Laufende ERP-Kosten nach dem Start: Was jedes Jahr anfällt
Kurz gesagt
Nach dem Start können sechs Posten jedes Jahr erneut anfallen: Wartung, Betrieb oder Hosting, Supportstunden, zusätzliche Nutzer, Updates und Schnittstellenpflege. Ihre Höhe hängt an Bezugsgrößen, die sich mit dem Betrieb ändern: Wächst der Lizenzwert durch neue Nutzer, steigt eine prozentuale Wartungsgebühr mit. Prüfen Sie jede Jahresrechnung gegen die Bezugsgröße, nicht gegen den Vorjahresbetrag; alle Beträge hier sind Beispielrechnungen, keine Marktpreise.
Das Wichtigste
- Bezugsgröße je Posten: Wartung am Lizenzwert, Hosting an Mengen und Tarifstufen, Support an Stunden, Schnittstellen an der Zahl der Anbindungen.
- Ein gekaufter Nutzerplatz wirkt zweimal, wenn die Wartung auf den Lizenzwert rechnet: einmalig als Lizenzpreis, dauerhaft als höhere Wartungsbasis.
- Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: 41.800 Euro im ersten Jahr, 55.700 Euro im dritten Jahr.
- In Deutschland sind abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG mit den Anschaffungskosten abzüglich Absetzungen für Abnutzung anzusetzen.
- Preisindizes für Vertragsanpassungen: Verbraucherpreisindex in Deutschland und Österreich, Landesindex der Konsumentenpreise in der Schweiz.
Die Einführungsrechnung ist der sichtbarste Teil der ERP-Kosten, aber nicht der letzte. Nach dem Produktivstart kehrt eine kleine Gruppe von Posten jedes Jahr wieder, und ihre Höhe hängt an Bezugsgrößen, die sich mit dem Betrieb ändern: Nutzerzahl, Datenmenge, Zahl der Anbindungen, Versionsstand. Wer die Bezugsgröße eines Postens kennt, kann eine Jahresrechnung prüfen und eine Erhöhung erklären, statt sie zu übernehmen.
Woraus sich die Jahreskosten zusammensetzen
Laufende ERP-Kosten sind die Entgelte, die nach dem Produktivstart für Nutzung, Betreuung und Weiterentwicklung des Systems anfallen. Für jeden Posten brauchen Sie drei Angaben: die Bezugsgröße, auf die sich der Preis bezieht (Lizenzwert, Nutzerplatz, Stunde, Anbindung, Datenmenge), den Preis je Einheit und den Auslöser, der die Bezugsgröße verändert.
Fehlt eine der drei Angaben, lässt sich der Posten weder prüfen noch planen. Die folgende Liste ist eine Prüfliste für Ihre Vertragsunterlagen; sie ist keine Aussage darüber, wie Anbieter ihre Preise bilden. Nehmen Sie dazu das Preis- und Leistungsverzeichnis Ihres Anbieters in der geltenden Fassung, nicht das Angebot aus der Auswahlphase.
Die Posten und ihre Bezugsgrößen
Ob ein Posten getrennt berechnet wird oder mehrere in einer Pauschale stecken, steht in Ihrer Vereinbarung. Die Tabelle ordnet jedem Posten die Bezugsgröße zu, den Auslöser für Veränderungen und die Angabe, die in den Vertragsunterlagen dazu stehen muss.
| Posten (jährlich) | Bezugsgröße | Auslöser für Veränderungen | Das muss im Preis- und Leistungsverzeichnis stehen |
|---|---|---|---|
| Wartung und Support | Lizenzwert mit Prozentsatz je Jahr oder Pauschale je Nutzerplatz | bei prozentualer Gebühr erhöhen jede neue Nutzerlizenz und jedes neue Modul den Lizenzwert, bei Pauschale steigt die Zahl der Plätze | Bemessungsgrundlage, Prozentsatz oder Pauschale, was die Wartung abdeckt und was nicht |
| Betrieb und Hosting | Grundgebühr je Monat, Tarifstufe, Speicher, Testinstanz | mehr Daten, zusätzliche Umgebung, Wechsel in eine höhere Tarifstufe | was in der Grundgebühr enthalten ist, Preis je zusätzlicher Umgebung und je Speichereinheit |
| Supportstunden | Stundensatz mal Stunden außerhalb des Wartungsumfangs | mehr Nutzer, mehr Ausnahmefälle, kleinere Umbauten | Stundensatz, Abrechnungstakt, wer die Stunden freigibt und wie sie belegt werden |
| Zusätzliche Nutzer und Module | Preis je Nutzerplatz und je Modul, als Kauf oder als Abo | Personalzuwachs, neue Rollen, neue Aufgaben; ein Abo wirkt jedes Jahr, ein Kauf einmalig | Lizenzart, Mindestzahl, Preis je Erweiterung und deren Wirkung auf die Wartungsbasis |
| Updates und Versionswechsel | Wartungsvertrag plus Projektaufwand | Wechsel auf eine neue Version: Test, Anpassung eigener Auswertungen, Nachschulung | Anspruch auf neue Versionen, vorgesehene Zahl der Versionswechsel im Jahr, Mitwirkungspflichten |
| Schnittstellenänderungen | Preis je Anbindung und je Änderung | die Gegenstelle ändert Format oder Version, neuer Shop, neues Bankverfahren | welche Anbindungen im Wartungsumfang liegen und was eine Änderung kostet |
| Interne Stunden im Betrieb | Stunden mal interner Stundensatz | Nutzerverwaltung, Berechtigungen, Rechnungsprüfung, Tests | erscheint in der Anbieterrechnung nicht; diese Zeile ergänzen Sie selbst |
Ein Posten wächst über seine Bezugsgröße. Ist die Wartungsgebühr ein Prozentsatz des Lizenzwerts, hebt jede zusätzliche Lizenz auch die Jahresgebühr. Ist das Hosting nach Tarifstufen gestaffelt, entscheidet die Datenmenge über die Stufe. Prüfen Sie deshalb zwei Dinge: den Preis je Einheit und die Einheit selbst.
Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen
Die folgende Rechnung ist eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahmen: Handelsbetrieb in Deutschland, 25 benannte Nutzerplätze, Lizenzwert 50.000 Euro (2.000 Euro je Nutzerplatz), Wartungsgebühr 18 Prozent des Lizenzwerts, Hosting 800 Euro je Monat, Supportstundensatz 140 Euro, interner Stundensatz 65 Euro, alle Beträge netto ohne Umsatzsteuer. Kein Betrag ist ein Marktpreis.
| Posten | Rechnung Jahr 1 | Jahr 1 | Rechnung Jahr 3 | Jahr 3 |
|---|---|---|---|---|
| Wartung und Support | 18 Prozent von 50.000 Euro | 9.000 Euro | 18 Prozent von 60.000 Euro | 10.800 Euro |
| Betrieb und Hosting | 800 Euro mal 12 | 9.600 Euro | 950 Euro mal 12 | 11.400 Euro |
| Supportstunden | 50 Stunden mal 140 Euro | 7.000 Euro | 70 Stunden mal 140 Euro | 9.800 Euro |
| Updates und Versionswechsel | kein Versionswechsel | 0 Euro | Test und Anpassung, pauschal | 6.000 Euro |
| Schnittstellenpflege | 3 Anbindungen mal 1.500 Euro | 4.500 Euro | 4 Anbindungen mal 1.500 Euro | 6.000 Euro |
| Interne Stunden im Betrieb | 180 Stunden mal 65 Euro | 11.700 Euro | 180 Stunden mal 65 Euro | 11.700 Euro |
| Summe | 41.800 Euro | 55.700 Euro |
Rechenprobe Jahr 1: 9.000 + 9.600 + 7.000 + 0 + 4.500 + 11.700 = 41.800 Euro. Jahr 3: 10.800 + 11.400 + 9.800 + 6.000 + 6.000 + 11.700 = 55.700 Euro. Das sind 13.900 Euro mehr, bezogen auf das erste Jahr ein Anstieg von 33,3 Prozent (13.900 ÷ 41.800).
Die höhere Wartungsgebühr kommt aus der Lizenzbasis: Im zweiten Jahr kommen fünf Nutzerplätze zu 2.000 Euro hinzu, der Lizenzwert steigt von 50.000 auf 60.000 Euro, und 18 Prozent davon sind 1.800 Euro mehr je Jahr. Der Kauf dieser Plätze ist eine einmalige Position von 10.000 Euro und steht nicht in der Jahrestabelle; seine Folgekosten erscheinen jedes Jahr in der Wartungszeile. Wie Sie die Nutzerzahl festlegen, beschreibt Named User oder Concurrent User.
Wo die Jahresrechnung überrascht
- Basis zu groß: Die Wartung rechnet auf Nutzerlizenzen und Module, die im Vertrag stehen, aber nicht eingesetzt werden. Vergleichen Sie die Bemessungsgrundlage mit Ihrer Nutzerliste und den gebuchten Modulen.
- Supportstunden ohne Ursache: Die Rechnung nennt Stunden, aber keine Vorgänge. Lassen Sie die Vorgänge je Stunde zeigen; wiederkehrende Ursachen gehören in die Wartung, in eine Schulung oder in einen eigenen Auftrag.
- Die Anbindung ist im Wartungsumfang, die Gegenstelle ändert sich: Die Anpassung an ein neues Format kann ein eigenes Projekt sein, sofern sie nicht vom Wartungsumfang gedeckt ist. Fragen Sie vor der Änderung, was der Wartungsumfang enthält.
- Interne Stunden stehen in der Anbieterrechnung nicht, weil sie bei Ihnen anfallen: Berechtigungen, Rechnungsprüfung und Tests kosten die Zeit Ihrer Leute, ohne dass eine Rechnungsposition sie ausweist. Wie Sie diese Stunden über das Projekt verteilen, steht in Interne Arbeitszeit im ERP-Projekt.
So prüfen Sie die Jahresrechnung
- Fordern Sie das Preis- und Leistungsverzeichnis in der geltenden Fassung schriftlich an, mit Datum.
- Ordnen Sie jede Rechnungsposition einer Zeile aus Angebot und Leistungsverzeichnis zu; Positionen ohne Zuordnung fragen Sie schriftlich nach.
- Rechnen Sie die Bezugsgröße nach: Prozentsatz mal Lizenzwert, Stunden mal Stundensatz, Monate mal Gebühr.
- Lassen Sie jede Veränderung gegenüber dem Vorjahr mit ihrer Ursache begründen, nicht mit dem Betrag.
- Prüfen Sie vor der Unterschrift Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisanpassung gegen Ihre Planung; für Reaktionszeiten und Verfügbarkeit gilt SLA im ERP-Vertrag.
Wenn der Vertrag den Preis anpasst
Ist eine Preisanpassung an einen Preisindex gekoppelt, muss die Vereinbarung den Index und die Stelle seiner Veröffentlichung nennen. Die amtlichen Preisindizes der drei Länder in diesem Artikel:
- Deutschland: Verbraucherpreisindex, monatlich erhoben vom Statistischen Bundesamt; er umfasst die Waren und Dienstleistungen, die private Haushalte in Deutschland für Konsumzwecke kaufen.
- Österreich: Verbraucherpreisindex (VPI), regelmäßig veröffentlicht von STATISTIK AUSTRIA; er wird auch für Wertsicherungen herangezogen, etwa bei Mieten.
- Schweiz: Landesindex der Konsumentenpreise (LIK), herausgegeben vom Bundesamt für Statistik mit monatlicher Veröffentlichung.
Nach der Darstellung des Statistischen Bundesamtes werden Verbraucherpreisindizes auch in Verträgen verwendet, um langfristig laufende Zahlungen anzupassen. Welcher Index gilt, wie die Anpassung berechnet wird und ob Sie bei einer Anpassung kündigen können, muss Ihre Vereinbarung sagen; fehlt eine dieser Angaben, fragen Sie vor der Unterzeichnung schriftlich nach. Die Rechnung über mehrere Jahre zeigt ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre.
Steuerliche Behandlung der laufenden Posten (Deutschland)
Für Deutschland gilt: Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 Satz 1 EStG). Ob eine Jahresgebühr in Deutschland im Zahlungsjahr den Gewinn mindert oder nach der Vertragsgestaltung anders zu beurteilen ist, hängt am Einzelfall und gehört in die Steuerberatung. Der Erwerb einer Kauflizenz folgt einer anderen Regel: Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die der Abnutzung unterliegen, sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 EStG mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vermindert um die Absetzungen für Abnutzung anzusetzen.
Für Österreich und die Schweiz stellt dieser Artikel die steuerliche Behandlung nicht dar. Die Einzelheiten für Deutschland und die Abgrenzung von Lizenz, Einführung und Schulung beschreibt ERP-Kosten steuerlich und für den Betriebsvergleich Cloud-ERP oder eigener Server.