Ist-Prozesse aufnehmen: Der erste Schritt vor der ERP-Auswahl

Gilt für: Systemunabhängig: Vorgehen für die Aufnahme von Ist-Prozessen vor der ERP-Auswahl; ohne Bezug auf Hersteller, Produkte oder Release-Stände.

Wer seine Abläufe nicht aufgenommen hat, formuliert Anforderungen aus dem Gedächtnis und übersieht genau die Ausnahmen, die später Aufwand treiben. Die Aufnahme liefert die Grundlage, aus der prüfbare Anforderungen und ein Lastenheft entstehen. Aufnehmen heißt dabei festhalten, nicht verbessern.

Was Sie vorab brauchen

einen Prozess, den Sie abgrenzen können: Name, Auslöser und Ergebnis
die Person, die den Prozess ausführt; sie kennt die Ausnahmen
eine Person, die über Änderungen entscheiden darf
die Belege des Prozesses: Aufträge, Lieferscheine, Listen, Auswertungen
ein leeres Vorlagenblatt je Prozess (die Vorlage steht unten)
60 bis 90 Minuten ohne Unterbrechung

Klären Sie vorher, ob Ihre Arbeitnehmervertretung zu beteiligen ist; die Rollen im Projekt stehen unter ERP-Auswahlteam. Ob Ihr Betrieb reif für ein neues System ist, prüft der ERP-Bereitschaftscheck.

Was Normen zur Aufnahme beitragen

Die ISO 9001 stellt den prozessorientierten Ansatz in den Mittelpunkt; zu ihren Anforderungen gehört, die für das Qualitätsmanagement benötigten Prozesse zu bestimmen und zu lenken. Die frei zugängliche ISO/IAF-Handreichung „Guidance on Processes” belegt das für Abschnitt 4.4 der Fassung 2015 und nennt die Bestandteile eines Prozesses: Aktivitäten, Ein- und Ausgaben, Abfolge, Kriterien und Methoden, Ressourcen, Verantwortlichkeiten sowie Risiken und Chancen. Nach der Handreichung gibt die Norm kein Format für die Prozessdokumentation vor; als Beispiele nennt sie Prozessblätter, Prozesslandkarten und Turtle-Diagramme.

Die aktuelle Ausgabe ist ISO 9001:2026; sie ist am 16. September 2026 erschienen und ersetzt die Fassung 2015 (ÖNORM EN ISO 9001:2026 10 01). ISO 9001 ist eine freiwillige Norm: Nach der Darstellung von Austrian Standards sind Standards Empfehlungen und haben grundsätzlich keine rechtliche Verbindlichkeit. Verbindlich wird eine Norm erst über einen Verweis in Gesetz, Vertrag oder Vorgabe eines Auftraggebers.

BPMN 2.0 ist die Notation der Object Management Group (OMG) für Geschäftsprozessdiagramme. OMG führt die Fassung 2.0.1 in seiner Liste der bei ISO angenommenen Spezifikationen als ISO/IEC 19510:2013; die aktuelle OMG-Fassung ist 2.0.2 vom Januar 2014. Auch BPMN bindet nicht von Gesetzes wegen; verbindlich wird es über Vertrag oder Vorgabe Ihres Auftraggebers.

Schritt für Schritt: vom Termin zur Prozessaufnahme

Schritt 1: Prozess und Grenzen festlegen

Benennen Sie den Prozess in einem Satz und setzen Sie zwei Grenzpunkte: Was löst ihn aus, und was ist sein Ergebnis? Für die Beschaffung etwa „Bedarf gemeldet” bis „Ware eingelagert und Rechnung bezahlt”. Ende dieses Schritts: Der Prozess hat einen Namen, einen Auslöser und ein Ergebnis.

Schritt 2: Das Gespräch mit der ausführenden Person führen

Gehen Sie den Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis durch und lassen Sie sich jeden Schritt zeigen. Fragen Sie nicht, wie der Ablauf sein sollte, sondern was heute tatsächlich passiert. Die ISO/IAF-Handreichung schlägt für solche Gespräche Fragen vor, etwa: Was brauchen Sie, um Ihre Arbeit zu beginnen? Was entscheiden Sie selbst? Was ist das Ergebnis Ihrer Arbeit, und wer bekommt es? Woran erkennen Sie, dass Sie die Arbeit richtig gemacht haben? Sie tragen die Antworten in die Vorlage ein und sammeln die Belege ein. Ende dieses Schritts: Jeder Schritt steht mit ausführender Rolle und Beleg im Blatt.

Schritt 3: Die Aufnahme in drei Detailebenen ordnen

Halten Sie jede Aufnahme in drei Ebenen fest, damit Leser sie bei Bedarf aufklappen können. Ebene 1 ist der Überblick: ein Kasten mit Auslöser, Ergebnis und Beteiligten. Ebene 2 sind die Hauptschritte in ihrer Reihenfolge. Ebene 3 klappt die schwierigen Schritte auf und zeigt Entscheidungen und Ausnahmen. Die Einteilung ist unsere redaktionelle Vorgehensweise; in BPMN trägt der Sub-Prozess diese Verdichtung. Nach der Notation lässt sich ein Sub-Prozess schließen und wieder aufklappen, um ein niedrigeres Detailniveau zu zeigen (BPMN 2.0.2). Ende dieses Schritts: Jede Aufnahme liegt in den drei Ebenen vor.

Schritt 4: Gegenlesen lassen und offene Punkte schließen

Lesen Sie die Aufnahme der ausführenden Person vor und lassen Sie jede Zeile bestätigen oder streichen. Jeder offene Punkt bekommt einen Namen und ein Datum. Ende dieses Schritts: Die Person hat die Aufnahme bestätigt, oder die Abweichung steht als offener Punkt mit Zuständigem im Blatt.

Schritt 5: Ablegen und fortschreiben

Versehen Sie die Aufnahme mit Datum, Verfasser und Versionsnummer und legen Sie sie dort ab, wo das Projekt darauf zugreift. Eine Aufnahme ohne Stand lässt sich später nicht mehr von einer Soll-Vorstellung unterscheiden. Ende dieses Schritts: Jede Aufnahme ist abgelegt und trägt einen Stand.

Die einseitige Interviewvorlage

Ein Blatt je Prozess, ausgefüllt im Gespräch.

Feld	Was Sie eintragen
Prozess und Grenzen	Name, Auslöser, Ergebnis
Beteiligte	Rolle, wer ausführt, wer entscheidet
Schritte	Tätigkeit in Reihenfolge, je mit ausführender Rolle
Ein- und Ausgaben	Beleg, Liste oder Datei, die hinein- und herausgeht
Übergaben	wer was an wen weiterreicht
Entscheidungen	wann verzweigt wird und wonach
Ausnahmen	Abweichung und Zahl der Fälle im Zeitraum
Mengen	Fälle und Positionen je Zeitraum, Bearbeitungszeit
Hilfsmittel	Papier, Liste, System
Kontrollen	wer was prüft
Offene Punkte	Annahme oder Rückfrage mit Name und Datum
Stand	Datum der Aufnahme, Verfasser, Version

Ein Beispiel: der Einkaufsprozess in drei Detailebenen

Beispielbetrieb: ein Handelsbetrieb mit 120 Bestellungen im Monat. Alle Zahlen sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.

Ebene 1: Überblick

Ein Kasten, Prozess „Beschaffung”. Auslöser: Der Bestand eines Artikels fällt unter den Meldebestand, oder eine Abteilung meldet Bedarf. Ergebnis: Die Ware ist eingelagert, und die Lieferantenrechnung ist bezahlt. Beteiligt: Lager (Bedarf), Einkauf, Wareneingang, Buchhaltung. Mengen: 120 Bestellungen und 300 Bestellpositionen im Monat.

Ebene 2: Hauptschritte

Nr.	Schritt	Ausführende Rolle	Beleg
1	Bedarf melden	Lager	Bedarfsmeldung
2	Bedarf prüfen und freigeben	Einkauf oder Leitung	freigegebene Bedarfsmeldung
3	Lieferant und Preis wählen	Einkauf	Angebot oder Rahmenvertrag
4	Bestellung auslösen	Einkauf	Bestellung
5	Wareneingang prüfen	Wareneingang	Lieferschein mit Prüfvermerk
6	Einlagern und verbuchen	Lager	Einlagerungsbuchung
7	Rechnung prüfen und freigeben	Buchhaltung	geprüfte Eingangsrechnung
8	Zahlung auslösen	Buchhaltung	Zahlungsbeleg

In BPMN entsprechen diese Zeilen Aktivitäten in einem Sequenzfluss, die Spalte „Ausführende Rolle” einem Band (einer Lane). Den Lieferanten führen Sie als zweiten Teilnehmer (einen eigenen Pool), wenn Sie die Übergabe zwischen beiden zeigen wollen.

Ebene 3: Der Teilprozess „Wareneingang prüfen”

Schritt 5 aus Ebene 2, aufgeklappt:

Anlieferung annehmen und Lieferpapiere übernehmen.
Lieferschein gegen die Bestellung abgleichen: Artikel, Menge, Termin.
Ware auf Menge und sichtbare Schäden sichten.
Entscheiden, ob eine Abweichung vorliegt (in BPMN ein exklusives Gateway):
- keine Abweichung: Wareneingang buchen und Ware einlagern.
- Abweichung: klären, Teillieferung erfassen, Reklamation oder Rücksendung anstoßen, Entscheider informieren.
Prüfvermerk auf den Lieferschein setzen und die Eingangsbuchung abschließen.

Von 250 Wareneingängen im Monat weichen im Beispiel 18 ab, das sind rund 7 Prozent.

Abweichung	Fälle im Monat (erfunden)
Teillieferung	12
Mengendifferenz	4
Transportschaden	2

Erst diese dritte Ebene zeigt, welche Anforderungen an ein System überhaupt entstehen: die Erfassung von Teillieferungen, eine Sperre für beschädigte Ware oder eine Rückstandsliste. Ohne die Aufnahme der Ausnahmen bleibt diese Zeile im Lastenheft leer. Wie aus der Aufnahme prüfbare Sätze werden, steht unter Anforderungen nach Muss, Soll, Kann.

So prüfen Sie das Ergebnis

Grenzen: Auslöser und Ergebnis sind je Prozess in einem Satz benannt.
Vollständigkeit: Jeder Schritt trägt eine ausführende Rolle und den Beleg, der weitergeht.
Ausnahmen: Zu jeder Abweichung steht, wie viele Fälle im Zeitraum vorkommen.
Zahlen: Mengen und Bearbeitungszeiten sind mit Einheit und Zeitraum eingetragen.
Bestätigung: Die ausführende Person hat die Aufnahme gelesen und bestätigt; offene Punkte tragen Name und Datum.
Stand: Datum, Verfasser und Version sind gesetzt.

Gegenprobe: Lesen Sie den Ablauf einer Person aus einem anderen Bereich vor. Kann sie die Übergaben und die Ausnahmen benennen, ist die Aufnahme verständlich.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Ablauf lässt sich nicht bis zum Ende aufnehmen	Sie sprechen mit einer Person, die den Prozess nicht ausführt	Das Gespräch mit der ausführenden Person führen; die Leitung nur für Entscheidungen dazuholen
Die Aufnahme zeigt nur den Normalfall	Nach Ausnahmen wurde nicht gefragt	Zu jedem Schritt fragen, was davon abweicht und wie oft
Zwei Aufnahmen widersprechen sich	Der Ablauf wird je nach Person unterschiedlich ausgeführt	Den Widerspruch als offenen Punkt festhalten und die Variante mit der Leitung entscheiden
Die dritte Ebene fehlt	Entscheidungen wurden im Gespräch übersprungen	Die Stellen mit „wenn …, dann …” markieren und je Stelle eine Verzweigung zeichnen
Die Aufnahme wird schon zum Soll-Ablauf	Im Gespräch wird bereits verbessert	Aufnehmen und Verbessern trennen; das Verbessern folgt später (Prozesse vor der Software)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Unterstützung, wenn ein Prozess mehrere Abteilungen umfasst und niemand den Gesamtüberblick hat, oder wenn die Aufnahme an einer Stelle abbricht, an der zwei Bereiche dieselbe Tätigkeit beanspruchen. Moderation und Aufbereitung können Sie an eine externe Begleitung geben; die fachliche Bestätigung bleibt bei der ausführenden Person. Aus der Aufnahme entsteht anschließend die Anforderungsliste im Kreis der Fachbereiche (Anforderungsworkshops); die Sollabläufe legen Sie später im Fachkonzept fest. Welche gesetzlichen Funktionen je Land zu beachten sind, steht unter Gesetzliche Pflichten in DACH.