Das ERP-Auswahlteam: Wen Sie beteiligen und wer entscheidet

Ein Auswahlteam verteilt die Arbeit, nicht die Verantwortung. Es sammelt Anforderungen, prüft technische und kaufmännische Fragen und legt die Bewertungen vor; unterschrieben wird der Vertrag von einer Person. Wer das ist und welches Gewicht die übrigen Stimmen haben, legen Sie fest, bevor das erste Anbietergespräch stattfindet.

Was Sie vorab brauchen

• eine kurze Aufzeichnung der Abläufe, die das System tragen soll, wie in Prozesse vor der Softwareauswahl beschrieben
• eine Liste Ihrer Fachbereiche mit je einer benannten Person und einer Stellvertretung
• die Entscheidungen, die im Verfahren fallen: Anforderungsliste freigeben, Budgetrahmen setzen, engere Wahl treffen, Vertrag unterschreiben
• eine Zusage der Leitung, dass die benannten Personen ihre Arbeitszeit dafür verwenden dürfen
• einen Ablageort für Anforderungsliste, Bewertungen und Protokolle

Schritt für Schritt: Das Auswahlteam aufstellen

Schritt 1: Entscheidungen und ihre Träger festlegen

Tragen Sie für jede der vier Entscheidungen einen Namen ein: Anforderungsliste freigeben, Budgetrahmen setzen, engere Wahl treffen, Vertrag unterschreiben. Trennen Sie dabei drei Rechte: entscheiden, fachlich freigeben, prüfen. Wer eine Entscheidung trägt, verantwortet auch die Prüfung, die zu ihr gehört; wer prüft, muss nicht mitentscheiden. Ende des Schritts: ein Blatt mit vier Entscheidungen und je einer Person, die dafür gerade steht.

Schritt 2: Fachbereiche bestimmen und Personen benennen

Richten Sie sich nach den Abläufen, nicht nach dem Organigramm: in einem Handelsbetrieb etwa Verkauf und Lager, in einem Fertigungsbetrieb zusätzlich Arbeitsvorbereitung und Fertigung. Als Beispielannahme gilt: zwei bis drei Bereiche bei 20 Mitarbeitenden, vier bis sechs bei 100. Benennen Sie je Bereich eine Person, die den Ablauf aus der täglichen Arbeit kennt, und eine Stellvertretung. Die Kriterien für diese Wahl stehen in Auswahl der Key User. Ende des Schritts: eine Liste der Bereiche mit Namen und Stellvertretung.

Schritt 3: Rollen, Entscheidungsrechte und Stunden festhalten

Die folgende Tabelle zeigt fünf Rollen für einen Betrieb mit 20 bis 100 Mitarbeitenden. Die Spalte mit den Beispielstunden ist eine Annahme dieses Artikels, keine Messung und keine Normvorgabe.

Rolle	Wer das im Betrieb ist	Entscheidungsrecht	Beispielstunden pro Woche (Annahme)
Inhaber oder Geschäftsführung	Geschäftsleitung, im Kleinbetrieb der Inhaber selbst	entscheidet über Budget und Vertrag und ist letzte Instanz bei Streit im Team	2 bis 4
Key User je Fachbereich	je Bereich eine Person aus der täglichen Arbeit, mit Stellvertretung	gibt die Fachfreigabe für ihren Bereich ab, bewertet mit, hat aber kein Vetorecht beim Budget	2 bis 4 je Person
IT-Betreuung, intern oder beauftragt	eigene IT oder ein externer Dienstleister	prüft Technik, Datenübernahme und Schnittstellen und kann ein System aus technischen Gründen ablehnen	2 bis 6
Buchhaltung	Buchhalterin oder Buchhalter, in kleineren Betrieben die kaufmännische Leitung	prüft Belegfluss, Konten und Auswertungen und meldet Bedenken, entscheidet aber nicht über den Vertrag	1 bis 3
Steuerberatung oder Treuhand	externer Steuerberater, in der Schweiz die Treuhand	berät zu Buchung, Auswertungen und Belegfluss und hat kein Stimmrecht im Team	bis 1

Für die Begriffe des Projektmanagements führt DIN Media die Ausgabe DIN 69901-5:2009-01 (Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe, Ausgabedatum Januar 2009, Katalogstatus aktuell). Der Teil mit dem Titel „Rollen”, DIN 69909-4:2015-11, ist im Katalog zurückgezogen; der Eintrag empfiehlt dort die Anwendung von DIN ISO 21503:2025-12 und DIN ISO 21504:2025-12. Die Anwendung von Normen ist grundsätzlich freiwillig; verbindlich werden sie durch einen Verweis in Gesetz, Verordnung oder Vertrag (DIN e. V.). Die Tabelle ist deshalb eine eigene Festlegung Ihres Betriebs.

Schritt 4: Wochenstunden prüfen und in den Kalender eintragen

Die Beispielrechnung summiert die Annahmen der Tabelle für einen Betrieb mit 60 Mitarbeitenden und drei Fachbereichen.

Rolle	Personen	Beispielstunden je Person und Woche	Summe pro Woche
Inhaber oder Geschäftsführung	1	4	4
Key User	3	4	12
IT-Betreuung	1	4	4
Buchhaltung	1	2	2
Steuerberatung	1	1	1
Auswahlteam gesamt	7	–	23

23 Stunden pro Woche über eine Auswahlphase von zehn Wochen ergeben 230 Stunden (23 × 10). Das sind 5,75 Vollzeitwochen zu 40 Stunden (230 ÷ 40), also 0,58 einer Vollzeitstelle über diesen Zeitraum (230 ÷ 40 ÷ 10). Im gleichen Rechenweg ergeben zwei Fachbereiche in einem Betrieb mit 20 Mitarbeitenden 18 Stunden pro Woche (4 + 8 + 3 + 2 + 1) und fünf Fachbereiche in einem Betrieb mit 100 Mitarbeitenden 34 Stunden pro Woche (4 + 20 + 6 + 3 + 1). Was diese Stunden als interne Kosten bedeuten, rechnet interne Projektaufwände nach. Tragen Sie die Wochenstunden in die Kalender der Personen ein; als Restbudget für das Tagesgeschäft bleiben bei 40 Wochenstunden und vier Projektstunden 36 Stunden.

Schritt 5: Stellvertretung einarbeiten

Jede Rolle braucht eine Stellvertretung, die an mindestens zwei Sitzungen teilnimmt und Zugang zu den Bewertungen hat. Ohne sie bleibt eine Rolle während Urlaub oder Krankheit unbesetzt, und Anbietertermine verschieben sich. Nach dem Zuschlag geht das Auswahlteam in die Projektorganisation über; die Rollen dieser Phase beschreibt Projektrollen bei der Einführung.

Schritt 6: Termin und Protokoll festlegen

Setzen Sie einen festen Termin, als Beispiel 90 Minuten alle zwei Wochen, und nehmen Sie die vier Entscheidungen aus Schritt 1 auf jede Tagesordnung. Schließen Sie jede Sitzung mit drei Punkten: getroffene Entscheidungen, offene Fragen mit Frist, nächster Termin. Führen Sie ein Protokoll mit Datum, Verfasser und den Namen der Abwesenden.

Schritt 7: Vertretung der Beschäftigten klären

In Deutschland erfasst § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle; ihr Spruch ersetzt die Einigung (§ 87 Abs. 2 BetrVG). Grundlage ist die Fassung der Bekanntmachung vom 25. September 2001 (BGBl. I S. 2518), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 19. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 248). Welche ERP-Funktionen betroffen sind und wie eine Betriebsvereinbarung aufgebaut wird, steht in Betriebsrat und ERP-Einführung. Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Regeln, die die Artikel Betriebsrat in Österreich und Mitwirkung in der Schweiz behandeln. Klären Sie die Beteiligung, bevor Sie die engere Wahl treffen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Auf dem Blatt aus Schritt 1 steht zu jeder der vier Entscheidungen – Anforderungsliste, Budget, engere Wahl, Vertrag – genau eine Person.
• Jeder Fachbereich, der das System später nutzt, hat eine benannte Person und eine Stellvertretung im Auswahlteam.
• Die Wochenstunden jeder Rolle stehen in den Kalendern der Beteiligten und nicht allein auf der Rollenliste.
• Zwei Testfragen beantwortet das Blatt ohne Rückfrage: Wer unterschreibt den Vertrag, wenn sich die Key User nicht einigen? Wer prüft die Datenübernahme aus dem alten System?

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Umgang
Die Sitzungen enden ohne Ergebnis	Die vier Entscheidungen stehen nicht auf der Tagesordnung	Entscheidungen aus Schritt 1 auf jede Tagesordnung setzen und die Sitzung mit ihrer Beantwortung schließen
Ein Fachbereich fühlt sich nach der Auswahl übergangen	Der Bereich war im Team nicht vertreten	Bereich nachbenennen und die Anforderungsliste mit der Vertretung durchgehen, bevor der Vertrag unterschrieben wird
Die Bewertungen der Anbieter liegen weit auseinander	Es wird gegen unterschiedliche Kriterien bewertet	In der Sitzung gegen die freigegebene Anforderungsliste bewerten und Abweichungen begründen
Die Auswahl zieht sich über Monate	Termine fallen aus und die Stunden fehlen im Tagesgeschäft	Die Zusage der Leitung zu den Wochenstunden einholen und feste Termine setzen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie eine externe Begleitung, wenn mehr als drei Bereiche betroffen sind, niemand die Sitzungen vorbereiten kann oder die engere Wahl strittig bleibt; die Kriterien für diese Entscheidung stehen in externe Begleitung der Auswahl. Für Buchung, Belegfluss und Auswertungen ziehen Sie die Steuerberatung hinzu, in der Schweiz die Treuhand. Bei überwachenden Funktionen klären Sie die Beteiligung der Arbeitnehmervertretung mit einer fachkundigen Beratung, bevor Sie die engere Wahl treffen.