ERP-Kosten steuerlich: Aktivieren, abschreiben oder sofort absetzen
Kurz gesagt
Bei Bilanzierung (Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich) wird eine entgeltlich erworbene ERP-Lizenz in Deutschland als immaterielles Wirtschaftsgut aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben; für Software kann eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden (§ 5 Abs. 2, § 7 Abs. 1 EStG; BMF-Schreiben vom 22.02.2022). Bei der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG entsteht kein Aktivposten; die Absetzung für Abnutzung ist dort ebenfalls vorzunehmen (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG). Einführungskosten, die dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können und ihn in einen betriebsbereiten Zustand versetzen (z. B. Datenmigration, Anpassung), gehören zu den Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 HGB); Schulungen sind Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG). Ein Cloud-Abo (SaaS) ist ein laufender Aufwand; Vorauszahlungen für Folgeperioden können einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten erfordern (§ 5 Abs. 5 EStG).
Das Wichtigste
- Bei Bilanzierung ist eine entgeltlich erworbene ERP-Lizenz ein immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens und wird in Deutschland aktiviert (§ 5 Abs. 2 EStG).
- Bei der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG wird kein Aktivposten gebildet; die Absetzung für Abnutzung ist nach § 4 Abs. 3 Satz 3 EStG ebenfalls vorzunehmen.
- Für Software kann eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden; der Steuerpflichtige kann von dieser Annahme abweichen, und die volle Abschreibung im Jahr der Anschaffung wird nicht beanstandet (BMF-Schreiben vom 22.02.2022, BStBl I 2022 S. 187).
- Einführungskosten, die dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können und ihn in einen betriebsbereiten Zustand versetzen (z. B. Datenmigration, Anpassung), gehören zu den Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 HGB).
- Bei Bilanzierung werden selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter steuerlich nicht aktiviert; nur entgeltlich erworbene werden aktiviert (§ 5 Abs. 2 EStG).
- Ein Cloud-Abo (SaaS) ist ein laufender Aufwand; Vorauszahlungen für Folgeperioden können einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten erfordern (§ 5 Abs. 5 EStG).
Entscheidungstabelle nach Kostentyp
| Kostentyp | Behandlung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Gekaufte Lizenz (Perpetual License, Einmalzahlung) | Bei Bilanzierung als immaterielles Wirtschaftsgut aktivieren und über die Nutzungsdauer abschreiben (kann ein Jahr betragen); bei Einnahmenüberschussrechnung kein Aktivposten, Abschreibung nach § 4 Abs. 3 Satz 3 EStG | § 5 Abs. 2, § 4 Abs. 3 Satz 3, § 7 Abs. 1 EStG; BMF-Schreiben vom 22.02.2022 |
| Cloud-Abo (SaaS, laufende Miete) | Laufender Aufwand; Vorauszahlungen für Folgeperioden können einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten erfordern | § 4 Abs. 4, § 5 Abs. 5 EStG |
| Anpassung / Individualentwicklung | Entgeltlich erworbene Individualsoftware: bei Bilanzierung aktivieren und abschreiben; selbst geschaffene Software: nicht aktivieren, sofort absetzen | § 5 Abs. 2 EStG; § 4 Abs. 4 EStG |
| Schulung | Sofort als Betriebsausgabe absetzen | § 4 Abs. 4 EStG |
| Migration (Datenmigration) | Wenn dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet und zur betriebsbereiten Inbetriebnahme erforderlich: in die Anschaffungskosten einbeziehen und mit der Software abschreiben | § 255 Abs. 1 HGB; § 7 Abs. 1 EStG |
Gekaufte Lizenz: aktivieren und abschreiben
Eine entgeltlich erworbene ERP-Lizenz ist ein immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (Bilanzierung) ist nach § 5 Abs. 2 EStG ein Aktivposten für immaterielle Wirtschaftsgüter nur anzusetzen, wenn sie entgeltlich erworben wurden. Die Lizenz wird daher mit den Anschaffungskosten aktiviert und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Bei der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG wird kein Aktivposten gebildet; die Absetzung für Abnutzung ist nach § 4 Abs. 3 Satz 3 EStG ebenfalls vorzunehmen, und die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind in ein laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG).
Für Software kann eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden (BMF-Schreiben vom 22.02.2022, BStBl I 2022 S. 187). Der Steuerpflichtige kann von dieser Annahme abweichen, und die volle Abschreibung im Jahr der Anschaffung wird nicht beanstandet. Die Anschaffungskosten können daher im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuermindernd in Abzug gebracht werden.
Cloud-Abo (SaaS): laufender Aufwand
Ein Cloud-Abo (Software as a Service) ist ein laufender Aufwand. Sie erwerben nur das Nutzungsrecht für einen begrenzten Zeitraum, kein immaterielles Wirtschaftsgut. Die Abo-Gebühren werden als Betriebsausgabe abgesetzt (§ 4 Abs. 4 EStG). Vorauszahlungen für Folgeperioden können bei Bilanzierung einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten erfordern (§ 5 Abs. 5 EStG).
Einführungskosten: Schulung, Migration, Anpassung
Die Einführung eines ERP-Systems verursacht verschiedene Kosten, die unterschiedlich behandelt werden:
- Schulung: Sofort als Betriebsausgabe absetzen (§ 4 Abs. 4 EStG).
- Anpassung / Individualentwicklung: Entgeltlich erworbene Individualsoftware, die ein neues immaterielles Wirtschaftsgut schafft, wird bei Bilanzierung aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Selbst geschaffene Software wird steuerlich nicht aktiviert und sofort abgesetzt (§ 5 Abs. 2 EStG).
- Migration (Datenmigration): Wenn die Migration dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden kann und zur betriebsbereiten Inbetriebnahme der neuen Software erforderlich ist, gehört sie zu den Anschaffungskosten und wird mit der Software abgeschrieben (§ 255 Abs. 1 HGB).