ERP-Wartungsvertrag: Was die Wartungsgebühr abdeckt und was nicht
Kurz gesagt
Der Umfang der Wartungsgebühr ist nicht gesetzlich definiert, sondern im Vertrag geregelt. Maßgeblich ist der Vertragstyp (Mietvertrag, Dienstvertrag oder Werkvertrag) und die konkrete Leistungsliste. Prüfen Sie im Vertrag, welche Leistungen enthalten sind und welche extra kosten.
Das Wichtigste
- Der Wartungsumfang ist vertraglich geregelt, nicht gesetzlich; der Vertragstyp bestimmt die Grundpflichten.
- Deutschland: Mietvertrag § 535 BGB, Dienstvertrag § 611 BGB, Werkvertrag § 631 BGB.
- Österreich: Bestandvertrag § 1090 ABGB, Miethvertrag § 1091 ABGB, Dienst- und Werkvertrag § 1151 ABGB.
- Schweiz: Mietvertrag Art. 253 OR, Werkvertrag Art. 363 OR, Auftrag Art. 394 OR.
- Hypothetisches Vertragsmodell: Hotline, Bug-Fixes und gesetzliche Updates sind in der Wartungsgebühr enthalten; neue Module kosten extra; Versions-Upgrades sind vertraglich zu klären.
Der Umfang der Wartungsgebühr ist nicht gesetzlich definiert. Das Gesetz regelt den Vertragstyp, nicht die Leistungsliste. Was in der Wartung enthalten ist und was extra kostet, steht im Vertrag. Dieser Artikel zeigt, welche Leistungen in der Wartungsgebühr stecken, wie der Vertragstyp die Grundpflichten bestimmt und welche Kriterien Sie im Vertrag prüfen sollten.
Was der Vertragstyp regelt
Der Vertragstyp bestimmt, welche Grundpflichten der Anbieter schuldet. In Deutschland unterscheidet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) zwischen Mietvertrag, Dienstvertrag und Werkvertrag. Der Mietvertrag (§ 535 BGB) verpflichtet den Vermieter, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren; er hat die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten. Der Mieter ist verpflichtet, die vereinbarte Miete zu entrichten. Der Dienstvertrag (§ 611 BGB) verpflichtet denjenigen, der Dienste zusagt, zur Leistung der versprochenen Dienste; der andere Teil ist zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Der Werkvertrag (§ 631 BGB) verpflichtet den Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes; der Besteller ist zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.
In Österreich regeln § 1090 ABGB den Bestandvertrag und § 1091 ABGB den Miethvertrag. Der Bestandvertrag ist der Vertrag, wodurch jemand den Gebrauch einer unverbrauchbaren Sache auf eine gewisse Zeit und gegen einen bestimmten Preis erhält. Der Miethvertrag liegt vor, wenn sich die in Bestand gegebene Sache ohne weitere Bearbeitung gebrauchen lässt. § 1151 ABGB regelt Dienst- und Werkvertrag: Wenn jemand sich auf eine gewisse Zeit zur Dienstleistung für einen anderen verpflichtet, entsteht ein Dienstvertrag; wenn jemand die Herstellung eines Werkes gegen Entgelt übernimmt, ein Werkvertrag.
In der Schweiz regeln Art. 253 OR den Mietvertrag, Art. 363 OR den Werkvertrag und Art. 394 OR den Auftrag. Durch den Mietvertrag verpflichtet sich der Vermieter, dem Mieter eine Sache zum Gebrauch zu überlassen, und der Mieter, dem Vermieter dafür einen Mietzins zu leisten. Durch den Werkvertrag verpflichtet sich der Unternehmer zur Herstellung eines Werkes und der Besteller zur Leistung einer Vergütung. Durch die Annahme eines Auftrages verpflichtet sich der Beauftragte, die ihm übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäß zu besorgen.
Welcher Vertragstyp vorliegt, ergibt sich aus der konkreten Vereinbarung. Die Normen unterscheiden Gebrauchsüberlassung (Mietvertrag), Dienste (Dienstvertrag) und geschuldeten Erfolg (Werkvertrag); sie ordnen nicht jede ERP-Vereinbarung einem Mietvertrag zu. Ist der Vertrag als Mietvertrag ausgestaltet, weil der Anbieter die Software zur Nutzung überlässt und der Betrieb dafür eine Gebühr zahlt, ist die Wartungsgebühr Teil des Mietvertrags, wenn die Wartungsleistung in diesem Vertrag vereinbart ist.
Die Leistungen im Überblick
Die Tabelle zeigt ein hypothetisches Vertragsmodell: wie eine Wartungsvereinbarung ausgestaltet sein kann, welche Leistungen in der Wartungsgebühr enthalten sind, welche extra kosten und welche vertraglich zu klären sind. Was gilt, ist immer Ihr Vertrag.
| Leistung | Hypothetisches Vertragsmodell | Was Sie im Vertrag prüfen |
|---|---|---|
| Hotline / Support | in der Wartung enthalten | Reaktionszeiten, Erreichbarkeit, Stufen, ob nur eigene Fehler |
| Bug-Fixes | in der Wartung enthalten | ob nur Softwarefehler oder auch Konfigurationsfehler |
| Gesetzliche Updates | in der Wartung enthalten | ob Anpassungen an Gesetzesänderungen (z. B. Steuerrecht) |
| Versions-Upgrades | vertraglich klären | ob Major-Releases extra kosten, ob Minor-Updates enthalten |
| Neue Module | extra | ob neue Funktionen Teil der Wartung sind |
Die Hotline ist die Basis der Wartung. Sie deckt die Erreichbarkeit des Anbieters ab, wenn ein Problem auftritt. Die Reaktionszeiten und die Stufen des Supports sind im Vertrag zu prüfen. Wenn der Vertrag nur “Basis-Support” nennt, ohne Reaktionszeiten zu definieren, ist der Umfang der Hotline zu klären.
Die Bug-Fixes beheben Fehler in der Software. Die Frage ist, ob nur Fehler in der Software selbst behoben werden oder auch Fehler, die aus der Konfiguration des Betriebs entstehen. Wenn der Vertrag nur “Softwarefehler” nennt, ist es in Deutschland eine Frage der Auslegung nach § 157 BGB, ob Konfigurationsfehler enthalten sind.
Die gesetzlichen Updates passen die Software an Gesetzesänderungen an, etwa im Steuerrecht. Wenn der Vertrag gesetzliche Updates als Teil der Wartung nennt, ist der Anbieter verpflichtet, die Software an Gesetzesänderungen anzupassen. Ohne diese Klausel ist es eine Frage der Auslegung.
Die Versions-Upgrades bringen neue Versionen der Software. Im hypothetischen Vertragsmodell sind Minor-Updates, die Fehler beheben und kleine Verbesserungen bringen, in der Wartung enthalten; Major-Releases, die neue Funktionen bringen, sind vertraglich zu klären, ob sie extra kosten.
Die neuen Module sind zusätzliche Funktionen. Im hypothetischen Vertragsmodell sind sie nicht Teil der Wartung und kosten extra. Wenn der Betrieb ein neues Modul braucht, etwa für die Fertigung, ist das eine zusätzliche Leistung.
Woraus sich die Wartungsgebühr zusammensetzt
Die Wartungsgebühr setzt sich aus den Leistungen zusammen, die der Anbieter im Rahmen der Wartung erbringt. Im hypothetischen Vertragsmodell gehören dazu die Hotline, die Bug-Fixes, die gesetzlichen Updates und, wenn vereinbart, die Versions-Upgrades; maßgeblich ist die Leistungsliste im Vertrag. Die Gebühr kann ein Prozentsatz der Lizenzgebühr oder ein fester Betrag sein; das ist im Vertrag zu prüfen.
Ohne eine Leistungsliste im Vertrag ist der Leistungsumfang nicht aus dem Vertrag ersichtlich. In Deutschland ist der Vertrag dann nach Treu und Glauben mit Rücksicht auf die Verkehrssitte auszulegen (§ 157 BGB) und der Leistungsumfang mit dem Anbieter zu klären. Die Leistungsliste ist der zentrale Punkt des Vertrags: Sie bestimmt, was in der Wartungsgebühr enthalten ist und was extra kostet.
Die Hosting-Kosten sind eine zu vereinbarende Leistung: Wenn der Anbieter die Software hostet, ist im Vertrag zu prüfen, ob die Hosting-Kosten in der Wartungsgebühr enthalten sind oder separat berechnet werden. Wenn der Betrieb die Software selbst hostet, sind die Hosting-Kosten nicht Teil der Wartungsgebühr. Die Hosting-Kosten umfassen die Server, die Datensicherung und die Verfügbarkeit der Software.
Die Wartungsgebühr ist ein laufender Kostenposten. Das Zahlungsintervall und die Vertragslaufzeit sind im Vertrag zu prüfen: Fällt die Gebühr monatlich, quartalsweise oder jährlich an, und für wie lange ist der Vertrag geschlossen? Wenn der Vertrag so ausgestaltet ist, fällt die Gebühr unabhängig von der Nutzung an: Auch wenn der Betrieb die Software nur selten nutzt, fällt die Wartungsgebühr an.
Warnsignale im Vertrag
- Der Vertrag nennt keine Leistungsliste für die Wartung.
- Die Wartungsgebühr deckt nur “Basis-Support” ab, ohne definierte Reaktionszeiten.
- Die Versions-Upgrades sind nicht erwähnt.
- Der Vertrag sagt nicht, was passiert, wenn der Anbieter eine Leistung nicht erbringt.
- Die Hosting-Kosten sind nicht klar abgegrenzt.
- Der Vertrag enthält keine Exit-Klauseln: Was passiert bei Kündigung, wie werden die Daten exportiert?
So prüfen Sie Ihren Wartungsvertrag
- Identifizieren Sie den Vertragstyp: Mietvertrag, Dienstvertrag oder Werkvertrag. Der Vertragstyp bestimmt die Grundpflichten des Anbieters.
- Lesen Sie die Leistungsliste: Welche Leistungen sind in der Wartungsgebühr enthalten? In Deutschland ist der Leistungsumfang ohne Leistungsliste nach § 157 BGB auszulegen und mit dem Anbieter zu klären.
- Prüfen Sie die Reaktionszeiten: Wie schnell reagiert der Anbieter auf ein Problem? Die Reaktionszeiten sind im Vertrag zu definieren.
- Klären Sie die Versions-Upgrades: Kosten Major-Releases extra? Wenn der Vertrag keine Versions-Upgrades erwähnt, ist es eine offene Frage.
- Prüfen Sie die Exit-Klauseln: Was passiert bei Kündigung, wie werden die Daten exportiert? Die Exit-Klauseln sind der letzte Punkt, der im Vertrag zu prüfen ist.