Audit-Trail (Änderungsprotokoll)
Kurz gesagt
Ein Audit-Trail (Änderungsprotokoll) im ERP ist ein Protokoll, das jede Änderung an einer Buchung oder Aufzeichnung festhält, damit der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt. In Deutschland folgt die Pflicht aus § 146 Abs. 4 AO und den GoBD, in Österreich aus § 131 BAO, in der Schweiz aus Art. 3 GeBüV. Die fünf Angaben wer, wann, alter Wert, neuer Wert, Grund sind eine redaktionelle Empfehlung, keine gemeinsame gesetzliche Fünf-Felder-Liste für DACH.
Das Wichtigste
- Deutschland: § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 59 verlangen, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt.
- Österreich: § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO sieht vor, dass insbesondere bei der Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem die Datenerfassung und nachträgliche Änderungen protokolliert werden sollen (Soll-Vorschrift).
- Schweiz: Art. 3 GeBüV verlangt, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt; Art. 8 GeBüV (Archiv) verlangt die Aufzeichnung von Zugriffen und Zutritten.
- Redaktionelle Empfehlung für die Angaben je Änderung: wer, wann, alter Wert, neuer Wert, Grund; die geöffneten Vorschriften enthalten keine gemeinsame Fünf-Felder-Liste.
- ISO/IEC 27001:2022 ist ein Standard für Informationssicherheitsmanagement; er ist keine gesetzliche Anforderung.
Audit-Trail (Änderungsprotokoll) ist ein Protokoll, das jede Änderung an einer Buchung, Aufzeichnung oder Stammdatenposition festhält, damit der ursprüngliche Inhalt und der Vorgang der Änderung nachvollziehbar bleiben.
Wozu er dient
Der Audit-Trail macht nachvollziehbar, wer wann was geändert hat und warum. Er ist die technische Umsetzung der Unveränderbarkeit: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ohne ein solches Protokoll oder ein anderes geeignetes Verfahren (z. B. Festschreibung, Löschmerker, Versionierung) ließe sich eine spätere Korrektur nicht von einer ursprünglichen Erfassung unterscheiden.
Mindestangaben je Änderung
Die folgende Tabelle ist eine redaktionelle Empfehlung für die Angaben je Änderung; sie ist keine gemeinsame gesetzliche Fünf-Felder-Liste für DACH. Die geöffneten Vorschriften verlangen, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt und dass Änderungen als solche erkennbar sind.
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Wer | Benutzerkonto, das die Änderung vorgenommen hat |
| Wann | Zeitstempel der Änderung |
| Alter Wert | Wert vor der Änderung |
| Neuer Wert | Wert nach der Änderung |
| Grund | Begründung der Änderung |
Ein Beispiel-Logauszug (erfundene Daten):
| Zeitstempel | Benutzer | Objekt | Feld | Alter Wert | Neuer Wert | Grund |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 14.10.2026 09:41 | m.schmidt | Artikel R100 | Steuersatz | 16 % | 19 % | Steuersatzänderung |
Rechtsgrundlage
In Deutschland verlangen § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt; die GoBD konkretisieren das für elektronische Buchungen (Rz. 52, 59, 110, 111). In Österreich sieht § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO vor, dass insbesondere bei der Losungsermittlung mit elektronischem Aufzeichnungssystem die Datenerfassung und nachträgliche Änderungen protokolliert werden sollen (Soll-Vorschrift). In der Schweiz verlangt Art. 3 GeBüV, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt; Art. 8 GeBüV (Archiv) verlangt die Aufzeichnung von Zugriffen und Zutritten. ISO/IEC 27001:2022 ist ein Standard für Informationssicherheitsmanagement; er ist keine gesetzliche Anforderung.
Nicht zu verwechseln mit
- Festschreibung: die Sperre gegen unmittelbares Überschreiben oder Löschen; sie sichert die Unveränderbarkeit (GoBD Rz. 110), beginnt aber nicht die Protokollierungspflicht, die für elektronische Erfassungen mit Belegfunktion bereits gilt (GoBD Rz. 52).
- Storno: die Korrektur einer Buchung durch eine neue Buchung, nicht das Protokoll selbst.
- Historisierung: das Bewahren alter Werte von Stammdaten, nicht das Protokoll der Änderungen.