Key User im ERP-Projekt: Auswahl, Aufgaben und Freistellung

Ein ERP-Projekt entscheidet über Abläufe, die nur die Fachbereiche selbst kennen. Die Aufgabe, diesen Ablauf im Projekt zu vertreten, braucht eine benannte Person mit eigenem Zeitbudget. Dieser Leitfaden führt von der Rollendefinition über die Auswahl bis zur Übergabe des Tagesgeschäfts in den Projektwochen.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Liste Ihrer Kernprozesse und der Fachbereiche, die in jedem Prozess arbeiten.
• Eine Phasenplanung mit Zeitraum je Phase, von der Vorbereitung bis zur Nachbetreuung nach dem Start.
• Die Stellenbeschreibungen der Kandidaten und, falls vorhanden, die Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit.
• Eine Übersicht, welche wiederkehrenden Aufgaben jeder Kandidat täglich erledigt, und wer sie übernehmen könnte.
• Die Zusage der Geschäftsführung, dass Projektzeit als Arbeitszeit im Plan steht.

Schritt für Schritt: Key User auswählen und einplanen

Schritt 1: Aufgaben der Rolle festlegen

Legen Sie vor der Auswahl fest, was der Key User tut und was nicht. Die Rolle umfasst vier Aufgaben: den eigenen Prozess in Workshops und Entscheidungen vertreten, neue Funktionen und Daten mit echten Fällen testen, nach dem Start Kollegen anlernen und unterstützen, die Prozessbeschreibung pflegen und Änderungen weitergeben. Welche Rollen ein Projekt sonst trägt, steht in Projektrollen bei der ERP-Einführung.

Nicht zur Rolle gehört die Entscheidung über Budget, Anbietervertrag und Projektumfang. Diese Entscheidungen trifft die Lenkungsgruppe; der Key User liefert dafür die fachliche Begründung. Halten Sie diese Abgrenzung schriftlich fest.

Schritt 2: Kandidaten nach Kriterien auswählen

Besetzen Sie je Kernprozess einen Key User; bei sehr kleinen Prozessen kann eine Person zwei Prozesse abdecken. Prüfen Sie jeden Kandidaten an denselben Kriterien.

Kriterium	Woran Sie es prüfen
Prozesskenntnis	Der Kandidat beschreibt den Ablauf vom Beginn bis zum Ende und nennt die Schnittstellen zu anderen Bereichen, ohne nachzusehen.
Akzeptanz im Team	Kollegen fragen ihn schon heute bei Fachfragen; eine Vertretung nennt ihn von selbst.
Entscheidungsnähe	Der Kandidat kann im eigenen Bereich Zusagen machen oder erhält sie kurzfristig.
Verfügbarkeit	Ein Teil seiner Aufgaben lässt sich abgeben, ohne dass der Betrieb darunter leidet.
Verbleib im Betrieb	Für die Projektdauer ist kein Austritt und keine längere Abwesenheit vorgesehen.
Lernbereitschaft	Der Kandidat hat bereits ein neues Verfahren oder System mit eingeführt.
Weitergabe	Der Kandidat kann einen Vorgang so beschreiben, dass ein Dritter ihn nachvollzieht.

Wählen Sie nicht die lauteste Stimme und nicht die Führungskraft mit der knappsten Zeit. Fällt die Wahl auf eine Führungskraft, benennen Sie zusätzlich einen Key User aus der Ausführungsebene. Wie Sie die Fachbereiche anschließend in Workshops befragen, beschreibt Anforderungsworkshops mit Fachbereichen.

Schritt 3: Zeitbudget je Phase planen

Projektzeit tritt in Wellen auf: wenig in der Vorbereitung, viel in Test, Schulung und Start. Planen Sie je Phase getrennt, sonst fehlen die Stunden für Tests und Datenprüfung. Die folgende Aufteilung ist eine Annahme für einen Betrieb mit rund 40 Mitarbeitenden und drei Key Usern (Vertrieb, Einkauf und Lager, Buchhaltung) über ein Projekt von neun Monaten. Die Bandbreite für Schulungs- und Startwochen liegt als Annahme bei 8 bis 16 Stunden; das Beispiel rechnet mit 12. Kein Wert ist ein Marktdurchschnitt.

Phase	Wochen (Annahme)	Projektzeit je Key User und Woche (Stunden, Annahme)	Summe je Key User (Stunden, Annahme)	Schwerpunkt
1 Vorbereitung und Auswahl	3	3	9	Kriterien, Rollenklärung
2 Anforderungsaufnahme	6	6	36	Workshops, Soll-Prozesse
3 Konfiguration, Test und Datenprüfung	10	7	70	Testfälle, Stammdaten
4 Schulung und Weitergabe	4	12	48	Anleitungen, Kollegenschulung
5 Start und erste Wochen danach	3	12	36	Störungen, Nachschulung
6 Nachbetreuung	8	3	24	Restfragen, Übergabe
Summe je Key User	34	–	223	–

Rechenprobe: 9 + 36 + 70 + 48 + 36 + 24 = 223 Stunden je Key User. Für drei Key User ergibt das 223 × 3 = 669 Stunden über das Projekt. Die Phasen 4 und 5 tragen mit 48 + 36 = 84 Stunden rund 38 Prozent der Projektzeit einer Person; in diesen Wochen ist die Vertretung einzuplanen. Wie die Soll-Prozesse in den Workshops festgelegt werden, steht in Sollprozesse im Fachkonzept.

Schritt 4: Vertretung und Übergabe regeln

Wenden Sie vor den intensiven Phasen eine feste Übergaberegel an:

1. Listen Sie je Key User die wiederkehrenden Aufgaben auf, die täglich oder wöchentlich anfallen.
2. Benennen Sie für jede dieser Aufgaben eine Vertretung aus demselben Bereich und arbeiten Sie sie mindestens einen halben Tag lang ein.
3. Legen Sie die Auslöseschwelle der Freistellung fest; als Annahme: ab acht Stunden Projektzeit in einer Woche ist der Key User von der Ausführung der aufgelisteten Aufgaben freigestellt und bleibt nur ansprechbar.
4. Übertragen Sie je Aufgabe die Entscheidungsbefugnis schriftlich an die Vertretung, mit einer Wertgrenze; als Annahme: Bestell- und Gutschriftfreigaben bis 500 Euro.
5. Halten Sie den Rückgabetermin fest; als Annahme: mit dem Ende der Phase, spätestens vier Wochen nach dem Start.
6. Bündeln Sie dringende Kunden- und Lieferantenfälle auf feste Zeiten am Tag, statt sie über den Tag verteilt anzunehmen.

Eine nur mündlich vereinbarte Übergabe lässt sich nicht nachhalten. Schreiben Sie Aufgaben, Vertretung, Wertgrenze und Rückgabetermin auf und geben Sie die Liste dem Fachbereich und der Vertretung.

Schritt 5: Rolle im Projektplan verankern

Nehmen Sie jeden Key User in die Rollenübersicht auf und tragen Sie die Stunden je Phase in den Einsatzplan ein. Informieren Sie den Fachbereich, wen Sie benannt haben und wer in den intensiven Wochen was übernimmt. Wie die Key User die Kollegen anschließend schulen, steht in Key-User-Schulung: Train the Trainer, die ersten Wochen nach dem Start beschreibt Hypercare nach dem Go-live.

Rechtlicher Rahmen der Projektzeit (Deutschland)

In Deutschland bestimmt der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher, soweit der Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung, ein Tarifvertrag oder gesetzliche Vorschriften nichts anderes festlegen (§ 106 GewO). Die Übertragung der Key-User-Aufgabe liegt damit grundsätzlich im Weisungsrecht. Die Grenzen sind diese Vereinbarungen: Ist im Arbeitsvertrag eine bestimmte Tätigkeit festgeschrieben, darf der Arbeitgeber sie nicht beliebig ändern.

Projektzeit eines angestellten Key Users ist Arbeitszeit im Sinne des § 2 Abs. 1 ArbZG; Arbeitnehmer im Sinne dieses Gesetzes sind nach § 2 Abs. 2 ArbZG Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten. Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Ruhepausen regelt § 4 ArbZG. Ein Zeitbudget, das nur durch dauerhafte Überschreitung dieser Grenzen passt, lässt sich mit § 3 ArbZG nicht vereinbaren.

Diese Grenzen gelten nur für Beschäftigte im Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes. Auf leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG ist das Gesetz nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nicht anzuwenden. Wird eine Führungskraft Key User und ist sie leitende Angestellte, wendet das Arbeitszeitgesetz keine Arbeitszeitgrenze auf sie an; maßgeblich bleiben dann der Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung und ein Tarifvertrag.

Diese Sätze gelten für Deutschland. Österreich und die Schweiz regeln die Arbeitszeit in eigenen Vorschriften, die dieser Artikel nicht wiedergibt. DIN 69901-5:2009-01 fasst die Begriffe des Projektmanagements zusammen; DIN-Normen binden nur, wenn ein Gesetz oder ein Vertrag ihre Anwendung vorschreibt, sonst ist ihre Anwendung freiwillig.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Für jeden Kernprozess ist ein Key User benannt, und die Anzahl steht im Projektplan.
2. Je Phase sind Stunden hinterlegt, auch für Tests und Datenprüfung.
3. Für jede intensive Phase ist eine Vertretung namentlich benannt und eingearbeitet.
4. Das Zeitbudget liegt je Woche in Deutschland innerhalb der Arbeitszeitgrenzen aus § 3 ArbZG (acht Stunden werktäglich, zehn nur bei acht Stunden im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen), oder die Person ist nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG vom Gesetz ausgenommen.
5. Jede Aufgabe, die der Key User nicht entscheiden darf, steht auf der Liste der Lenkungsgruppe.
6. Die Übergabe ist schriftlich und nennt Aufgaben, Vertretung, Wertgrenze und Rückgabetermin.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Key User fehlt in den Workshops	Das Tagesgeschäft nimmt ihn während der Termine in Anspruch	Vertretung benennen und die Projektzeiten als feste Blöcke im Kalender reservieren
Die Tests am Ende bleiben liegen	Stunden wurden nur für Workshops geplant, nicht für Test und Datenprüfung	Phase 3 mit eigenen Stunden und Testfällen in den Plan aufnehmen
Die Vertretung ist überfordert	Die Übergabe kam kurzfristig und unvollständig	Übergabe in Schritt 4 mindestens einen halben Tag vorher einarbeiten und schriftlich fassen
Nach dem Start fehlt der Key User	Der Verbleib im Betrieb war bei der Auswahl nicht geprüft	Verbleib vor der Auswahl klären und eine Stellvertretung mitausbilden

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie arbeitsrechtliche Beratung oder Ihre Personalabteilung, sobald die Rolle die vertraglich geschriebene Tätigkeit ändert, regelmäßig Überstunden anfallen oder eine Betriebsvereinbarung betroffen ist; die Beteiligung des Betriebsrats behandelt Das ERP-Auswahlteam. Einen externen Projektleiter brauchen Sie, wenn intern niemand die Phasen, Stunden und Vertretungen planen kann.