Interne Arbeitszeit im ERP-Projekt: nach Rolle und Phase rechnen
Kurz gesagt
Wie viele Stunden Ihre Leute bindet, folgt aus Rolle und Projektphase, nicht aus dem Lizenzpreis. Zählen Sie je Rolle die Wochenstunden über die Phasen zusammen, bewerten Sie sie mit einem internen Stundensatz und rechnen Sie das Ergebnis in Personentage um. Die Rechnung gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich; das Beispiel nennt 652 Stunden und 40.510 Euro (erfundene Annahmen).
Das Wichtigste
- Interne Stunden entstehen in vier Rollen: Schlüsselanwender, Inhaber oder Geschäftsführung, IT und Buchhaltung.
- Rechenweg: Stunden je Rolle und Phase mal interner Stundensatz; Personentage sind Stunden geteilt durch acht Stunden je Arbeitstag.
- Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: 652 Stunden, 40.510 Euro und 81,5 Personentage bei einem Projekt über 30 Wochen.
- In der zwölfwöchigen Einrichtungsphase bindet der Schlüsselanwender 10 Stunden je Woche, ein Viertel einer Vollzeitstelle.
- In Deutschland gehören nach § 255 Abs. 1 HGB zu den Anschaffungskosten nur Aufwendungen, die dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können; ob interne Stunden das erfüllen, ist eine Frage des Einzelfalls.
Ein Anbieter stellt seine Beratertage in Rechnung. Für die Stunden Ihrer eigenen Belegschaft bekommen Sie keine Rechnung; vergleichen Sie nur die Angebote, bleiben sie unsichtbar. Dieser Artikel rechnet diese Stunden nach Rolle und Projektphase zusammen, bewertet sie mit einem internen Stundensatz und zeigt, wie viel Tagesgeschäft in dieser Zeit liegen bleibt.
Worauf es ankommt
Interne Aufwände sind die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten und der Geschäftsleitung, die ein Vorhaben bindet, ohne dass dafür eine Fremdrechnung eingeht. Sie fallen in vier Rollen an: Schlüsselanwender aus den Fachbereichen, Inhaber oder Geschäftsführung, IT und Buchhaltung. Ein Schlüsselanwender ist eine Person aus einem Fachbereich, die dessen Abläufe kennt und das System im Projekt prüft.
Anders als ein Beratertag ist interne Zeit kein Preis, sondern eine Menge mal einem kalkulatorischen Satz. Rechnet der Anbieter die Stunden Ihrer Leute nicht ab, tauchen sie nicht im Angebot auf; geleistet werden sie trotzdem, als Gehalt und als Arbeit, die im Tagesgeschäft liegen bleibt.
Die Kostenrechnung über die gesamte Nutzungsdauer ist als Lebenszykluskosten-Rechnung genormt (DIN EN 60300-3-3, Fassung 2005-03; aktuelle internationale Ausgabe IEC 60300-3-3:2017). Die Norm bindet Sie nicht, solange kein Vertrag sie vorschreibt, und ihr Text ist kostenpflichtig. Die Phasen- und Rollentabelle dieses Artikels ist eine eigene Zuordnung.
So rechnen Sie die Stunden aus
Drei Rechenschritte, jeder mit einer Einheit:
- Interne Stunden einer Rolle = Summe über die Phasen (Stunden je Woche × Dauer der Phase in Wochen).
- Kosten einer Rolle = interne Stunden × interner Stundensatz, in Euro je Stunde.
- Personentage einer Rolle = interne Stunden ÷ 8 Stunden je Arbeitstag; die acht Stunden sind eine Annahme dieses Artikels.
Die Beispielrechnung nutzt vier Phasen mit den folgenden Dauern. Die Dauern sind Annahmen, keine Erfahrungswerte.
| Phase | Dauer |
|---|---|
| Auswahl und Vorbereitung | 8 Wochen |
| Einrichtung und Datenübernahme | 12 Wochen |
| Schulung und Start | 4 Wochen |
| Stabilisierung nach dem Start | 6 Wochen |
| Summe | 30 Wochen |
Welche Rolle wie viel Zeit bindet
Die Tabelle zeigt für die Beispielrechnung, wie viele Stunden je Woche jede Rolle in jeder Phase einbringt. Die Zahlen sind erfunden; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Schätzungen.
| Rolle | Auswahl (h je Woche) | Einrichtung (h je Woche) | Schulung und Start (h je Woche) | Stabilisierung (h je Woche) | Stunden gesamt |
|---|---|---|---|---|---|
| Schlüsselanwender | 4 | 10 | 16 | 6 | 252 |
| Inhaber oder Geschäftsführung | 2 | 2 | 4 | 1 | 62 |
| IT | 3 | 12 | 8 | 4 | 224 |
| Buchhaltung | 1 | 6 | 4 | 3 | 114 |
| Summe | 652 |
Die Phasenspalten gelten für die Dauer aus der Phasentabelle: Auswahl 8 Wochen, Einrichtung 12 Wochen, Schulung und Start 4 Wochen, Stabilisierung 6 Wochen.
Rechenprobe je Rolle:
- Schlüsselanwender: 4 × 8 = 32; 10 × 12 = 120; 16 × 4 = 64; 6 × 6 = 36; Summe 252 Stunden.
- Inhaber oder Geschäftsführung: 2 × 8 = 16; 2 × 12 = 24; 4 × 4 = 16; 1 × 6 = 6; Summe 62 Stunden.
- IT: 3 × 8 = 24; 12 × 12 = 144; 8 × 4 = 32; 4 × 6 = 24; Summe 224 Stunden.
- Buchhaltung: 1 × 8 = 8; 6 × 12 = 72; 4 × 4 = 16; 3 × 6 = 18; Summe 114 Stunden.
Alle vier Zeilen zusammen: 252 + 62 + 224 + 114 = 652 Stunden.
Beispielrechnung: Stunden, Euro und Personentage
Nun werden die Stunden mit einem internen Stundensatz bewertet und in Personentage umgerechnet. Die Sätze und Beträge der Tabelle sind erfundene Annahmen und keine Marktpreise; die Sätze sind kalkulatorische Vollkosten je Stunde, nicht Löhne.
| Rolle | Stunden | Stundensatz in Euro je Stunde | Kosten in Euro | Personentage |
|---|---|---|---|---|
| Schlüsselanwender | 252 | 55 | 13.860 | 31,5 |
| Inhaber oder Geschäftsführung | 62 | 85 | 5.270 | 7,75 |
| IT | 224 | 70 | 15.680 | 28,0 |
| Buchhaltung | 114 | 50 | 5.700 | 14,25 |
| Summe | 652 | 40.510 | 81,5 |
Rechenprobe: 252 × 55 = 13.860; 62 × 85 = 5.270; 224 × 70 = 15.680; 114 × 50 = 5.700; die Summe ist 40.510 Euro. Personentage: 252 ÷ 8 = 31,5; 62 ÷ 8 = 7,75; 224 ÷ 8 = 28,0; 114 ÷ 8 = 14,25; die Summe ist 81,5 Personentage. Das sind 40.510 Euro interner Arbeitszeit, die Ihr Betrieb selbst trägt.
Was in dieser Zeit im Tagesgeschäft fehlt
Verlorene Kapazität heißt: Diese Stunden fehlen dort, wo die Rolle sonst arbeitet. In der Beispielrechnung bindet die Einrichtungsphase über 12 Wochen die meisten Stunden. Die Tabelle setzt die Wochenstunden ins Verhältnis zu einer Vollzeitstelle von 40 Stunden je Woche.
| Rolle | Stunden in der Einrichtungsphase (12 Wochen) | Personentage je Woche (8 h je Tag) | Anteil einer Vollzeitstelle (40 h je Woche) |
|---|---|---|---|
| Schlüsselanwender | 120 | 1,25 | 25 Prozent |
| IT | 144 | 1,5 | 30 Prozent |
| Buchhaltung | 72 | 0,75 | 15 Prozent |
| Inhaber oder Geschäftsführung | 24 | 0,25 | 5 Prozent |
Rechenprobe: 10 Stunden je Woche ÷ 8 = 1,25 Personentage je Woche; 10 ÷ 40 = 0,25, also 25 Prozent. Über das ganze Projekt von 30 Wochen entspricht eine Vollzeitstelle 1.200 Stunden (40 × 30). Der Schlüsselanwender bringt 252 Stunden ein, das sind 21 Prozent; die IT 224 Stunden, rund 19 Prozent; die Buchhaltung 114 Stunden, 9,5 Prozent.
Zum Engpass wird die fehlende Kapazität, wenn die Aufgaben liegen bleiben. Werden sie auf Kolleginnen und Kollegen verteilt, verschiebt sich der Verlust dorthin. Planen Sie für die stärkste Phase eine Vertretung ein, statt sie später zu improvisieren.
Was die Bilanz ändert und was nicht
In Deutschland sind nach § 255 Abs. 1 HGB Anschaffungskosten die Aufwendungen, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können; Nebenkosten und nachträgliche Anschaffungskosten gehören dazu. Diese Einzelzuordnung ist für interne Arbeitszeit eine entscheidende Voraussetzung: Eine Stunde, die sich keinem Vermögensgegenstand einzeln zuordnen lässt, erfüllt sie nicht. Herstellungskosten sind nach § 255 Abs. 2 HGB die Aufwendungen durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung, die Erweiterung oder eine wesentliche Verbesserung; dazu gehören unter anderem die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung.
Ob und in welchem Umfang Ihre internen Stunden zu diesen Kosten gehören, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört in die Steuerberatung; welche Kostenart wie zu behandeln ist, beschreibt ERP-Kosten steuerlich behandeln. Für die Projektkostenrechnung ändert die Bewertung nur den Zeitpunkt: Die Arbeitszeit ist geleistet, gleichgültig, ob sie sofort Aufwand wird oder verteilt über mehrere Jahre in der Bilanz erscheint. Österreich und die Schweiz behandeln die Bewertung nach ihren eigenen Vorschriften; dieser Artikel stellt sie nicht dar.
Typische Fehler
- Nur die Angebotssumme zählen: Interne Zeit erscheint nicht als Rechnungsposten und fällt deshalb aus dem Vergleich heraus, obwohl sie anfällt.
- Eine Pauschale ansetzen statt Rollen und Phasen: „Plus 20 Prozent“ lässt sich nicht prüfen und nicht gegen ein abgeschlossenes Vorhaben abgleichen.
- Den Betrieb nach dem Start vergessen: Auch die Stabilisierung bindet Zeit; die jährlichen Positionen beschreibt Laufende ERP-Kosten nach dem Start.
- Personalkosten und Vollkostensatz verwechseln: Ein Bruttolohn ist kein Vollkostensatz; schreiben Sie an jede Zeile, welcher Satz gemeint ist.
- Die Vertretung nicht einplanen: 25 Prozent einer Stelle bedeutet, dass die Arbeit dieser Rolle etwa einen Tag je Woche liegen bleibt.
So gehen Sie vor
- Legen Sie Rollen und Phasen fest und tragen Sie deren Dauer in Wochen ein; die Phasentabelle oben dient als Vorlage.
- Schätzen Sie je Rolle die Stunden je Woche und Phase. Fragen Sie die jeweilige Rolle, nicht nur die Projektleitung.
- Gleichen Sie die Schätzung mit einem abgeschlossenen Vorhaben ab, etwa über Stundenzettel, Projekttagebuch oder die letzte Datenübernahme.
- Multiplizieren und addieren Sie in den beiden Tabellen oben und prüfen Sie die Zeilen- und Spaltensummen nach.
- Rechnen Sie Personentage und den Anteil einer Vollzeitstelle aus und klären Sie, wer die Rolle in der stärksten Phase vertritt.
- Übernehmen Sie die Euro-Summe in das Rechenmodell für fünf Jahre, damit sie im Kostenvergleich neben den Angeboten steht.
Wer die Beteiligten und ihre Entscheidungsrechte zuerst festlegt, verteilt die Stunden bewusster; wer die Abläufe vorher aufnimmt, schätzt sie genauer. Beides steht in Das ERP-Auswahlteam und in Ist-Prozesse aufnehmen.