne Projekt. Der Aufbau folgt dem Plan-Ist-Vergleich im ERP auf der Zeitachse des Projekts. Der Artikel beschreibt die interne Rechnung des Betriebs; Fragen der Buchführung und der Steuern bleiben außen vor.

Schritt für Schritt: Vorkalkulation und Nachkalkulation vergleichen

Schritt 1: Projekt als Kostenträger anlegen

Legen Sie das Projekt mit einer Nummer an, die Angebot, Stundenbuchungen, Bestellungen und Eingangsrechnungen tragen. Nach dem Controlling-Prozessmodell der International Group of Controlling (IGC, 2. Auflage 2017, Seite 42) ist die Kalkulation als Kostenträgerstückrechnung ein Ergebnis der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung; die Angebots-, Auftrags- oder Plankalkulation heißt dort Vorkalkulation (Seite 43).

• Ergebnis: jede Buchung des Projekts lässt sich über dieselbe Nummer finden, ohne in Freitextfeldern zu suchen.

Schritt 2: Vorkalkulation je Position festhalten

Zerlegen Sie den geplanten Aufwand in die Positionen, die Sie später wiederfinden: eigene Stunden je Arbeitspaket mit Satz, Fremdleistung, Reisekosten und Übernachtungen. Mengen und Beträge gehören getrennt ins System, sonst lässt sich die Abweichung später nicht in Menge und Satz zerlegen. Das SECO-KMU-Portal zeigt den Weg an einem Beispiel: Der Unternehmer schätzt den Aufwand in Stunden, multipliziert den Stundenansatz mit der Stundenzahl und rechnet Materialkosten und einen Gewinnanteil hinzu (“Fallbeispiel für die korrekte Preisberechnung”).

Das KMU-Portal nennt zwei Ausgangspunkte der Preiskalkulation: den Kostenpreis, bei dem die Selbstkosten gedeckt sind, und den Marktpreis, den die Kundschaft zu zahlen bereit ist. Für die Nachkalkulation zählt der Kostenpreis, für die Auftragsannahme der Marktpreis.

• Ergebnis: je Position stehen Planmenge mit Einheit (Stunden, Kilometer, Stück) und Planbetrag in Euro.

Schritt 3: Stunden mitlaufend auf das Projekt buchen

Schieben Sie die Auswertung nicht bis zum Projektende. Das IGC-Prozessmodell nennt die Leistungserfassung als Eingang der Kostenrechnung und führt die mitlaufende Kalkulation als eigenen Teilprozess neben der Nachkalkulation (Seiten 42 und 43). Für das Projektcontrolling sieht es Plan-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und bei ungünstigem Forecast Handlungsvarianten bis hin zum Abbruchvorschlag vor (Seite 54).

• Ergebnis: nach jeder Woche steht der Stundenverbrauch je Position gegen die Planstunden.

Schritt 4: Fremdleistung und Reisekosten zuordnen

Legen Sie für jede Fremdleistung eine Bestellung mit der Projektnummer an; die Eingangsrechnung erbt sie. Reisekosten erfassen Sie je Einsatz, getrennt nach Kilometern und Übernachtungen, weil sich die Zahl der Einsätze im Projektverlauf ändert, der Kilometersatz dagegen nicht.

• Ergebnis: keine Kosten aus diesen beiden Blöcken stehen ohne Projektnummer im System.

Schritt 5: Nachkalkulation aufstellen

Die Nachkalkulation erfasst und ordnet die tatsächlich angefallenen Kosten eines Kostenträgers zu; nach dem IGC-Prozessmodell geschieht das auf der Ebene einzelner Produktions- oder Kundenaufträge, und der Vergleich von Vor- und Nachkalkulation liefert die Informationen für die Abweichungsanalyse (Seite 44). Rechnen Sie dieselben Positionen in derselben Reihenfolge wie in der Vorkalkulation, aber bewerten Sie die Istmengen mit dem tatsächlich geltenden Kostensatz, nicht mit dem Plansatz; sonst zeigt die Zeile keine Istkosten. Stimmen Plan- und Istsatz überein, bleibt nur die Mengenabweichung (so im Beispiel unten); ändert sich der Satz im Projektverlauf, weisen Sie die Satzabweichung getrennt aus.

• Ergebnis: Istkosten je Position in der Gliederung des Angebots.

Schritt 6: Abweichung und Marge je Position rechnen

Gerechnet wird mit Kostenbeträgen; die Beispielrechnung unten verwendet Nettobeträge ohne Umsatzsteuer. Die Variablen:

• qP, qI: Plan- und Istmenge je Position, in Stunden, Kilometern oder Stück
• sP, sI: Plan- und Istsatz je Einheit, in Euro je Stunde, Kilometer oder Stück
• P: vereinbarter Nettopreis des Auftrags, in Euro

Dann gilt:

1. Abweichung je Position = qI × sI − qP × sP
2. Mengenabweichung = (qI − qP) × sP
3. Satzabweichung = qI × (sI − sP)
4. Selbstkosten = Summe aller Positionen
5. Marge = P − Selbstkosten
6. Margenquote = Marge ÷ P × 100

Mengen- und Satzabweichung ergeben zusammen genau die Abweichung der Position. Das IGC-Prozessmodell nennt Preis- und Mengenabweichungen als bekannte Abweichungskategorien (Seite 44). Die Marge je Auftrag zeigt, was ein Auftrag nach vollen Selbstkosten beiträgt. Das SECO-KMU-Portal rechnet den Deckungsbeitrag eine Stufe früher, nämlich als Umsatz minus variable Kosten, und hält fest, dass sein Satz mindestens den Anteil der Fixkosten decken soll; die Kurzdefinition steht im Artikel Deckungsbeitrag.

• Ergebnis: je Position ein Betrag mit Vorzeichen, dazu Marge und Margenquote des Auftrags.

Schritt 7: Abschlussbericht und neue Planzahl

Nach dem IGC-Prozessmodell wird die Nachkalkulation in jedem Fall nach Abschluss des Projekts durchgeführt, gegebenenfalls auch nach einem Abbruch; Plan-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen erlauben Schlussfolgerungen für Folgeprojekte und werden in einem Abschlussbericht zusammengefasst (Seite 54). Notieren Sie je Abweichung über Ihrer Schwelle vier Angaben: Ursache, Wirkung in Euro, neue Planzahl für das nächste Angebot und verantwortliche Person.

• Ergebnis: jede erklärte Abweichung hat eine neue Planzahl, die im nächsten Angebot an derselben Stelle steht.

Beispiel: Fixpreisprojekt mit Stunden, Reisekosten und Fremdleistung

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein IT-Dienstleister verlegt in einem Bestandsgebäude 300 Netzwerkkabel und sagt dafür einen Fixpreis von 12.500 Euro netto zu. Er plant mit 0,40 Montagestunden je Kabelzug und rechnet alles ohne Umsatzsteuer.

Position	Planmenge	Plankosten (Euro)
eigene Technikstunden	120 h × 62,00 Euro je h	7.440
Fremdleistung Nachunternehmer	1 Pauschale	3.200
Reisekosten	12 Einsätze × 90 km × 0,30 Euro je km	324
Übernachtungen	2 × 95,00 Euro	190
Summe Plan-Selbstkosten		11.154

Aus dem Fixpreis und diesen Selbstkosten ergibt sich eine geplante Marge von 1.346 Euro, das sind 10,8 Prozent des Preises.

In der Schweiz ändert sich nur die Währung: Die SECO-Vorlage rechnet dieselbe Struktur in Franken und setzt rund 1’700 verrechenbare Stunden je vollbeschäftigte Person an; in Deutschland und Österreich stehen dieselben Positionen in Euro.

Tatsächlich braucht die Montage länger, und der Nachunternehmer muss nacharbeiten:

Position	Istmenge	Istkosten (Euro)
eigene Technikstunden	148 h × 62,00 Euro je h	9.176
Fremdleistung Nachunternehmer	1 Abrechnung	3.950
Reisekosten	16 Einsätze × 90 km × 0,30 Euro je km	432
Übernachtungen	3 × 95,00 Euro	285
Summe Ist-Selbstkosten		13.843

Die Ist-Selbstkosten liegen 2.689 Euro über dem Plan (13.843 − 11.154). Der Fixpreis wurde nicht angepasst, weil keine bestätigte Auftragsänderung vorlag. Die Marge kippt damit ins Minus, und zwar in drei Schritten:

Schritt	Rechnung	Marge danach (Euro)
Vorkalkulation	12.500 − 11.154	+1.346
28 Mehrstunden der eigenen Technik	28 h × 62,00 Euro	−390
Mehraufwand des Nachunternehmers	3.950 − 3.200	−1.140
vier zusätzliche Einsätze und eine Übernachtung	4 × 90 km × 0,30 + 95,00	−1.343

Der größte Block sind die 28 Mehrstunden: Statt der geplanten 0,40 Stunden je Kabelzug brauchte die Montage 0,49, weil die Kabel in bestehenden Schächten mit Hindernissen eingezogen werden mussten. Die 750 Euro Mehrkosten des Nachunternehmers sind neun Nacharbeitsstunden, die im Angebot nicht vorgesehen waren; bei dieser Nacharbeit entstanden auch die vier zusätzlichen Einsätze (108 Euro) und die dritte Übernachtung (95 Euro). Der Satz von 62,00 Euro ist in Plan und Ist gleich, es gibt also keine Satzabweichung; die ganze Abweichung ist eine Mengenabweichung.

Für das nächste Angebot dieser Art ändert der Betrieb vier Zeilen:

Größe	Annahme im Angebot	Ist im Projekt	Planzahl für das nächste Angebot
Montagestunden je Kabelzug	0,40 h	0,49 h	0,50 h
Einsätze je 100 Kabelzüge	4	5,3	5
Nacharbeit des Nachunternehmers	nicht kalkuliert	750 Euro	Pauschale von 250 Euro je 100 Kabelzüge
Wagniszuschlag auf die Planstunden	0 Prozent	—	10 Prozent (eigene Regel)

Mit diesen Zahlen hätte die Vorkalkulation 165 eigene Stunden ergeben: 300 Kabelzüge × 0,50 Planstunden (der Istwert 0,49 aufgerundet) sind 150 Stunden, der Wagniszuschlag von zehn Prozent hebt sie auf 0,55 Stunden je Kabelzug beziehungsweise 165 Stunden. Dazu 3.950 Euro Fremdleistung (3.200 plus 3 × 250 für Nacharbeit), 405 Euro Fahrten (15 × 90 km × 0,30) und 285 Euro für drei Übernachtungen, zusammen 14.870 Euro Selbstkosten. Bei derselben Margenquote von 10,8 Prozent müsste der Fixpreis 16.670 Euro betragen (14.870 ÷ 0,892). Genau dieser Satz gehört in den Abschlussbericht: nicht “die Montage war zu langsam”, sondern die geänderte Planzahl und der Preis, der sich daraus ergibt.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Summenprobe: Die Summe der Positionsabweichungen muss die Differenz der Selbstkosten ergeben (im Beispiel 1.736 + 750 + 203 = 2.689 Euro). Bleibt ein Rest, fehlt eine Position oder eine Buchung ohne Projektnummer.
• Satzprobe: Bewerten Sie die Istmengen mit dem tatsächlich geltenden Satz, nicht mit dem Plansatz. Nur wenn sich der Satz im Projektverlauf nicht ändert, sind Plan- und Istsatz gleich und die ganze Abweichung ist eine Mengenabweichung; ändert er sich, weisen Sie die Satzabweichung getrennt aus, sonst bündelt sie sich mit den Mehrstunden.
• Zuordnungsprobe: Jede Fremdleistungsrechnung verweist auf eine Bestellung mit der Projektnummer. Fehlt der eindeutige Projektbezug, kann die Zuordnung auf den Kostenträger fehlen; prüfen Sie die Kontierung der Rechnung, bevor Sie sie in die Nachkalkulation nehmen. Für die einheitliche Erfassung und Zuordnung der Kosten verlangt das IGC-Prozessmodell verbindliche Kontierungsregeln in einer Kontierungsanleitung (Seite 43).
• Vollständigkeitsprobe: Stimmen Sie alle auf Kostenträger gebuchten Stunden zusammen mit den übrigen Zeitarten (interne Arbeit, Schulung, Fehlzeiten) gegen die Gesamtstunden der Abteilung im gleichen Zeitraum ab. Bei dieser vollen Abstimmung muss die Rechnung aufgehen: die zugeordneten Stunden und die übrigen Zeitarten ergeben die Gesamtstunden, ein verbleibender Rest sind gebuchte Stunden ohne Zuordnung. Nur der Vergleich eines einzelnen Projekts mit der Abteilungssumme lässt erwartungsgemäß einen Rest, weil andere Projekte, interne Arbeit und Fehlzeiten außerhalb dieses Projekts liegen.
• Terminprobe: Die Nachkalkulation steht innerhalb von zehn Werktagen nach Abschluss des Projekts (eigene Regel). Je später sie entsteht, desto weniger Ursachen lassen sich noch klären.
• Prognoseprobe: Sinkt die erwartete Marge schon während des Projekts unter null, gehören nach dem IGC-Prozessmodell Handlungsvarianten auf den Tisch (Seite 54): Umfang reduzieren, den Mehraufwand mit dem Kunden klären oder das Projekt abbrechen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Die Nachkalkulation entsteht erst Monate nach Projektende	Stunden und Eingangsrechnungen werden gesammelt, nicht zugeordnet	Projektnummer auf Stundenbuchung und Bestellung als Pflichtfeld führen; Termin von zehn Werktagen setzen
Alle Positionen sind im Plan, die Marge trotzdem negativ	Reisekosten und Nacharbeit stehen nicht in den Planstunden	beide Blöcke als eigene Positionen kalkulieren und den Wagniszuschlag auf die Planstunden rechnen
Große Abweichung, die niemand erklären kann	Zusatzaufwand wurde ohne bestätigte Auftragsänderung geleistet	Auftragsänderung vor der Ausführung festhalten, mit Datum und Stundenumfang ablegen (eigene Regel)
Stunden fehlen, obwohl die Rechnung vollständig ist	Zeiterfassung endet auf Abteilungsebene	eine Stundenart “Projekt” mit Kostenträgerbezug einführen und wöchentlich prüfen
Zwei Projektnummern für denselben Auftrag	Angebot und Rechnung wurden getrennt angelegt	Nummer beim Anlegen des Angebots erzeugen und auf die Rechnung übernehmen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Softwarebetreuung dazu, wenn Ihr System Stunden nur auf Abteilungen, nicht auf Kostenträger buchen kann; dann fehlt die Datengrundlage, nicht die Rechnung. Für die Frage, welche kalkulatorischen Kosten — Abschreibungen, Zinsen, Unternehmerlohn — in den internen Kostensatz gehören und wie sie zum Jahresabschluss passen, ist Ihre Steuer- oder Treuhandberatung zuständig. Bei mehreren parallelen Großprojekten mit eigener Preislogik lohnt es sich, die Projektmargen monatlich im Plan-Ist-Vergleich im ERP zu führen, statt jeden Auftrag erst nach seinem Ende nachzurechnen.