Digitalisieren Sie zuerst die Prozesse, dann die Software

Software, die einen unklaren Ablauf digitalisiert, macht den Fehler schneller und teurer. Deshalb beginnt die Digitalisierung mit dem Papier: Sie zeichnen die Abläufe so auf, wie sie heute laufen, streichen, was nicht nötig ist, und erst dann wählen Sie das Tool. Das Mittelstand-Digital-Zentrum WertNetzWerke beschreibt die Erfassung wichtiger Prozesse als Voraussetzung für die Digitalisierung (Best Practice, 2018).

Was Sie vorab brauchen

• drei Prozesse, die Sie mit den Beteiligten aufzeichnen können – je nach Betrieb etwa Auftragsabwicklung, Einkauf, Lager oder Abrechnung
• eine Person, die den Prozess täglich ausführt, und eine Person, die über Änderungen entscheidet
• die einseitige Vorlage aus Schritt 2, ein Blatt pro Prozess
• einen Ort für die Besprechung: Whiteboard, Flipchart oder ein großes Blatt Papier
• die Bereitschaft, den Ist-Prozess ohne Bewertung festzuhalten, auch wenn er unordentlich wirkt

Schritt für Schritt: Prozesse vor der Software

Schritt 1: Drei Prozesse auswählen

Wählen Sie drei Prozesse aus, die einen hohen Hebel haben. Kriterium ist nicht, wie einfach sich ein Prozess digitalisieren lässt, sondern wo die Frequenz hoch ist, wo mehrere manuelle Übergaben anfallen oder wo wiederkehrende Fehler entstehen. Ein Prozess, der täglich läuft und an zwei Stellen per Hand weitergegeben wird, hat mehr Hebel als ein Prozess, der nur ausnahmsweise vorkommt. Notieren Sie für jeden Prozess, wer ihn ausführt und wie oft er pro Woche oder Monat läuft. Ende dieses Schritts: Sie haben drei Prozesse mit Namen, Frequenz und zuständiger Person.

Schritt 2: Ist-Prozess aufzeichnen

Zeichnen Sie jeden der drei Prozesse so auf, wie er heute tatsächlich läuft – nicht, wie er laufen sollte. Gehen Sie den Ablauf mit der Person durch, die ihn täglich ausführt, und halten Sie jeden Arbeitsschritt fest, inklusive der Stellen, an denen etwas per Hand weitergegeben, nachgefragt oder doppelt erfasst wird. Füllen Sie dafür die einseitige Vorlage aus.

Feld	Eintrag
Prozessname	z. B. „Auftragsabwicklung“
Auslöser	Was startet den Prozess, z. B. „Kundenauftrag per Telefon“
Schritte	Nummerierte Reihenfolge der Arbeitsschritte, je mit zuständiger Person
Belege und Daten	Welche Unterlagen entstehen, welche werden an den nächsten Schritt weitergegeben
Dauer	Wie lange dauert der Prozess heute, in Stunden oder Tagen
Engpässe	Wo stockt es, wo entsteht Wartezeit oder Doppelarbeit
Zielzustand	Wie soll der Prozess nach der Digitalisierung laufen

Ende dieses Schritts: Sie haben drei ausgefüllte Vorlagen, die den Ist-Prozess ohne Bewertung zeigen.

Schritt 3: Überflüssige Schritte streichen

Gehen Sie die Vorlagen mit der entscheidenden Person durch und streichen Sie, was den Ablauf nicht trägt. Typische Kandidaten sind überflüssige Schleifen, doppelte Erfassung desselben Belegs, manuelle Übergaben, die ein System übernehmen könnte, und Freigaben, die keinen Zusatznutzen haben. Das Mittelstand-Digital-Zentrum WertNetzWerke identifizierte in seiner Best Practice genau solche überflüssigen Schleifen bei der Auftragsannahme, bevor die tägliche Arbeit mit digitalen Hilfsmitteln unterstützt wurde. Streichen Sie Schritt für Schritt und notieren Sie, was bleibt. Ende dieses Schritts: Sie haben eine kürzere Schrittfolge, die nur noch die notwendigen Arbeitsschritte enthält.

Schritt 4: Tool entscheiden

Erst jetzt wählen Sie das Tool. Prüfen Sie, ob es die verbleibenden Schritte abdeckt, ob die vorhandenen Daten in das System übernommen werden können und ob es an die Systeme anschließt, die der Prozess berührt. Vergleichen Sie die Kosten aus Lizenz, Einführung und laufendem Betrieb über den Zeitraum, den Sie einplanen. Die Kriterien für einen solchen Vergleich stehen im Artikel ERP-Gesamtkosten über fünf Jahre. Ende dieses Schritts: Sie haben ein Tool, das den optimierten Ablauf trägt, und eine begründete Entscheidung, warum.

So prüfen Sie das Ergebnis

Prüfen Sie für jeden der drei Prozesse, dass die Vorlage vollständig ist: Auslöser, Schritte mit Zuständigem, Belege, Dauer und Engpässe sind ausgefüllt. Prüfen Sie, dass die Schrittfolge nach Schritt 3 kürzer ist als der Ist-Prozess und dass jeder gestrichene Schritt einen Grund hat. Prüfen Sie, dass das gewählte Tool jeden verbleibenden Schritt abdeckt und dass die Datenübernahme und die Anbindung an die berührten Systeme geklärt sind. Wenn eine dieser Prüfungen fehlschlägt, kehren Sie in den entsprechenden Schritt zurück.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Umgang
Der Ist-Prozess lässt sich nicht vollständig aufzeichnen	Der Ablauf ist nicht einheitlich, jede Person macht ihn anders	Führen Sie die Aufnahme mit der Person durch, die den Prozess regelmäßig ausführt, und notieren Sie die Abweichungen als eigene Engpässe
Die Vorlage bleibt unvollständig	Zuständigkeiten sind im Betrieb nicht klar	Klären Sie die Zuständigkeiten im selben Termin und tragen Sie sie in die Vorlage ein; offene Punkte werden Engpässe
Nach dem Streichen läuft der Prozess nicht	Ein gestrichener Schritt war eine ungeschriebene Kontrolle	Setzen Sie den Schritt wieder ein und prüfen Sie, ob er als Systemregel statt als manuelle Aktion umgesetzt werden kann
Kein Tool deckt alle verbleibenden Schritte ab	Der Prozess ist zu breit für ein einzelnes Tool	Zerlegen Sie den Prozess in Teilprozesse und entscheiden Sie pro Teilprozess, welches Tool ihn trägt

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Unterstützung, wenn die drei Prozesse mehrere Abteilungen berühren und keine Person den Gesamtüberblick hat, oder wenn die Aufnahme an einer Stelle abbricht, die Sie mit der vorliegenden Vorlage nicht auflösen können. Eine externe Begleitung, etwa über ein Mittelstand-Digital-Zentrum, kann die Prozessvisualisierung übernehmen und die kritischen Schritte mit Ihnen besprechen. Wo die Vorlagen später abgelegt und gepflegt werden, regelt das Betriebshandbuch fürs ERP.