Lizenzaudit beim ERP: Unterlizenzierung vermeiden und vorbereiten

Ein Lizenzaudit kommt als Schreiben des Anbieters. Geprüft wird, ob die Nutzung im System zu dem passt, was der Lizenzvertrag erlaubt. ERP-Software wächst über Jahre mit: Standorte, Aushilfen, Projektzugänge und Schnittstellen kommen hinzu, ohne dass die Lizenzzahl mitwächst; so entsteht eine Lücke. Wer den Abgleich vor der Prüfung selbst macht, kennt das Ergebnis.

Was ein Lizenzaudit prüft

Der Anbieter oder ein beauftragter Prüfer stellt die vertraglich erlaubte Nutzung der tatsächlichen gegenüber. Als Nachweis dienen Kontenlisten, Anmeldeprotokolle sowie Modul- und Schnittstellennutzung. Ergebnis ist ein Protokoll ohne Befund oder eine Nachlizenzierungsrechnung; aus einem Befund folgt aber nicht automatisch eine Urheberrechtsverletzung. Maßstab ist der Vertrag: Nutzerdefinition, Nutzungsumfang, Standorte, Weitergabe und Nichtproduktionssysteme.

Urheberrechtlich geschützt ist das Programm; das Laden und Ablaufen des Programms braucht die Zustimmung des Rechtsinhabers (§ 69c Nr. 1 UrhG in Deutschland, § 15 Abs. 1 UrhG in Österreich, Art. 10 Abs. 1 URG in der Schweiz). Welche Nutzung ohne Zustimmung erlaubt ist, regeln die Schranken (§ 69d UrhG in Deutschland, § 40d UrhG in Österreich). Für ein vertragliches Routineaudit bestimmt die Auditklausel, welchen Einblick der Anbieter verlangen darf: Kontenlisten, Protokolle oder einen Termin vor Ort. Unabhängig davon kann er in Deutschland bei hinreichender Wahrscheinlichkeit einer Urheberrechtsverletzung Vorlage einer Urkunde und Besichtigung einer Sache nach § 101a Abs. 1 UrhG verlangen; bei gewerblichem Ausmaß erstreckt sich der Anspruch auch auf Bank-, Finanz- oder Handelsunterlagen, und er ist ausgeschlossen, wenn die Inanspruchnahme im Einzelfall unverhältnismäßig ist (§ 101a Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 UrhG). Wie Sie den passenden Lizenztyp bestimmen, beschreibt Named User oder Concurrent User.

Diese Zugänge werden gezählt

Ob und wie ein Zugang gezählt wird, hängt vom vereinbarten Lizenzmodell ab; das Urheberrecht definiert keine Nutzerabrechnung. Die Übersicht nennt typische Zugänge und die Prüffrage für Ihren Vertrag.

Zugang	Gezählt nach dem Lizenzmodell, wenn …	Prüffrage im Vertrag
Benannter Nutzer	das Lizenzmodell an eine namentliche Person mit Konto anknüpft	Ist die Lizenz an die Person oder an das Gerät gebunden?
Gleichzeitiger Zugang	mehrere Personen sich Sitzungen teilen	Zählt die gleichzeitige Nutzung oder jede Person mit Konto?
Aushilfe, Saison-, Teilzeitkraft	ein eigenes Konto besteht	Sind Aushilfen ausgenommen oder mitgezählt?
Externer Nutzer	Berater oder Lieferanten im System buchen oder lesen	Erlaubt die Lizenz Zugang für Dritte?
Verbundenes Unternehmen	eine andere Gesellschaft mitnutzt	Sind verbundene Unternehmen im Lizenznehmerkreis?
Test- und Schulungssystem	der Vertrag es nicht ausnimmt, soweit keine gesetzliche Schranke eingreift	Welche Nichtproduktionssysteme sind ausgenommen?
Schnittstelle, technisches Konto	ein System programmatisch zugreift	Wird der API-Zugriff als Nutzer gezählt oder getrennt berechnet?

Ein Rechenbeispiel

Ein Betrieb hält 40 benannte Nutzerlizenzen vor. Im Abgleich von Vertrag und Personalständen erscheinen 46 Personen mit aktivem Zugang, darunter vier Aushilfen und zwei externe Buchhalter. Der Listenpreis sei 900 Euro je Lizenz und Jahr (Annahme). Nachlizenziert werden sechs Lizenzen: 6 mal 900 Euro = 5.400 Euro für das laufende Jahr. Rechnet der Anbieter rückwirkend zwei weitere Jahre, sind es 6 mal 900 Euro mal 3 = 16.200 Euro. Die Zahlen sind erfunden; Höhe und Rückwirkung ergeben sich aus Vertrag und Einzelfall.

Typische Fehler

• Konten bleiben nach dem Austritt aktiv. Rechnet der Vertrag benannte Nutzer über das Konto ab, zählt ein aktives Konto weiter, auch wenn niemand mehr zugreift.
• Ein Test- oder Kopiersystem wächst zum zweiten Produktivsystem. Was als Spielwiese begann, wird mit der Zeit der Ort, an dem das Lager bucht.
• Externe erhalten dauerhafte statt projektbezogene Zugänge; aus einem Projektzugang wird ein Konto ohne Enddatum.
• Schnittstellen gelten als technisches Nebenprodukt. Der programmatische Zugriff fehlt in der eigenen Zählung und taucht erst im Audit auf.
• Die Auditklausel nennt weder Vorankündigungsfrist noch Kostenträger; bei der Prüfung ist offen, wer den Prüfer bezahlt.

Rechtsfolgen nach Land

In Deutschland schützt das Urheberrechtsgesetz (UrhG) das Programm als Computerprogramm (§ 69a Abs. 1 UrhG). Zustimmungsbedürftig sind Vervielfältigung, Umarbeitung und öffentliche Zugänglichmachung (§ 69c Nr. 1, 2 und 4 UrhG). Der Rechtsinhaber kann Beseitigung und bei Wiederholungsgefahr Unterlassung verlangen (§ 97 Abs. 1 UrhG) und bei Vorsatz oder Fahrlässigkeit Schadenersatz (§ 97 Abs. 2 Satz 1 UrhG); der Schaden lässt sich nach der angemessenen Vergütung berechnen, die der Verletzer hätte zahlen müssen (§ 97 Abs. 2 Satz 3 UrhG). Vor einem gerichtlichen Unterlassungsverfahren soll der Verletzte abmahnen (§ 97a Abs. 1 UrhG). § 69d UrhG mildert das Risiko: Handlungen, die für die bestimmungsgemäße Benutzung einschließlich der Fehlerberichtigung durch einen zur Verwendung Berechtigten nötig sind, brauchen keine Zustimmung, soweit keine besonderen vertraglichen Bestimmungen entgegenstehen (§ 69d Abs. 1 UrhG). Eine erforderliche Sicherungskopie darf der Anbieter dagegen nicht vertraglich untersagen (§ 69d Abs. 2 Satz 1 UrhG); das Beobachten, Untersuchen oder Testen zur Ermittlung der zugrunde liegenden Ideen und Grundsätze ist erlaubt, soweit es über Handlungen geschieht, zu denen der Berechtigte ohnehin befugt ist (§ 69d Abs. 3 UrhG). Klauseln, die § 69d Abs. 2 oder 3 widersprechen, sind nichtig (§ 69g Abs. 2 UrhG). Welche Klauseln Ihr Vertrag sonst tragen muss, ordnet die Klauselprüfung für Deutschland ein.

In Österreich sind Computerprogramme Werke, wenn sie das Ergebnis einer eigenen geistigen Schöpfung ihres Urhebers sind (§ 40a Abs. 1 UrhG). Vervielfältigung und Bearbeitung sind erlaubt, soweit sie für die bestimmungsgemäße Benutzung durch den zur Benutzung Berechtigten nötig sind (§ 40d Abs. 2 UrhG). Die berechtigte Person darf Sicherungskopien herstellen, soweit dies für die Benutzung des Programms notwendig ist, und das Funktionieren des Programms beobachten, untersuchen oder testen, um die einem Programmelement zugrunde liegenden Ideen und Grundsätze zu ermitteln, sofern sie dies durch Handlungen zum Laden, Anzeigen, Ablaufen, Übertragen oder Speichern tut, zu denen sie berechtigt ist (§ 40d Abs. 3 Z 1 und 2 UrhG). Auf diese Rechte kann nicht wirksam verzichtet werden; Vereinbarungen über den Umfang der bestimmungsgemäßen Benutzung nach Abs. 2 bleiben möglich (§ 40d Abs. 4 UrhG). Der Verletzte kann auf Unterlassung klagen (§ 81 Abs. 1 UrhG). Ein angemessenes Entgelt schuldet der Verletzer auch ohne Verschulden (§ 86 Abs. 1 UrhG). Bei schuldhafter Verletzung schuldet er Schadenersatz einschließlich des entgangenen Gewinns (§ 87 Abs. 1 UrhG); wenn kein höherer Schaden nachgewiesen wird, kann der Verletzte als Ersatz des Vermögensschadens das Doppelte des angemessenen Entgelts begehren (§ 87 Abs. 3 UrhG). Neben dem angemessenen Entgelt oder der Gewinnherausgabe ist ein Ersatz des Vermögensschadens nur geschuldet, soweit er diesen Betrag übersteigt (§ 87 Abs. 5 UrhG). Für Handlungen von Bediensteten oder Beauftragten im Betrieb trifft die Pflicht zur Zahlung des angemessenen Entgelts den Unternehmensinhaber (§ 88 Abs. 1 UrhG); Schadenersatz und Gewinnherausgabe schuldet er zusätzlich nur, wenn ihm die Zuwiderhandlung bekannt war oder bekannt sein musste (§ 88 Abs. 2 UrhG). Die passenden Vertragsklauseln behandelt die Klauselprüfung für Österreich.

In der Schweiz gelten Computerprogramme als Werke (Art. 2 Abs. 3 URG). Der Urheber bestimmt, ob, wann und wie das Werk verwendet wird (Art. 10 Abs. 1 URG), und hat an Programmen zusätzlich ein Vermietrecht (Art. 10 Abs. 3 URG). Verletzte können drohende Verletzungen verbieten, bestehende beseitigen lassen und die Angabe von Herkunft und Menge verlangen (Art. 62 Abs. 1 URG). Schadenersatz, Genugtuung und die Herausgabe eines Gewinns richten sich nach dem Obligationenrecht (Art. 62 Abs. 2 URG); wer über eine ausschliessliche Lizenz verfügt, ist selbständig zur Klage berechtigt, sofern der Lizenzvertrag dies nicht ausdrücklich ausschliesst (Art. 62 Abs. 3 URG).

Checkliste für Ihren Betrieb

Nutzerarten

1. Führen Sie für jedes Produktivsystem eine Kontenliste mit Lizenztyp, Rolle und Anlagedatum.
2. Erfassen Sie Teilzeit-, Aushilfs-, Saison- und Zeitarbeitskräfte als eigene Gruppe, weil ihr Konto länger aktiv bleibt als ihr Einsatz.
3. Deaktivieren Sie ausgeschiedene Nutzer am letzten Arbeitstag und protokollieren Sie die Deaktivierung.

Test- und externe Nutzer

4. Prüfen Sie, ob Test-, Schulungs- und Kopiersysteme im Vertrag ausdrücklich von der Lizenzpflicht ausgenommen sind; in Deutschland bleiben die Schranken des § 69d UrhG (Sicherungskopie, Beobachten und Testen) unabhängig von einer Vertragsausnahme bestehen.
5. Legen Sie externe Zugänge projektbezogen und mit Enddatum an und halten Sie im Vertrag fest, ob Dienstleister und verbundene Unternehmen mitnutzen dürfen.

API-Zugriffe

6. Inventarisieren Sie jede Schnittstelle und jedes technische Dienstkonto mit Zweck, Richtung und verantwortlicher Person.
7. Gleichen Sie die Zugriffszahlen aus den Protokollen regelmäßig mit dem Vertrag ab und klären Sie, ob API-Zugriffe als Nutzer zählen oder getrennt berechnet werden.

Auditklausel im Vertrag

8. Prüfen Sie Anlass, Häufigkeit und Vorankündigungsfrist der Prüfung sowie die Frage, wer prüft und zu welchen Zeiten; berücksichtigen Sie, dass in Deutschland unabhängig vom Vertrag ein gerichtlicher Vorlage- und Besichtigungsanspruch nach § 101a UrhG bestehen kann.
9. Prüfen Sie, wer die Prüfkosten trägt und welche Folge an eine Abweichung geknüpft ist (Nachlizenzierung, Zinsen, Vertragsstrafe, Kündigungsrecht).
10. Klären Sie, ob Nutzungsprotokolle personenbezogene Daten enthalten, wer sie einsehen darf und in welchem Format Sie sie bereitstellen.