Named User oder Concurrent User: Welche Lizenzzahl Sie brauchen

Derselbe Betrieb wird je nach Zählung mit einem Preis je Arbeitsplatz oder mit einem Preis je gleichzeitigem Zugriff berechnet. Beide Preise hängen an anderen Zahlen. Wie viel Sie brauchen, entscheiden deshalb Ihre Nutzerliste und Ihre Zugriffsspitze; die sechs Schritte führen zu den zwei Zahlen N und C und zu einer Rechnung daraus.

Was Sie vorab brauchen

Eine vollständige Liste aller Personen, die das ERP nutzen sollen, mit Rolle, Arbeitszeit und Standort.
Die Geräte: Büroarbeitsplätze, Rückmeldeterminals, Handscanner, Mobilgeräte.
Die Schicht- und Anwesenheitszeiten mit ihren Überlappungen.
Eine Quelle für gleichzeitige Zugriffe: Anmeldeprotokoll des bisherigen Systems oder eine Erhebungswoche.
Die Lizenzbedingungen im Wortlaut samt den Definitionen von benanntem und gleichzeitigem Nutzer.
Zwei Preise als Annahme: je benanntem Nutzer und Monat, je gleichzeitigem Nutzer und Monat.

Schritt für Schritt: Von der Nutzerliste zu zwei Zahlen

Schritt 1: Nutzergruppen und Nutzungsarten aufnehmen

Bilden Sie Gruppen nach der Art der Nutzung, nicht nach der Abteilung: dauerhaft geöffnete Arbeitsplätze, kurze Vorgänge am Terminal, gelegentliche mobile Nutzung, reine Auskunftszugriffe. Notieren Sie je Gruppe Personenzahl, Arbeitszeiten und Geräte. Gruppen mit wenigen Zugriffen je Kopf entscheiden über die Aufteilung.

Schritt 2: Benannte Nutzer zählen

Zählen Sie jede Person, die nach den Lizenzbedingungen als benannter Nutzer gilt, also jede Person mit eigenem Zugang. Vertretungen, Teilzeitkräfte und Aushilfen zählen mit, solange sie einen Zugang behalten; wer dauerhaft ausscheidet, zählt nicht mehr. Klären Sie vorher, ob eine Lizenz umbenannt werden darf und ob dabei eine Frist gilt. Das Ergebnis ist N, die Zahl der benannten Nutzer in Personen.

Schritt 3: Gleichzeitige Zugriffe bestimmen

Suchen Sie den Zeitpunkt mit den meisten Anmeldungen, nicht den Tag mit den meisten Mitarbeitenden. Ein Lager mit drei Schichten hat mehr Personen als das Büro, aber weniger gleichzeitige Zugriffe, wenn die Terminals nur für einen Vorgang angemeldet werden. Nehmen Sie je Gruppe den höchsten Wert und addieren Sie diese Höchstwerte zur Planungszahl C. Im bestehenden System liefert das Anmeldeprotokoll die Werte; für ein neues System schätzen Sie über die Überlappung der Anwesenheitszeiten und halten die Schätzung als datierte Annahme fest.

Schritt 4: Sonderfälle klären

Terminals im Lager und in der Produktion: Klären Sie, ob die Lizenz an der Person oder am Gerät hängt und ob der Vertrag eine Gerätelizenz vorsieht.
Vertretungen, Springer und Sammelkonten: Klären Sie, ob ein Zugang geteilt oder zeitweise umbenannt werden darf.
Externe Zugänge: Fragen Sie, ob Steuerberatung, Lohnbüro und IT-Dienstleister einen eigenen Zugang brauchen.
Test- und Servicezugänge: Fragen Sie getrennt nach Testinstanzen, Wartungszugängen und Integrationsbenutzern.
Mobile Nutzung: Prüfen Sie, ob Web-Portal und App in derselben Lizenz enthalten sind oder getrennt gezählt werden.

Schritt 5: Beide Zählungen in Euro rechnen

Definieren Sie vier Rechengrößen: N ist die Zahl der benannten Nutzer in Personen, C die Zahl der gleichzeitigen Zugriffe, pN der Preis je benanntem Nutzer und Monat in Euro, pC der Preis je gleichzeitigem Nutzer und Monat in Euro. Damit gilt:

Kosten der Zählung Benannte Nutzer je Monat = N × pN
Kosten der Zählung Gleichzeitige Nutzer je Monat = C × pC

Die benannte Lizenz ist günstiger, solange N × pN kleiner ist als C × pC, also solange N kleiner ist als C × pC ÷ pN. Kostet der gleichzeitige Nutzer doppelt so viel wie der benannte (pC = 2 × pN), liegt die Grenze bei zwei Personen je Zugriff: Dauerhaft geöffnete Arbeitsplätze gehören in die benannte Lizenz, Gruppen mit mehr als zwei Köpfen je Zugriff in die gleichzeitige. Die Grenze gilt für linear berechnete, unmittelbar vergleichbare Preise ohne zusätzliche Mindestkosten. Eine Mindestabnahme, eine Rabattstaffel, ein abweichender Abrechnungszeitraum oder eine andere Währung verändern die Summe und können die Zuordnung einer Gruppe umkehren: Ist ein Mindestbezug von zehn gleichzeitigen Lizenzen vereinbart, zahlen Sie zehn Lizenzen auch dann, wenn in der Spitze ein Zugriff genügt. Setzen Sie solche Größen deshalb in jeder Zeile der Rechnung an.

Schritt 6: Die Lizenzklauseln gegen Ihre Zählung legen

Fragen Sie den Anbieter schriftlich, was Ihre Zahlen verändert:

Wer gilt als benannter Nutzer, und wie läuft eine Umbenennung ab?
Wie wird die Zahl der gleichzeitigen Zugriffe gemessen?
Dürfen benannte und gleichzeitige Lizenzen im selben System gemischt werden?
Sind Testinstanzen, Integrationsbenutzer und mobile Zugriffe enthalten?
Welche Nachweise verlangt der Anbieter bei einer Prüfung?

Die Vertragsseite vertiefen ERP-Vertrag prüfen in Deutschland und ERP-Vertrag prüfen in Österreich; das Vorgehen bei einer Nutzungsprüfung beschreibt Lizenzaudit beim ERP.

Beispielrechnung: 35 Mitarbeitende, Schichten und Lagerterminals

Alle Zahlen dieses Abschnitts sind erfundene Annahmen einer Beispielrechnung, keine Marktpreise. Annahmen: Handelsbetrieb mit 35 Mitarbeitenden, ERP mit Lagerverwaltung und Rückmeldung, 55 Euro je benanntem Nutzer und Monat, 110 Euro je gleichzeitigem Nutzer und Monat, monatliche Abrechnung, keine Mindestabnahme.

Gruppe (Annahme)	Personen	Nutzung im Tagesablauf	Höchste gleichzeitige Zugriffe
Geschäftsleitung, Innendienst, Einkauf, Buchhaltung	13	08:00 bis 17:00 Uhr, ERP dauerhaft geöffnet	13
Lager, drei Schichten	12	Vorgang am Terminal, je 1 bis 2 Minuten angemeldet	3
Produktion und Montage	6	Rückmeldung am Terminal je Arbeitsgang	2
Aussendienst	4	mobil, wenige Vorgänge je Tag	1
Summe	35		19

Aus derselben Liste ergeben sich zwei Zählwerte: 35 benannte Nutzer und 19 gleichzeitige Zugriffe in der Spitze. Daraus werden drei Modelle gerechnet.

Modell (Annahme)	Rechnung	Euro je Monat	Euro je Jahr
Ausschließlich benannte Nutzer	35 × 55 Euro	1.925	23.100
Ausschließlich gleichzeitige Nutzer	19 × 110 Euro	2.090	25.080
Mischung: 13 benannte (Büro), 6 gleichzeitige (3 Lager + 2 Produktion + 1 Aussendienst)	13 × 55 Euro + 6 × 110 Euro	1.375	16.500

Rechenprobe: 13 × 55 = 715 Euro und 6 × 110 = 660 Euro, zusammen 1.375 Euro je Monat, das sind 16.500 Euro im Jahr. Gegen die rein benannte Zählung spart die Mischung 23.100 − 16.500 = 6.600 Euro im Jahr, gegen die rein gleichzeitige Zählung 25.080 − 16.500 = 8.580 Euro im Jahr. Die Gruppenprobe mit der Grenze N < C × pC ÷ pN = 2 × C: Büro 13 < 26, also benannt; Lager 12 > 6, Produktion 6 > 4 und Aussendienst 4 > 2, also gleichzeitig.

Die Mischung setzt zweierlei voraus: Die Bedingungen lassen beide Lizenzarten im selben System zu, und die sechs gleichzeitigen Lizenzen reichen, weil die Zugriffsspitzen von Lager, Produktion und Aussendienst zusammenfallen. Beide Punkte gehören in die Frage aus Schritt 6. Im angenommenen Modell werden die 13 benannten Lizenzen auch an Tagen ohne Bürobetrieb bezahlt; bei der gleichzeitigen Zählung begrenzt der Vertrag die Zahl der gleichzeitigen Zugriffe und nicht die Zahl der Personen, solange er keine weitere Grenze für Personen oder Geräte setzt.

Was das Urheberrecht regelt und was der Vertrag

In Deutschland hat der Rechtsinhaber das ausschließliche Recht, ein Computerprogramm dauerhaft oder vorübergehend zu vervielfältigen; soweit das Laden, Anzeigen, Ablaufen, Übertragen oder Speichern des Programms eine Vervielfältigung erfordert, bedürfen diese Handlungen der Zustimmung des Rechtsinhabers (§ 69c Nr. 1 UrhG). Ohne besondere vertragliche Bestimmungen brauchen diese Handlungen keine Zustimmung, soweit sie für eine bestimmungsgemäße Benutzung einschließlich der Fehlerberichtigung durch jeden zur Verwendung eines Vervielfältigungsstücks Berechtigten notwendig sind (§ 69d Abs. 1 UrhG); wer berechtigt ist, bestimmt der Lizenzvertrag. Eine erforderliche Sicherungskopie darf der Vertrag nicht ausschließen (§ 69d Abs. 2 Satz 1 UrhG). Fassung: UrhG, zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 26. Mai 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 157).

In Österreich dürfen Programme vervielfältigt und bearbeitet werden, soweit das für die bestimmungsgemäße Benutzung durch die berechtigte Person notwendig ist, einschließlich der Anpassung an deren Bedürfnisse (§ 40d Abs. 2 UrhG). Auf diese Rechte kann nicht wirksam verzichtet werden; Vereinbarungen über den Umfang der bestimmungsgemäßen Benutzung bleiben zulässig (§ 40d Abs. 4 UrhG, in Kraft seit 1. März 1993).

In der Schweiz gelten Computerprogramme als Werke (Art. 2 Abs. 3 URG); hat der Urheber ein Computerprogramm veräussert oder der Veräusserung zugestimmt, darf dieses gebraucht oder weiterveräussert werden (Art. 12 Abs. 2 URG), und eine Sicherungskopie kann der Vertrag nicht wegbedungen werden (Art. 24 Abs. 2 URG). Fassung: URG (SR 231.1), konsolidierte Fassung Stand am 1. Juli 2025.

In den geöffneten Fassungen steht keine Zahl von Personen je Programmkopie und keine Messweise für gleichzeitige Zugriffe. Beides steht in den Lizenzbedingungen; die Begriffe benannter und gleichzeitiger Nutzer sind dort definiert. Die Auslegung einzelner Klauseln gehört in die Rechtsberatung.

So prüfen Sie das Ergebnis

Stimmen Sie die Personenzahl mit der Lohnliste und den Zeitkonten ab; jede Person in der Liste braucht eine Zeile.
Belegen Sie die Zugriffsspitze mit einem Protokoll oder einer datierten Annahme; ein Gefühlswert trägt keine Lizenzentscheidung.
Rechnen Sie die drei Modelle mit Jahressummen aus dem Abrechnungszeitraum; eine Mindestabnahme und eine Rabattstaffel setzen Sie in jeder Zeile an, weil sie schon die Monatssumme verändern.
Prüfen Sie die Grenze N < C × pC ÷ pN je Gruppe und ordnen Sie jede Gruppe einzeln zu.
Legen Sie die Antworten aus Schritt 6 zur Rechnung und übernehmen Sie die Lizenzkosten in die Gesamtkostenrechnung nach ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die gleichzeitigen Lizenzen sind in der Spitze ausgeschöpft	Gerechnet wurde mit der durchschnittlichen Anwesenheit statt mit der höchsten Stunde	Protokoll über eine Woche auswerten und die höchste Stunde ansetzen
Die Lizenzrechnung liegt über der Kalkulation	Zugänge für Ausgeschiedene, Testinstanzen oder Integrationsbenutzer fehlen	Fragen aus Schritt 6 klären und die Rechnung ergänzen
Die Lagerlizenzen sind teurer als das Büro	Die Terminalnutzung wurde wie ein Büroarbeitsplatz gezählt	Zugriffe je Terminal erheben und die Gruppe einzeln rechnen
Die Mischung ist nicht abschließbar	Die Bedingungen binden alle Nutzer an eine Lizenzart	Beide Zählungen vollständig rechnen und den Übergang verhandeln

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Rechtsberatung dazu, sobald Klauseln zu Nutzungsumfang, Umbenennung oder Prüfungsrechten ausgelegt werden müssen; der Abschnitt zum Urheberrecht zeigt nur den Rahmen, nicht die Wirkung Ihrer Klausel. Die eigene IT oder ein Systemhaus brauchen Sie für das Anmeldeprotokoll und seine Auswertung, die Fachbereiche für die Frage, welche Rolle einen vollen Zugang braucht und wo ein Auskunftszugriff genügt. Ist ein Lizenzaudit angekündigt, halten Sie Nutzerliste, Protokolle und Vertrag bereit, statt Zugänge kurzfristig zu ändern; das Vorgehen beschreibt Lizenzaudit beim ERP.