Projektrollen bei der ERP-Einführung: Wer macht was im Betrieb

Wer im ERP-Projekt welche Aufgabe hat, sollte vor dem Start feststehen und nicht im Umstellungsfenster. Die folgende Vorlage verteilt zehn Aufgaben auf sechs Rollen. Sie übertragen sie auf die Personen Ihres Betriebs und rechnen die Wochenstunden nach.

Was Sie vorab brauchen

• die Personalliste mit den vertraglichen Wochenstunden je Person
• die Phasenplanung mit Kalenderwochen für Vorbereitung, Umsetzung, Schulung und Start
• die Aufgabenliste des Projekts, mindestens die zehn Aufgaben der Matrix unten
• den Leistungsumfang des Anbieters: welche Aufgaben seine Projektleitung übernimmt und welche nicht
• jede Vertretung namentlich, mit Rufnummer und Angabe, welche Aufgaben sie übernimmt
• eine Obergrenze für Projektstunden je Person und Woche, die die Geschäftsführung festlegt; die Annahme dieses Artikels liegt bei 16 Stunden

Welche Rollen der Aufbau dieses Artikels vorsieht

Eine Projektrolle ist eine benannte Aufgabe im Projekt, keine Stellenbezeichnung aus dem Organigramm. Für eine ERP-Einführung sieht der Aufbau dieses Artikels sechs Rollen vor. Diese Zahl ist eine Festlegung des Artikels und kein Norminhalt: Die im Abschnitt zu den Normen genannten Verlagsangaben belegen Projektrollen und Verantwortlichkeiten, aber keine bestimmte Zahl von Rollen.

• Auftraggeber: trägt das Projekt gegenüber dem Betrieb, entscheidet über Umfang, Budget und Zeitbudget, erklärt die Abnahme. Im Beispielbetrieb ist das die Geschäftsführung.
• Projektleitung: führt den Plan, verteilt Aufgaben, führt die Liste der offenen Punkte und ist die eine Schnittstelle zum Anbieter. Ob intern oder extern besetzt, ist eine eigene Entscheidung, die der Artikel zur internen oder externen Projektleitung behandelt.
• Key User: vertritt je einen Fachbereich, kennt den Tagesablauf, prüft Stammdaten, Tests und Schulungsunterlagen. Auswahl und Zeitbudget stehen im Artikel zum Key User auswählen.
• IT-Betreuung: verantwortet Arbeitsplätze, Zugänge, Sicherung und die Technik der Schnittstellen. Sie setzt um, entscheidet aber nicht, welche Prozesse gelten.
• Buchhaltung: prüft die Zahlenwege, also Nummernkreise, Konten, offene Posten und Auswertungen.
• Projektleitung des Anbieters: liefert nach Vertrag Einrichtung, Import, Schulungsunterlagen und Testunterstützung. Fachliche Entscheidungen trifft sie nicht.

Für diese sechs Rollen braucht ein Betrieb mit 30 Mitarbeitenden nicht sechs Personen. Zwei Rollen können auf einer Person liegen; die Regeln dafür stehen unten, zusammen mit dem Zeitbudget.

Die RACI-Matrix für zehn Aufgaben

Die vier Buchstaben stehen für: R führt aus (responsible), A verantwortet das Ergebnis und entscheidet (accountable), C wird vor der Entscheidung gefragt (consulted), I wird nach der Entscheidung informiert (informed). Ein Strich heißt: keine Rolle in dieser Aufgabe; in der Spalte Key User steht der Key User des Bereichs, den die Aufgabe betrifft. Die Buchstaben und die Zuordnung sind eine Festlegung dieses Artikels, aus der Praxis der Einführung gebaut und nicht aus einer Norm übernommen.

Aufgabe	Auftraggeber	Projektleitung	Key User	IT-Betreuung	Buchhaltung	Anbieter
1 Projektauftrag und Umfang festlegen	A	R	C	–	C	I
2 Rollen besetzen und Zeitbudget freistellen	A	R	C	I	I	–
3 Sollprozesse aufnehmen und freigeben	A	C	R	C	C	C
4 Anforderungen und Abnahmekriterien festhalten	I	A	R	C	C	C
5 Stammdaten aufbereiten und übernehmen	I	A	R	R	C	C
6 Schnittstellen vereinbaren und testen	I	A	C	R	C	R
7 Berechtigungen und Benutzerrollen anlegen	A	C	C	R	I	C
8 Testfälle erstellen und Durchstich testen	I	A	R	C	C	C
9 Schulung planen und durchführen	A	R	R	C	C	C
10 Umstellung planen und Startentscheidung vorbereiten	A	R	C	R	C	C

Vier Regeln dieses Artikels machen aus der Tabelle ein Werkzeug:

1. Jede Aufgabe hat genau ein A. Bei zwei A ist nicht festgelegt, wer entscheidet.
2. A und R liegen in diesem Aufbau nie bei derselben Person; die Regel trennt Ausführung und Abnahme.
3. R darf mehrfach vergeben sein; in den Zeilen 5, 6, 9 und 10 trägt mehr als eine Rolle ein R.
4. C wird sparsam gesetzt: höchstens vier C je Aufgabe. Vier C trägt allein Aufgabe 3, in der Sollprozesse aufgenommen werden; dort werden Projektleitung, IT-Betreuung, Buchhaltung und Anbieter vor der Freigabe gehört. Alle übrigen Aufgaben kommen mit höchstens drei C aus.

Wie viel Zeit jede Rolle pro Woche braucht

Die Stunden in der folgenden Tabelle sind eine Beispielannahme dieses Artikels, keine Messung. Sie zählen die Projektzeit je Rolle und Woche, ohne die normale Tagesarbeit.

Rolle	Vorbereitung	Umsetzung	Schulung und Start
Auftraggeber (1 Person)	2	2	4
Projektleitung (1 Person)	6	10	12
Key User (je Person, 3 Personen)	3	6	12
IT-Betreuung (1 Person)	4	6	8
Buchhaltung (1 Person)	2	3	4
Projektleitung des Anbieters (1 Person)	4	6	8

Mit drei Key Usern ergibt die Spaltensumme 27 Stunden pro Woche in der Vorbereitung (2 + 6 + 9 + 4 + 2 + 4), 45 in der Umsetzung (2 + 10 + 18 + 6 + 3 + 6) und 72 in den Schulungs- und Startwochen (4 + 12 + 36 + 8 + 4 + 8). Darin stecken 4, 6 und 8 Stunden der externen Projektleitung des Anbieters; auf den Betrieb entfallen damit 23, 39 und 64 Stunden. Die 64 internen Stunden der Schulungs- und Startwochen sind bei einer angenommenen 40-Stunden-Woche 1,6 Vollzeitstellen (64 ÷ 40 = 1,6) und 5,3 Prozent der 1.200 Wochenstunden eines Betriebs mit 30 Mitarbeitenden (64 ÷ 1.200 = 0,053). Intern liegt der Anteil in der Vorbereitung bei 1,9 Prozent (23 ÷ 1.200) und in der Umsetzung bei 3,3 Prozent (39 ÷ 1.200); rechnet man die Anbieterstunden mit, sind es 2,3 und 3,8 Prozent.

Die höchste Einzelbelastung liegt in den Schulungs- und Startwochen bei 12 Stunden, bei der Projektleitung und bei jedem Key User. Ohne Übergabe des Tagesgeschäfts kommen diese 12 Stunden zur normalen Arbeit hinzu; die Übergabe gehört deshalb in dieselbe Planung, die der Artikel zur Projektkapazität neben dem Tagesgeschäft beschreibt.

Wer eine Rolle übernimmt, wenn zwei Rollen auf eine Person fallen

Trägt ein Mensch zwei Rollen, tritt er in jeder Aufgabe mit genau einem Buchstaben auf. Gilt für ihn mehr als einer, zählt der Buchstabe der Rolle, die in der Reihenfolge A, R, C, I weiter vorn steht. Wird eine Person dadurch in derselben Aufgabe zum A und zum R, gibt sie das R an die Vertretung der Rolle ab, die das R beigesteuert hat; ist sie selbst die Geschäftsführung, bleibt das A bei ihr und das R geht an die Vertretung der Projektleitung. Die Stunden beider Rollen werden nur einmal gezählt, und eine Person bleibt unter der Obergrenze von 16 Projektstunden pro Woche.

Im Beispielbetrieb treffen zwei Doppelrollen zusammen. Die Person, die heute die Warenwirtschaft und die Arbeitsplätze betreut, ist IT-Betreuung und Key User Lager; die Buchhaltungsleitung ist Key User Buchhaltung und Buchhaltung.

Rolle	Person im Beispielbetrieb	Vertretung
Auftraggeber	Geschäftsführung	kaufmännische Leitung
Projektleitung	kaufmännische Leitung	Leitung Produktion und Versand
Key User Verkauf	Vertriebsinnendienst	Vertriebsaußendienst
Key User Lager	Lagerleitung	stellvertretende Lagerleitung
Key User Buchhaltung	Buchhaltungsleitung	Lohnbuchhaltung
IT-Betreuung	Lagerleitung (Doppelrolle)	externe Systembetreuung
Buchhaltung	Buchhaltungsleitung (Doppelrolle)	Lohnbuchhaltung
Projektleitung des Anbieters	Anbieter (extern)	zweite Ansprechstelle des Anbieters

Die Rechnung zeigt, wo die Vertretung gebraucht wird. Die Lagerleitung trägt in den Schulungs- und Startwochen 8 Stunden IT-Betreuung und 12 Stunden Key User Lager, zusammen 20 Stunden. Das liegt über der Obergrenze von 16; für diese Wochen übernimmt die stellvertretende Lagerleitung die Key-User-Aufgaben, und die Lagerleitung bleibt bei 8 Stunden. Die Buchhaltungsleitung kommt mit 4 und 12 Stunden auf genau 16 Stunden und bleibt damit an der Grenze. Die Arbeit verschwindet nicht, sie wechselt die Person; die Wochensumme des Projekts bleibt bei 72 Stunden, davon 64 Stunden im Betrieb.

So prüfen Sie Ihre Rollenbesetzung

1. Zählen Sie die A: zehn Aufgaben, zehn A. Fehlt eines oder steht eines doppelt, ist die Zeile nicht entschieden.
2. Prüfen Sie jede Zeile auf A ungleich R.
3. Prüfen Sie jede Rolle auf eine benannte Vertretung mit Rufnummer.
4. Rechnen Sie je Person die Stunden der drei Phasen zusammen und vergleichen Sie sie mit der Obergrenze von 16 Stunden.
5. Lesen Sie die Matrix Aufgabe für Aufgabe vor und lassen Sie jede betroffene Person bestätigen, dass sie ihre Buchstaben kennt.
6. Legen Sie die abgezeichnete Fassung mit Datum in den Projektordner; bei jeder Umbesetzung gilt eine neue Fassung.

Was die Normen dazu sagen

Die DIN ISO 21502:2024-12 (Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement – Leitlinien zum Projektmanagement, Ausgabe Dezember 2024) ist laut Verlagskatalog des DIN Media der aktuelle Stand der deutschen Ausgabe von ISO 21502:2020; sie ersetzt nach ihrem Ersatzvermerk DIN ISO 21500:2016-02. Ihr Änderungsvermerk nennt unter Buchstabe d zusätzliche Projektrollen und Verantwortlichkeiten, die gegenüber der Vorgängerausgabe aufgenommen wurden. Der Normtext selbst ist kostenpflichtig und lag nicht vor.

Die Reihe DIN 69901 ist nach den Verlagsangaben in fünf Teile gegliedert: Grundlagen (Teil 1), Prozesse (Teil 2), Methoden (Teil 3), Daten (Teil 4) und Begriffe (Teil 5). Teil 4 liegt seit September 2025 als Vornorm DIN/TS 69901-4:2025-09 vor und ist die Übernahme der DIN 69901-4:2009-01. Die DIN 69901-5:2009-01 führt nach dem Kurzreferat des Verlags Begriffe des Projektmanagements; die Ausgabe von Januar 2009 trägt im Katalog den Status [AKTUELL]. Den Teil 4 der Reihe DIN 69909 mit dem Titel “Rollen” (Ausgabe November 2015) führt der Katalog als [ZURÜCKGEZOGEN] und verweist dort auf DIN ISO 21503:2025-12 und DIN ISO 21504:2025-12. Ob eine Norm gilt, sagt über ihre Anwendung im Betrieb nichts: Nach der Darstellung des DIN e. V. ist die Anwendung von Normen grundsätzlich freiwillig, und verbindlich werden sie erst, wenn ein Gesetz oder eine Rechtsverordnung auf sie verweist oder Vertragspartner ihre Anwendung vereinbaren.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Vorgehen
Zwei Personen entscheiden dieselbe Frage	zwei A in einer Aufgabe	das zweite A streichen und der Person mit dem ersten A die Entscheidung mit Datum ins Protokoll geben
Eine Aufgabe bleibt liegen	kein R eingetragen oder das R hat keine Zeit im Kalender	R benennen und die Stunden aus der Tabelle in den Kalender eintragen
Alle offenen Punkte hängen an der Projektleitung	C und I wurden nicht vergeben	Key User und IT-Betreuung mit R oder C eintragen und die Aufgabe in der nächsten Sitzung abzeichnen
Die Key User sind in den Startwochen nicht erreichbar	Vertretung nur mündlich benannt	Vertretung schriftlich mit Rufnummer und Aufgabenliste benennen, bevor die Startwoche beginnt
Nach der Umstellung fehlt Wissen zu einem Prozess	ein Key User hat das Unternehmen verlassen	zweite Person je Rolle schulen und die Arbeitsanweisung auf den Stand der abgenommenen Fassung bringen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Geschäftsführung ins Projekt, solange ein A offen ist; ohne sie bleibt die Entscheidung liegen. Fragen zu Personendaten und Zugriffsrechten klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung. Besteht eine Personalvertretung, klären Sie vorab, wie sie an Rollenbesetzung und Freistellung beteiligt wird; diese Frage führt die Matrix nicht. Verlangt der Anbieter fachliche Entscheidungen, die ihm nicht zustehen, halten Sie den Umfang aus dem Vertrag dagegen und lassen Sie die Entscheidung beim A.