Externe Beratung bei der ERP-Auswahl: Wann sie sich lohnt
Kurz gesagt
Ein unabhängiger Berater lohnt sich, wenn die interne Kapazität für Anforderungen, Ausschreibung und Vertragsprüfung nicht ausreicht. Die Entscheidung hängt von Betriebsgröße, interner Fachkraft und dem Umfang der Beratung ab; die Tabelle zeigt, welcher Umfang bei welcher Kapazität extern zu vergeben ist.
Das Wichtigste
- Drei Beratungsumfänge: Anforderungsanalyse, Ausschreibung und Vertragsprüfung; jeder ist je nach interner Kapazität extern zu vergeben.
- Dienstvertrag (§ 611 BGB) verpflichtet zur Leistung, Werkvertrag (§ 631 BGB) zum Erfolg; die Abnahme (§ 640 BGB) ist der Prüfpunkt.
- Unabhängigkeit testen: Referenzen ohne Anbieterbindung, Honorar ohne Provision, schriftliche Unabhängigkeitserklärung.
- In Österreich regelt § 1151 ABGB Dienst- und Werkvertrag, in der Schweiz Art. 363 ff. OR (Werkvertrag) und Art. 394 ff. OR (Auftrag).
Die Frage ist nicht, ob ein Berater besser ist, sondern ob die interne Kapazität für die drei Aufgaben der Auswahl ausreicht: die Anforderungsanalyse, die Ausschreibung und die Vertragsprüfung. Jede der drei Aufgaben kann allein, gemeinsam oder extern erledigt werden. Die Entscheidung hängt von der Betriebsgröße, der vorhandenen Fachkraft und dem Umfang der Beratung ab. Als redaktionelle Einschätzung: Ein Kleinstbetrieb ohne IT-Fachkraft vergibt alle drei Aufgaben extern; ein Großbetrieb mit IT-Abteilung erledigt sie intern und holt nur die juristische Prüfung extern.
Die drei Aufgaben sind aufeinander angewiesen. Die Anforderungsanalyse liefert die Kriterien, die Ausschreibung vergleicht die Anbieter gegen diese Kriterien, und die Vertragsprüfung stellt sicher, dass die Klauseln des gewählten Anbieters mit den Kriterien übereinstimmen. Fällt eine der drei Aufgaben weg, weil die interne Kapazität nicht ausreicht, verschiebt sich das Risiko: Die Ausschreibung ohne vollständige Anforderungsliste vergleicht nicht die gleichen Kriterien, und die Vertragsprüfung ohne Ausschreibung prüft gegen einen unklaren Maßstab.
Die Entscheidungstabelle
Die Tabelle zeigt, welcher Beratungsumfang bei welcher Betriebsgröße und interner Kapazität extern zu vergeben ist. Die Zeilen sind die drei Aufgaben der Auswahl, die Spalten die Betriebsgröße mit interner Kapazität. Die Einträge sind eine redaktionelle Einschätzung; Ihre Prozesse können ein anderes Gewicht setzen.
| Aufgabe | Kleinstbetrieb (bis 10 Mitarbeiter, keine IT-Fachkraft) | Mittelbetrieb (10 bis 100 Mitarbeiter, eine IT-Fachkraft) | Großbetrieb (über 100 Mitarbeiter, IT-Abteilung) |
|---|---|---|---|
| Anforderungsanalyse | extern: interne Kapazität für Prozessanalyse und Anforderungsliste nicht vorhanden | intern möglich, extern bei komplexen Prozessen: die IT-Fachkraft deckt die technische Seite, die Fachbereiche müssen einbezogen werden | intern: die IT-Abteilung führt die Analyse, externe Beratung nur bei Sonderprozessen |
| Ausschreibung | extern: Longlist, Shortlist und Ausschreibungstext erfordern Erfahrung mit ERP-Anbietern | intern möglich, extern bei mehreren Anbindungen: die IT-Fachkraft erstellt die Ausschreibung, externe Beratung bei Schnittstellen | intern: die IT-Abteilung erstellt die Ausschreibung, externe Beratung nur bei Vergaberecht |
| Vertragsprüfung | extern: Vertragsklauseln, Gewährleistung und Kündigung erfordern juristische Prüfung | extern bei Werkvertrag: die IT-Fachkraft prüft die technische Seite, die juristische Seite gehört in die Beratung | intern möglich, extern bei komplexen Klauseln: die IT-Abteilung prüft die technische Seite, die juristische Seite bei Bedarf extern |
Fragen zur Unabhängigkeit des Beraters
Bevor Sie einen Berater beauftragen, testen Sie seine Unabhängigkeit mit diesen Fragen:
- Welche Referenzen haben Sie ohne Anbieterbindung?
- Erhalten Sie Provision oder Rabatt vom ERP-Anbieter?
- Ist das Honorar vom Anbieter unabhängig?
- Welche Unabhängigkeitserklärung können Sie schriftlich vorlegen?
- Welche Rolle haben Sie in der Auswahl: neutraler Berater oder Interessenvertreter eines Anbieters?
Eine schriftliche Unabhängigkeitserklärung gehört in den Vertrag. Die Frage nach der Provision ist die wichtigste: Wenn der Berater eine Provision vom Anbieter erhält, ist er nicht unabhängig. Ein Berater, der vom Anbieter bezahlt wird, hat ein Interesse an der Auswahl eines bestimmten Anbieters; seine Empfehlung ist dann nicht neutral.
Die Referenzfrage ist die zweite: Wenn alle Referenzen denselben Anbieter nennen, fragen Sie nach, ob der Berater von diesem Anbieter bezahlt wird oder eine Provision erhält. Die Honorarfrage ist die dritte: Ein Honorar, das vom Anbieter bezahlt wird oder das an die Auswahl eines bestimmten Anbieters geknüpft ist, ist keine unabhängige Vergütung.
Der Vertragstyp: Dienstvertrag oder Werkvertrag
Die Art des Vertrags bestimmt, was Sie vom Berater verlangen können.
In Deutschland unterscheidet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) zwischen Dienstvertrag und Werkvertrag. Der Dienstvertrag (§ 611 BGB) verpflichtet den Berater zur Leistung der versprochenen Dienste; der Erfolg ist nicht geschuldet. Der Werkvertrag (§ 631 BGB) verpflichtet den Berater zur Herstellung des versprochenen Werkes; der Erfolg ist geschuldet. Bei einem mangelhaften Werk stehen dem Besteller die Rechte nach § 634 BGB zu, darunter Nacherfüllung, Minderung und Schadensersatz. Die Abnahme (§ 640 BGB) ist der Prüfpunkt: Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen, sofern nicht nach der Beschaffenheit des Werkes die Abnahme ausgeschlossen ist.
In Österreich regelt § 1151 ABGB Dienst- und Werkvertrag; bei Mängeln des Werkes kommen die für entgeltliche Verträge geltenden Bestimmungen (§§ 922 bis 933b ABGB) zur Anwendung (§ 1167 ABGB).
In der Schweiz regeln Art. 363 ff. OR den Werkvertrag und Art. 394 ff. OR den Auftrag.
Maßgeblich ist die konkret geschuldete Leistung: Wenn die geschuldete Leistung ein konkreter Erfolg ist — eine fertige Anforderungsliste, eine fertige Ausschreibung, eine geprüfte Vertragsfassung —, ist der Werkvertrag der richtige Vertragstyp. Der Dienstvertrag genügt, wenn Sie nur die Zeit des Beraters kaufen wollen, etwa für Workshops oder Beratungsgespräche. Die Abnahme ist der Punkt, an dem Sie prüfen, ob der Erfolg erreicht ist.
Die Unterscheidung hat praktische Konsequenzen. Bei einem Dienstvertrag schuldet der Berater die vereinbarten Dienste, nicht den Erfolg; ob die geleisteten Stunden vertragsgemäß waren, richtet sich nach dem vereinbarten Leistungsumfang, geleistete Stunden allein belegen keine vertragsgemäße Beratung. Bei einem Werkvertrag können Sie die Abnahme wegen wesentlicher Mängel verweigern und Nacherfüllung verlangen; wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden (§ 640 Abs. 1 BGB). Verweigern Sie die Abnahme innerhalb der vom Berater nach Fertigstellung des Werks gesetzten angemessenen Frist ohne Angabe eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Die Abnahme ist der Hebel, mit dem Sie die Qualität des Werkes durchsetzen.
Warnsignale
- Der Berater nennt keine Referenzen ohne Anbieterbindung.
- Das Honorar ist vom Anbieter abhängig, etwa als Provision.
- Der Berater lehnt eine schriftliche Unabhängigkeitserklärung ab.
- Der Berater will nur einen Dienstvertrag, obwohl Sie einen konkreten Erfolg wollen.
- Der Berater drängt auf einen bestimmten Anbieter, ohne die Alternativen zu prüfen.
So gehen Sie vor
- Bestimmen Sie die interne Kapazität: Wie viele Fachkräfte haben Sie, und welche Aufgaben können sie übernehmen?
- Ordnen Sie die drei Aufgaben (Anforderungsanalyse, Ausschreibung, Vertragsprüfung) der Tabelle zu: intern, extern oder gemischt.
- Fordern Sie bei externen Beratern eine schriftliche Unabhängigkeitserklärung an.
- Wählen Sie den Vertragstyp: Werkvertrag mit Abnahme für konkrete Ergebnisse, Dienstvertrag für reine Zeit.
- Prüfen Sie die Vertragsklauseln: Gewährleistung, Kündigung, Abnahme, Honorar.