Sollprozesse festlegen: Fachkonzept-Workshops in der Einführung

Ein Fachkonzept hält fest, wie ein Ablauf im neuen System laufen soll. Es entsteht in Sitzungen mit den Menschen, die den Ablauf heute ausführen und ihn später im System bedienen. Dieses Vorgehen zerlegt die Aufgabe in einen Workshop je Prozess und liefert drei Vorlagen: den Workshop-Plan, das Entscheidungsprotokoll und das Abzeichnungsblatt.

Was Sie vorab brauchen

• eine Prozessliste mit Identifikation, Name und Ergebnis je Prozess
• der Zweck der Modellierung und die zugehörige Detailtiefe, je Prozess in einem Satz
• der Iststand je Prozess als Tabelle oder Diagramm, damit die Sitzung nicht mit der Aufnahme beginnt
• die Namen der Teilnehmenden: entscheidungsberechtigte Person aus dem Fachbereich, Kenner des Ablaufs, Modellierungsrolle
• eine vorab vereinbarte Entscheidungsregel (Standard, Anpassung, Prozessänderung)
• Vorlagen für Protokoll und Abzeichnungsblatt sowie ein Ablageort je Prozess

Schritt für Schritt: vom Iststand zum abgezeichneten Sollablauf

Schritt 1: Prozesse ordnen und Workshop-Plan aufstellen

Geben Sie jedem betroffenen Ablauf eine Identifikation und einen Namen aus Substantiv und Verb, etwa „Rechnung prüfen“. eCH-0140 führt beide sowie das Ergebnis des Prozesses als erforderliche Beschreibungsmerkmale. Bearbeiten Sie zuerst die Abläufe, an denen mehrere Stellen beteiligt sind, denn dort liegen die Übergaben, die das System festlegen muss. Ende: Jeder Prozess trägt Identifikation, Namen und Ergebnis und steht mit seinem Workshop im Plan.

Schritt 2: Zweck und Detailtiefe der Modellierung festlegen

eCH-0074 verlangt, den Modellierungszweck ausdrücklich festzuhalten und den Detaillierungsgrad daran anzupassen; als Zwecke nennt das Hilfsmittel unter anderem Ist-Erhebung, Soll-Modellierung, Optimierung und Automatisierung. Nach derselben Quelle unterscheidet BPMN 2.0 drei Modellierungsebenen: eine deskriptive für die fachlich korrekte Darstellung, eine analytische mit erweiterter Syntax und eine ausführbare für automatisiertes Verhalten. Für ein Fachkonzept genügt nach unserer Einschätzung die deskriptive Ebene; der BPMN-Standard führt für sie eine eigene Konformitätsklasse (OMG, Version 2.0.2, formal/13-12-09, Kapitel 2). Ende: Je Prozess steht fest, welche Frage die Beschreibung beantworten soll.

Schritt 3: Workshop je Prozess vorbereiten

Klären Sie vorab, wer den Sollablauf fachlich entscheidet und wer die Modellierung führt. eCH-0074 verlangt, die Geschäftsseite von Beginn an verantwortlich einzubeziehen und Methoden- und Werkzeugwissen bereitzustellen; nach HERMES erstellt eine Business-Analyst-Rolle die Prozessbeschreibung und zieht Anwendervertreter hinzu. Formulieren Sie je Schritt eine Frage und schicken Sie Iststand und Fragen vorab an die Teilnehmenden. HERMES ist die Methode der Schweizerischen Bundeskanzlei für Projekte und Programme; der Bund stellt sie als offenen Standard frei zur Verfügung, anerkannt als eCH-0054. Für einen privaten Betrieb bindet sie nur, wenn er sie vereinbart. Ende: Für jeden Prozess stehen Entscheider, Kenner des Ablaufs und Modellierungsrolle fest.

Schritt 4: Im Workshop jeden Schritt entscheiden

Gehen Sie den Ablauf der Reihe nach durch: Auslöser, Tätigkeiten, Übergaben, Ergebnis. An jedem Schritt stellen Sie dieselben drei Fragen: Trägt der Auslieferungsstand das? Brauchen wir eine Anpassung? Oder ändern wir den Ablauf selbst? Notieren Sie zu jedem Entscheid eine Begründung, die eine dritte Person ohne Nachfrage versteht. eCH-0074 empfiehlt, Ausnahmefälle zunächst zurückzustellen, Lücken zu vermerken und vom Groben zum Detail fortzuschreiten. Ende: Jeder Schritt hat genau einen Entscheid.

Schritt 5: Entscheide und offene Punkte protokollieren

Ein Protokoll, das nur den Gesprächsverlauf festhält, hilft beim nächsten Wechsel im Projekt nicht weiter. HERMES führt das Ergebnis Protokoll mit Beschlussliste und Pendenzenliste und begründet es damit, dass Entscheide und Abläufe nachvollziehbar bleiben; die Liste Projektentscheide hält Entscheid, zugrunde liegende Dokumente, Entscheidungsträger und Datum fest (Bundeskanzlei). Übernehmen Sie diese Angaben in Ihr Entscheidungsprotokoll. Ende: Jede Zeile nennt Beschluss, Begründung, Person, Datum und die Dokumente, auf denen der Entscheid beruht.

Schritt 6: Sollbeschreibung je Prozess festhalten

Beschreiben Sie den Sollablauf so, dass eine neue Mitarbeiterin ihn danach ausführen könnte. eCH-0140 verlangt Identifikation, Name und Ergebnis des Prozesses; verantwortliche Person, grafische Darstellung und weitere Angaben sind optional. Für die fachliche Dokumentation nennt dieselbe Quelle den BPMN-Diagrammtyp Kollaborationsdiagramm, der die Beteiligten und ihre Nachrichtenflüsse zeigt. Anforderungen an das System notieren Sie daneben als prüfbare Sätze; was eine gute Anforderung ausmacht, beschreibt ISO/IEC/IEEE 29148:2018 (kostenpflichtiger Standard, kein Gesetz). Ende: Beschreibung, Entscheide und Anforderungen liegen je Prozess zusammen.

Schritt 7: Freigabe einholen und abzeichnen

eCH-0140 nennt den Prozessverantwortlichen als die Person, die Prozesse freigibt; eCH-0074 verlangt, dass die Fachvertretung oder der Prozessverantwortliche das Modell zur Nutzung freigibt. Legen Sie dem Entscheider die Beschreibung mit den offenen Punkten vor und lassen Sie beides mit Name und Datum abzeichnen. Offene Punkte bekommen eine Frist und eine Person. Ende: Je Prozess liegt eine unterschriebene Zeile mit oder ohne Vorbehalt vor.

Der Workshop-Plan je Prozess

Der Plan hat eine Zeile je Feld; diese sieben Felder sind ein Grundgerüst (redaktionelle Empfehlung):

Feld	Eintrag	Wozu es dient
Prozess	Identifikation und Name aus Substantiv und Verb (eCH-0140, Merkmale 01 und 02)	gleiche Bezeichnung in Beschreibung, Protokoll und Testfall
Ergebnis des Prozesses	das Ergebnis am Ende des Ablaufs (eCH-0140, Merkmal 03)	der Sollablauf muss darauf zulaufen
Fachliche Leitung	entscheidungsberechtigte Person aus dem Fachbereich	ohne sie bleiben Entscheide offen
Teilnehmende	Fachvertretung, Prozessverantwortliche, Modellierungsrolle	eCH-0074: Geschäftsseite von Beginn an verantwortlich einbeziehen
Vorbereitung	Iststand als Tabelle oder Diagramm, offene Fragen je Schritt	die Sitzung beginnt beim Entscheid, nicht bei der Aufnahme
Entscheidungsbedarf	Schritte, an denen Standard, Anpassung oder Prozessänderung zur Wahl steht	hier fällt der Entscheid, nicht nach der Sitzung
Sitzungsergebnis	Sollbeschreibung, Entscheide, offene Punkte mit Frist	Grundlage für Freigabe, Test und Arbeitsanweisung

Wann Standard, wann Anpassung, wann Prozessänderung

Die Entscheidungsregel legen Sie vor dem ersten Workshop fest, damit alle dieselbe Reihenfolge prüfen. Die folgende Fassung ist eine redaktionelle Empfehlung; die Begründung stützt sich auf den Aufwand für Pflege und Tests, nicht auf eine Vorschrift.

Entscheid	Kriterium	Folgearbeit
Standard	Der Sollablauf lässt sich mit Einstellungen, Rollen und Auswertungen des Auslieferungsstands abbilden	Testfall, Schulung, keine Programmänderung
Anpassung	Der Ablauf ist fachlich nicht anders ausführbar, und der Nutzen rechtfertigt den Aufwand	Anforderung beschreiben, Anpassungsregister und Rückfall-Lösung führen
Prozessänderung	Der Schritt dient nur der Gewohnheit oder erzeugt doppelte Erfassung	Ablauf neu beschreiben, Zuständigkeit und Arbeitsanweisung anpassen

Prüfen Sie die drei Varianten in dieser Reihenfolge: erst den Auslieferungsstand, dann die Anpassung, zuletzt die Änderung des Ablaufs. eCH-0074 verlangt, die Wahl der Modellierungsmethode mit dem erwarteten Nutzen zu begründen. Welche Stufen der Anpassung es gibt, beschreibt der Artikel Stufen der ERP-Anpassung; übernommene Anpassungen behandelt Anpassungen updatefähig halten.

Das Entscheidungsprotokoll

Eine Zeile je Entscheid, nicht eine Zeile je Sitzung. Die Beispiele sind erfunden (Beispiel, kein Datenbestand).

Nr.	Prozess und Schritt	Entscheid	Begründung	Entscheider	Datum	Folge
1	„Rechnung prüfen“, Übergabe an die Freigabe	Standard	Freigabestufe über Rollen abbildbar	Leitung Buchhaltung	2026-06-09	Testfall T-12, Schulung Buchhaltung
2	„Angebot erstellen“, Positionserfassung	Anpassung	Auswahlliste folgt betrieblicher Logik; fachlich nicht anders ausführbar	Vertriebsleitung	2026-06-09	Anforderung A-3, Aufwand und Rückfall-Lösung klären
3	„Wareneingang buchen“, zweite Erfassung der Lieferscheinnummer	Prozessänderung	Der Schritt dient nur der Gewohnheit und erzeugt doppelte Arbeit	Betriebsleitung	2026-06-16	Ablauf neu beschreiben, Arbeitsanweisung anpassen

Jede Zeile trägt Entscheid, Begründung, Person und Datum. HERMES dokumentiert Entscheide in der Liste Projektentscheide mit den zugrunde liegenden Dokumenten und dem Entscheidungsträger (Bundeskanzlei); die Begründung hält das Protokoll fest. Zusammen ergibt das eine Zeile, die auch nach einem Personalwechsel trägt.

Das Abzeichnungsblatt

Die Freigabe ist ein eigener Vorgang, nicht die letzte Folie der Sitzung. Ein Blatt je Prozess genügt.

Prozess	Beschreibungsstand	Freigabe durch	Entscheid	Datum	Vorbehalt
„Rechnung prüfen“	Fassung 1.0, Protokoll Nr. 4	Leitung Buchhaltung	freigegeben	2026-06-16	keiner
„Angebot erstellen“	Fassung 1.0, Protokoll Nr. 4	Vertriebsleitung	freigegeben mit Vorbehalt	2026-06-16	Aufwand Anforderung A-3 offen
„Wareneingang buchen“	Fassung 1.1, Protokoll Nr. 5	Betriebsleitung	freigegeben	2026-06-30	keiner

Name, Datum, Beschreibungsstand und der Entscheid machen die Freigabe prüfbar; einen Vorbehalt halten Sie fest, wenn einer angemeldet wird, und die Prozessbeschreibung nennen Sie mit Fassung und Datum.

So prüfen Sie das Ergebnis

Das Fachkonzept ist vollständig, wenn zu jedem Prozess aus dem Workshop-Plan eine Beschreibung mit Identifikation, Name, Ergebnis und Sollablauf vorliegt, jede Zeile des Entscheidungsprotokolls Begründung, Person und Datum trägt und jede Beschreibung eine Abzeichnung mit Beschreibungsstand hat. Offene Punkte sind kein Mangel, solange Frist und Person im Pendenzenblatt stehen. Zwei Gegenproben: Nennt jeder Schritt genau eine ausführende Rolle, und lässt sich jeder Entscheid „Anpassung“ an einem Testfall prüfen? Die Testfälle leiten Sie aus denselben Abläufen ab, wie Testplan und Testfälle zeigt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Umgang
Die Sitzung dreht sich im Kreis	Modellierungszweck und Detailtiefe fehlten	Zweck je Prozess nachtragen, Frage auf ein Ergebnis zuschneiden (eCH-0074)
Die Teilnehmenden nicken nur	Die Sitzung führt die Methode, nicht die Fachseite	Geschäftsseite verantwortlich einbeziehen (eCH-0074)
Die Liste füllt sich mit Anpassungen	Die Variante „Prozessänderung“ wird nicht geprüft	Entscheidungsregel der Reihe nach durchgehen, Begründung verlangen
Nach Wochen weiss niemand, warum entschieden wurde	Das Protokoll hält den Verlauf, keine Beschlüsse	Beschlussliste mit Begründung, Person und Datum nachführen (HERMES)
Zwei Prozesse beschreiben denselben Schritt verschieden	Übergaben wurden nicht abgeglichen	Übergabe gleich benennen, Zuständigkeit einmal festlegen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie eine Moderation oder die Projektleitung hinzu, wenn eine Sitzung den Ablauf nicht verlässt. Für beauftragte Anpassungen gehört eine klare Spezifikation dazu, wie Individuelle Erweiterungen sie beschreibt. Berührt der Sollablauf Tätigkeiten, Zuständigkeiten oder Kontrollen von Mitarbeitenden, klären Sie vorab, ob und wie die Arbeitnehmervertretung zu beteiligen ist; das ist je Land geregelt, die Artikel Deutschland, Österreich und Schweiz führen das aus.