Zuschlagskalkulation: Gemeinkosten auf Aufträge verteilen
Kurz gesagt
Die Zuschlagskalkulation rechnet Einzelkosten direkt und Gemeinkosten über Prozentsätze auf den Auftrag. Der Betriebsabrechnungsbogen sammelt die Gemeinkosten je Kostenstelle und liefert daraus die Sätze: Materialgemeinkosten auf das Fertigungsmaterial, Fertigungsgemeinkosten auf die Fertigungslöhne, Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten auf die Herstellkosten. In Deutschland, Österreich und der Schweiz ist es dieselbe Rechnung; die Sätze sind Zahlen Ihres Betriebs.
Das Wichtigste
- Zuschlagssatz = Gemeinkosten der Kostenstelle ÷ Bezugsgröße × 100, je Kostenstelle ein eigener Satz.
- Bezugsgrößen im Industriebetrieb: Fertigungsmaterial für Material, Fertigungslöhne für Fertigung, Herstellkosten für Verwaltung und Vertrieb.
- Hilfskostenstellen wie Fuhrpark oder Haustechnik werden vor der Satzrechnung auf die Hauptkostenstellen umgelegt.
- Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten rechnen Sie auf die Herstellkosten, nicht auf Material oder Löhne.
- Jeder Satz braucht im System ein Gültigkeitsdatum; sonst rechnet ein neuer Auftrag mit alten Kosten.
- Normalzuschläge sind Sätze aus Erfahrungssätzen vergangener Abrechnungszeiträume; am Periodenende stehen verrechnete und entstandene Kosten gegenüber, und die Differenz heißt Kostenunter- oder Kostenüberdeckung.
Der Gemeinkostenzuschlag ist die Brücke zwischen der Buchhaltung und dem Angebot (in der Schweiz: Offerte): Aus den Kosten einer Periode wird ein Prozentsatz, mit dem jeder Auftrag seinen Anteil an Miete, Verwaltung und Vertrieb trägt. Die Arbeit hat zwei Teile, den Betriebsabrechnungsbogen und die Kalkulation des einzelnen Auftrags, und beide Teile müssen zueinander passen.
Was Sie vorab brauchen
- die Aufwandskonten der letzten zwölf Monate oder des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahrs, gruppiert nach Kostenarten
- den Kostenstellenplan des Betriebs, wie er in Kostenstellen und Kostenträgern beschrieben ist
- je Gemeinkostenart einen Verteilungsschlüssel mit Einheit und Quelle (Köpfe, Quadratmeter, Kilowattstunden, Anlagenliste, Gehaltsliste)
- die Einzelkosten der Periode, getrennt gebucht: Fertigungsmaterial und Fertigungslöhne
- einen abgeschlossenen Auftrag mit Material- und Zeitvorgabe für die Probekalkulation
- eine Festlegung, welcher Zeitraum die Sätze speist, wie lange sie gelten und wer sie ändert
Fertigungsmaterial und Fertigungslöhne müssen in der Buchhaltung getrennt erkennbar sein. Fehlt die Trennung, lässt sich weder ein Material- noch ein Fertigungszuschlag rechnen.
Schritt für Schritt: vom Betriebsabrechnungsbogen zum Auftragspreis
Schritt 1: Einzelkosten von Gemeinkosten trennen
Einzelkosten lassen sich dem Auftrag direkt zurechnen: Fertigungsmaterial, Fertigungslöhne und Sondereinzelkosten wie eine auftragsbezogene Form. Alles Übrige ist Gemeinkosten und läuft über die Kostenstellen. Gehen Sie die Konten einmal durch und prüfen Sie, dass kein Betrag an beiden Stellen auftaucht: Wareneingangsfrachten sitzen entweder im Materialeinzelpreis oder im Gemeinkostentopf, nicht in beiden.
- Ergebnis: zwei Listen, Einzelkosten und Gemeinkosten, ohne Überschneidung.
Schritt 2: Gemeinkosten im Betriebsabrechnungsbogen auf die Kostenstellen verteilen
Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist eine Tabelle: Zeilen sind die Gemeinkostenarten, Spalten die Kostenstellen. Jede Zeile trägt ihren Betrag über einen Schlüssel in die Spalten ein. Nach dem Lehrmaterial der Hochschule Schmalkalden sind die Hauptkostenstellen Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb; Stellen, die ihre Leistung an andere abgeben, heißen Hilfskostenstellen, etwa allgemeiner Bereich, Fuhrpark oder Ausbildungswerkstatt.
- Ergebnis: Jeder Gemeinkostenbetrag steht auf einer Kostenstelle, und die Spaltensumme stimmt mit der Summe der Kostenarten überein.
Schritt 3: Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen umlegen
Hilfskostenstellen rechnen nicht mit dem Kunden ab, sie arbeiten für die anderen Stellen. Ihre Summe verteilen Sie mit einem passenden Schlüssel: Das Übungsblatt der Hochschule Schmalkalden legt den allgemeinen Bereich nach Köpfen und die Fertigungshilfsstelle nach verrechneten Arbeitsstunden um. Danach stehen die Endsummen je Bereich fest; sie sind die Gemeinkosten, aus denen die Zuschlagssätze entstehen.
- Ergebnis: Die Hilfskostenstelle steht auf null, und kein Betrag bleibt liegen oder zählt doppelt.
Schritt 4: Bezugsgrößen der Periode feststellen
Die Bezugsgröße ist die Einzelkostenart, auf die ein Bereich seine Kosten schlägt. Für den Materialbereich ist es das Fertigungsmaterial, für den Fertigungsbereich die Fertigungslöhne, für Verwaltung und Vertrieb sind es die Herstellkosten. Nehmen Sie die Ist-Werte derselben Periode wie der Bogen; geplante Mengen und gebuchte Kosten ergeben sonst einen Satz ohne Bedeutung.
- Ergebnis: vier Bezugsgrößen in Euro, alle aus derselben Periode.
Schritt 5: Zuschlagssätze rechnen und im System hinterlegen
Jeder Satz ist ein Bruch aus Gemeinkosten und Bezugsgröße:
- Materialgemeinkostenzuschlag in Prozent = Materialgemeinkosten in Euro ÷ Fertigungsmaterial in Euro × 100
- Fertigungsgemeinkostenzuschlag in Prozent = Fertigungsgemeinkosten in Euro ÷ Fertigungslöhne in Euro × 100
- Verwaltungsgemeinkostenzuschlag in Prozent = Verwaltungsgemeinkosten in Euro ÷ Herstellkosten des Umsatzes in Euro × 100
- Vertriebsgemeinkostenzuschlag in Prozent = Vertriebsgemeinkosten in Euro ÷ Herstellkosten des Umsatzes in Euro × 100
Die Herstellkosten des Umsatzes sind die Herstellkosten der abgesetzten Menge. Unterscheiden sich Anfangs- und Endbestand an unfertigen und fertigen Erzeugnissen, weichen sie von den Herstellkosten der Periode ab. Legen Sie jeden Satz als Stammdatum mit Gültigkeitsdatum und einer zuständigen Person an (redaktionelle Empfehlung), und prüfen Sie, ob Ihr System die Sätze getrennt nach Bereich und Zeitraum berichtet.
- Ergebnis: vier Sätze mit Datum, Bezugsgröße und Herkunft.
Schritt 6: Einen Auftrag durchrechnen und nachrechnen
Der Auftrag läuft von oben nach unten durch dasselbe Schema: Fertigungsmaterial, Materialgemeinkosten, Materialkosten, Fertigungslöhne, Fertigungsgemeinkosten, Fertigungskosten, Herstellkosten, Verwaltungsgemeinkosten, Vertriebsgemeinkosten, Selbstkosten. Materialeinzelkosten kommen aus der Auftragsposition, Arbeitszeit aus der Rückmeldung. Vergleichen Sie danach die gebuchten Werte mit der Vorgabe und verfolgen Sie die Abweichung über den Plan-Ist-Vergleich im ERP.
- Ergebnis: ein Angebot mit ausgewiesenen Selbstkosten und eine Nachkalkulation je Auftrag.
Beispielrechnung: ein Monat, vier Sätze, ein Auftrag
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Alle Beträge stehen in Euro. Ein Betrieb fertigt nach Auftrag und rechnet für einen Monat. Der Bogen sammelt zuerst die primären Gemeinkosten je Stelle.
| Kostenart | Schlüssel | Allg. Bereich | Material | Fertigung | Verwaltung | Vertrieb |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hilfsstoffe und Betriebsstoffe | Verbrauchsmengen | 1.000 | 17.500 | 6.500 | 500 | 500 |
| Energie | Zähler, beheizte Fläche | 1.000 | 500 | 9.600 | 1.000 | 500 |
| Gehälter | Gehaltsliste | 7.000 | 2.000 | 46.000 | 27.000 | 8.000 |
| Hilfslöhne | Arbeitsstunden | 1.000 | 1.000 | 14.000 | 1.000 | 1.000 |
| Instandhaltung und Reinigung | Fläche, Anlagenliste | 1.500 | 1.000 | 2.500 | 1.500 | 2.000 |
| Abschreibungen | Anlagenliste | 500 | 500 | 1.500 | 500 | 3.000 |
| Summe primäre Gemeinkosten | 12.000 | 22.500 | 80.100 | 31.500 | 15.000 | |
| Umlage allgemeiner Bereich (Köpfe 4 : 20 : 4 : 4, 375 Euro je Kopf) | -12.000 | 1.500 | 7.500 | 1.500 | 1.500 | |
| Summe nach Umlage | 0 | 24.000 | 87.600 | 33.000 | 16.500 |
Die Zeilensummen ergeben 161.100 Euro (26.000 + 12.600 + 90.000 + 18.000 + 8.500 + 6.000), die Spaltensummen vor der Umlage dieselben 161.100 Euro (12.000 + 22.500 + 80.100 + 31.500 + 15.000). Nach der Umlage ist die Hilfskostenstelle leer.
Dazu die Einzelkosten derselben Periode und die vier Sätze:
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Fertigungsmaterial FM | 160.000,00 Euro |
| Fertigungslöhne FL | 58.400,00 Euro |
| Materialgemeinkosten (aus dem Bogen) | 24.000,00 Euro |
| Fertigungsgemeinkosten (aus dem Bogen) | 87.600,00 Euro |
| Herstellkosten HK = FM + MGK + FL + FGK | 330.000,00 Euro |
| Bestandsveränderungen an unfertigen und fertigen Erzeugnissen | keine |
| Herstellkosten des Umsatzes HKU | 330.000,00 Euro |
Abkürzungen im Beispiel, jeweils in Euro: FM Fertigungsmaterial, FL Fertigungslöhne, MGK Materialgemeinkosten, FGK Fertigungsgemeinkosten, HK Herstellkosten, HKU Herstellkosten des Umsatzes.
| Kostenstelle | Gemeinkosten | Bezugsgröße | Bezugsgröße in Euro | Zuschlagssatz |
|---|---|---|---|---|
| Material | 24.000,00 Euro | Fertigungsmaterial | 160.000,00 | 15,0 Prozent |
| Fertigung | 87.600,00 Euro | Fertigungslöhne | 58.400,00 | 150,0 Prozent |
| Verwaltung | 33.000,00 Euro | Herstellkosten des Umsatzes | 330.000,00 | 10,0 Prozent |
| Vertrieb | 16.500,00 Euro | Herstellkosten des Umsatzes | 330.000,00 | 5,0 Prozent |
Die Probe für die vier Sätze: 24.000 ÷ 160.000 = 0,15; 87.600 ÷ 58.400 = 1,50; 33.000 ÷ 330.000 = 0,10; 16.500 ÷ 330.000 = 0,05. Die Herstellkosten gehen auf: 160.000 + 24.000 + 58.400 + 87.600 = 330.000 Euro.
Nun der Auftrag. Er braucht Fertigungsmaterial für 12.400 Euro und Fertigungslöhne für 3.600 Euro.
| Position | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Fertigungsmaterial | 12.400,00 Euro | |
| + Materialgemeinkosten | 12.400,00 × 0,15 | 1.860,00 Euro |
| = Materialkosten | 12.400,00 + 1.860,00 | 14.260,00 Euro |
| Fertigungslöhne | 3.600,00 Euro | |
| + Fertigungsgemeinkosten | 3.600,00 × 1,50 | 5.400,00 Euro |
| = Fertigungskosten | 3.600,00 + 5.400,00 | 9.000,00 Euro |
| = Herstellkosten | 14.260,00 + 9.000,00 | 23.260,00 Euro |
| + Verwaltungsgemeinkosten | 23.260,00 × 0,10 | 2.326,00 Euro |
| + Vertriebsgemeinkosten | 23.260,00 × 0,05 | 1.163,00 Euro |
| = Selbstkosten | 23.260,00 + 2.326,00 + 1.163,00 | 26.749,00 Euro |
Der Auftrag trägt 1.860 + 5.400 + 2.326 + 1.163 = 10.749 Euro Gemeinkosten, das sind 10.749 ÷ 26.749 = 40,2 Prozent seiner Selbstkosten. Der Anteil gehört zu diesem Auftrag: Er hängt an dessen Verhältnis von Material und Arbeit. Zum Vergleich zwei weitere Aufträge mit je 21.000,00 Euro Einzelkosten, aber umgekehrtem Verhältnis, gerechnet mit denselben vier Sätzen:
| Auftrag | Fertigungsmaterial | Fertigungslöhne | Herstellkosten | Selbstkosten | Gemeinkostenanteil |
|---|---|---|---|---|---|
| materiallastig | 20.000,00 Euro | 1.000,00 Euro | 25.500,00 Euro | 29.325,00 Euro | 28,4 Prozent |
| lohnlastig | 1.000,00 Euro | 20.000,00 Euro | 51.150,00 Euro | 58.822,50 Euro | 64,3 Prozent |
Die vier Sätze trennen die beiden: Der materiallastige Auftrag trägt 8.325,00 Euro Gemeinkosten, der lohnlastige 37.822,50 Euro. Ein einziger Durchschnittssatz belastet dagegen zwei Aufträge mit demselben Wert seiner Bezugsgröße gleich: Auf die gesamten Einzelkosten der Periode (161.100 ÷ 218.400 = 73,8 Prozent) bekämen beide Aufträge 15.490,38 Euro, auf die Fertigungslöhne der Periode (161.100 ÷ 58.400 = 275,9 Prozent) der materiallastige 2.758,56 Euro und der lohnlastige 55.171,23 Euro. Welcher Auftrag dabei zu viel oder zu wenig trägt, hängt also an der Bezugsgröße.
Die Selbstkosten sind noch kein Preis. Was die Kundschaft zahlt, entscheidet der Markt: Das KMU-Portal des Schweizerischen Bundes stellt den Kostenpreis, der die Herstellungskosten einschließlich der Gemeinkosten deckt, dem Marktpreis gegenüber, den die Kundschaft zu zahlen bereit ist. Aufschläge für Gewinn, Rabatt und Skonto kommen erst auf die Selbstkosten; wie das im Handel Schritt für Schritt geht, zeigt die Preiskalkulation im Großhandel.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Summenprobe: Die Summe der Zeilen des Bogens muss der Summe der Spalten entsprechen. Bleibt eine Differenz, fehlt einem Konto ein Schlüssel.
- Umlageprobe: Nach der Umlage steht jede Hilfskostenstelle auf null, und die Summe aller Bereiche ist unverändert.
- Satzprobe: Rechnen Sie jeden Satz einmal mit dem Taschenrechner nach: Gemeinkosten der Stelle geteilt durch die Bezugsgröße der Stelle mal 100.
- Kalkulationsprobe: Bauen Sie den Auftrag aus den Einzelkosten neu auf und stellen Sie das Ergebnis der Vorgabe gegenüber. Im Beispiel ergeben die vier Zuschläge für diesen Auftrag 10.749 Euro und damit 40,2 Prozent der Selbstkosten.
- Mischprobe: Rechnen Sie zwei Aufträge mit gleicher Einzelkostensumme, aber umgekehrtem Material- und Arbeitsanteil durch und stellen Sie ihre Gemeinkostenanteile nebeneinander. Im Beispiel stehen 28,4 Prozent gegen 64,3 Prozent.
- Deckungsprobe: Die angewendeten Sätze am Periodenende mit den tatsächlichen Summen der Kostenstellen vergleichen. Sätze aus Erfahrungssätzen vergangener Abrechnungszeiträume (Normalzuschläge) weichen von den entstandenen Kosten ab; die Differenz heißt Kostenunter- oder Kostenüberdeckung.
- Stammdatenprobe: Jeder Satz trägt ein Gültigkeitsdatum und eine Herkunft. Änderungen werden mit neuem Datum angelegt statt überschrieben.
Wenn etwas nicht klappt
Die vier Fälle aus der Praxis, mit Ursache und Gegenmaßnahme:
| Symptom | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Fertigungszuschlag steigt über 1.000 Prozent | Die Bezugsgröße Fertigungslöhne ist durch Automatisierung klein geworden | Maschinenlaufzeiten erfassen und die Anlagenkosten als eigenen Satz je Arbeitsplatz rechnen lassen |
| Der Gemeinkostenanteil eines Auftrags passt nicht zu seinem Material- und Arbeitsanteil | Ein Durchschnittssatz für alle Bereiche, oder die Fracht sitzt doppelt im Materialpreis und im Gemeinkostentopf | Getrennte Sätze je Bereich rechnen, jede Kostenart genau einmal zuordnen und den Auftrag nachkalkulieren |
| Die Sätze aus dem Vorjahr passen nicht zu den Monatszahlen | Beschäftigung, Löhne und Preise haben sich geändert | Sätze jährlich neu rechnen und jeden Auftrag nachkalkulieren |
| Der Bogen geht nicht auf | Eine Kostenart ohne Schlüssel verteilt, oder die Hilfskostenstelle wurde nicht umgelegt | Erst Zeilen- und Spaltensummen vergleichen, dann umlegen und die Umlagesumme gegen die Hilfskostenstelle stellen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenn Sie die Kostenrechnung zum ersten Mal aufbauen, setzen Sie Buchhaltung und Softwarebetreuung an einen Tisch: Die Buchhaltung kennt die Konten, die Softwarebetreuung weiß, wie sich Kostenstellen, Sätze und Nachkalkulation im System abbilden lassen. Prüfen Sie vorab, ob das Material getrennt vom Lohn gebucht wird, sonst fehlt die halbe Rechnung. Die Bewertung der Vorräte im Jahresabschluss folgt eigenen Regeln der Rechnungslegung in Deutschland, Österreich und der Schweiz; welche Kosten dort in die Herstellkosten dürfen, klären Sie mit Ihrer Steuer- oder Treuhandberatung. Für die Vorkalkulation von Stücklisten und Maschinenstunden passt Herstellkosten vorkalkulieren dazu.