ERP-Projekt neben dem Tagesgeschäft: Kapazität realistisch planen

Ein ERP-Projekt läuft neben dem laufenden Betrieb. Die Mitarbeitenden erledigen ihre Tagesaufgaben und arbeiten gleichzeitig am Projekt mit. Ist die Kapazität nicht realistisch geplant, leidet der Betrieb: Aufträge werden später, Fehler steigen, das Projekt verzögert sich. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die verfügbare Kapazität berechnen, welche Vertretungsvarianten es gibt und welche Stoßwochen Sie meiden sollten.

Worauf es ankommt

Die Kapazitätsplanung dreht sich um die Differenz zwischen verfügbaren Stunden und Projektbedarf. Verfügbare Stunden sind nicht die Brutto-Kopfanzahl mal acht Stunden. Sie müssen Urlaub, Krankheit, Meetings, Schulung und Verwaltung abziehen. Was übrig bleibt, ist die Kapazität für das Tagesgeschäft, aus der das Projekt seine Stunden nimmt.

In Deutschland gelten zwei Grenzen. Erstens die Höchstarbeitszeit: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Eine Phase mit täglichen Zehn-Stunden-Tagen ist nur zulässig, wenn der Durchschnitt über diesen Zeitraum acht Stunden nicht überschreitet; ohne diesen Ausgleich ist die Verlängerung nicht zulässig. Zweitens das Weisungsrecht: Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind (§ 106 GewO). Sie dürfen Projektarbeit zuweisen, müssen aber die vertraglichen und gesetzlichen Grenzen einhalten.

In Österreich und der Schweiz gelten die jeweiligen Arbeitszeitgesetze; die Grenzen unterscheiden sich. Die Zahlen in diesem Artikel beziehen sich auf Deutschland.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Zieht das Projekt Stunden aus dem Tagesgeschäft, müssen Sie die Lücke decken. Die Tabelle listet die Varianten, ihre Wirkung und den passenden Fall.

Variante	Wirkung	Passender Fall
Interne Umverteilung	Ein Kollege übernimmt die Tagesaufgaben des Key Users, etwa die Auftragsabwicklung	Wenn im Team Spielraum ist und die Aufgabe übertragbar bleibt
Zeitarbeit	Ein Leiharbeiter deckt eine feste Aufgabe für die Projektdauer	Für klar definierte, wiederkehrende Aufgaben wie Versand oder Datenerfassung
Externer Support	Ein Fachbetrieb übernimmt einen ganzen Block, etwa Buchhaltung oder Migration	Wenn der Block spezialisiert ist und intern keine Kapazität bleibt
Projektumfang reduzieren	Weniger Key User oder ein geringerer Zeitanteil	Wenn das Projekt phasierbar ist
Laufzeit verlängern	Das Projekt wird über mehr Wochen gestreckt, der Wochenbedarf sinkt	Wenn Budget und Termin es zulassen

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung: Ein Handelsbetrieb mit 25 Mitarbeitenden, Fünftagewoche, acht Stunden täglich. Alle Zahlen sind erfunden und dienen nur der Rechnung.

Position	Rechnung	Stunden pro Woche
Brutto-Kapazität	25 × 8 × 5	1.000
Urlaub	25 × 30 Tage ÷ 52 × 8	−115
Krankheit (5 Prozent)	5 Prozent von 1.000	−50
Meetings, Schulung, Verwaltung (10 Prozent)	10 Prozent von 1.000	−100
Verfügbar für das Tagesgeschäft	1.000 − 115 − 50 − 100	735
Projekt: Projektleitung (50 Prozent)	1 × 8 × 5 × 0,5	20
Projekt: Key User (3 × 20 Prozent)	3 × 8 × 5 × 0,2	24
Projekt: IT-Kontakt (25 Prozent)	1 × 8 × 5 × 0,25	10
Projekt gesamt	20 + 24 + 10	54
Projektanteil am Tagesgeschäft	54 ÷ 735	rund 7 Prozent

Das Projekt zieht 54 Stunden pro Woche aus den 735 verfügbaren Stunden, das sind rund 7 Prozent. Der größte Block sind die 24 Stunden der Key User; genau diese müssen im Tagesgeschäft vertreten werden. Wie Sie Key User auswählen und ihre Zeit je Phase festlegen, steht in Key User im ERP-Projekt.

Stoßwochen, die Sie meiden sollten

Der Wochenbedarf ist nicht konstant. In Stoßwochen braucht das Tagesgeschäft mehr Kapazität, und die 54 Projektstunden werden schwerer zu decken. Die folgende Liste enthält mögliche betriebliche Belastungsspitzen für einen Handelsbetrieb — eine erfundene Beispielplanung, keine gesetzliche oder branchenweite Regelung. Prüfen Sie die konkreten Termine im eigenen Betrieb:

Woche	Warum kritisch
Wochen 49 bis 52 (Jahresende)	Jahresabschluss, Inventur, Steuerfristen
Steuerfristen	Umsatzsteuer-Voranmeldung, Vorauszahlungen
Saisonspitzen	branchenspezifisch, etwa vor den Feiertagen
Feiertagswochen	Weihnachten, Ostern, Sommer — reduzierte Kapazität

Planen Sie die anspruchsvollen Phasen — Test, Cutover, Schulung — auf ruhige Wochen. Wann der Starttermin am besten liegt, beschreibt Der richtige Starttermin.

Typische Fehler

• Brutto-Kopfanzahl als Kapazität. 25 × 8 × 5 = 1.000 Stunden sind nicht verfügbar. Nach Abzug von Urlaub, Krankheit und Meetings bleiben rund 735 Stunden.
• Key User auf zehn Stunden ohne Ausgleich. § 3 ArbZG erlaubt zehn Stunden nur, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschreitet. Ohne diesen Ausgleich sind Zehn-Stunden-Tage nicht zulässig.
• Kein Vertretungsplan. Wenn die 24 Stunden der Key User nicht gedeckt werden, leidet das Tagesgeschäft.
• Test und Cutover in Stoßwochen. In Stoßwochen wie Jahresabschluss und Steuerfristen ist das Tagesgeschäft stärker belastet; für das Projekt bleibt weniger Spielraum.
• Projektstunden als fixe Kosten. Verzögert sich das Projekt, verschieben sich die Stunden, sie fallen nicht weg.

So gehen Sie vor

1. Berechnen Sie die verfügbare Kapazität: Brutto-Kopfanzahl abzüglich Urlaub, Krankheit, Meetings und Verwaltung.
2. Bestimmen Sie den Projektbedarf je Rolle: Projektleitung, Key User, IT-Kontakt, jeweils mit Zeitanteil.
3. Wählen Sie die Vertretungsvariante für den größten Block, in diesem Beispiel die Key User.
4. Markieren Sie die Stoßwochen im Kalender und legen Sie die anspruchsvollen Phasen außerhalb.
5. Prüfen Sie den Wochenbedarf monatlich und passen Sie die Vertretung an, wenn das Projekt verzögert.