Betriebshandbuch fürs ERP: Was dokumentiert sein muss
Kurz gesagt
Ein ERP-Betrieb braucht drei Ebenen von Aufzeichnungen: die Verfahrensdokumentation für die Buchführung, die Dokumentation der IT-Administration und den Notfallplan. In Deutschland verlangt die GoBD für jedes DV-System, das der Buchführung, den Aufzeichnungen oder deren Aufbewahrung dient, eine Verfahrensdokumentation (Rz. 151 und 20). Jedes Dokument bekommt eine verantwortliche Rolle, eine Vertretung und einen Prüftermin; so hängt der Betrieb nicht an einer Person.
Das Wichtigste
- In Deutschland muss für jedes DV-System, das der Buchführung, den Aufzeichnungen oder deren Aufbewahrung dient, eine Verfahrensdokumentation vorliegen (GoBD Rz. 151 und 20, Fassung vom 14. Juli 2025).
- Die GoBD nennen in der Regel vier Teile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation (Rz. 153).
- Der BSI-Baustein OPS.1.1.2 verlangt für jede Administrationsaufgabe eine benannte Vertretung mit den nötigen Berechtigungen und Kenntnissen sowie nachweisbare Administrationstätigkeiten (A2, A5) und sieht ein Rollen- und Berechtigungskonzept für administrative Zugriffe vor (A23); er ist Methode, kein Gesetz.
- Österreich: Bücher so führen, dass ein sachverständiger Dritter die Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann (§ 131 Abs. 1 BAO).
- Schweiz: Die Buchführung folgt den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, darunter die Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR).
- Jedes Dokument braucht Verantwortliche, Vertretung, Ablageort und Prüftermin.
Steuerprüfung, Wechsel in der Buchhaltung oder ein Anbieter, der seinen Dienst einstellt: Dann entscheidet sich, ob die Abläufe um das ERP aufgeschrieben sind und ob jemand sie findet. Ein Betriebshandbuch bündelt diese Aufzeichnungen und ordnet jedem Dokument Rolle, Vertretung und Prüftermin zu.
Was Sie vorab brauchen
- eine Liste der ERP-Verfahren, die aufgeschrieben werden müssen: Buchführung und Aufzeichnungen, Schnittstellen, Stammdatenpflege, Benutzerverwaltung, Datensicherung, Updates, Störungen, Notfall
- die Rollen in Ihrem Betrieb: IT-Betrieb, Fachadministration, Buchhaltung, Key User, Leitung
- je Administrationsaufgabe eine Vertretung mit den nötigen Rechten und Kenntnissen (OPS.1.1.2.A2)
- einen Ablageort, der versioniert und für die Berechtigten erreichbar ist
- einen Termin für die erste Prüfrunde
Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt
Die Methode gilt in allen drei Ländern; die Pflichten dahinter unterscheiden sich.
In Deutschland ist die GoBD eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, in der Fassung vom 14. Juli 2025). Grundlage sind die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung (AO) und der §§ 238 ff. des Handelsgesetzbuchs (HGB). Danach muss für jedes Datenverarbeitungssystem, das der Buchführung, den Aufzeichnungen oder deren Aufbewahrung dient, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (Rz. 151). Zum DV-System zählen nach Rz. 20 auch Warenwirtschafts-, Kassen-, Lohn- und Archivsysteme samt ihren Schnittstellen, ob selbst betrieben oder als Cloud-Dienst. Verantwortlich bleibt der Steuerpflichtige, auch wenn er Buchführung an Dritte auslagert (Rz. 21).
In Österreich verlangt § 131 Abs. 1 der Bundesabgabenordnung (BAO), dass Bücher und Aufzeichnungen so geführt werden, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln; die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Fassung in Kraft seit 1. Jänner 2026, zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 97/2025).
In der Schweiz folgt die Buchführung den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung; zu diesen gehört unter anderem die Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 des Obligationenrechts, OR, in Kraft seit 1. Januar 2013). Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
Schritt für Schritt: das Betriebshandbuch aufbauen
Schritt 1: Verfahren und Dokumente inventarisieren
Tragen Sie jedes ERP-Verfahren in eine Liste ein, das Buchführung, Aufzeichnungen oder die Systemkonfiguration berührt: Erfassung und Buchung, Schnittstellen zu Shop, Bank und Lohn, Stammdatenpflege, Benutzerverwaltung, Datensicherung, Updates, Störungen. Notieren Sie zu jedem Verfahren das eingesetzte System und seinen Versionsstand. Ende: eine Liste, die später Verantwortlichkeiten und Prüftermine trägt.
Schritt 2: Verantwortliche und Vertretungen festlegen
Ordnen Sie jedem Verfahren eine Rolle zu, nicht eine Person: IT-Betrieb, Fachadministration, Buchhaltung, Key User. Nach dem BSI-Baustein OPS.1.1.2 ist der IT-Betrieb grundsätzlich zuständig und muss für jede Administrationsaufgabe eine Vertretung benennen, die über die nötigen Berechtigungen und Kenntnisse verfügt (Anforderung A2). Diese Vertretung gilt auch in Mangel- und Notfallsituationen. Ende: eine Zeile je Verfahren mit Rolle und Vertretung.
Schritt 3: Gliederung und Inhaltsverzeichnis festlegen
Legen Sie die Kapitel des Betriebshandbuchs fest und halten Sie das Inhaltsverzeichnis aktuell. In Deutschland ordnet die GoBD die Verfahrensdokumentation in vier Teile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153). Das Betriebshandbuch sammelt diese Teile neben Notfallplan, Rollen- und Berechtigungskonzept und Nachweisen. Ende: ein stehendes Inhaltsverzeichnis wie unten.
Schritt 4: Dokumente schreiben und versioniert ablegen
Halten Sie fest, was wann durch wen geändert wurde. Für die Administration verlangt OPS.1.1.2, dass durchgeführte Tätigkeiten nachweisbar sind und mindestens Änderung, ausführende Person und Zeitpunkt festgehalten werden (A5) und dass Anlass und Abweichungen von Standards dokumentiert werden (A11). Die GoBD verlangt, dass die beschriebene Fassung der eingesetzten entspricht und dass Änderungen versioniert und historisch nachvollziehbar sind (Rz. 154). Ende: ein Ablageort mit Versionsstand und Änderungshistorie.
Schritt 5: Prüftermine festlegen
Die Verfahrensdokumentation muss aktuell sein und alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos abbilden (Rz. 150). Eine feste Frist nennt der BSI-Baustein nicht: die Regelungen sollen regelmäßig und anlassbezogen überprüft und aktualisiert werden (A7). Setzen Sie zusätzlich eine feste Prüfrunde pro Jahr an; sie ersetzt das Nachtragen bei jeder Änderung nicht. Ende: ein Kalendereintrag und eine Spalte „Prüfintervall“ in Ihrer Dokumentenliste.
Schritt 6: Notfall- und Übergabefähigkeit prüfen
Prüfen Sie die Unterlagen gegen zwei Fälle: den Ausfall des Systems und den Weggang einer Person. Ob eine Vertretung im Ernstfall handeln kann, zeigt erst eine Probe; ob ein Dritter die Buchführung nachvollziehen kann, ein Test mit einer Leserin ohne Erklärung des Autors. Ende: benannte Vertretungen, die den Ablauf tatsächlich beherrschen.
Die Dokumente im Überblick
Die Tabelle ordnet jedem Dokument eine Rolle und ein Prüfintervall zu. Die Spalte Grundlage nennt die Norm, aus der das Dokument oder das Intervall stammt; alle übrigen Intervalle sind eine redaktionelle Empfehlung und keine Vorgabe der GoBD oder des BSI. Die Rollen sind ein Zuordnungsvorschlag.
| Dokument | Was darin steht | Verantwortlich (Rolle) | Prüfintervall | Grundlage |
|---|---|---|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Überblick über Verfahren, Systeme und Schnittstellen der Buchführung | IT-Betrieb mit Buchhaltung | bei jeder Änderung | GoBD Rz. 150 und 153 |
| Anwenderdokumentation | Arbeitsanweisungen für Erfassung und Buchung | Fachbereich | bei jeder Änderung | GoBD Rz. 150 und 153 |
| Technische Systemdokumentation | eingesetzte Systeme, Versionen, Schnittstellen, Datenfelder | IT-Betrieb, ggf. mit Anbieter | bei jeder Änderung, spätestens beim Versionswechsel | GoBD Rz. 150 und 154 |
| Betriebsdokumentation | Betriebsabläufe, Zuständigkeiten, Wartung, Datensicherung | IT-Betrieb | jährliche Prüfrunde (Empfehlung) | GoBD Rz. 153 |
| Beschreibung des Internen Kontrollsystems | eingerichtete Kontrollen und ihre Protokolle | Buchhaltung mit Leitung | jährliche Prüfrunde (Empfehlung) | GoBD Rz. 102 |
| Rollen- und Berechtigungskonzept für administrative Zugriffe | Administrationsrollen, Arten von Berechtigungen und ihre Vergabe | IT-Betrieb | bei jeder Änderung, dazu jährliche Prüfrunde (Empfehlung) | OPS.1.1.2.A23 |
| Rechteübersicht der Anwenderkonten | Konten, Rollen und zugeordnete Personen im ERP, über die administrativen Zugriffe hinaus | IT-Betrieb | jährliche Prüfrunde (Empfehlung) | redaktionelle Empfehlung |
| Administrations- und Änderungsprotokolle | Änderung, Zeitpunkt, ausführende Person, Anlass | IT-Betrieb | laufend | OPS.1.1.2.A5 |
| Sicherungs- und Wiederherstellungsnachweise | Sicherungsplan und Protokolle der Wiederherstellungstests | IT-Betrieb | jährliche Prüfrunde (Empfehlung) | redaktionelle Empfehlung |
| Notfallplan | Ablauf bei Ausfall, Papierbetrieb, Kontaktliste | Leitung mit IT-Betrieb | jährliche Prüfrunde (Empfehlung) | redaktionelle Empfehlung |
| Übergabe- und Austrittscheckliste | Entzug der administrativen Rechte am Ende einer Administrationsaufgabe (Sperren persönlicher Administrationskonten, Ändern bekannter Passwörter) sowie Konten, Token und Verantwortungen bei einem Wechsel | IT-Betrieb mit Personal | bei jedem Wechsel | OPS.1.1.2.A4; Checkliste als redaktionelle Umsetzung |
Zu einigen Zeilen ist eine Besonderheit zu notieren. Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems gehört nach Rz. 102 der GoBD zur Verfahrensdokumentation; welche Kontrollen Sie einrichten, ausüben und protokollieren, richtet sich nach der Komplexität Ihrer Geschäftstätigkeit (Rz. 100). Ebenso ist die Beschreibung der Datensicherung Bestandteil der Verfahrensdokumentation (Rz. 106). Das Rollen- und Berechtigungskonzept sieht OPS.1.1.2.A23 für administrative Zugriffe vor; eine Rechteübersicht über die Anwenderkonten geht darüber hinaus und ist eine redaktionelle Empfehlung. Die Übergabe- und Austrittscheckliste ist die redaktionelle Umsetzung der Anforderung A4, die den Entzug der administrativen Rechte verlangt, wenn eine Person von Administrationsaufgaben entbunden wird.
Inhaltsverzeichnis für das Betriebshandbuch
Diese Gliederung ist eine Vorlage. Kapitel 3 nimmt die vier Teile nach GoBD Rz. 153 auf; die übrigen Kapitel ordnen die Nachweise und die Betriebsabläufe.
- Zweck, Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten
- Systemlandschaft: Haupt-, Vor- und Nebensysteme, Cloud-Dienste, Schnittstellen
- Verfahrensdokumentation der Buchführung: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation
- Rollen, Rechte und Benutzerverwaltung
- Stammdaten und Datenpflege
- Datensicherung und Wiederherstellung
- Updates und Änderungen: Anforderung, Test, Freigabe, Rückweg
- Betriebsüberwachung und Störungsbehandlung
- Notfallplan und Papierbetrieb
- Dienstleister, Fernzugriff und Verträge
- Dokumentenlenkung: Ablageort, Versionen, Prüftermine, Freigaben
- Anlagen: Formulare, Checklisten und Protokollvorlagen
So prüfen Sie das Ergebnis
- Vollständigkeitsprobe: Gibt es für jedes DV-System, das der Buchführung, den Aufzeichnungen oder deren Aufbewahrung dient, eine Verfahrensdokumentation, und sind die eingesetzten Systeme darin aufgezählt (Rz. 151 und 20)?
- Vertretungsprobe: Hat jede Administrationsaufgabe eine benannte Vertretung mit den nötigen Rechten und Kenntnissen (A2)?
- Nachweisprobe: Lässt sich zu einer Änderung belegen, was wann durch wen und aus welchem Anlass geändert wurde (A5 und A11)?
- Rechteprobe: Sind die administrativen Rechte einer ausgeschiedenen Person entzogen und ihre Administrationskonten gesperrt (A4)?
- Aktualitätsprobe: Entspricht die beschriebene Fassung der Version, die produktiv läuft (Rz. 154)?
- Drittprobe: Kann eine betriebsfremde Person mit DV-Sachverstand die Aufzeichnungen ohne Erklärung des Autors nachvollziehen (Rz. 151)?
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Niemand findet die aktuelle Fassung | Ablageort nicht festgelegt oder Versionen ohne System abgelegt | Ablageort und Versionsschema festlegen, alte Fassungen archivieren |
| Die Dokumentation beschreibt ein anderes Verfahren als das System | Änderung wurde nicht nachgetragen | Das Nachtragen in den Standardablauf aufnehmen (A11) |
| Nach einem Personalwechsel fehlt Wissen | Vertretung nicht benannt oder ohne Rechte | Vertretung mit Berechtigungen und Kenntnissen benennen (A2) |
| Nach dem Weggang einer Administratorin sind ihre Rechte noch aktiv | Entzug der Rechte beim Tätigkeitsende nicht geregelt | Privilegierte administrative Rechte entziehen, persönliche Administrationskonten sperren, bekannte Passwörter ändern (A4) |
| Ein Dokument hat keinen Verantwortlichen | Verantwortlichkeit nicht aufgeschrieben | je Dokument Rolle und Vertretung eintragen |
| Die Prüfrunde findet nicht statt | kein Termin und keine Person dafür | festen Termin in den Kalender und ins Verzeichnis aufnehmen |
Wann Sie helfen lassen sollten
Holen Sie den Systembetreuer oder Anbieter dazu, wenn Ihr ERP keine Auskunft liefert, wer welche Rechte hat; ohne diese Auskunft bleibt die Rechteübersicht eine Papierübung. Welche Verfahren in Deutschland aufzeichnungspflichtig sind und wie weit die Dokumentation reichen muss, klärt Ihre Steuerberatung; die GoBD knüpft den Umfang an Ihr Verfahren (Rz. 151). Die Rechte- und Rollenarbeit beschreiben das Rollen- und Rechtekonzept und die Benutzerverwaltung im ERP; welche Rechtepaare nicht in eine Hand gehören, zeigt die Funktionstrennung im ERP. Sicherung und Rückweg stehen im Backup-Konzept und im Restore-Test; für den Ausfall gilt der Notfallplan für den ERP-Ausfall.