Cloud-ERP oder eigener Server: Der Fünf-Jahres-Kostenvergleich
Kurz gesagt
Ob Cloud oder eigener Server über fünf Jahre günstiger ist, hängt vom Break-even ab: In der Beispielrechnung mit 20 Nutzern kostet der eigene Server 263.570 Euro, die Cloud 276.000 Euro, und die Kurven kreuzen sich nach rund 4,2 Jahren. Bis dahin ist die Cloud kumuliert günstiger, danach der Server. Alle Beträge sind gekennzeichnete Annahmen aus einer Beispielrechnung, keine Marktpreise.
Das Wichtigste
- Beispielrechnung 20 Nutzer, fünf Jahre: Cloud 276.000 Euro, eigener Server 263.570 Euro, alle Beträge netto und erfunden.
- Break-even: kumuliert ist die Cloud bis zu rund 4,2 Jahren günstiger, danach der eigene Server.
- Kostenblöcke des Vergleichs: Server, Lizenz, Admin-Stunden, Backup, Energie, Abo; Einführung und interne Stunden fallen in beiden Varianten an.
- Admin-Stunden der Server-Variante: Beispielrechnung orientiert am BSI-Baustein SYS.1.1 (Administration, Patches, Monitoring, Datensicherung, Notfallplanung).
- Das Kompendium bindet nicht von selbst; es wirkt, wo ein Vertrag es festschreibt.
- In Deutschland definiert § 255 Abs. 1 HGB die Anschaffungskosten eines Servers; die Abschreibung regeln eigene Vorschriften.
Die Frage Cloud oder eigener Server lässt sich nicht mit dem Lizenzpreis beantworten. Sie entscheidet sich über fünf Jahre aus sechs Positionen: Server, Lizenz, Admin-Stunden, Backup, Energie und Abo. Der folgende Vergleich rechnet beide Varianten für 20 Nutzer durch und bestimmt den Break-even-Punkt, an dem sich die kumulierten Kosten kreuzen.
Was Sie vorab brauchen
- Die Zahl der Nutzerplätze und die geplanten Module; wie Sie die Lizenzzahl ermitteln, steht in Named User oder Concurrent User.
- Ein schriftliches Cloud-Angebot mit dem Abo-Preis je Nutzer und Monat sowie ein schriftliches Server-Angebot mit Lizenzpreis und Wartung.
- Den internen Vollkostensatz als ausdrückliche Annahme.
- Die Leistungsaufnahme des Servers in Watt (Herstellerangabe) und den Strompreis in Euro je Kilowattstunde.
- Den festgelegten Betrachtungszeitraum (hier fünf Jahre) und die Währung; alle Beträge netto ohne Umsatzsteuer.
- Eine Tabellenkalkulation mit dem Aufbau aus den Schritten unten.
Schritt für Schritt: Den Fünf-Jahres-Vergleich aufbauen
Schritt 1: Vergleichsrahmen festlegen
Schreiben Sie Nutzerzahl, Zeitraum, Währung und die Netto- oder Brutto-Schreibweise an den Kopf der Tabelle. Rechnen Sie beide Varianten mit demselben Aufbau: einmalige Positionen, laufende Kosten je Jahr und die kumulierte Summe je Jahr. Ändern Sie den Rahmen später, rechnen Sie den ganzen Vergleich neu, nicht einzelne Zeilen.
Schritt 2: Cloud-Kosten erfassen
Tragen Sie das Abo als laufende Position ein: Nutzerpreis je Monat mal Nutzerzahl mal 12 Monate. Einführung und interne Stunden der Einführung sind einmalige Positionen, die Admin-Stunden im Betrieb laufen je Jahr. Prüfen Sie das Angebot: Enthält das Abo die Datensicherung, tragen Sie 0 Euro mit Vermerk ein; enthält es sie nicht, setzen Sie den Backup-Dienst als eigene Zeile an. Die Energiezeile bleibt 0 Euro, weil kein eigener Server läuft.
Schritt 3: Server-Kosten erfassen
Tragen Sie Server-Hardware und Backup-Hardware als einmalige Positionen ein, dazu den Lizenzkauf. Wartung und Support laufen je Jahr, ebenso die Admin-Stunden. Für die Energie multiplizieren Sie die Leistungsaufnahme in Watt mit 8.760 Stunden je Jahr, rechnen das Ergebnis in Kilowattstunden um und multiplizieren mit dem Strompreis.
Schritt 4: Admin-Stunden bewerten
In der Beispielrechnung liegen die Admin-Stunden der Server-Variante höher als die der Cloud-Variante, weil die Betriebspflichten beim Betrieb bleiben. Der Baustein SYS.1.1 „Allgemeiner Server” des BSI IT-Grundschutz-Kompendiums (Edition 2023) zählt die Aufgaben auf: ordnungsgemäße IT-Administration und Patch- und Änderungsmanagement (Bausteine OPS.1.1.2 und OPS.1.1.3), Einbindung in die Datensicherung, Systemüberwachung (SYS.1.1.A23), Einbindung in die Notfallplanung (SYS.1.1.A22) und regelmäßige Sicherheitsprüfungen (SYS.1.1.A24). Schätzen Sie die Stunden je Aufgabe und multiplizieren Sie sie mit dem Stundensatz aus der Vorbereitung. Das Kompendium bindet nicht von selbst; es wirkt, wo ein Vertrag es festschreibt.
Schritt 5: Kumulierte Kosten und Break-even berechnen
Addieren Sie die laufenden Kosten je Jahr zu den einmaligen Positionen. Der Break-even-Punkt ist der Zeitpunkt, an dem sich die beiden kumulierten Kurven kreuzen. Bleibt die Jahresdifferenz konstant, lautet die Formel:
Break-even (Jahre) = einmalige Differenz ÷ Jahresdifferenz
- einmalige Differenz: einmalige Kosten der Server-Variante minus einmalige Kosten der Cloud-Variante, in Euro
- Jahresdifferenz: laufende Kosten der Cloud-Variante minus laufende Kosten der Server-Variante, in Euro je Jahr
Die Formel gilt, wenn die Server-Variante die höheren einmaligen Kosten und die Cloud-Variante die höheren laufenden Kosten hat. Sind beide Vorzeichen umgekehrt, also die Server-Variante einmalig günstiger und laufend teurer, ergibt die Formel denselben positiven Schnittpunkt, nur mit umgekehrter Kostenreihenfolge: bis zum Break-even ist die Server-Variante kumuliert günstiger, danach die Cloud. Sind die Vorzeichen unterschiedlich, ist eine Variante einmalig und laufend günstiger; der Quotient ist negativ, es gibt keinen Break-even, und die günstigere Variante bleibt über den ganzen Zeitraum günstiger. Ist die Jahresdifferenz null, kreuzen sich die Kurven nicht; die Variante mit den niedrigeren einmaligen Kosten bleibt günstiger.
Schritt 6: Summieren und Rechenprobe bilden
Bilden Sie die Zeilen- und Spaltensummen und prüfen Sie sie gegeneinander. Teilen Sie die Fünf-Jahres-Summe zusätzlich durch Nutzerplätze und Monate; so erhalten Sie Euro je Nutzerplatz und Monat als Vergleichszahl.
Beispielrechnung: 20 Nutzer über fünf Jahre
Die folgende Rechnung ist eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahmen: ein Handelsbetrieb in Deutschland mit 20 Nutzerplätzen, Betrachtungszeitraum fünf Jahre, Währung Euro, alle Beträge netto ohne Umsatzsteuer, interner Vollkostensatz 60 Euro je Stunde, Beratertag 1.200 Euro, Strompreis 0,30 Euro je Kilowattstunde, Leistungsaufnahme des Servers 500 Watt. Kein Betrag dieses Blocks ist ein Marktpreis oder ein Durchschnittswert.
| Position | Annahme der Beispielrechnung | Einmalig (Jahr 1) | Laufend je Jahr | Summe fünf Jahre |
|---|---|---|---|---|
| Cloud: Abo | 20 Plätze × 150 Euro je Monat | – | 36.000 Euro | 180.000 Euro |
| Cloud: Einführung | 40 Beratertage × 1.200 Euro | 48.000 Euro | – | 48.000 Euro |
| Cloud: Interne Stunden Einführung | 300 Stunden × 60 Euro | 18.000 Euro | – | 18.000 Euro |
| Cloud: Admin-Stunden | 100 Stunden je Jahr × 60 Euro | – | 6.000 Euro | 30.000 Euro |
| Cloud: Backup | im Abo enthalten | – | 0 Euro | 0 Euro |
| Cloud: Energie | kein eigener Server | – | 0 Euro | 0 Euro |
| Server: Server-Hardware | pauschal angesetzt | 20.000 Euro | – | 20.000 Euro |
| Server: Backup-Hardware | pauschal angesetzt | 5.000 Euro | – | 5.000 Euro |
| Server: Lizenz (Kauf) | 20 Plätze × 2.000 Euro | 40.000 Euro | – | 40.000 Euro |
| Server: Einführung | 40 Beratertage × 1.200 Euro | 48.000 Euro | – | 48.000 Euro |
| Server: Interne Stunden Einführung | 300 Stunden × 60 Euro | 18.000 Euro | – | 18.000 Euro |
| Server: Wartung und Support | 18 Prozent der Lizenz je Jahr | – | 7.200 Euro | 36.000 Euro |
| Server: Admin-Stunden | 300 Stunden je Jahr × 60 Euro | – | 18.000 Euro | 90.000 Euro |
| Server: Energie | 500 Watt × 8.760 Stunden × 0,30 Euro je kWh | – | 1.314 Euro | 6.570 Euro |
| Summe Cloud | 66.000 Euro | 42.000 Euro | 276.000 Euro | |
| Summe Server | 131.000 Euro | 26.514 Euro | 263.570 Euro |
Kumulierte Kosten je Jahr:
| Jahr | Cloud kumuliert | Server kumuliert |
|---|---|---|
| 1 | 108.000 Euro | 157.514 Euro |
| 2 | 150.000 Euro | 184.028 Euro |
| 3 | 192.000 Euro | 210.542 Euro |
| 4 | 234.000 Euro | 237.056 Euro |
| 5 | 276.000 Euro | 263.570 Euro |
Rechenprobe: Einmalige Differenz 131.000 − 66.000 = 65.000 Euro. Jahresdifferenz 42.000 − 26.514 = 15.486 Euro. Break-even 65.000 ÷ 15.486 ≈ 4,2 Jahre. Die Kurven kreuzen sich im fünften Jahr: Bis dahin ist die Cloud kumuliert günstiger, danach der Server. Umgerechnet kosten die Varianten 276.000 ÷ 20 ÷ 60 = 230,00 Euro beziehungsweise 263.570 ÷ 20 ÷ 60 = 219,64 Euro je Nutzerplatz und Monat.
Nicht enthalten sind Zinsen und Finanzierungskosten, Förderzuschüsse, der Restwert der Hardware am Ende des Zeitraums und alle Erlöse und Ersparnisse; das vollständige Kostenmodell mit Migration, Schnittstellen und Ausstieg beschreibt ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre, das die Lebenszykluskosten-Methode nach DIN EN 60300-3-3 benennt.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Addieren Sie jede Zeile und jede Spalte; Zeilensummen und Spaltensummen müssen dieselbe Gesamtsumme ergeben.
- Ordnen Sie jede Position einem schriftlichen Angebot zu; eine Position ohne Herkunftsangabe ist eine offene Frage, keine Schätzung.
- Prüfen Sie den Break-even nach: einmalige Differenz geteilt durch Jahresdifferenz, und die kumulierte Tabelle muss an diesem Punkt die Reihenfolge der beiden Varianten wechseln.
- Vergleichen Sie die Modellsummen mit den Angebotssummen und erklären Sie jede Abweichung mit einer benannten Position.
- Füllen Sie beide Varianten mit demselben Aufbau; erst gleiche Zeilen machen die Summen vergleichbar.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Break-even fällt außerhalb des Zeitraums | einmalige Differenz groß gegenüber der Jahresdifferenz, Quotient größer als der Zeitraum | Kennzeichnen, dass die günstigere Variante über den ganzen Zeitraum günstiger bleibt; nicht über den Zeitraum hinaus extrapolieren |
| Energiezeile fehlt | Leistungsaufnahme des Servers unbekannt | Herstellerangabe in Watt erfragen und mit 8.760 Stunden je Jahr rechnen |
| Admin-Stunden der Server-Variante nur pauschal angesetzt | Betriebspflichten der Server-Variante nicht getrennt erfasst | Stunden je Aufgabe (Administration, Patches, Monitoring, Datensicherung, Notfallplanung) schätzen und als Annahme eintragen |
| Backup in der Cloud-Variante fehlt | Angebot sagt nichts zur Datensicherung | Schriftlich beim Anbieter erfragen; ist sie nicht enthalten, Backup-Dienst als eigene Zeile ansetzen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie die Steuerberatung hinzu, sobald der Vergleich in eine Investitionsentscheidung fließt: In Deutschland definiert § 255 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) die Anschaffungskosten, zu denen ein Server als Vermögensgegenstand angesetzt wird; die Abschreibung regeln eigene Vorschriften, die je Land anders ausfallen. Die steuerliche Behandlung von Lizenz, Einführung und Abo behandelt ERP-Kosten steuerlich. Einen IT-Dienstleister brauchen Sie, wenn Sie die Admin-Stunden oder die Leistungsaufnahme des Servers nicht selbst schätzen können.