Prozessautomatisierung im ERP: Welche Abläufe zuerst?
Kurz gesagt
Bewerten Sie jede Routine nach drei Messwerten: Volumen (Vorgänge pro Monat), Fehlerrate (Anteil korrigierter Vorgänge) und Regelstabilität (wie fest steht die Regel). Aus Volumen und Zeit je Vorgang ergibt sich der heutige Aufwand in Stunden pro Monat. Regelstabilität unter 4 von 5 ist nach unserer Einschätzung ein Stopp-Signal, unabhängig von der Punktzahl. Das Vorgehen gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz.
Das Wichtigste
- Vier Messwerte: Volumen (Vorgänge pro Monat), Zeit je Vorgang (Minuten), Fehlerrate (Anteil korrigierter Vorgänge), Regelstabilität (1 bis 5).
- Aufwand heute in Stunden je Monat = Volumen × Zeit je Vorgang ÷ 60 (Zeit in Minuten).
- Punkte 0 bis 3 je Messwert, Summe 0 bis 9; ab 6 Punkten ist die Routine nach unserem Verfahren ein Kandidat.
- Nach unserer Einschätzung ein Stopp-Signal: Regelstabilität unter 4 von 5, dann zuerst die Regel festlegen, unabhängig von der Punktesumme.
- Ablauf in BPMN 2.0.2, Entscheidung als Tabelle nach DMN 1.6; beide sind freiwillige Standards und binden, wenn ein Vertrag oder eine Ausschreibung sie festschreibt.
Ein wiederkehrender Ablauf im ERP lässt sich automatisieren, sobald Auslöser, Schritte und Entscheidungen feststehen. Welche Routine zuerst dran ist, entscheiden drei Zahlen, die Sie selbst erheben können: wie oft der Vorgang anfällt, wie oft er nachträglich korrigiert wird und wie stabil seine Regel ist. Wer die Abläufe vor der Software ordnet, hat eine kürzere Kandidatenliste (Prozesse vor der Software digitalisieren).
Worauf es ankommt
Eine Routine ist ein wiederkehrender Ablauf mit gleichem Auslöser und gleichem Ergebnis: der Zahlungsabgleich, der offene Posten schließt, die Eingangsrechnung, die eine Freigabe braucht, der Bestellvorschlag, der aus Mindestbeständen entsteht. Automatisierbar ist sie, wenn Auslöser, Schritte und Entscheidung feststehen.
Vier Größen beschreiben den Kandidaten. Das Volumen zählt die Vorgänge je Monat, die Zeit je Vorgang seine Dauer; beide ergeben den heutigen Aufwand. Die Fehlerrate ist der Anteil der Vorgänge, die später korrigiert werden. Die Regelstabilität sagt, ob die Entscheidungsregel in den letzten zwölf Monaten unverändert blieb.
Erheben Sie die Werte in einem abgegrenzten Zeitraum, nicht aus dem Gedächtnis: Zählen Sie die Vorgänge eines Kalendermonats, messen Sie die Zeit an 20 Vorgängen und zählen Sie die Korrekturen an 50 Vorgängen. Die beiden Stichprobengrößen sind unsere Startwerte, keine vorgeschriebenen Größen. Notieren Sie Zeitraum und Stichprobengröße.
So rechnen Sie den Aufwand und vergeben Punkte
Der heutige Aufwand ist Volumen × Zeit je Vorgang ÷ 60: Volumen in Vorgängen pro Monat, Zeit in Minuten, Ergebnis in Stunden pro Monat. Aus den drei Messwerten vergeben Sie je 0 bis 3 Punkte.
| Punkte | Aufwand je Monat (Stunden) | Fehlerrate | Regelstabilität (1 bis 5) |
|---|---|---|---|
| 0 | unter 2 | unter 2 Prozent | 1 bis 2 |
| 1 | 2 bis 8 | 2 bis 5 Prozent | 3 |
| 2 | über 8 bis 20 | über 5 bis 10 Prozent | – |
| 3 | über 20 | über 10 Prozent | 4 bis 5 |
Die Punktesumme liegt zwischen 0 und 9; ab 6 Punkten ist die Routine nach unserer Einschätzung ein Kandidat. Die Regelstabilität muss zusätzlich mindestens 4 betragen: Darunter bringen Sie zuerst die Regel in eine feste Form, eine hohe Punktzahl hebt das Stopp-Signal nicht auf.
Die drei Kandidaten im Vergleich
Die Tabelle wendet das Verfahren auf drei Routinen an; alle Zahlen sind erfunden.
| Routine | Volumen (Vorgänge/Monat) | Zeit je Vorgang (Minuten) | Aufwand heute (Stunden/Monat) | Fehlerrate | Regelstabilität (1 bis 5) | Punkte | Entscheidung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zahlungsabgleich Konto zu Offene Posten | 640 | 2,5 | 26,7 | 4 Prozent | 5 | 3 + 1 + 3 = 7 | starten |
| Freigabe Eingangsrechnungen | 180 | 6 | 18,0 | 12 Prozent | 5 | 2 + 3 + 3 = 8 | starten |
| Freigabe kundenindividueller Preise und Rabatte | 320 | 4 | 21,3 | 6 Prozent | 3 | 3 + 2 + 1 = 6 | zurückstellen: Stabilität unter 4 |
Drei Beispiele durchgerechnet
Zahlungsabgleich. Gezählt wurden 640 Bankbuchungen in einem Kalendermonat; die Zuordnung zu einem offenen Posten dauerte 2,5 Minuten. 4 Prozent der Zuordnungen mussten später korrigiert werden. Die Zuordnungsregeln (Rechnungsnummer, Betrag, Verwendungszweck) sind seit über zwölf Monaten unverändert. 640 × 2,5 ÷ 60 ergibt 26,7 Stunden im Monat, das sind 3 Punkte für den Aufwand, 1 für die Fehlerrate und 3 für die Stabilität. Der Abgleich ist der erste Kandidat: automatisiert wird nur der Zuordnungsvorschlag, unklare Fälle entscheidet weiter ein Mensch.
Freigabe Eingangsrechnungen. 180 Rechnungen im Monat, je 6 Minuten für Erfassen, Verteilen und Nachfragen, das ergibt 18,0 Stunden. 12 Prozent kamen an die falsche Kostenstelle oder ohne Freigeber zurück. Die Wertgrenzen der Freigabe sind seit über zwölf Monaten unverändert. Das sind 2 + 3 + 3 = 8 Punkte und damit der zweite Kandidat. Den Aufbau zeigt Rechnungsfreigabe-Workflow aufbauen.
Freigabe kundenindividueller Preise und Rabatte. 320 Freigaben im Monat, je 4 Minuten, das ergibt 21,3 Stunden; 6 Prozent wurden nachträglich korrigiert. Die Konditionen wurden im letzten Jahr zweimal geändert, die Stabilität liegt bei 3. Die Punktesumme erreicht 3 + 2 + 1 = 6, aber das Stopp-Signal greift: Erst die Konditionen festlegen, dann automatisieren.
Prozess und Regel getrennt beschreiben
Halten Sie zwei Dinge auseinander: den Ablauf (welcher Schritt auf welchen folgt) und die Entscheidung (welche Bedingung zu welchem Ergebnis führt). Für den Ablauf gibt es die Business Process Model and Notation (BPMN), für Entscheidungen die Decision Model and Notation (DMN), beide von der Object Management Group (OMG).
BPMN 2.0.2 (OMG-Dokument formal/2013-12-09, Dezember 2013) beschreibt einen Prozess als Abfolge von Aufgaben, Ereignissen und Weichen (Gateways). Ein Startereignis ist optional; ein Prozess darf ohne eines gezeichnet werden, doch enthält das Modell ein Endereignis, muss mindestens ein Startereignis vorhanden sein (Abschnitt 10.5.2). Die Norm kennt vier Konformitätsarten; eine Umsetzung mit “Process Modeling Conformance” muss die Ausführungssemantik aus Kapitel 13 nicht unterstützen (Anmerkung zu Abschnitt 2.2.5). Die Angabe “BPMN-fähig” belegt daher nicht, dass die Regel ausgeführt wird.
DMN 1.6 (OMG-Dokument formal/25-12-02) beschreibt Entscheidungen als Entscheidungstabelle: Jede Regel ordnet einer Kombination von Eingabewerten eine Ausgabe zu (Kapitel 8). Vollständig ist eine Tabelle, wenn ihre Regeln alle Kombinationen der erwarteten Eingabewerte abdecken; fehlt eine Kombination, bleibt die Tabelle unvollständig (Abschnitt 8.1 und 8.2.4).
Beide Standards sind freiwillige Vereinbarungen der Object Management Group. Verbindlich werden sie, wenn ein Vertrag oder eine Ausschreibung sie festschreibt; eine gesetzliche Nutzungspflicht haben wir in den geöffneten Quellen (BPMN 2.0.2, DMN 1.6) nicht gefunden.
Typische Fehler
- Nur nach Volumen auswählen: Ein hohes Volumen bindet Zeit; ob die Regel hält, sagt es nicht. Prüfen Sie zusätzlich die Regelstabilität.
- Die Fehlerrate schätzen statt zählen: Zählen Sie die Korrekturen an einer festen Stichprobe, damit die Ausnahmen in der Regel berücksichtigt werden können.
- Eine bewegliche Regel automatisieren: Prüfen Sie zuerst die Regelstabilität. Liegt die Bedingung an mehreren Stellen, halten Sie die Regel an einer Stelle und ziehen Sie eine Änderung von dort nach.
- Ablauf und Entscheidung vermischen: Halten Sie die Freigabebedingung in einer eigenen Entscheidungstabelle, damit Sie sie beim nächsten Wechsel an einer Stelle ändern, statt sie im Ablaufdiagramm zu suchen.
- Die Ausnahme vergessen: Jede automatisierte Regel braucht einen Weg zurück zum Menschen und eine Meldung, wenn ein Lauf scheitert (Schnittstellenfehler überwachen).
So gehen Sie vor
- Listen Sie zehn bis fünfzehn wiederkehrende Routinen auf und notieren Sie je Routine den Auslöser, die Schritte und die Entscheidung.
- Messen Sie vier Wochen lang Volumen, Zeit je Vorgang und Fehlerrate; halten Sie Datum und Stichprobengröße fest.
- Schätzen Sie die Regelstabilität ein und vergeben Sie Punkte nach der Tabelle. Prüfen Sie zuerst das Stopp-Signal, dann die Summe.
- Beschreiben Sie für die Kandidaten den Ablauf in BPMN und die Entscheidung als Tabelle nach DMN, mit Ausnahme und Rückgabe an den Menschen.
- Halten Sie die Messwerte als Ausgangsstand fest und planen Sie die Überwachung mit: Wer sieht, dass ein Lauf nicht gelaufen ist? Für die Wahl zwischen Bildschirmroboter und echter Schnittstelle siehe RPA oder Schnittstelle.
Wenn eine Routine personenbezogene Daten von Beschäftigten auswertet, klären Sie die Zulässigkeit vorab; für Deutschland nennt automatisierte Entscheidung und Betriebsrat die Prüffragen.