Wartungsverträge abrechnen: Preisanpassung nach Index im ERP

Warum die Klausel über die Anpassung entscheidet

Ein Wartungsvertrag bindet beide Seiten an den vereinbarten Preis. Fehlt eine wirksame Anpassungsklausel, ändert ihn nur eine Vereinbarung, die beide Seiten tragen, oder eine Kündigung mit neuer Preisabrede; eine solche Vereinbarung braucht keine vorherige Anpassungsklausel. Für das deutsche Recht verlangt § 311 Abs. 1 BGB für die Änderung des Inhalts eines Schuldverhältnisses einen Vertrag zwischen den Beteiligten, in Österreich kommt ein Vertrag nach § 861 ABGB durch den übereinstimmenden Willen beider Teile zustande, und in der Schweiz setzt der Vertragsschluss die übereinstimmende gegenseitige Willensäußerung der Parteien voraus (Art. 1 Abs. 1 OR). Ein Schreiben mit einem höheren Betrag trägt nicht. Preisstichtag und Vertragsstammdaten gehören deshalb an eine Stelle, nicht in eine Tabelle daneben (Wiederkehrende Rechnungen im ERP).

Wie die Klausel wirkt, hängt vom Land ab: Deutschland stellt die Indexbindung unter ein eigenes Verbot, Österreich und die Schweiz regeln sie über das allgemeine Vertrags- und AGB-Recht.

Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt

Die Tabelle ordnet die Vorschriften, die wir geöffnet haben. Jede Zeile gilt für Verträge, auf die das Recht des genannten Landes anzuwenden ist.

Land	Was für eine Indexbindung gilt
Deutschland	Eine Klausel, die den geschuldeten Betrag unmittelbar und selbsttätig an einen fremden Index knüpft, fällt unter das Verbot des § 1 Abs. 1 PrKG. Zulässig ist sie nur, wenn der Vertrag zu den in §§ 3 bis 7 PrKG genannten gehört (§ 2 Abs. 1 Satz 1 PrKG). Für wiederkehrende Zahlungen mit einer Laufzeit von mindestens zehn Jahren, gerechnet vom Vertragsabschluss bis zur Fälligkeit der letzten Zahlung, erlaubt § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. d PrKG die Anknüpfung an den Preisindex für die Gesamtlebenshaltung des Statistischen Bundesamts oder eines Statistischen Landesamts oder an den Verbraucherpreisindex der Europäischen Gemeinschaften. Diese Klausel muss im Einzelfall hinreichend bestimmt sein und darf keine Vertragspartei unangemessen benachteiligen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1, Abs. 2 und 3 PrKG); die beiden Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 Satz 2 PrKG gelten nach dieser Vorschrift nur für die in § 3 genannten Preisklauseln und für die in Verbraucherkreditverträgen im Sinne der §§ 491 und 506 BGB verwendeten Preisklauseln (§ 5 PrKG). In Allgemeinen Geschäftsbedingungen gilt zusätzlich die Inhaltskontrolle des § 307 BGB; in Verträgen zwischen Unternehmern findet § 307 Abs. 1 und 2 BGB nach § 310 Abs. 1 Satz 2 BGB insoweit Anwendung, als dies zur Unwirksamkeit der in § 308 Nr. 1, 2 bis 9 und § 309 BGB genannten Bestimmungen führt, und der Änderungsvorbehalt des § 308 Nr. 4 BGB gilt dort nach § 310 Abs. 1 Satz 1 BGB nicht.
Österreich	Eine dem deutschen Preisklauselgesetz entsprechende Sondervorschrift haben wir in den geöffneten Quellen (ABGB, KSchG) nicht gefunden. Zu messen ist die Klausel an § 879 Abs. 3 ABGB: Eine in Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Vertragsformblättern enthaltene Bestimmung, die nicht eine der beiderseitigen Hauptleistungen festlegt, ist jedenfalls nichtig, wenn sie unter Berücksichtigung aller Umstände des Falles einen Teil gröblich benachteiligt. Gegenüber Verbrauchern ist eine Klausel, nach der dem Unternehmer auf sein Verlangen ein höheres als das bei Vertragsschluss bestimmte Entgelt zusteht, jedenfalls nicht verbindlich, wenn der Vertrag keine Entgeltsenkung vorsieht, die maßgebenden Umstände nicht umschrieben und sachlich gerechtfertigt sind oder ihr Eintritt vom Willen des Unternehmers abhängt (§ 6 Abs. 1 Z 5 KSchG).
Schweiz	Der Inhalt des Vertrages kann innerhalb der Schranken des Gesetzes beliebig festgestellt werden (Art. 19 Abs. 1 OR). Nichtig ist ein Vertrag mit unmöglichem oder widerrechtlichem Inhalt oder einem Inhalt, der gegen die guten Sitten verstösst (Art. 20 Abs. 1 OR). Betrifft der Mangel bloss einzelne Teile, sind nur diese nichtig, wenn nicht anzunehmen ist, dass der Vertrag ohne den nichtigen Teil nicht geschlossen worden wäre (Art. 20 Abs. 2 OR).

In Deutschland erfüllt ein Wartungsvertrag über drei Jahre mit reiner Indexklausel die Zehnjahresgrenze des § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. d PrKG nicht. Er kann aber nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. e PrKG zulässig sein, wenn der Gläubiger für mindestens zehn Jahre auf die ordentliche Kündigung verzichtet oder der Schuldner die Vertragsdauer auf mindestens zehn Jahre verlängern kann, sowie nach § 6 PrKG, wenn ein gebietsansässiger Unternehmer mit einem Gebietsfremden abschliesst. Greift keine Ausnahme, nennt § 1 Abs. 2 PrKG Klauseln, die nicht unter das Verbot fallen: Klauseln mit einem Ermessensspielraum für eine Bestimmung nach Billigkeitsgrundsätzen, Klauseln über vergleichbare Güter und Leistungen, Klauseln, die den Betrag an Selbstkostenelemente des Gläubigers anknüpfen, sowie Klauseln, die nur zu einer Ermässigung führen können.

Der Index und die Rechenregel

Deutschland rechnet mit dem Verbraucherpreisindex für Deutschland; er steht seit dem Berichtsmonat Januar 2023 auf der Basis 2020 = 100 (veröffentlicht am 22. Februar 2023). Destatis stellt dazu eine kostenlose Rechenhilfe bereit und veröffentlicht eine Anleitung für Schwellenwerte und Veränderungsraten für Wertsicherungsklauseln, Stand Januar 2024.

Österreich rechnet mit dem Verbraucherpreisindex. Statistik Austria veröffentlicht VPI und HVPI seit Jänner 2026 mit der Basis 2025 = 100 und nach der neuen Klassifikation COICOP 18; die Zeitreihe auf der Basis 2020 bleibt abrufbar. Der kostenlose Wertsicherungsrechner führt durch Indexreihe, Ausgangs- und Vergleichszeitpunkt; der Schwellenwertrechner berechnet die Anpassung bei Erreichen einer vereinbarten Prozentgrenze.

Die Schweiz rechnet mit dem Landesindex der Konsumentenpreise (LIK) des Bundesamts für Statistik. Die Rechenregel des BFS lautet Zielbetrag = Startbetrag × Zielindex ÷ Startindex. Für die Anwendung der Indexresultate im Zusammenhang mit einer vertraglichen Teuerungskompensation empfiehlt das BFS, den Referenzmonat und den Wert der zu indexierenden Summe, die gewählte Indexbasis mit dem Indexstand im Referenzmonat und den Indexierungsmechanismus klar zu beschreiben, und für Indexierungszwecke die gerundeten Indexresultate seiner Indexierungstabelle oder des LIK-Teuerungsrechners zu verwenden. Die Indexierungstabelle führt unter anderem die Basen Dezember 2025 = 100 und Dezember 2020 = 100.

Zwei Hinweise aus der Destatis-Anleitung gelten unabhängig vom Vertragsrecht: Stellen Sie auf eine Veränderung in Prozent ab, nicht in Punkten; dann spielt das Basisjahr keine Rolle und die Angabe kann entfallen. Stellen Sie auf den Termin der letzten Zahlungsanpassung ab, nicht auf den Vertragsabschluss, und vermeiden Sie Formulierungen wie „der zum 1. Januar gültige Index“: Verbraucherpreisindizes werden für Kalendermonate und Jahre berechnet, nicht für Stichtage.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen und erfundenen Indexständen. Vertrag: Wartungspauschale 6.000,00 Euro netto im Jahr, Anpassung jährlich zum 1. Januar, Referenzmonat Oktober, Prozentregelung mit einer Schwelle von 2 Prozent, Rundung auf volle Euro.

Größe	Wert
Indexstand Oktober 2025 (Start)	118,0 Punkte
Indexstand Oktober 2026 (Ziel)	121,5 Punkte
Veränderung	(121,5 ÷ 118,0 − 1) × 100 = 2,97 Prozent
Neuer Preis	6.000,00 Euro × 121,5 ÷ 118,0 = 6.177,97 Euro
Gerundeter Preis nach Vertrag	6.178,00 Euro

Die Schwelle von 2 Prozent ist überschritten, die Anpassung ist fällig; bei einer Schwelle von 5 Prozent wäre sie nicht fällig. Sinkt der Index um mehr als zwei Prozent, etwa auf 115,5 Punkte, ergibt dieselbe Rechnung 6.000,00 Euro × 115,5 ÷ 118,0 = 5.872,88 Euro, gerundet 5.873,00 Euro. In Deutschland greift für eine Klausel nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. d PrKG die Ausnahme vom Verbot des § 1 Abs. 1 PrKG nur, wenn die Klausel auch eine solche Ermässigung zulässt; sonst benachteiligt sie nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1, Abs. 3 Nr. 1 PrKG eine Vertragspartei unangemessen. In Österreich ist eine Klausel, nach der dem Unternehmer auf sein Verlangen ein höheres als das bei Vertragsschließung bestimmte Entgelt zusteht, gegenüber Verbrauchern nach § 6 Abs. 1 Z 5 KSchG jedenfalls nicht verbindlich, wenn der Vertrag keine Entgeltsenkung vorsieht. In der Schweiz gibt die vereinbarte Rechenregel das Ergebnis vor.

Was das ERP für das Anpassungsschreiben festhalten muss

Die Tabelle listet die Felder für das Anpassungsschreiben und die nächste Rechnung, mit dem Wert aus dem Rechenbeispiel.

Feld	Inhalt
Vertragsnummer und Kunde	Vertrag V-1042, Rechnungsanschrift
Leistung und Zyklus	Wartungspauschale, jährlich
Index und Indexreihe	Verbraucherpreisindex für Deutschland, Gesamtindex
Indexbasis	2020 = 100 (nur nötig bei einer Punkteregelung)
Referenzmonat	Oktober
Start- und Zielindex mit Quelle	118,0 und 121,5 Punkte, Bezugsmonat und Fundstelle je Wert
Rechenregel, Schwelle, Rundung	Prozentänderung = (Zielindex ÷ Startindex − 1) × 100; 2 Prozent; kaufmännisch auf volle Euro
Ober- und Untergrenze	Höchstbetrag je Anpassung; keine Erhöhung unterhalb der Schwelle
Stichtag und Mitteilungsfrist	1. Januar des Folgejahres; Schreiben bis 15. November in Textform
Alter und neuer Preis	6.000,00 Euro und 6.178,00 Euro (gerundet aus 6.177,97 Euro) mit Wirksamkeitsdatum
Nachweis	Versanddatum, Zugang, freigebende Person

Die Anpassung selbst ist noch keine Buchung; sie wirkt erst über die nächste Rechnung. Nachvollziehbar bleibt sie nur, wenn das ERP beide Preisfassungen mit Datum und Bearbeiter hält. In Deutschland darf nach § 146 Abs. 4 AO eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; in Österreich sollen sich die Geschäftsvorfälle nach § 131 Abs. 1 BAO in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen; in der Schweiz gehören Belegnachweis und Nachprüfbarkeit zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 OR). Überschreiben Sie den alten Vertragspreis deshalb nicht, sondern legen Sie eine neue Preiszeile mit Stichtag an. Wie ein ERP Änderungen protokolliert, steht in Unveränderbarkeit im ERP für die deutsche Buchführung.

Typische Fehler

• Ein Wartungsvertrag über drei Jahre mit reiner Indexklausel nach deutschem Recht, ohne Kündigungsverzicht oder Verlängerungsrecht nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. e PrKG und zwischen zwei Gebietsansässigen: Die Klausel fällt unter § 1 Abs. 1 PrKG, und keine der Ausnahmen der §§ 3 bis 7 greift. Nach § 8 PrKG tritt die Unwirksamkeit wegen eines Verstosses gegen dieses Gesetz erst zum Zeitpunkt des rechtskräftig festgestellten Verstosses ein, soweit nicht eine frühere Unwirksamkeit vereinbart ist; die Rechtswirkungen der Klausel bleiben bis dahin unberührt. Eine Unwirksamkeit aus anderen Gründen, etwa nach der Inhaltskontrolle des § 307 BGB (§ 310 Abs. 1 Satz 2 BGB), regelt § 8 PrKG nicht.
• Eine Punkteregelung mit einer Basis, die nicht mehr geführt wird: Nach der Umstellung des deutschen VPI auf die Basis 2020 am 22. Februar 2023 und des österreichischen VPI auf die Basis 2025 im Jänner 2026 müssen die Punkte umgerechnet werden; eine Prozentregelung spart diesen Schritt.
• Die Formulierung „der zum 1. Januar gültige Index“: Verbraucherpreisindizes werden für Kalendermonate und Jahre berechnet, nicht für Stichtage.
• Nur Erhöhung, keine Senkung: In Deutschland erfüllt eine Klausel nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. d PrKG die Voraussetzung des § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 PrKG nicht, weil sie nach § 2 Abs. 3 Nr. 1 PrKG eine Vertragspartei unangemessen benachteiligt; gegenüber Verbrauchern ist sie in Österreich nach § 6 Abs. 1 Z 5 KSchG jedenfalls nicht verbindlich, wenn der Vertrag keine Entgeltsenkung vorsieht.
• Kein Beleg im ERP oder eine rückwirkend geänderte Rechnung: Der neue Preis steht in der Rechnung, und niemand kann sagen, welcher Indexstand und welche Rechenregel galten.

So gehen Sie vor

1. Lesen Sie die Klausel und ordnen Sie sie dem Recht des Vertrags zu; prüfen Sie zuerst, ob überhaupt eine Anpassungsklausel vereinbart ist. Ohne wirksame Klausel ändern Sie den Preis nur einvernehmlich; ein einseitiges Schreiben trägt die Anpassung nicht.
2. Schreiben Sie die Rechenregel aus: Index und Indexreihe, Referenzmonat, Prozent oder Punkte, Schwelle, Rundung, Stichtag, Mitteilungsfrist.
3. Legen Sie diese Felder im ERP an und tragen Sie den Startindex mit Quelle, Bezugsmonat und Abrufdatum ein.
4. Rufen Sie den Indexstand des Referenzmonats bei der amtlichen Stelle ab: Destatis, Statistik Austria oder Bundesamt für Statistik.
5. Rechnen Sie die Veränderung und den neuen Betrag, prüfen Sie die Schwelle und dokumentieren Sie die Rechnung mit beiden Indexständen.
6. Versenden Sie das Schreiben innerhalb der Mitteilungsfrist in Textform, legen Sie Versand und Zugang ab und tragen Sie den neuen Preis mit Stichtag ein; der alte Preis bleibt mit seiner Historie stehen.

Geprüfter Stand: Preisklauselgesetz vom 7. September 2007 (BGBl. I S. 2246, 2247), zuletzt geändert durch Artikel 8 Absatz 8 des Gesetzes vom 29. Juli 2009 (BGBl. I S. 2355); BGB zuletzt geändert durch Artikel 6 des Gesetzes vom 23. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 226); ABGB und KSchG in der Fassung des Rechtsinformationssystems des Bundes vom 14. Oktober 2026; OR mit Stand am 1. Oktober 2026.