Stundensatz kalkulieren: Vom Gehalt zum Verrechnungssatz

Gilt für: Versionunabhängige Kalkulation für die Kostenrechnung in Deutschland, Österreich und der Schweiz; keine Produkt- oder Versionsbindung.

Wer Dienstleistungen nach Stunden verkauft, braucht einen Satz, der die Kosten deckt und Gewinn übrig lässt. Dieser Satz folgt aus vier Größen des eigenen Betriebs: Personalkosten, Gemeinkosten, verrechenbare Stunden und Gewinnaufschlag. Alle vier stehen in der Kostenrechnung, und die Schritte unten ergeben daraus einen nachvollziehbaren Verrechnungssatz.

Was Sie vorab brauchen

Halten Sie die folgenden Angaben bereit, bevor Sie rechnen:

Personalkosten je Personengruppe: Bruttolöhne und Gehälter aus der Lohnbuchhaltung, dazu die Lohnnebenkosten als Prozentsatz (im Beispiel 20 Prozent, eine Annahme).
Gemeinkosten des Jahres als Summe: Miete, Energie, Fahrzeuge, Versicherungen, Buchhaltung, Werbung, Abschreibungen und Zinsen.
die verrechenbaren Stunden je Person und Jahr, getrennt nach Feiertagen, Urlaub, Krankheit und interner Zeit.
die Zahl der Personen, deren Stunden Sie verrechnen.
den Zielgewinnaufschlag als Setzung der Geschäftsleitung.
eine Zeiterfassung, die verkaufte Stunden je Auftrag ausweist.

Die Gemeinkosten kommen aus der Kostenrechnung, nicht aus einzelnen Belegen. Wie Sie Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger trennen, steht in Kostenstellen und Kostenträger. Die Verteilung der Gemeinkosten auf Aufträge behandelt die Zuschlagskalkulation.

Schritt für Schritt: vom Gehalt zum Verrechnungssatz

Schritt 1: Personalkosten je verrechenbare Person ermitteln

Multiplizieren Sie den Bruttolohn mit eins plus Lohnnebenkostensatz. Die Lohnnebenkosten sind die Beiträge, die der Betrieb zusätzlich zum Bruttolohn trägt; sie hängen von Land, Lohn und Betrieb ab, deshalb übernehmen Sie den Satz aus Ihrer Lohnbuchhaltung. Das SECO-Fallbeispiel rechnet mit 18 Prozent, das Rechenbeispiel unten mit 20 Prozent; beides sind Annahmen, keine Vorgabe.

Ergebnis: Personalkosten je Person in Euro im Jahr (Beispiel: 66.250 Euro Bruttolohn mal 1,20 = 79.500 Euro).

Schritt 2: Gemeinkosten des Jahres sammeln

Summieren Sie alle Kosten, die nicht direkt mit einer verkauften Stunde zusammenhängen: Miete, Energie, Fahrzeuge, Versicherungen, Buchhaltung, Werbung, Abschreibungen und Zinsen. Kalkulatorische Kosten wie Abschreibung, Zinsen und Unternehmerlohn gehören dazu; das SECO-Fallbeispiel führt sie als eigene Blöcke. Prüfen Sie, dass kein Betrag zugleich in den Personalkosten und in den Gemeinkosten steht.

Ergebnis: eine Jahressumme der Gemeinkosten in Euro (Beispiel: 192.000 Euro).

Schritt 3: Verrechenbare Stunden je Person und Jahr bestimmen

Beginnen Sie mit der bezahlten Jahresarbeitszeit und ziehen Sie alles ab, was nicht verrechnet wird: Feiertage, Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, interne Besprechungen, Akquise und Verwaltungszeit. Was übrig bleibt, sind die verrechenbaren Stunden. Das SECO-Fallbeispiel kommt so auf rund 1’700 Stunden je vollbeschäftigte Person. Die offizielle Leseprobe des Vahlen-Lehrbuchs von Macha zeigt dasselbe Bild für Maschinen: Von einer theoretischen Nutzung von 1.965 Stunden je Schicht bleiben nach Ruhe- und Instandhaltungszeiten 1.200 Stunden tatsächliche Laufzeit.

Ergebnis: verrechenbare Stunden je Person und Jahr in Stunden (Beispiel: 1.600).

Schritt 4: Selbstkostensatz rechnen

Bezeichnen Sie die Größen mit ihrer Einheit, dann bleibt die Rechnung nachvollziehbar:

PK: Personalkosten des Jahres in Euro (Bruttolöhne, Gehälter und Lohnnebenkosten)
GK: Gemeinkosten des Jahres in Euro
n: Anzahl der verrechenbaren Personen
h: verrechenbare Stunden je Person und Jahr in Stunden
H: verrechenbare Stunden des Betriebs in Stunden
SK: Selbstkostensatz in Euro je Stunde

Dann gilt:

H = n × h
SK = (PK + GK) ÷ H

Im Rechenbeispiel: n = 4 und h = 1.600 ergeben H = 6.400 Stunden. Mit PK = 318.000 Euro und GK = 192.000 Euro ist SK = 510.000 ÷ 6.400 = 79,69 Euro je Stunde. Zerlegt sind das 49,69 Euro Personalanteil (318.000 ÷ 6.400) und 30,00 Euro Gemeinkostenanteil (192.000 ÷ 6.400) je verrechenbare Stunde. Ist der Betriebsinhaber nicht auf der Lohnliste, setzen Sie einen kalkulatorischen Unternehmerlohn an und ordnen ihn einmal zu, entweder in PK oder in GK; das SECO-Fallbeispiel führt ihn als eigenen Kostenblock.

Ergebnis: Selbstkostensatz in Euro je Stunde, ohne Gewinn.

Schritt 5: Verrechnungssatz mit Gewinnaufschlag rechnen

a: Gewinnaufschlag auf die Selbstkosten als Zahl (0,20 für 20 Prozent)
VS: Verrechnungssatz in Euro je Stunde

Dann gilt:

VS = SK × (1 + a)
Umsatzmarge = (VS − SK) ÷ VS = a ÷ (1 + a)

Im Rechenbeispiel: 79,69 Euro × 1,20 = 95,63 Euro je Stunde. Der Aufschlag von 20 Prozent auf die Selbstkosten ergibt eine Umsatzmarge von 0,20 ÷ 1,20 = 16,7 Prozent. Verwechseln Sie die beiden Zahlen nicht: Wer 20 Prozent Marge auf den Umsatz meint, rechnet VS = SK ÷ (1 − 0,20) = 79,69 ÷ 0,80 = 99,61 Euro. Das SECO-Fallbeispiel rechnet den Gewinn als Aufschlag auf die Selbstkosten.

Ergebnis: Verrechnungssatz in Euro je Stunde, netto vor Umsatzsteuer.

Schritt 6: Auslastung prüfen und Szenarien rechnen

Personalkosten und Gemeinkosten bleiben kurzfristig stehen, wenn Sie weniger Stunden verkaufen; sinken tut zunächst der Umsatz. Rechnen Sie deshalb vor dem Jahr durch, welche verkaufte Stundenzahl welchen Satz verlangt. Das SECO-KMU-Portal nennt für dieselbe Frage den Deckungsbeitrag: Er ist Umsatz minus variable Kosten und soll mindestens den Fixkostenanteil decken.

Ergebnis: eine Tabelle mit verkauften Stunden und dem jeweils nötigen Satz (siehe unten).

Schritt 7: Sätze in Zeiterfassung und Angebot übernehmen

Hinterlegen Sie je Personengruppe einen Satz und lassen Sie die Zeiterfassung die verkauften Stunden je Auftrag buchen. Wie aus Stunden und Fremdleistungen ein Projektangebot wird, zeigt die Projektkalkulation. Ob die verkauften Stunden die Planung erreichen, zeigt der Plan-Ist-Vergleich im ERP.

Ergebnis: ein Satz je Personengruppe im System und eine Stundenbuchung je Auftrag.

Beispielrechnung: vier verrechenbare Personen

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Dienstleister hat vier verrechenbare Personen und rechnet für das nächste Jahr so:

Angabe	Wert
Bruttolöhne und Gehälter (Jahr)	265.000 Euro
Lohnnebenkosten (Annahme: 20 Prozent)	53.000 Euro
Personalkosten PK	318.000 Euro
Gemeinkosten GK (Jahr)	192.000 Euro
Gesamtkosten	510.000 Euro
verrechenbare Personen n	4
verrechenbare Stunden je Person h	1.600 h
verrechenbare Stunden H	6.400 h
Selbstkostensatz SK (510.000 ÷ 6.400)	79,69 Euro je Stunde
Gewinnaufschlag a (Annahme)	20 Prozent
Verrechnungssatz VS (79,69 × 1,20)	95,63 Euro je Stunde
Umsatzmarge (0,20 ÷ 1,20)	16,7 Prozent

Bei 6.400 verkauften Stunden ergibt der genaue Satz von 95,625 Euro einen Umsatz von 612.000 Euro (510.000 × 1,20); der auf 95,63 Euro gerundete Satz ergibt 612.032 Euro. Nach den Kosten von 510.000 Euro bleiben 102.000 Euro Gewinn, das sind 16,7 Prozent des Umsatzes.

In der Schweiz rechnet dasselbe Vorgehen in Franken: Das SECO-Fallbeispiel teilt Gesamtkosten von CHF 400’740 durch 3’400 verrechenbare Stunden und kommt auf gerundete CHF 118 je Stunde; je vollbeschäftigte Person setzt es rund 1’700 Stunden an und rechnet in der Offerte einen Gewinnaufschlag von 20 Prozent. In Deutschland und Österreich stehen dieselben Positionen in Euro. Für Industriebetriebe mit Maschinen liefert die Leseprobe des Vahlen-Lehrbuchs von Macha den vergleichbaren Maschinenstundensatz; wie Material- und Fertigungskosten zu Herstellkosten werden, zeigt Herstellkosten vorkalkulieren.

Wie sich die Auslastung auf den Verrechnungssatz auswirkt

Die Tabelle zeigt den nötigen Satz, wenn die verkaufte Stundenzahl von der Planung abweicht. Sie hält das Umsatzziel fest, das die 510.000 Euro Kosten und den Aufschlag von 20 Prozent zusammenbringt (510.000 × 1,20 = 612.000 Euro), und teilt dieses Ziel durch die verkauften Stunden.

verkaufte Stunden je Person	verkaufte Stunden im Betrieb	nötiger Verrechnungssatz (Euro je Stunde)
1.200	4.800	127,50
1.400	5.600	109,29
1.600 (Planung)	6.400	95,63
1.800	7.200	85,00

Die Rechnung hinter den Zeilen: 612.000 ÷ 4.800 = 127,50; 612.000 ÷ 5.600 = 109,29; 612.000 ÷ 6.400 = 95,63; 612.000 ÷ 7.200 = 85,00. Werden statt der geplanten 1.600 nur 1.200 Stunden je Person verkauft, muss der Satz auf 127,50 Euro steigen, also um rund ein Drittel. Rechnen Sie die Variante mit Ihrem Marktpreis gegen: Liegt der nötige Satz über dem, was Ihre Kundschaft zahlt, ist nicht der Satz falsch, sondern die Kosten oder die Auslastung sind zu prüfen.

So prüfen Sie das Ergebnis

Summenprobe: Personalkosten plus Gemeinkosten ergeben die Gesamtkosten, und jeder Kostenblock steht nur einmal darin (im Beispiel 318.000 + 192.000 = 510.000).
Stundenprobe: Die aus der Zeiterfassung gebuchten Stunden des Jahres gegen die geplanten verrechenbaren Stunden stellen. Fehlt viel, steigt der nötige Satz.
Aufschlagsprobe: Verrechnungssatz ÷ Selbstkostensatz − 1 ergibt den Aufschlag (95,63 ÷ 79,69 − 1 = 0,20).
Margenprobe: Umsatz minus Selbstkosten ergibt den Gewinn; Gewinn geteilt durch Umsatz ergibt die Marge (102.000 ÷ 612.000 = 16,7 Prozent).
Jahresprobe: Lohnnebenkosten und Gemeinkosten jährlich neu aus der Kostenrechnung nehmen und den Satz neu rechnen; fortgeschriebene Vorjahreswerte verlieren den Anschluss an die Kosten.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Der Satz deckt die Kosten nicht, obwohl er über dem Marktpreis liegt	verrechenbare Stunden zu hoch angesetzt	Stunden aus der Zeiterfassung nachrechnen und Fehlzeiten sowie interne Zeit abziehen
Am Jahresende bleibt weniger Gewinn als kalkuliert	verkaufte Stunden liegen unter der Planung	Auslastung monatlich verfolgen und den Satz oder die Kosten anpassen
Zwei Personen mit gleichem Kundennutzen haben stark verschiedene Sätze	Personalkosten nicht je Personengruppe erfasst	Personalkosten je Personengruppe rechnen und einen Durchschnitt nur für gleiche Gruppen bilden
Der Gewinn ist kleiner als die Marge verspricht	Aufschlag und Marge verwechselt	Aufschlag auf die Selbstkosten und Marge auf den Umsatz getrennt ausweisen
Der Satz springt von Jahr zu Jahr stark	Lohnnebenkosten und Gemeinkosten ohne Basis fortgeschrieben	Jahreswerte aus der Kostenrechnung nehmen und die verrechenbaren Stunden neu bestimmen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuer- oder Treuhandberatung, wenn kalkulatorische Kosten in den Satz sollen, etwa Abschreibungen, Zinsen oder ein Unternehmerlohn: Diese Werte müssen zur Buchhaltung und zum Jahresabschluss passen. Die Softwarebetreuung brauchen Sie, wenn die Zeiterfassung Stunden nur auf Abteilungen, nicht auf Kostenträger bucht; dann fehlt die Datengrundlage. Rechnen Sie Leistungen zwischen verbundenen Unternehmen ab, klären Sie mit der Beratung, welche Unterlagen aufzubewahren sind; der deutsche Aufbewahrungshinweis steht bei Kostenstellen und Kostenträgern.