Anforderungsworkshops im Betrieb: Ablauf und Fragen für jede Abteilung

Was Sie vorab brauchen

Festzulegen sind vorab Ermittlungsziel, Teilnehmende, Fragekatalog und leeres Ergebnisblatt. Der CPRE-Lehrplan empfiehlt für jede Ermittlungsaktivität vier Angaben: Ermittlungsziel, angestrebte Ergebnisqualität, Anforderungsquelle und Ermittlungstechnik.

In der Hand haben sollten Sie:

1. 90 Minuten je Abteilung, mit Wand oder Beamer,
2. die Abteilungsleitung und ein bis zwei Personen aus der Ausführung (unsere Empfehlung),
3. Unterlagen der Abteilung: Belege, Mengenlisten, Auswertungen, alte Formulare,
4. den Fragekatalog dieser Abteilung und leere Ergebnisblätter,
5. Moderation (fragt) und Schriftführung (schreibt) in zwei Händen.

Klären Sie vorher, ob Ihre Arbeitnehmervertretung zu beteiligen ist; Rollen und Entscheidungsrechte stehen unter Das ERP-Auswahlteam. Sind die Abläufe noch nicht aufgenommen, trennen Sie beide Schritte (Ist-Prozesse aufnehmen).

Was Normen und Lehrpläne zum Vorgehen beitragen

ISO/IEC/IEEE 29148:2018 („Requirements engineering“) ist nach dem Datensatz der IEEE Standards Association am 30. November 2018 veröffentlicht und wird dort als geltende Ausgabe („Active Standard“) geführt; sie ersetzt die Fassung von 2011. Die Zusammenfassung im Datensatz beschreibt sie als Norm, die festlegt, was eine gute Anforderung ausmacht, und die Merkmale und Eigenschaften von Anforderungen angibt. Eine Überarbeitung läuft als Projekt P29148: Der Datensatz führt es als „Active PAR“ mit Projektgenehmigung vom 10. September 2025 und als ersetzend für die Ausgabe 2018.

Normen wie diese sind nach der Darstellung von Austrian Standards Empfehlungen und haben grundsätzlich keine rechtliche Verbindlichkeit. Ob eine Norm für Ihr Projekt gilt, klären Sie daher nicht über die Norm, sondern über einen Verweis in Gesetz, Verordnung, Vertrag oder in einer Vorgabe Ihres Auftraggebers. Der offene IREB-Lehrplan Requirements Elicitation führt Workshops als gruppenorientierte Technik und nennt Dokumente, Geschäftsprozessdokumentation und Altsysteme als Anforderungsquellen.

Schritt für Schritt: vom Termin zum Ergebnisblatt

Schritt 1: Ermittlungsziel und Teilnehmende festlegen

Notieren Sie in einem Satz, was nach dem Termin bekannt sein soll, etwa die Anforderungen des Lagers. Eingeladen werden zwei Rollen: eine Person, die die Vorgänge ausführt, und eine, die entscheiden darf; der Lehrplan nennt die direkten Anwender eines interaktiven Systems eine besonders wichtige Stakeholdergruppe. IREB rät, einbezogene Stakeholder mit Rolle und Betroffenheit zu dokumentieren; diese Liste legen Sie dem Ergebnisblatt bei.

Schritt 2: Zahlen und Unterlagen anfordern

Fordern Sie mit der Einladung konkrete Zahlen an: Vorgänge pro Woche, Positionen je Beleg, Bearbeitungszeiten, Ausnahmen. Was mit der Einladung kommt, muss im Termin nicht gesucht werden; der Lehrplan empfiehlt für die Ermittlung eine eigene Vorbereitungsphase.

Schritt 3: Die 90 Minuten moderieren

Dauer	Schritt	Ergebnis	Schwerpunkt je Abteilung
5 Minuten	Ziel, Ablauf und Fragekatalog vorstellen	alle kennen die fünf Frageblöcke	keiner
20 Minuten	Ablauf an den mitgebrachten Belegen durchgehen	jeder Schritt mit Übergabe und Beleg	Lager: Kommissionierliste, Fertigung: Laufkarte und Stückliste
20 Minuten	Mengen, Zeiten und Ausnahmen zählen	Zahlen mit Einheit und Zeitraum	Fertigung: Rüst- und Maschinenzeiten, Buchhaltung: Belegformate
20 Minuten	Anforderungssätze formulieren	ein Satz je Anforderung	Verkauf: Konditionen und Auskünfte, Einkauf: Teillieferungen
15 Minuten	offene Punkte und Zuständigkeiten festhalten	Liste der Rückfragen mit Namen	alle
10 Minuten	Ergebnisblätter vorlesen, nächsten Termin setzen	unterschriebenes Ergebnisblatt	alle

Die Zeiten sind eine redaktionelle Empfehlung. Der CPRE-Lehrplan rät, Ermittlungsaktivitäten in begrenzten Zeitfenstern durchzuführen und Puffer einzuplanen.

Schritt 4: Im Termin formulieren und am Ende vorlesen

Schreiben Sie jeden Satz im Termin mit den Anwesenden. Ein brauchbarer Satz nennt Subjekt, Vorgang, Auslöser, Bedingung und Prüfmaßstab, etwa: „Der Verkauf sieht bei jeder Auftragsposition den verfügbaren Bestand und den bestätigten Liefertermin, bevor er den Auftrag bestätigt.“ Lesen Sie die Zeilen zum Schluss laut vor; jeder offene Punkt bekommt einen Namen und ein Datum.

Der Fragekatalog in fünf Blöcken

Diese fünf Blöcke verwenden wir für jede Abteilung.

Frageblock	Leitfrage	Was die Antwort festlegt
Menge und Takt	Wie viele Vorgänge, Positionen und Belege in welchem Zeitraum?	ob das System Ihr Volumen trägt
Ablauf und Übergabe	Welche Schritte, wer übergibt wem, welcher Beleg entsteht?	die Schnittstellen zwischen den Abteilungen
Ausnahme	Was weicht vom Normalfall ab, und wie oft?	Konfiguration, Anpassung oder Prozessänderung
Auskunft	Welche Frage muss die Abteilung im Alltag beantworten?	Listen, Suchmasken, Auswertungen
Wunsch	Was soll das System besser können, und woran messen Sie das?	die Klasse Muss, Soll oder Kann

Fragen je Abteilung

Redaktionelle Vorschläge; streichen Sie, was Ihre Abteilung nicht betrifft.

Verkauf

1. Wie viele Angebote, Aufträge und Positionen bearbeitet der Verkauf pro Woche?
2. Welche Preislisten und Kundenkonditionen gelten, und wie oft ändern sie sich?
3. Wer darf Rabatt bis zu welcher Grenze geben, und wer zeichnet darüber ab?
4. Wie wird ein Auftrag nach der Bestätigung geändert, storniert oder geteilt?
5. Welche Auskünfte brauchen Sie im Telefonat: Bestand, Liefertermin, offene Posten?

Einkauf

1. Wie viele Bestellungen und Positionen gibt der Einkauf pro Woche auf?
2. Wie entsteht eine Bestellung: Bedarfsmeldung, Bestellvorschlag oder von Hand?
3. Welche Lieferantenkonditionen gelten: Staffelpreise, Rahmenvertrag, Mindestmenge, Fracht?
4. Wie verfolgen Sie Teillieferungen, Terminänderungen und Rückstände?
5. Wie klären Sie Abweichungen bei Preis, Menge und Termin, und wer entscheidet?

Lager

1. Wie viele Artikel, Lagerorte und Plätze führt das Lager?
2. Wie viele Wareneingänge und Warenausgänge fallen pro Tag an, wie viele Positionen je Beleg?
3. Wie wird kommissioniert und quittiert: Liste, Scanner, Papier, Unterschrift?
4. Welche Artikel brauchen Seriennummer, Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum oder Sperrlager?
5. Wann zählen Sie welche Bestände, und wie werden Differenzen gefunden und gebucht?

Buchhaltung

1. Wie viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen bearbeitet die Buchhaltung im Monat, und wer erfasst sie?
2. In welchen Formaten kommen Belege an, und wo liegen sie heute ab?
3. Wie gleichen Sie Zahlungen ab, und welche Auswertungen braucht der Monatsabschluss?
4. Welche Freigaben gelten: Vier-Augen-Prinzip, Zahlungslauf, Stammdatenänderung?
5. Welche Unterlagen legt die Buchhaltung bei einer Prüfung vor, und in welcher Form? Die Pflichten je Land stehen unter Gesetzliche Pflichten in DACH.

Fertigung

1. Wie viele Fertigungsaufträge und Positionen laufen pro Woche durch die Fertigung?
2. Was wiederholt sich, und was ist jedes Mal neu: Einzel-, Serien- oder Variantenfertigung?
3. Wie entsteht ein Fertigungsauftrag, und welche Papiere gehen in die Werkstatt?
4. Wie werden Rüst-, Maschinen- und Arbeitszeiten erfasst, und wer bestätigt sie?
5. Wie melden Sie Ausschuss, Nacharbeit und Materialrückgabe zurück?

Das Ergebnisblatt

Je Anforderung entsteht eine Zeile; das Blatt ist die Eingangsliste des Projekts, deshalb trägt jede Zeile ihre Herkunft.

Feld	Inhalt	Beispielzeile (Zahlen erfunden)
Nr.	fortlaufende Nummer	12
Anforderung	prüfbarer Satz	der Satz aus Schritt 4
Quelle	Abteilung und Person	Verkauf, Key User
Anlass	was heute passiert und wie oft	Rückfrage im Lager, rund 15 Mal pro Woche
Messgröße	Größe mit Einheit und Zeitraum	Rückfragen pro Woche
Heutiger Wert	gemessen oder als Schätzung gekennzeichnet	15 (Schätzung des Verkaufs)
Klasse	Muss, Soll oder Kann	Muss
Nachweis	Testfall oder Beleg	Testauftrag mit 8 Positionen, 2 ohne Bestand
Offen	Annahme, Rückfrage, Entscheider	Bestand je Lagerort oder gesamt? Bereichsleitung Verkauf
Stand	Datum der Eintragung	14.10.2026

Für Sammlungen nennt der CPRE Foundation Level als empfohlene Kriterien konsistent, nicht redundant, vollständig, modifizierbar, verfolgbar und konform; Nummer und Quelle stellen die Verfolgbarkeit her. Wie daraus Muss, Soll und Kann werden, steht unter ERP-Anforderungen priorisieren; die sortierte Sammlung wird zum Lastenheft (Lastenheft im Glossar).

So prüfen Sie das Ergebnis

• Eindeutig: Eine Anforderungszeile beschreibt genau einen Gegenstand.
• Vollständig in sich: Alle Bedingungen einer Anforderung stehen in ihrem Satz.
• Prüfbar: Messgröße, heutiger Wert, Zielwert und Zeitraum sind je Zeile eingetragen.
• Adäquat: Eine Person aus der Ausführung bestätigt den Satz; der CPRE Foundation Level nennt Adäquatheit und Verständlichkeit die wichtigsten Kriterien.
• Verfolgbar: Quelle und Nummer sind je Zeile gesetzt.

Gegenprobe: Lesen Sie eine Zeile einer Person aus einer anderen Abteilung vor. Kann sie nicht sagen, woran die Erfüllung gemessen wird, fehlt der Prüfmaßstab. Zählen Sie danach die Zeilen und streichen Sie Doppelungen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Keine Zahlen im Ergebnisblatt	Unterlagen wurden erst im Termin gesucht	Auswertungsliste mit der Einladung schicken, Zahlen vorher abfragen
Zwei Abteilungen fordern Gegenteiliges	Der Widerspruch wurde als Kompromiss zugekleistert	Als Anforderungskonflikt festhalten: Annahmen, Alternativen, Entscheider, Datum
Sätze bleiben unprüfbar („übersichtlich“)	Messgröße und Grenzwert fehlen	Heutigen Wert, Zielwert und Zeitraum nachtragen
Der Termin wird zur Grundsatzdebatte	Ablauf und Anforderung werden vermischt	Zeitfenster je Frageblock halten, offene Punkte notieren
Nur die Leitung kommt	Am Termin ist niemand beteiligt, der die Vorgänge ausführt	Eine ausführende Person zusätzlich einladen; der Lehrplan nennt die direkten Anwender eine besonders wichtige Stakeholdergruppe

Wann Sie Hilfe holen sollten

Eine externe Moderation holen Sie, wenn niemand im Betrieb einen Termin mit Vorgesetzten und ausführenden Personen führen kann; IREB nennt Moderationsfähigkeit als eine der benötigten Fähigkeiten. Fragen zur Arbeitnehmervertretung klärt Ihre Personal- oder Rechtsabteilung. Um die Sollabläufe im gewählten System geht es in einem eigenen Terminplan mit Entscheidungsprotokoll und Abzeichnung (Sollprozesse im Fachkonzept); welche Funktionen Ihre Betriebsart braucht, steht im Vergleich nach Betriebsart.