Verfahrensdokumentation für das ERP: Gliederung und Inhalt

Die Verfahrensdokumentation beschreibt für jedes DV-System den organisatorisch und technisch gewollten Prozess: Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Absicherung gegen Verlust (GoBD Rz. 151 und 152). Über die Aufbewahrungsfrist muss die beschriebene Fassung dem tatsächlich eingesetzten Verfahren und den eingesetzten Programmversionen entsprechen (Rz. 154). Der folgende Aufbau liefert Gliederung, Kapitelzuordnung und ein Rechenbeispiel von der Bestellung bis zur gebuchten Eingangsrechnung.

Was Sie vorab brauchen

• die GoBD in der geltenden Fassung vom 14. Juli 2025, anzuwenden mit Wirkung vom 14. Juli 2025 (Rz. 185; vorher Fassung vom 11. März 2024 ab 1. April 2024, Rz. 184).
• die Liste aller DV-Systeme mit aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtigen Daten: ERP, Kassensystem, Lohn- und Zeiterfassung, Dokumentenablage.
• die Sollprozesse aus dem Fachkonzept; wie sie entstehen, beschreibt Sollprozesse festlegen.
• je Kapitel zwei Rollen: eine, die den Inhalt schreibt, und eine, die ihn freigibt.
• die im Einsatz befindlichen Programmversionen und Anpassungen.
• ein Ablageort mit Version, Stand und Verantwortlichem.

Schritt für Schritt: Die Verfahrensdokumentation aufbauen

Schritt 1: DV-Systeme abgrenzen

Listen Sie jedes System auf, das Bücher oder sonst erforderliche Aufzeichnungen führt. Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für jedes DV-System; ihr Umfang richtet sich nach dem, was zum Verständnis des Verfahrens, der Bücher und der aufbewahrten Unterlagen erforderlich ist (Rz. 151). Ein ERP für Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung ist ein System; ein getrenntes Kassensystem ist ein zweites.

• Ergebnis: Jedes System steht mit Version und verantwortlicher Rolle in der Liste.

Schritt 2: Die vier Teile anlegen

Ordnen Sie die Kapitel den vier Bestandteilen zu, die die GoBD unterscheiden: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153); sie sind die oberste Gliederungsebene.

• Ergebnis: Die Dokumentation hat vier Teile und ein Inhaltsverzeichnis.

Schritt 3: Verantwortliche je Kapitel festlegen

Bestimmen Sie je Kapitel eine Rolle, die den Inhalt beisteuert, und eine zweite, die ihn freigibt, und tragen Sie beide in die Vorlage ein. Ein Vorschlag nach Zuständigkeit steht in der Tabelle unten: IT für Technik und Betrieb, Buchhaltung für Buchungs- und Kontrollregeln, Fachabteilung für die Abläufe. Die Zuordnung ist eine Empfehlung.

• Ergebnis: Zu jedem Kapitel sind Ersteller und Freigeber benannt.

Schritt 4: Allgemeine Beschreibung schreiben

Hier stehen Unternehmen, Geschäftstätigkeit, eingesetztes ERP, Kontenrahmen, Nummernkreise und die Grundsätze der Buchführung; Maßstab ist § 238 Abs. 1 HGB, wonach die Buchführung einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln muss. Auch die Beschreibung des internen Kontrollsystems gehört hierher (Rz. 102). Die Buchhaltung schreibt, die Geschäftsführung gibt frei.

• Ergebnis: Ein Leser erkennt, welches Verfahren bei Ihnen gilt und wer bucht.

Schritt 5: Anwenderdokumentation schreiben

Beschreiben Sie je Ablauf die Schritte am Arbeitsplatz: wer in welcher Reihenfolge im ERP arbeitet und welches Ergebnis jeder Schritt erzeugt. Den Kern bilden die Arbeitsanweisungen; ihr Aufbau steht in Arbeitsanweisungen für das ERP. Die Fachabteilung schreibt den Ablauf, der Key-User gibt ihn frei.

• Ergebnis: Eine neue Person kann den Ablauf ohne Rückfrage ausführen.

Schritt 6: Technische Systemdokumentation zusammentragen

Dokumentieren Sie Datenbank, Tabellen, Felder, Verknüpfungen, Schnittstellen, Import- und Exportformate sowie die Programmversionen. Diese Angaben verlangt die Finanzbehörde im Datenzugriff, soweit sie einen vollständigen Systemüberblick geben und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind (Rz. 160). Die IT trägt sie zusammen und lässt Tabellen- und Feldbezeichnungen vom Systemverantwortlichen schriftlich bestätigen.

• Ergebnis: Tabellen, Felder, Verknüpfungen und Schnittstellen sind beschrieben.

Schritt 7: Betriebsdokumentation schreiben

Beschreiben Sie den laufenden Betrieb: Datensicherung und Wiederherstellung, Vergabe und Entzug von Berechtigungen, Protokollierung von Änderungen, Umgang mit Systemwechsel und Auslagerung. Halten Sie fest, wie oft gesichert wird und wann die Wiederherstellung zuletzt geprüft wurde.

• Ergebnis: Der Betrieb ist beschrieben, nicht nur die Einrichtung.

Schritt 8: Kontrollen und Zeichenerklärungen aufnehmen

Führen Sie die Kontrollen auf, die Sie einrichten, ausüben und protokollieren: Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Funktionstrennungen, Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen (Rz. 100). Ergänzen Sie eine Zeichenerklärung für Abkürzungen, Ziffern und Symbole Ihrer Auswertungen. § 146 Abs. 3 Satz 3 AO verlangt, dass ihre Bedeutung im Einzelfall eindeutig festliegt; die GoBD verlangen zusätzlich, dass sie sich aus der Verfahrensdokumentation ergibt (Rz. 149).

• Ergebnis: Kontrollen und Zeichenerklärungen stehen in der Dokumentation.

Schritt 9: Versionieren, freigeben, fortschreiben

Tragen Sie Version, Stand und Verantwortlichen ein und führen Sie die Änderungshistorie. Nach Rz. 154 muss die Dokumentation über die Aufbewahrungsfrist dem eingesetzten Verfahren und den eingesetzten Programmversionen entsprechen; ihre Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein.

• Ergebnis: Die Änderungshistorie zeigt, welche Fassung wann galt.

Vorlage: Gliederung mit Verantwortlichen

Die Gliederung ist ein redaktioneller Vorschlag und muss zum eingesetzten System passen. Tragen Sie in die Spalte Verantwortlich eine Rolle ein, nicht einen Namen.

Kapitel	Teil nach Rz. 153	Inhalt	Verantwortlich	Freigabe
Systemübersicht	Allgemeine Beschreibung	Liste der DV-Systeme mit Version und betreuender Rolle	IT	Geschäftsführung
Unternehmen und Verfahren	Allgemeine Beschreibung	Geschäftstätigkeit, Kontenrahmen, Nummernkreise, wer bucht	Buchhaltung	Geschäftsführung
Prozesslandkarte	Allgemeine Beschreibung	Abläufe von der Bestellung bis zur Zahlung im Überblick	Fachabteilung	Buchhaltung
Internes Kontrollsystem	Allgemeine Beschreibung	Kontrollen, Funktionstrennung, Berechtigungskonzept	Buchhaltung	Geschäftsführung
Ablaufbeschreibungen	Anwenderdokumentation	Schritte je Ablauf mit Ergebnis je Schritt	Fachabteilung	Key-User
Arbeitsanweisungen	Anwenderdokumentation	Kurzanleitung je Aufgabe	Fachabteilung	Key-User
Auswertungen	Anwenderdokumentation	Berichte, Kennzahlen, Zeichenerklärung	Buchhaltung	Fachabteilung
Datenmodell	Technische Systemdokumentation	Tabellen, Felder, Verknüpfungen	IT	Buchhaltung
Schnittstellen	Technische Systemdokumentation	Importe, Exporte, Übergaben an Nachbarsysteme	IT	Fachabteilung
Versionen und Anpassungen	Technische Systemdokumentation	Programmversionen, Erweiterungen, Updates	IT	Buchhaltung
Datensicherung	Betriebsdokumentation	Sicherungsplan, Aufbewahrung, Wiederherstellungstest	IT	Geschäftsführung
Berechtigungen	Betriebsdokumentation	Rollen und Rechte, Vergabe und Entzug	IT	Buchhaltung
Änderungsprotokoll	Betriebsdokumentation	Was protokolliert wird und wer es einsieht	IT	Buchhaltung
Systemwechsel	Betriebsdokumentation	Umstellung, Archivierung, Datenzugriff danach	IT	Buchhaltung

Beispiel: Von der Bestellung bis zur gebuchten Eingangsrechnung

Ein Handelsbetrieb bestellt 120 Stück eines Artikels zum Netto-Einzelpreis von 5,00 Euro. Die Rechnung lautet über 600,00 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer zum allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent nach § 12 Abs. 1 UStG; ermäßigt sind es 7 Prozent für die in § 12 Abs. 2 UStG genannten Umsätze und 0 Prozent für die in § 12 Abs. 3 UStG genannten (etwa Lieferungen von Solarmodulen an Betreiber kleiner Photovoltaikanlagen). Alle Zahlen des Beispiels sind erfunden und dienen der Rechnung: 600,00 x 0,19 = 114,00; 600,00 + 114,00 = 714,00. Die Tabelle zeigt je Schritt die Rolle, das Ergebnis im ERP und die Kontrolle.

Nr.	Schritt	Wer	Im ERP	Ergebnis und Nachweis	Kontrolle
1	Bestellung anlegen	Einkauf	Bestellung über 120 Stück zu 5,00 Euro netto	Freigegebene Bestellung mit Nummer	Freigabe durch die Geschäftsführung ab 5.000 Euro Bestellwert (Beispielwert des Betriebs)
2	Wareneingang buchen	Lager	Lieferung von 120 Stück auf die Bestellung	Bestand steigt um 120 Stück; Lieferschein als Beleg	Mengenabgleich von Lieferschein und Bestellung
3	Eingangsrechnung erfassen	Buchhaltung	Rechnung über 714,00 Euro brutto, verknüpft mit Bestellung und Wareneingang	Erfasste Rechnung mit Buchungsvorschlag	Drei-Wege-Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung
4	Abweichung klären	Einkauf	Mengen- oder Preisabweichung in der Rechnung	Reklamation oder korrigierte Rechnung	Zweitprüfung bei jeder Abweichung
5	Rechnung buchen	Buchhaltung	Buchung auf Aufwandskonto und Vorsteuer	Buchungssatz im Journal, Beleg festgeschrieben	Abstimmung von Rechnung und Buchung

Ergänzen Sie für Schritt 3, welche Toleranzen gelten und wer bei einer Abweichung entscheidet; der Ablauf selbst steht im Artikel Drei-Wege-Abgleich im Einkauf.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Fremdtest: Eine Person ohne ERP-Kenntnisse findet Beleg, Buchung und Auswertung eines Vorgangs allein über die Dokumentation.
• Vollständigkeit: Jedes Kapitel der Vorlage ist belegt oder ausdrücklich als nicht einschlägig gekennzeichnet.
• Versionstreue: Die beschriebene Fassung entspricht dem Produktivsystem und den eingesetzten Programmversionen (Rz. 154).
• Zeichenerklärung: Jede Abkürzung in den Auswertungen ist erklärt (Rz. 149).
• Datenzugriff: Die Kapitel mit dem Systemüberblick liegen abrufbereit vor (Rz. 160).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Die Dokumentation passt nicht zum laufenden System	Der Text stammt aus der Einführungsphase	Kapitel gegen das Produktivsystem abgleichen und neu versionieren
Eine Buchung ist nicht zurückverfolgbar	Der Weg vom Beleg zur Buchung fehlt	Ablauf um Belegart, Nummernkreis und Journal ergänzen
Zwei Kapitel widersprechen sich	Zwei Stellen beschreiben denselben Ablauf	Ein Kapitel als führend bestimmen, das andere darauf verweisen
Dokumentation veraltet	Änderung nicht nachgehalten (Rz. 154)	Änderung eintragen, Version erhöhen, freigeben

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn Sie den Umfang der Dokumentation oder die Beschreibung des internen Kontrollsystems abstimmen wollen; Grundlage des Datenzugriffs ist § 147 Abs. 6 AO. Fragen Sie den ERP-Hersteller oder Ihren Dienstleister, wenn Angaben zu Tabellen, Feldern und Schnittstellen fehlen, und lassen Sie sich diese schriftlich bestätigen. Um die Speicherung außerhalb Deutschlands geht es im Artikel Cloud-ERP und GoBD.