Arbeitsanweisungen für das neue ERP: Kurzanleitungen aus dem Projekt

Eine Arbeitsanweisung ist die Kurzanleitung für eine einzelne Aufgabe im ERP: Sie zeigt, wer was in welcher Reihenfolge tut, damit das Ergebnis ohne Rückfrage entsteht. Sie ist kein Handbuch, sondern das Dokument, das an der Station liegt, wenn jemand die Aufgabe zum ersten Mal allein ausführt.

Was Sie vorab brauchen

• die Sollprozesse aus dem Fachkonzept, aus denen die Aufgabe abgeleitet ist; die Workshops dazu beschreibt Sollprozesse festlegen
• die Person, die die Aufgabe im Alltag ausführt; sie schreibt die Anweisung mit, der Key-User gibt sie frei
• ein Testsystem mit Testdaten, in dem jeder Schritt nachvollziehbar ausgeführt werden kann
• die Screenshot-Regeln des Betriebs: welche Daten gezeigt werden dürfen und welche nicht
• eine Vorlage mit festem Aufbau, damit alle Anweisungen gleich aussehen
• die Ablage- und Freigaberegel: wo die Anweisung liegt, wer sie freigibt und wer sie bei Änderungen aktualisiert

Schritt für Schritt: Die Arbeitsanweisung aufbauen

Schritt 1: Aufgabe benennen

Nennen Sie die Aufgabe im Infinitiv, wie sie im Alltag genannt wird: „Kunde anlegen“, „Wareneingang buchen“. Eine Arbeitsanweisung behandelt genau eine Aufgabe; zwei Aufgaben gehören in zwei Anweisungen.

• Ergebnis: Der Titel steht, und jede Person, die ihn liest, weiß, welche Aufgabe gemeint ist.

Schritt 2: Voraussetzungen festhalten

Halten Sie fest, was vor dem ersten Schritt erfüllt sein muss: welche Rolle die Person braucht, welche Stammdaten vorhanden sein müssen, ob ein Vorgang freigegeben sein muss. Fehlt eine Voraussetzung, bricht der Ablauf ab, bevor er beginnt.

• Ergebnis: Die Anweisung beginnt mit einer Liste, die die ausführende Person in unter einer Minute abhaken kann.

Schritt 3: Schritte nummerieren

Schreiben Sie jeden Schritt als einen Satz mit einem Verb: „Kundenstamm öffnen“, „Rechnung auf den Auftrag ziehen“. Ein Schritt, ein Verb, ein Ergebnis. Reihen Sie die Schritte so, wie sie im System ausgeführt werden, nicht wie sie im Prozessdiagramm stehen.

• Ergebnis: Die Schritte sind nummeriert, und jeder Satz beginnt mit einem Verb.

Schritt 4: Ergebnis je Schritt definieren

Definieren Sie nach jedem Schritt das beobachtbare Ergebnis: „Die Kundennummer erscheint oben rechts“, „Der Wareneingang ist mit dem Status ‚geprüft‘ gespeichert“. Das Ergebnis ist der Punkt, an dem die Person weiß, dass der Schritt richtig war.

• Ergebnis: Jeder Schritt trägt ein Ergebnis, das ohne Systemwissen prüfbar ist.

Schritt 5: Screenshot einfügen

Fügen Sie an den Schritten ein, an denen die Auswahl entscheidend ist, einen Screenshot ein. Markieren Sie das Feld oder die Schaltfläche, auf die der Schritt abzielt. Die Regeln stehen im Abschnitt Screenshots: Regeln für die Abbildungen.

• Ergebnis: Die Anweisung zeigt das System so, wie es im Testsystem aussieht, und nicht eine ältere Version.

Schritt 6: Häufige Fehler aufnehmen

Nehmen Sie die Fehler auf, die im Test und in der Schulung aufgetreten sind: das falsche Feld, die fehlende Freigabe, die doppelte Buchung. Je Fehler eine Zeile mit Symptom, Ursache und Korrektur.

• Ergebnis: Die Anweisung schließt mit einer kurzen Fehlerliste, die die häufigsten Abbrüche des Testlaufs abdeckt.

Schritt 7: Freigeben und versionieren

Geben Sie die Anweisung durch den Key-User frei und tragen Sie Version, Stand und Verantwortlichen ein. Legen Sie sie in der Ablage ab, die in Deutschland die GoBD-Verfahrensdokumentation trägt, und verknüpfen Sie sie mit der Aufgabe, für die sie gilt.

• Ergebnis: Die Anweisung ist freigegeben, versioniert und an der festen Stelle auffindbar.

Vorlage: Die einseitige Arbeitsanweisung

Die Vorlage hält die Anweisung auf eine Seite. Jedes Feld ist Pflicht; ein leeres Feld ist ein offener Punkt, kein Platzhalter.

Feld	Inhalt	Beispiel
Titel	Aufgabe im Infinitiv	„Wareneingang buchen“
Aufgabe	Ein Satz: was die Anweisung leistet	„Bucht den Wareneingang auf den offenen Einkaufsorder und prüft die Menge.“
Wann	Auslöser und Frequenz	„Bei jedem Lieferschein, werktäglich nach Wareneingang“
Wer	Rolle, keine Person	„Lagerfachkraft mit Rolle ‚Wareneingang‘“
Voraussetzungen	Abhake Liste vor dem ersten Schritt	„Einkaufsorder offen, Lieferschein vorliegt, Artikelstamm gepflegt“
Schritte	Nummeriert, ein Verb je Schritt, je ein Ergebnis	„1. Wareneingang öffnen – Ergebnis: Order erscheint in der Liste“
Screenshot	Markiertes Feld oder Button am entscheidenden Schritt	„Abbildung 1: Button ‚Prüfen und buchen‘“
Häufige Fehler	Symptom, Ursache, Korrektur	„Menge weicht ab – Lieferschein unvollständig – Differenz an Lager melden“
Ergebnis	Endzustand, den die Person prüfen kann	„Order ist abgerechnet, Lagerbestand erhöht“
Version, Stand, Verantwortlich	Freigabe und Nachhaltung	„v1.2, 14.10.2026, Key-User Lager“

Die Vorlage ist eine redaktionelle Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe. In Deutschland muss je DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind; sie muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151). Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (GoBD Rz. 153); die Arbeitsanweisungen sind die Anwenderdokumentation für den Alltag. In der Schweiz verlangt Art. 4 Abs. 1–2 GeBüV (SR 221.431) für die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher Arbeitsanweisungen zu Organisation, Zuständigkeiten, Abläufen, Verfahren und Infrastruktur; sie sind zu aktualisieren und gleich lang wie die Geschäftsbücher aufzubewahren.

Die 20 Aufgaben, die jeder Betrieb dokumentiert

Die Liste ist eine redaktionelle Empfehlung: Sie nennt die Aufgaben, die in einem ERP-Betrieb mit Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung anfallen. Wer eine Aufgabe nicht ausführt, streicht sie. Die Reihenfolge folgt dem Waren- und Geldfluss.

Nr.	Aufgabe	Bereich
1	Kundenstamm anlegen	Stammdaten
2	Lieferantenstamm anlegen	Stammdaten
3	Artikelstamm anlegen	Stammdaten
4	Einkaufsorder erfassen	Einkauf
5	Wareneingang buchen	Lager
6	Wareneingangsdifferenz klären	Lager
7	Verkaufsorder erfassen	Verkauf
8	Lieferung buchen	Lager
9	Ausgangsrechnung erstellen	Buchhaltung
10	Gutschrift erstellen	Buchhaltung
11	Zahlung an Lieferanten buchen	Buchhaltung
12	Zahlung von Kunde buchen	Buchhaltung
13	Mahnlauf ausführen	Buchhaltung
14	Bankabgleich durchführen	Buchhaltung
15	Inventur erfassen	Lager
16	Bestandskorrektur buchen	Lager
17	Fertigungsauftrag anlegen	Produktion
18	Fertigungseingang buchen	Produktion
19	Report erstellen und exportieren	Reporting
20	Benutzerrechte vergeben und ändern	Administration

Wer die Liste auf seinen Betrieb zuschneidet, prüft je Aufgabe, ob sie von mehreren Personen ausgeführt wird, fehleranfällig ist oder im Projekt neu geordnet wurde. Eine Aufgabe, die nur eine Person kennt und im System fest verdrahtet ist, kann mit einem Verweis abgedeckt werden.

Screenshots: Regeln für die Abbildungen

Die Regeln sind eine redaktionelle Empfehlung. Sie halten die Anweisungen nachvollziehbar und schützen die Daten, die im System stehen.

• Testdaten, keine echten Kundendaten. Der Screenshot zeigt Testdaten aus dem Testsystem, keine echten Namen, Adressen oder Beträge.
• Ein Screenshot pro entscheidendem Schritt. Nicht jeder Schritt braucht eine Abbildung; der Schritt, an dem die Auswahl entscheidend ist, schon.
• Das Ziel markieren. Das Feld oder die Schaltfläche, auf die der Schritt abzielt, ist mit einem Rahmen oder Pfeil markiert.
• Lesbar bleiben. Die Abbildung ist so groß, dass die Beschriftung ohne Vergrößern lesbar ist.
• Keine personenbezogenen Daten. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern im Screenshot werden ausgeblendet.
• Dateiname trägt Aufgabe und Version. Der Dateiname folgt dem Muster „Aufgabe_Version“, etwa „Wareneingang_v1.2.png“.
• Abbildung nummerieren. Die Abbildungen sind in der Anweisung nummeriert und im Text mit „Abbildung 1“ referenziert.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Fremdtest: Eine Person, die die Aufgabe nicht kennt, führt die Anweisung im Testsystem aus und kommt ohne Rückfrage zum Ergebnis.
• Vollständigkeit: Jedes Feld der Vorlage ist ausgefüllt; ein leeres Feld ist ein offener Punkt.
• Version: Die Anweisung trägt Version, Stand und Verantwortlichen und ist in der Ablage auffindbar.
• Abgleich: Die Anweisung entspricht dem Testsystem; ein Screenshot zeigt keine ältere Version.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Die Person bricht mitten im Ablauf ab	Eine Voraussetzung fehlt	Voraussetzungsliste ergänzen
Der Screenshot passt nicht zum System	Die Abbildung stammt von einer älteren Version	Screenshot neu aufnehmen
Zwei Personen führen die Aufgabe unterschiedlich aus	Die Schritte sind mehrdeutig	Je Schritt ein Verb und ein Ergebnis definieren
Die Anweisung ist nach dem Go-live veraltet	Eine Änderung wurde nicht nachgehalten	Version erhöhen, Key-User freigeben
Die Anweisung ist länger als eine Seite	Zu viele Aufgaben in einer Anweisung	Aufteilen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung oder Treuhand hinzu, wenn die Anweisungen Teil der GoBD-Verfahrensdokumentation in Deutschland sind und Sie unsicher sind, ob Umfang und Nachhaltung ausreichen. Holen Sie den Key-User hinzu, wenn eine Aufgabe im System nicht so abläuft wie in der Anweisung.