Wiederkehrende Rechnungen im ERP einrichten: Vertrag bis Rechnungslauf

Ein Abo läuft über Jahre, der Preis ändert sich, der Kunde kündigt zum Quartalsende. Beispielszenario: Führen Sie einen Abovertrag ohne Vertragsstammdaten im ERP, liegen Rechnungszyklus, Start- und Enddatum und Preisstichtag nur außerhalb des Rechnungslaufs, und Sie tragen diese Angaben je Rechnung von Hand nach. Diese Anleitung führt von den Vertragsstammdaten über den Rechnungszyklus bis zum monatlichen Rechnungslauf, den Sie im ERP einrichten.

Was Sie vorab brauchen

• den Kundenstamm mit vollständigen Rechnungsanschriften, USt-IdNr. (DE) bzw. UID (AT, CH) und Bankverbindung
• die Vertragsbedingungen schriftlich: Preis, Rechnungszyklus, Startdatum, Laufzeit oder Kündigungsfrist, Preisänderungen
• die Steuersätze Ihres Landes im ERP hinterlegt: 19, 7 und 0 Prozent (DE), 20, 13, 10, 4,9 und 19 Prozent (AT), 8,1, 2,6 und 3,8 Prozent (CH)
• einen Testmandanten oder einen Testkunden für den ersten Rechnungslauf
• die Entscheidung, in welchem Format die Rechnung ausgeht; in Deutschland als E-Rechnung ab 1. Januar 2027 für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind, mit Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2027; ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro unter den Voraussetzungen des § 33 UStDV und Kleinunternehmerrechnungen (§ 34a UStDV), die immer als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen

Die Vertragsstammdaten: diese Felder tragen den Rechnungslauf

Die wiederkehrende Rechnung entsteht aus den Vertragsstammdaten. Die Tabelle zeigt die Felder, die Sie je Vertrag pflegen, und was sie im Rechnungslauf steuern. Das Enddatum fehlt bei unbefristeten Verträgen; ein Vertrag ohne Enddatum bleibt unbefristet aktiv, sofern das ERP so konfiguriert ist.

Feld	Was es im Rechnungslauf steuert	Beispiel
Rechnungszyklus	Abstand und Länge der Abrechnungsperioden	monatlich, quartalsweise, jährlich
Startdatum	Beginn der ersten Abrechnungsperiode	1. Januar 2027
Enddatum	letzte Abrechnungsperiode; bei unbefristetem Vertrag das Datum der Kündigung	31. Dezember 2028
Preis	Nettobetrag je Periode	149,00 Euro
Steuersatz (Steuercode)	Steuersatz und Steuerbetrag auf der Rechnung	19 Prozent (DE), 20 Prozent (AT), 8,1 Prozent (CH)
Preisstichtag	ab welcher Periode ein geänderter Preis gilt	1. Januar 2028
Zahlungsziel	Fälligkeit der Rechnung	14 Tage
Rechnungsformat	Papier oder strukturiertes elektronisches Format	E-Rechnung (DE ab 1. Januar 2027 für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind, mit Übergang nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2027; ausgenommen Kleinbetragsrechnungen unter den Voraussetzungen des § 33 UStDV und Kleinunternehmerrechnungen)

Der Rechnungszyklus bestimmt, welche Periode die Rechnung abdeckt. Der Preisstichtag trennt alte und neue Preise: bis zur Periode vor dem Stichtag gilt der alte Preis, ab der Periode, die am oder nach dem Stichtag beginnt, der neue.

Schritt für Schritt: vom Vertrag zum monatlichen Rechnungslauf

Schritt 1: Vertragsstammdaten anlegen

Legen Sie für jedes Abo einen Vertrag an und tragen Sie die Felder der Tabelle ein. Vergeben Sie eine eindeutige Vertragsnummer, die Sie später in der Rechnung und in der Auswertung wiederfinden. Prüfen Sie, dass der Kunde im Kundenstamm existiert und die Rechnungsanschrift vollständig ist. Prüfen Sie, dass der Vertrag als aktiv angezeigt wird, wenn alle Pflichtfelder gefüllt sind; ein Vertrag ohne Enddatum bleibt unbefristet aktiv.

Schritt 2: Rechnungsposition und Steuercode zuordnen

Ordnen Sie der Rechnungsposition den Leistungstext und den Steuercode zu. Der Steuercode trägt den Steuersatz des Landes: 19, 7 oder 0 Prozent in Deutschland, 20, 13, 10, 4,9 oder 19 Prozent in Österreich, 8,1, 2,6 oder 3,8 Prozent in der Schweiz. Wählen Sie den Steuercode, der zur konkreten Leistung passt; 4,9 Prozent in Österreich gilt nur für die in Anlage 3 aufgezählten Gegenstände, 19 Prozent nur für Jungholz und Mittelberg, 3,8 Prozent in der Schweiz nur für Beherbergungsleistungen bis längstens 31. Dezember 2027. Prüfen Sie, dass der Leistungstext die Art und den Umfang der Leistung benennt, die auf der Rechnung stehen muss. Ein unklarer Leistungstext macht die Rechnung unvollständig.

Schritt 3: Rechnungszyklus und Startdatum festlegen

Wählen Sie den Rechnungszyklus und das Startdatum. Das ERP berechnet daraus die Abrechnungsperioden; prüfen Sie die Periodenliste. Bei einem monatlichen Abo mit Startdatum 1. Januar 2027 ist die erste Rechnung für den Januar 2027. Prüfen Sie die Periodenliste, bevor Sie den Lauf aktivieren: Jede Periode trägt einen Anfangs- und einen Endtag, die erste Periode beginnt am Startdatum, und die letzte Periode endet am Enddatum.

Schritt 4: Preisstichtag für Änderungen hinterlegen

Tragen Sie geänderte Preise mit dem Stichtag ein, ab dem sie gelten. Konfigurieren Sie das ERP so, dass der neue Preis ab der Periode gilt, die am oder nach dem Stichtag beginnt; prüfen Sie im Testlauf, dass das ERP den neuen Preis ab dieser Periode anwendet. Ändern Sie den Preis rückwirkend für eine laufende Periode, prüfen Sie, dass das ERP eine Gutschrift und eine neue Rechnung erzeugt; die alte Rechnung bleibt unverändert. Notieren Sie den Grund für die Änderung, damit Sie sie bei einer Prüfung nachvollziehen können.

Schritt 5: Testlauf im Testmandanten ausführen

Führen Sie den Rechnungslauf im Testmandanten mit einem Testkunden aus. Prüfen Sie die erste Rechnung auf Pflichtangaben, Steuerbetrag und Rechnungsnummer. Führen Sie einen zweiten Lauf aus und prüfen Sie, dass die Rechnungsnummer fortlaufend weiterläuft und der Steuerbetrag dem hinterlegten Steuercode entspricht. Korrigieren Sie fehlende Felder und prüfen Sie die Periodenliste, bevor Sie den Lauf produktiv aktivieren.

Schritt 6: Wiederkehrenden Rechnungslauf aktivieren

Aktivieren Sie den wiederkehrenden Rechnungslauf im Produktivsystem. Konfigurieren Sie den Lauf so, dass er ab dem Startdatum je Periode eine Rechnung erzeugt und auf das Kundenkonto bucht. Prüfen Sie nach dem ersten Lauf, dass die Rechnung im System liegt und die offene Position dem Kunden zugeordnet ist. Prüfen Sie, dass die Buchung das Zahlungsziel aus den Vertragsstammdaten trägt und die Rechnung im Mahnlauf und in der offenen Postenliste sichtbar ist.

Schritt 7: Lauf überwachen und bei Kündigung stoppen

Überwachen Sie den Lauf: Prüfen Sie monatlich, dass die erwartete Zahl an Rechnungen erzeugt wurde. Bei einer Kündigung tragen Sie das Enddatum ein; das ERP erzeugt ab der Periode nach dem Enddatum keine Rechnung mehr, sofern der Lauf so konfiguriert ist; prüfen Sie das im Testlauf. Bei einer vorzeitigen Kündigung mit Restlaufzeit klären Sie mit dem Kunden, ob eine Schlussrechnung fällig ist. Halten Sie die Kündigung schriftlich fest, damit Sie das Enddatum nachweisen können.

Was die wiederkehrende Rechnung enthalten muss

Deutschland

Eine Rechnung über eine gewöhnliche steuerpflichtige Inlandsleistung muss nach § 14 Abs. 4 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift beider Parteien, die Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das aufgeschlüsselte Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag enthalten; bei einer Steuerbefreiung genügt ein Hinweis darauf, dass die Leistung steuerbefreit ist (Nr. 8). Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro unter den Voraussetzungen des § 33 UStDV und Kleinunternehmerrechnungen (§ 34a UStDV) dürfen mit weniger Angaben ausgestellt werden. Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, oder eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen Empfänger ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG); für bestimmte grenzüberschreitende Leistungen, etwa sonstige Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat und innergemeinschaftliche Lieferungen, gilt der 15. Tag des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist, ist die Rechnung ab 1. Januar 2027 als elektronische Rechnung in einem strukturierten Format auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro unter den Voraussetzungen des § 33 UStDV und Kleinunternehmerrechnungen (§ 34a UStDV), die immer als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen. § 27 Abs. 38 UStG erlaubt Übergänge: bis 31. Dezember 2026 darf eine Rechnung für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem nicht strukturierten elektronischen Format übermittelt werden; bis 31. Dezember 2027 gilt das für Umsätze nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat; für Rechnungen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG übermittelt werden, gilt bis 31. Dezember 2027 ein nicht strukturiertes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers.

Österreich

In Österreich muss die Rechnung über eine gewöhnliche steuerpflichtige Inlandsleistung nach § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 den Namen und die Anschrift beider Parteien, die Menge und Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung, den Tag der Leistung oder den Zeitraum, das Entgelt und den Steuersatz, den Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer enthalten; bei einer Steuerbefreiung genügt ein Hinweis darauf (lit. e). Vereinfachte Rechnungen bis 400 Euro Gesamtbetrag oder von Kleinunternehmern nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 genügen mit weniger Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG 1994). Bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers ist die UID des Leistungsempfängers anzugeben und auf die Steuerschuldnerschaft hinzuweisen; der gesonderte Steuerausweis entfällt (§ 11 Abs. 1a UStG 1994). Bei abschnittsweiser Abrechnung genügt der Abrechnungszeitraum, soweit er einen Kalendermonat nicht übersteigt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994). Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 Euro, ist die UID des Leistungsempfängers anzugeben, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird (lit. b). Die UID des leistenden Unternehmers ist anzugeben, soweit dieser im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht (lit. i). Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes auszustellen, für Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, und für steuerpflichtige Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994); für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte sonstige Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, gilt der 15. Tag des Folgemonats (§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG 1994).

Schweiz

In der Schweiz stellt der Leistungserbringer dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung aus (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Sie muss den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel Name und Ort beider Parteien, den Hinweis auf den Registereintrag und die Nummer, das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen, die Art, den Gegenstand und den Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den anwendbaren Steuersatz und den Steuerbetrag enthalten (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Schließt das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes.

So prüfen Sie das Ergebnis

Prüfung	Vergleich	abgeschlossen, wenn
erste Rechnung	Pflichtangaben des Landes	alle Angaben vollständig und korrekt
zweite Periode	Abrechnungszeitraum und Rechnungsnummer	Zeitraum korrekt, Nummer fortlaufend
Preisänderung	Periode vor und nach dem Stichtag	alter Preis bis zur Periode vor dem Stichtag, neuer Preis ab der Periode, die am oder nach dem Stichtag beginnt
Kündigung	letzte Rechnung	keine Rechnung nach dem Enddatum
Steuerbetrag	Steuersatz des Landes	Betrag entspricht dem hinterlegten Steuercode

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Vorgehen
Rechnung für die falsche Periode	Startdatum oder Zyklus falsch	Startdatum korrigieren, Periodenliste neu prüfen
Falscher Steuersatz	Steuercode nicht zugeordnet	Steuercode der Position zuordnen, Rechnung neu erzeugen
Doppelte Rechnung	Lauf zweimal ausgeführt	Duplikat stornieren, Lauf auf einmal pro Periode setzen
Preisänderung greift nicht	Stichtag in der Zukunft	Stichtag auf die laufende Periode setzen
Rechnung nach Kündigung	Enddatum nicht eingetragen	Enddatum eintragen, laufende Rechnung prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung hinzu, wenn die steuerliche Behandlung des Abos unklar ist, etwa bei gemischten Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen oder bei Steuerbefreiungen. Klären Sie mit dem ERP-Hersteller, ob das Rechnungsmodul die benötigten Felder und das Rechnungsformat unterstützt. Bei personenbezogenen Daten im Vertrag, etwa bei einem Abo für Privatpersonen, prüft die Datenschutzbeauftragte die Rechtsgrundlage.