ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre: Rechenmodell zum Selbstausfüllen

Ein ERP-Angebot nennt Lizenzpreis und Beratungstage. Die Gesamtkosten über fünf Jahre entstehen aus acht Blöcken. Prüfen Sie je Angebot, welche der internen, Schnittstellen-, Betriebs- und Ausstiegspositionen es enthält und welche Sie selbst ansetzen müssen: eigene Projektstunden, Schnittstellen, der Betrieb nach dem Start und der Ausstieg. Das folgende Rechenmodell füllt diese Blöcke in einer Tabelle und endet in einer Summe, die Sie je Angebot gleich aufbauen und vergleichen können.

Die Kostenrechnung über die gesamte Nutzungsdauer ist als Lebenszykluskosten-Rechnung genormt (DIN EN 60300-3-3, deutsche Fassung 2005-03, aktuellere IEC-Ausgabe 2017). Die Norm bindet niemanden, sie wirkt höchstens, wenn ein Vertrag sie festschreibt, und ihr Text ist kostenpflichtig; die Blöcke dieses Modells sind eine redaktionelle Zuordnung für ERP-Projekte.

Was Sie vorab brauchen

Die Zahl der Nutzerplätze und die geplanten Module; wie Sie die Nutzerzahl bei benannten und gleichzeitigen Nutzern ermitteln, beschreibt Named User oder Concurrent User.
Eine Liste der Anbindungen mit System und Richtung (liest, schreibt oder beides), zum Beispiel Shop, Zeiterfassung, Lagergeräte.
Schriftliche Angebote jedes Anbieters, deren Positionen Sie den Tabellenzeilen zuordnen können.
Einen internen Stundensatz als ausdrückliche Annahme, zum Beispiel der Vollkostensatz aus der Kostenrechnung.
Den festgelegten Betrachtungszeitraum (hier fünf Jahre) und die Währung des Modells.
Eine Tabellenkalkulation mit dem Aufbau aus Schritt 2 und 3.

Schritt für Schritt: Das Fünf-Jahres-Modell aufbauen

Schritt 1: Kostenrahmen festlegen

Schreiben Sie Nutzerzahl, Zeitraum, Währung, Module und Anbindungen an den Kopf der Tabelle. Jede der folgenden Positionen braucht eine Einheit (Euro, Tag, Stunde, Stück), sonst lässt sich die Spaltensumme nicht prüfen. Ändern Sie den Rahmen später, rechnen Sie das ganze Modell neu, nicht einzelne Zeilen.

Schritt 2: Einmalige Positionen eintragen

Erfassen Sie in der Spalte „einmalig (Jahr 1)” die Blöcke Lizenz, Einführung, Datenmigration, externe Schulung, Aufbau der Schnittstellen und die internen Stunden der Einführung. Nehmen Sie jeden Betrag aus dem schriftlichen Angebot; was der Anbieter nicht aufschlüsselt, fragen Sie schriftlich nach und markieren das Feld bis zur Antwort als offen.

Schritt 3: Laufende Positionen je Jahr eintragen

Erfassen Sie in der Spalte „laufend je Jahr” Wartung und Support, Betrieb (Server oder Cloud-Grundgebühr), Schnittstellenpflege, Nachschulungen und die internen Stunden im Betrieb. Welche Kostenpositionen nach dem Start anfallen und was sie enthält, beschreibt Laufende ERP-Kosten nach dem Start. Nutzerzuwachs während des Zeitraums halten Sie als eigene Annahme fest, etwa „ab Jahr 3 zwei zusätzliche Nutzerplätze”. Solche veränderlichen Kosten je Jahr brechen die Formel 5 × L auf: tragen Sie dann die fünf Jahresbeträge einzeln ein und addieren Sie sie.

Schritt 4: Interne Stunden bewerten

Schätzen Sie die internen Stunden getrennt nach Einführung und Betrieb, nach Rollen: Projektleitung, Fachbereiche, IT, Buchhaltung. Wie Sie die Stunden je Rolle über die Projektphasen ermitteln, steht in Interne Arbeitszeit im ERP-Projekt. Multiplizieren Sie die Stunden mit dem Stundensatz aus der Vorbereitung; die Multiplikation ist Teil der Annahme und gehört mit in die Zeile.

Schritt 5: Ausstiegskosten einsetzen

Setzen Sie in die letzte Zeile, was am Ende des Betrachtungszeitraums anfällt: Datenexport in ein lesbares Format, Rückbau der Schnittstellen, Archivierung der Altdaten. Fragen Sie die Preise dafür beim Anbieter schriftlich an; wie lange Sie Altdaten nach einem Wechsel vorhalten müssen, ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz je Land geregelt und Gegenstand eigener Artikel.

Schritt 6: Summieren und Rechenprobe bilden

Bilden Sie die Summen und prüfen Sie sie nach:

TCO (fünf Jahre) = E + 5 × L + X

TCO: Gesamtkosten über fünf Jahre, in Euro
E: Summe der einmaligen Positionen aus Schritt 2, in Euro
L: laufende Kosten je Jahr aus Schritt 3, in Euro je Jahr
X: Ausstiegskosten aus Schritt 5, in Euro

Die Formel gilt, wenn L in allen fünf Jahren gleich bleibt. Weichen die laufenden Kosten je Jahr ab, etwa durch Nutzerzuwachs, addieren Sie die fünf Jahresbeträge einzeln: TCO = E + L1 + L2 + L3 + L4 + L5 + X. Die allgemeine Formel mit n Jahren und gleichbleibenden laufenden Kosten lautet TCO = E + n × L + X. Rechnen Sie die Zeilen- und Spaltensummen gegeneinander nach und teilen Sie das Ergebnis zusätzlich durch Nutzerplätze und Monate; so erhalten Sie Euro je Nutzerplatz und Monat als Vergleichszahl.

Beispielrechnung: 25 Nutzerplätze über fünf Jahre

Die folgende Rechnung ist eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahmen: ein Handelsbetrieb in Deutschland mit 25 Nutzerplätzen, vier Schnittstellen, Wechsel von einem Altsystem, Betrachtungszeitraum fünf Jahre, Währung Euro, alle Beträge netto ohne Umsatzsteuer, interner Vollkostensatz 60 Euro je Stunde, Beratertag 1.200 Euro, Trainerstag 1.100 Euro. Kein Betrag dieses Blocks ist ein Marktpreis oder ein Durchschnittswert.

Position	Annahme der Beispielrechnung	Einmalig (Jahr 1)	Laufend je Jahr	Summe fünf Jahre
Lizenz (Kauf)	25 Nutzerplätze à 2.400 Euro	60.000 Euro	–	60.000 Euro
Einführung (Beratung)	90 Beratertage à 1.200 Euro	108.000 Euro	–	108.000 Euro
Datenmigration	pauschal angesetzt	20.000 Euro	–	20.000 Euro
Schulung (extern)	12 Trainerstage à 1.100 Euro	13.200 Euro	–	13.200 Euro
Schnittstellen (Aufbau)	4 Anbindungen à 6.000 Euro	24.000 Euro	–	24.000 Euro
Interne Stunden Einführung	1.200 Stunden à 60 Euro	72.000 Euro	–	72.000 Euro
Wartung und Support	18 Prozent der Lizenz je Jahr	–	10.800 Euro	54.000 Euro
Betrieb	pauschal je Jahr	–	9.000 Euro	45.000 Euro
Schnittstellenpflege	4 Anbindungen à 1.200 Euro	–	4.800 Euro	24.000 Euro
Nachschulung	pauschal je Jahr	–	3.000 Euro	15.000 Euro
Interne Stunden Betrieb	400 Stunden à 60 Euro	–	24.000 Euro	120.000 Euro
Ausstieg (Ende Jahr 5)	Export und Rückbau, pauschal	–	–	15.000 Euro
Summe		297.200 Euro	51.600 Euro	570.200 Euro

Rechenprobe: E = 60.000 + 108.000 + 20.000 + 13.200 + 24.000 + 72.000 = 297.200 Euro. L = 10.800 + 9.000 + 4.800 + 3.000 + 24.000 = 51.600 Euro. TCO = 297.200 + 5 × 51.600 + 15.000 = 570.200 Euro. Umgerechnet: 570.200 Euro ÷ 25 Nutzerplätze ÷ 60 Monate = 380,13 Euro je Nutzerplatz und Monat. Die einmaligen Positionen tragen 297.200 von 570.200 Euro, das sind rund 52 Prozent der Gesamtsumme.

Nicht enthalten sind Zinsen und Finanzierungskosten, Förderzuschüsse, der Restwert der Kauflizenz am Ende des Zeitraums und alle Erlöse und Ersparnisse; die Nutzenseite und ihre Gegenrechnung behandelt ERP-Wirtschaftlichkeit rechnen. Für die Frage Cloud oder eigener Server mit vollständigem Kostenbild siehe Cloud-ERP oder eigener Server.

So prüfen Sie das Ergebnis

Addieren Sie jede Zeile und jede Spalte; Zeilensummen und Spaltensummen müssen dieselbe Gesamtsumme ergeben.
Ordnen Sie jede Position einem Angebot zu; eine Position ohne Herkunftsangabe ist eine offene Frage, keine Schätzung.
Vergleichen Sie die Modellsumme mit der Angebotssumme des Anbieters und erklären Sie jede Abweichung mit einer benannten Position.
Schätzen Sie die internen Stunden gegen das Projekttagebuch des letzten großen Vorhabens, statt sie aus dem Gefühl abzuschätzen.
Füllen Sie das Modell für jeden Anbieter mit demselben Aufbau; erst gleiche Zeilen machen die Summen vergleichbar.

Was das Modell nicht abbildet

Das Modell zählt Kosten je Jahr. Die bilanzielle und steuerliche Behandlung folgt eigenen Regeln und fällt je Land anders aus; für Österreich und die Schweiz stellt dieser Artikel sie nicht dar. In Deutschland definiert § 255 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) für Kaufleute Anschaffungskosten als Aufwendungen bis zum betriebsbereiten Zustand, Nebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten einbezogen. Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die der Abnutzung unterliegen, sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) um Absetzungen für Abnutzung zu vermindern; deren Bemessung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer regelt § 7 Abs. 1 Satz 1 und 2 EStG. Ob Ihre Lizenz, die Einführungsleistung oder die Schulung in diese Bewertung fällt und über welchen Zeitraum sie verteilt wird, klärt Ihre Steuerberatung. Für das Kostenmodell bleibt das ohne Folge: Es erfasst den Zeitpunkt der Kosten, nicht die Bilanzperiode.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Modellsumme und Angebotssumme weichen ab	Anbieter rechnet Rabatte, Paketpreise oder Positionen ein, die Sie anderem Ort zugeordnet haben	Jede Abweichung einer benannten Position zuordnen; bleiben Reste, eine schriftliche Aufschlüsselung anfordern
Interne Stunden fehlen	erfasst wurde die Rechnung des Beraters, die eigene Zeit des Projekts nicht	Schätzung je Rolle aus Schritt 4 nachholen und als Annahme kennzeichnen
Schnittstellen tauchen nirgends auf	Angebot deckt das Kernsystem ab, Anbindungen gelten als Ihr Teil	Anbindungsliste aus der Vorbereitung an den Anbieter geben und je Anbindung einmalige und laufende Beträge erfragen
Ausstieg fehlt im Modell	Vertrag endet nicht mit dem Betrachtungszeitraum, aber Kosten dafür wurden nie erfragt	Export, Rückbau und Archivierung beim Anbieter erfragen und in die letzte Zeile eintragen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung hinzu, sobald das Modell in eine Investitionsentscheidung oder in die Buchhaltung fließt: für die Zuordnung der Positionen in Deutschland nach § 255 HGB und §§ 6, 7 EStG und für die Offenlegung in den Jahresabschluss. Einen IT-Dienstleister oder die eigene IT brauchen Sie, wenn Sie den Aufwand der Schnittstellen und der Migration nicht selbst schätzen können. Für die Vorlage an Geschäftsführung oder Gesellschafter hält ERP-Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung und Gesellschafter den Aufbau bereit.