Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen: Freigaberegeln im ERP

Eine freigegebene Zahlung bindet Geld, und nach der Ausführung lässt sich der Vorgang nur mit Aufwand zurückdrehen. Wer freigeben darf, ist deshalb im ERP eine Rechtefrage. Dieser Ablauf richtet Freigabestufen nach Betrag und Lieferantenart ein, regelt die Stellvertretung an Feiertagen und legt die Protokollfelder fest.

Was Sie vorab brauchen

• Rollenliste. Erfassung, sachliche und rechnerische Prüfung, Freigabe, Ausführung des Zahlungslaufs, Pflege der Bankverbindung.
• Schriftliche Freigabepolitik mit Betragsgrenzen je Lieferantenart; die Werte unten sind Beispielwerte.
• Zweite Person ab der ersten Schwelle, mit Vertretung und Eskalationsweg.
• Feiertagskalender des Landes und der Region und Urlaubsplan der freigebenden Personen.
• Datenmodell: Benutzer, Rolle, Betragsgrenze, Gültigkeitszeitraum der Vertretung und die Protokollfelder aus dem Abschnitt unten.
• Ablageort. In Deutschland gehört die Beschreibung des internen Kontrollsystems in die Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 102; Einzelheiten in der Verfahrensdokumentation für das ERP).

Freigabestufen nach Betrag und Lieferantenart

Die Tabelle verbindet Zahlungssumme und Lieferantenart. Die Beträge sind Beispielwerte für einen Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitenden und keine gesetzlichen Schwellen; die Zellen nennen, wie viele Personen freigeben und woher sie kommen.

Lieferantenart	bis 1.000 Euro netto	über 1.000 bis 10.000 Euro netto	über 10.000 Euro netto
Bekannter Lieferant, Bankverbindung unverändert	1 Person (Buchhaltung)	2 Personen, eine aus dem Fachbereich	2 Personen, eine aus der Geschäftsleitung
Neuer Lieferant, erste Rechnung	Buchhaltung und Fachbereich	Buchhaltung und Geschäftsleitung	Geschäftsleitung und Buchhaltung
Geänderte Bankverbindung	2 Personen, Bankdaten über einen zweiten Kanal geprüft	wie links, zusätzlich Geschäftsleitung	wie links, zusätzlich Geschäftsleitung
Auslandslieferant oder Fremdwährung	Buchhaltung und Fachbereich	Buchhaltung und Geschäftsleitung	Geschäftsleitung und Buchhaltung
Anzahlung oder Vorauszahlung	2 Personen	Buchhaltung und Geschäftsleitung	Geschäftsleitung und Buchhaltung
Lohn, Gehalt, Abgaben, Sozialversicherung	Buchhaltung und Personalleitung	Buchhaltung und Geschäftsleitung	Geschäftsleitung und Buchhaltung
Verbundenes Unternehmen oder nahestehende Person	2 Personen, eine außerhalb des Fachbereichs	2 Personen, darunter die Geschäftsleitung	Geschäftsleitung und Buchhaltung

Über der Tabelle steht eine betragsunabhängige Regel: Wer eine Rechnung erfasst oder sachlich prüft, gibt dieselbe Zahlung nicht frei. “1 Person (Buchhaltung)” meint deshalb immer eine andere Person als die erfassende. In Deutschland nennen die GoBD die Funktionstrennung als Beispiel eines internen Kontrollsystems (Rz. 100, Verwaltungsanweisung des BMF).

Schritt für Schritt: Freigaben im ERP einrichten

Schritt 1: Rollen trennen

Legen Sie je Aufgabe eine eigene Rolle an und weisen Sie Personen zu, nicht Abteilungen. Freigabe und Ausführung dürfen nicht in einer Rolle liegen, und das Feld für die Bankverbindung im Kreditor bekommt eine eigene Rolle. Die Stammdatenpflege folgt den Rechten beim Anlegen von Debitoren und Kreditoren.

In Österreich haben die Geschäftsführer einer GmbH dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem geführt werden (§ 22 Abs. 1 GmbHG, in Kraft seit 1. Juli 1998); in der Schweiz ist die Ausgestaltung des Rechnungswesens und der Finanzkontrolle eine unübertragbare Aufgabe des Verwaltungsrats der Aktiengesellschaft (Art. 716a Abs. 1 Z 3 OR) und der Geschäftsführer der GmbH (Art. 810 Abs. 2 Z 3 OR; OR Stand 1. Oktober 2026). Ergebnis: kein Benutzer kann eine Zahlung erfassen und dieselbe freigeben.

Schritt 2: Grenzen und Lieferantenarten hinterlegen

Tragen Sie die Tabelle als Regelwerk ein: Betragsgrenze je Rolle, Herkunft der freigebenden Person als Merkmal, Lieferantenart im Kreditor. Prüfen Sie, ob das System die zweite Freigabe auch bei einer Sammelzahlung verlangt oder ob ein Häkchen am Lauf genügt. Ergebnis: Eine Zahlung über der Grenze bleibt ohne zweite Freigabe im Status “offen”.

Schritt 3: Freigabekette erzwingen

Nehmen Sie in den Zahlungslauf nur Rechnungen mit dem Status “freigegeben” auf. Die SEPA-Datei entsteht ausschließlich im System; Export, Bearbeitung in einer Tabellenkalkulation und Upload in das Bankportal heben die Kontrolle auf. In Deutschland müssen sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 145 Abs. 1 Satz 2 AO, § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB); die GoBD nennen das progressive und retrograde Prüfbarkeit (Rz. 32 und 33). In Österreich gilt dasselbe Ziel (§ 131 Abs. 1 BAO), in der Schweiz gehören vollständige, wahrheitsgetreue Erfassung und Nachprüfbarkeit zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 Z 1 und Z 5 OR). Den Lauf selbst beschreibt der Zahlungslauf per SEPA-Überweisung.

Ergebnis: Im Bankportal liegt keine Datei, die nicht aus dem ERP stammt.

Schritt 4: Stellvertretung und Feiertage hinterlegen

• Hinterlegen Sie je Rolle eine erste und eine zweite Vertretung mit Gültigkeitszeitraum; ändern Sie die Rolle nicht dauerhaft, sonst bleibt die Vertretung nach dem Urlaub bestehen.
• Pflegen Sie den Feiertagskalender des Landes und der Region (Deutschland und Österreich: Bundesland, Schweiz: Kanton) und legen Sie Zahlläufe so, dass Zahlungsziele und Skontofristen nicht auf einen Feiertag oder ein Wochenende fallen.
• Setzen Sie eine Obergrenze für Vertretungsfreigaben (Beispielwert: 10.000 Euro netto); darüber entscheidet die Geschäftsleitung selbst oder eine dritte Person.
• Sperren Sie die Doppelrolle auch für die Vertretung: Wer vertritt, gibt keine selbst erfasste Rechnung frei.
• Legen Sie den Weg fest, wenn beide Vertretungen fehlen: eine Ausnahme mit Begründung und einer zweiten Freigabe, die nachgeholt wird.

Ergebnis: An einem Feiertag lässt sich eine Zahlung nur über eine hinterlegte Vertretung und nur bis zur Obergrenze freigeben.

Schritt 5: Protokoll einschalten

Aktivieren Sie das Freigabe- und Änderungsprotokoll und stellen Sie es unveränderbar ein; es muss den Vorgang fortschreiben, nicht nur den letzten Zustand zeigen. Die Felder stehen unten, die Anforderungen an unveränderbare Aufzeichnungen im Artikel zur Unveränderbarkeit im ERP. Ergebnis: Ein Eintrag lässt sich abrufen, aber nicht nachträglich ändern.

Schritt 6: Ausnahmen und Notfälle regeln

Beschreiben Sie, wer eine Ausnahme genehmigt, wie sie begründet und nachgeholt wird. Jede Ausnahme erhält eine Nummer und steht im Protokoll. Wer am laufenden Lauf vorbei anweist, hält Grund und Betrag fest; ohne diese Spur ist die Freigabe nicht nachprüfbar. Ergebnis: Jede Ausnahme hat eine Nummer, einen Grund und eine nachgeholte zweite Freigabe.

Was ins Protokoll gehört

Die Freigabe wird erst nachweisbar, wenn das Protokoll diese Felder führt; jedes Feld muss gespeichert und abrufbar sein.

Feld	Warum es ins Protokoll gehört
Zeitstempel (Datum, Uhrzeit)	zeigt, ob die Freigabe vor dem Banklauf erfolgt ist
Benutzerkennung und Rolle	ordnet die Freigabe einer Person zu und macht die Funktionstrennung prüfbar
Belegart und Belegnummer	verbindet Rechnung, Zahlungsvorschlag und Zahllauf mit der Buchung
Betrag, Währung und Fälligkeit	zeigt, gegen welche Grenze geprüft wurde
Lieferantenkonto und Bankverbindung; bei Änderung alter und neuer Wert	trennt eine gewöhnliche Zahlung von einer Zahlungsumleitung
Aktion und Wertänderung (Freigabe, Zurückweisung, Storno, Grenzänderung)	hält die Entscheidung und den geänderten Wert fest
Vertretungsvermerk und Verweis auf die zweite Freigabe	bildet Vertretung und Vier-Augen-Kette ab
Begründung einer Ausnahme	macht den Notfall nachvollziehbar

In Deutschland darf eine Buchung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB); spätere Änderungen müssen den ursprünglichen Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennen lassen (GoBD Rz. 111). In Österreich gilt für Aufzeichnungen auf Datenträgern dasselbe Grundprinzip (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO). In der Schweiz verlangt Art. 957a Abs. 2 Z 5 OR die Nachprüfbarkeit und Abs. 3 einen Buchungsbeleg für jeden Buchungsvorgang.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Selbstfreigabe-Test: Melden Sie sich mit dem Benutzer an, der die Rechnung erfasst hat, und versuchen Sie die Freigabe; das System muss sie ablehnen.
2. Vier-Augen-Test: Lösen Sie eine Zahlung knapp über einem Schwellenwert aus, ohne zweite Freigabe; der Zahllauf darf die Rechnung nicht aufnehmen.
3. Feiertagstest: Aktivieren Sie die Vertretung eines Freigebers und prüfen Sie am selben Tag einen Betrag unter und einen über der Obergrenze.
4. Bankverbindungstest: Ändern Sie eine IBAN und versuchen Sie die Freigabe durch eine einzige Person; das System muss die zweite Freigabe verlangen und alte und neue IBAN protokollieren.
5. Protokolltest: Prüfen Sie, ob jedes Feld der Tabelle gefüllt ist, und versuchen Sie, einen Eintrag nachträglich zu ändern; das System darf es nicht zulassen.
6. Abstimmung: Vergleichen Sie die Summe der freigegebenen Zahlungen mit der Datei im Bankportal; eine Abweichung ist ein Fehler, keine Rundung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Am Feiertag bleibt die Zahlung liegen	keine Vertretung mit Gültigkeitszeitraum hinterlegt	Vertretung und Eskalationsweg anlegen und im Feiertagskalender vorplanen
Zwei gleiche Benutzer im Freigabeprotokoll	Selbstfreigabe ist nicht gesperrt	Rechtetrennung nachziehen und testen
Eine Zahlung verlässt das Haus ohne zweite Freigabe	Datei entstand außerhalb des Systems	Datei nur im ERP erzeugen, manuelle Uploads abschaffen
Die alte IBAN fehlt im Protokoll	Feld ist nicht historisiert	Bankverbindung mit Gültigkeitsangaben historisieren
Freigaben stauen sich am Monatsende	keine festen Zahllauf-Termine	Rhythmus und Vorlaufzeiten festlegen, Vertretung einplanen

Wer wofür einsteht

Die Geschäftsführung schuldet die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns (§ 43 Abs. 1 GmbHG in Deutschland, § 25 Abs. 1 GmbHG in Österreich); in der Schweiz gilt die Sorgfalts- und Treuepflicht der Mitglieder des Verwaltungsrats und der mit der Geschäftsführung befassten Dritten (Art. 717 Abs. 1 OR) sowie der Geschäftsführer einer GmbH (Art. 812 Abs. 1 OR). Für börsenkotierte Aktiengesellschaften verlangt § 91 Abs. 3 AktG ausdrücklich ein angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem.

Das COSO Internal Control Framework ist dagegen ein Rahmenwerk einer privaten Organisation und kein Gesetz; seine Dokumente sind kostenpflichtig und werden hier nur benannt.

Was für die Protokolle Ihrer Mitarbeitenden gilt

Ein Freigabeprotokoll hält fest, welche Person wann was entschieden hat, und ist damit auch zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet. In Deutschland unterliegt eine technische Einrichtung, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen soll, der Mitbestimmung des Betriebsrats, soweit ein Betriebsrat besteht und keine gesetzliche oder tarifliche Regelung eingreift (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); nach dem Bundesarbeitsgericht genügt die objektive Eignung zur Überwachung, eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig (Beschluss vom 16. Juli 2024 – 1 ABR 16/23). Für Beschäftigtendaten ist zusätzlich das Datenschutzrecht zu prüfen; für eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten in einem Personal-Informationsmanagementsystem zu Testzwecken hat das Bundesarbeitsgericht § 26 Abs. 1 BDSG unangewendet gelassen, weil die Vorschrift die Voraussetzungen der Öffnungsklausel des Art. 88 DSGVO nicht erfüllt und für diese Verarbeitung auch keine Rechtsgrundlage im Sinn des Art. 6 Abs. 3 DSGVO ist; mangels spezifischerer Vorschriften ist die Verarbeitung unmittelbar an den Bestimmungen der DSGVO zu messen (Urteil vom 8. Mai 2025 – 8 AZR 209/21, Gründe Rn. 16 bis 20). Soweit ein Betriebsrat besteht, brauchen in Österreich Kontrollmaßnahmen und technische Systeme zur Kontrolle der Arbeitnehmer seine Zustimmung, sofern sie die Menschenwürde berühren (§ 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG); dasselbe gilt für Systeme zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Arbeitnehmerdaten, die über allgemeine Angaben zur Person und fachliche Voraussetzungen hinausgehen, nicht aber, soweit deren Verwendung über die Erfüllung von Verpflichtungen aus Gesetz, Normen der kollektiven Rechtsgestaltung oder Arbeitsvertrag nicht hinausgeht (§ 96a Abs. 1 Z 1 ArbVG). Die Zustimmung nach § 96a Abs. 1 kann die Schlichtungsstelle ersetzen (§ 96a Abs. 2 ArbVG); die Zustimmungsrechte aus § 96 ArbVG bleiben davon unberührt (§ 96a Abs. 3 ArbVG). In der Schweiz muss die Bearbeitung rechtmäßig, nach Treu und Glauben, verhältnismäßig und zweckgebunden sein (Art. 6 Abs. 1 bis 3 DSG, Stand 7. Juli 2025), und Art. 7 Abs. 1 DSG verlangt, sie von der Planung an datenschutzgerecht auszugestalten. Ob daneben die DSGVO gilt, richtet sich nach ihrem räumlichen Anwendungsbereich: Sie erfasst auch Verantwortliche ohne Sitz in der Union, die Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anbieten oder deren Verhalten in der Union beobachten (Art. 3 Abs. 2 DSGVO).

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Steuerberatung: bei Fristen und Zahlungszielen von Abgaben, Sozialversicherung und Lohn.
• Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat: bevor das Protokoll in Betrieb geht, weil es personenbezogene Daten der freigebenden Personen enthält.
• ERP-Partner oder Systemhaus: beim Rollenwerk und bei der Frage, ob eine Grenze erzwungen oder nur angezeigt wird; lassen Sie sich die Erzwingung zeigen.
• Eine zweite Person aus einer anderen Abteilung: für den jährlichen Durchlauf der sechs Prüfungen oben.