Festschreibung (Buchungen unveränderbar machen)
Kurz gesagt
Festschreibung heißt in der Buchhaltung: Eine erfasste Buchung oder Aufzeichnung darf nur noch so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt und die Änderung feststellbar bleiben. In Deutschland folgt das aus § 146 Abs. 4 AO; Fehler korrigieren Sie deshalb durch Storno und Neubuchung, nicht durch Überschreiben (GoBD Rz. 92 und 93).
Das Wichtigste
- Festschreibung ist die Kennzeichnung eines Datensatzes, ab der Änderungen nur noch mit Protokoll zulässig sind (GoBD Rz. 85).
- Deutschland: § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB verbieten Veränderungen, die den ursprünglichen Inhalt unkenntlich machen.
- Ab der Erfassung mit Belegfunktion oder Belegsicherung und nach der Verbuchung im Journal ist eine unprotokollierte Änderung oder Löschung unzulässig (GoBD Rz. 59, 84 und 92).
- Fehlerhafte Buchungen ändert ein ERP durch Storno und Neubuchung, rückbeziehbar auf die ursprüngliche Buchung (GoBD Rz. 64 und 93).
- Grundlage: GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, anzuwenden mit Wirkung vom 14. Juli 2025 (Rz. 185).
Festschreibung ist der Zustand eines Datensatzes, in dem er nicht mehr still überschrieben oder gelöscht werden kann: Jede spätere Änderung muss den alten Inhalt und den Vorgang selbst erkennbar lassen.
Wozu die Festschreibung dient
Die Festschreibung setzt § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) in Software um. Danach darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; unzulässig sind auch Veränderungen, deren Beschaffenheit ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später angebracht wurden. Für Kaufleute zieht § 239 Abs. 3 des Handelsgesetzbuchs (HGB) dieselbe Grenze.
Die GoBD (Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen, kein Gesetz; BMF-Schreiben vom 28. November 2019) verlangen, solche Änderungen an elektronischen Buchungen so zu protokollieren, dass die Grenze eingehalten bleibt (Rz. 59). Die Grenze greift nicht erst am Monats- oder Jahresende: Sobald eine Erfassung Belegfunktion hat oder der Belegsicherung dient, ist eine unprotokollierte Änderung oder Löschung unzulässig (Rz. 59, 84). Welchen Weg ein System dafür wählt, ist offen; genannt sind unter anderem Sperren, Festschreibung, Protokollierung und Historisierung (Rz. 110). Die Umsetzung im System beschreibt Unveränderbarkeit im ERP.
Der Ablauf in vier Schritten
Die GoBD nennen mehrere Wege zur Unveränderbarkeit (Rz. 110). Der folgende Ablauf beschreibt den softwaremäßigen Weg in vier Zuständen und was danach jeweils noch zulässig ist.
| Schritt | Zustand | Was danach noch möglich ist |
|---|---|---|
| 1 | Entwurf: erfasst, aber noch nicht verbucht | Ändern und Löschen ohne Protokoll nur, solange die Erfassung keine Belegfunktion hat und nicht der Belegsicherung dient; danach ist eine unprotokollierte Änderung oder Löschung unzulässig (GoBD Rz. 59, 84). Vorerfassungen und Stapelbuchungen dürfen nicht bis zum Jahresabschluss offen gehalten werden (GoBD Rz. 109) |
| 2 | Gebucht: im Journal verbucht | Die Aufzeichnung ist gegen Veränderung und Löschung zu schützen; Änderungen nur mit Protokoll (GoBD Rz. 92, 108) |
| 3 | Festschreibung: Datensatz oder Zeitraum gesperrt | Eine Änderung ist nur noch mit Protokoll möglich; die Festschreibung ist in der Grundaufzeichnung anzugeben, soweit sie nicht automatisch eintritt (GoBD Rz. 85, 110) |
| 4 | Korrektur: Storno und Neubuchung | Eine fehlerhafte Buchung wird storniert und neu gebucht; die Stornobuchung muss auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein (GoBD Rz. 64, 93) |
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Eine im März gebuchte Ausgangsrechnung über 1.190,00 Euro erweist sich als falsch erfasst. Das ERP storniert die Buchung und bucht den richtigen Betrag neu; die ursprüngliche Buchung, die Stornobuchung und die Neubuchung bleiben sichtbar. Wie Sie einen Zeitraum für Nachbuchungen sperren, zeigt Buchungsperiode sperren.
Rechtsgrundlage in Deutschland
§ 146 Abs. 4 AO gilt für Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen; nach § 146 Abs. 6 AO auch dann, wenn ein Unternehmer steuerlich bedeutsame Bücher führt, ohne dazu verpflichtet zu sein. Für Kaufleute kommt § 239 Abs. 3 HGB hinzu. Maßgeblich für den Vollzug ist die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, anzuwenden mit Wirkung vom 14. Juli 2025 (Rz. 185). Österreich und die Schweiz regeln die Ordnungsmäßigkeit in eigenen Vorschriften: Buchführung im ERP in Österreich und OR und GeBüV in der Schweiz.
Nicht zu verwechseln mit
- Unveränderbarkeit: das Ziel, das § 146 Abs. 4 AO verlangt; die Festschreibung ist eine mögliche Maßnahme dazu (GoBD Rz. 110).
- Audit-Trail: das Protokoll der Änderungen; die Festschreibung ist der Zustand, ab dem ohne einen solchen Eintrag nichts mehr geändert werden darf.
- Storno: die Korrektur einer fehlerhaften Buchung durch eine neue Buchung (GoBD Rz. 93), nicht die Sperre des Datensatzes selbst.