ERP-Bereitschaftscheck: Ist Ihr Betrieb reif für ein neues System?
Kurz gesagt
Der Bereitschaftscheck prüft fünf Bereiche: Prozesse, Stammdatenqualität, Zeit des Inhabers, Key User und Budget, je 0 bis 2 Punkte. Redaktionelle Schwellen: ab 8 Punkten go, bei 4 bis 7 Punkten zuerst die 0-Punkte-Bereiche bereinigen, darunter not yet. Gravierende Mängel – etwa Stammdaten, bei denen Duplikate die Regel sind – verbieten go, auch bei 8 Punkten.
Das Wichtigste
- Fünf Bereiche: Prozesse, Stammdatenqualität, Zeit des Inhabers, Key User, Budget – je 0 bis 2 Punkte.
- Ab 8 Punkten: go, es sei denn, ein Bereich zeigt gravierende Mängel.
- 4 bis 7 Punkte: prepare first. 0 bis 3: not yet – redaktionelle Schwelle.
- Deutschland: Die GoBD verlangt je DV-System eine Verfahrensdokumentation (Rz. 151 ff., Fassung vom 14.07.2025).
- DIN EN ISO 9001:2015, Abschnitt 4.4, ist ein freiwilliger Referenzrahmen für den Prozessansatz.
- Vorgeschlagenes Zeitbudget: 2 bis 3 Stunden mit Inhaber und je einem Key User pro Bereich – redaktionelle Setzung.
Bevor Sie Anbieter vergleichen, prüfen Sie, ob Ihr Betrieb die Voraussetzungen für ein ERP-Projekt mitbringt. Der Bereitschaftscheck läuft in sechs Schritten, bewertet fünf Bereiche mit 0, 1 oder 2 Punkten und endet mit einem von drei Urteilen: go, prepare first oder not yet.
Was Sie vorab brauchen
- 2 bis 3 Stunden Zeit für den Inhaber und je einen Key User pro Bereich – vorgeschlagenes Zeitbudget, redaktionelle Setzung
- Zugriff auf die aktuellen Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Artikel
- die Möglichkeit, die Kernprozesse in einem Termin zu beschreiben
- den Budgetrahmen, den Sie für das Projekt einplanen
- die Scorecard aus Schritt 6, ein Blatt pro Bereich
Schritt für Schritt: den Bereitschaftscheck durchführen
Schritt 1: Prozesse prüfen
Beschreiben Sie die drei Kernprozesse Ihres Betriebs – je nach Branche etwa Auftragsabwicklung, Einkauf und Lager, Abrechnung – in einem Termin von 60 Minuten; die Dauer ist eine redaktionelle Setzung. Kriterium ist, ob die Beschreibung vollständig ist und ein sachkundiger Dritter sie nachvollziehen kann.
In Deutschland verlangt die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269, Fassung vom 14.07.2025) für jedes DV-System, das Bücher und Aufzeichnungen führt, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (Rz. 151). Sie muss verständlich sein und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar (Rz. 151). Die GoBD sind Verwaltungsanweisungen des Bundesministeriums der Finanzen, kein Gesetz. Die GoBD binden in Österreich und der Schweiz nicht; der Check bleibt dort ein betriebliches Instrument.
Als Referenzrahmen für den Prozessansatz eignet sich Abschnitt 4.4 der DIN EN ISO 9001:2015: Die Norm verlangt, die für das Qualitätsmanagementsystem benötigten Prozesse zu bestimmen und anzuwenden, unter Berücksichtigung des PDCA-Zyklus und des risikobasierten Denkens. Die Norm ist freiwillig; Standards haben grundsätzlich keine rechtliche Verbindlichkeit.
2 Punkte: Prozesse sind dokumentiert und nachvollziehbar. 1 Punkt: Prozesse lassen sich beschreiben, die Dokumentation hat Lücken. 0 Punkte: Die Beschreibung bricht ab oder widerspricht sich.
Schritt 2: Stammdatenqualität prüfen
Ziehen Sie eine Stichprobe aus den Stammdaten: 20 Kunden, 20 Lieferanten, 20 Artikel – die Stichprobengröße ist eine redaktionelle Setzung. Prüfen Sie pro Datensatz, ob Name, Adresse, Kontonummer beziehungsweise Artikelnummer vollständig sind, ob es Duplikate gibt und ob Einträge, die seit einem Jahr nicht mehr aktiv sind, noch im System stehen. Das Ergebnis bestimmt, auf welcher Datenbasis Sie später Anbieter vergleichen.
2 Punkte: Die Stichprobe zeigt keine wesentlichen Mängel. 1 Punkt: Einzelne Mängel, die sich in wenigen Tagen bereinigen lassen. 0 Punkte: Duplikate oder fehlende Pflichtfelder sind die Regel.
Schritt 3: Zeit des Inhabers prüfen
Ein ERP-Projekt bindet den Inhaber in Entscheidungen, Prioritäten und Freigaben. Schätzen Sie ab, wie viele Stunden pro Woche Sie in den nächsten sechs Monaten für das Projekt einplanen können, abseits der laufenden Geschäftsführung.
Die Stundenwerte sind redaktionelle Setzungen: 2 Punkte: mehr als 5 Stunden pro Woche. 1 Punkt: 2 bis 5 Stunden. 0 Punkte: weniger als 2 Stunden.
Schritt 4: Key User benennen
Nennen Sie je einen Key User pro Bereich – etwa Vertrieb, Lager, Buchhaltung – und klären Sie, ob die Person im Projektzeitraum Zeit hat. Ein Key User führt die Anforderungen seines Bereichs in die Auswahl ein und testet das System vor der Entscheidung.
2 Punkte: Key User sind benannt und haben Zeit. 1 Punkt: benannt, Zeit unklar. 0 Punkte: keine benannten Key User.
Schritt 5: Budget klären
Legen Sie den Budgetrahmen fest: Lizenz, Einführung, laufende Kosten – und die interne Arbeitszeit Ihrer Leute, die ein eigener Kostenblock ist. Die Rechenmodelle stehen in den Artikeln ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre und Interne Arbeitszeit im ERP-Projekt.
2 Punkte: Budgetrahmen inklusive interner Arbeitszeit und Reserve. 1 Punkt: Rahmen ohne interne Arbeitszeit. 0 Punkte: kein Rahmen.
Schritt 6: Scorecard ausfüllen und Urteil fällen
Tragen Sie die Punkte der fünf Bereiche in die Scorecard ein und addieren Sie.
| Bereich | 0 Punkte | 1 Punkt | 2 Punkte |
|---|---|---|---|
| Prozesse | Beschreibung bricht ab oder widerspricht sich | lässt sich beschreiben, Dokumentation mit Lücken | dokumentiert und nachvollziehbar |
| Stammdaten | Duplikate oder fehlende Pflichtfelder sind die Regel | einzelne Mängel, in wenigen Tagen bereinigt | Stichprobe ohne wesentliche Mängel |
| Zeit des Inhabers | weniger als 2 Stunden pro Woche | 2 bis 5 Stunden | mehr als 5 Stunden |
| Key User | keine benannt | benannt, Zeit unklar | benannt und mit Zeit |
| Budget | kein Rahmen | Rahmen ohne interne Arbeitszeit | Rahmen mit interner Arbeitszeit und Reserve |
Das Urteil ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Norm:
| Punkte | Urteil |
|---|---|
| 8 bis 10 | go: Sie können mit der Auswahl starten – es sei denn, ein Bereich zeigt gravierende Mängel (z. B. Stammdaten, bei denen Duplikate die Regel sind); dann gilt prepare first |
| 4 bis 7 | prepare first: bereiten Sie zuerst die Bereiche mit 0 Punkten vor |
| 0 bis 3 | not yet: der Betrieb ist noch nicht bereit |
So prüfen Sie das Ergebnis
Prüfen Sie, dass jeder der fünf Bereiche eine Punktzahl hat und dass jede 0 einen konkreten Befund trägt – etwa „20 Artikel ohne Artikelnummer“. Prüfen Sie, dass die Summe mit der Scorecard übereinstimmt. Prüfen Sie, dass das Urteil zum Befund passt: Ein Betrieb mit 8 Punkten, dessen Stammdaten aber 40 Prozent Duplikate enthalten, startet nicht mit go.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Umgang |
|---|---|---|
| Die Prozessbeschreibung widerspricht sich | Der Prozess läuft je Person anders | Führen Sie die Aufnahme mit der Person durch, die den Prozess täglich ausführt, und notieren Sie die Abweichungen |
| Die Stammdaten-Stichprobe ist nicht möglich | Es gibt keinen sauberen Export aus dem alten System | Dokumentieren Sie den Befund als 0 Punkte; die Bereinigung gehört dann vor die Auswahl |
| Der Inhaber hat keine Zeit | Die laufende Geschäftsführung füllt die Woche | Setzen Sie einen festen Projekttermin pro Woche und prüfen Sie, ob ein Gesellschafter oder Prokurist die Rolle übernehmen kann |
| Kein Key User ist verfügbar | Die Fachbereiche sind zu dünn besetzt | Nennen Sie einen Key User mit Teilzeitanteil und planen Sie die Workshops in die ruhigen Phasen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Unterstützung, wenn zwei oder mehr Bereiche 0 Punkte haben und Sie die Ursachen nicht selbst auflösen können, oder wenn der Check an einer Stelle abbricht, die Sie mit der vorliegenden Scorecard nicht bewerten können. Eine externe Begleitung kann die Prozessaufnahme und die Stammdatenanalyse übernehmen; die Rollen im Projektteam stehen im Artikel Das ERP-Auswahlteam.